Tworzenie i przydzielanie zadań

Zadania są podstawowym modułem w trybie Serwis w terenie i nie mogą być wyłączone.

Zadania pozwalają przypisać pracę jednemu lub kilku pracownikom, z dołączoną listą kontrolną do wykonania podczas realizacji zadania. Zadania są centrum operacji w Serwisie w terenie i są wykorzystywane do wszelkiego rodzaju zadań, planowania i śledzenia pracy.

Uwaga: Zadania są niezbędne; na nich opiera się wszystko w Serwisie w terenie. Pełne zrozumienie zadań jest kluczowe dla efektywnego korzystania z systemu.

Strony, na których można utworzyć zadanie

Zadania mogą być tworzone z różnych miejsc w systemie, w zależności od przepływu pracy i preferencji.

1. Strona Klientów

Przejdź do strony Klientów.
Znajdź w liście żądanego klienta.
Kliknij ikonę ołówka obok nazwy klienta, aby otworzyć panel boczny profilu klienta.
Przewiń w panelu w dół i kliknij Utwórz zadanie.

Ważne szczegóły:

Jeśli klient ma wiele adresów, musisz wybrać jeden konkretny adres dla zadania.
Podczas tworzenia zadania za pośrednictwem strony Klienci, klient jest automatycznie dodawany. Nie musisz ręcznie wybierać klienta.
Jeśli jakiekolwiek dane klienta wymagają edycji (np. imię, dane kontaktowe, adres), kliknij ikonę ołówka, zaktualizuj informacje w panelu bocznym i kliknij Zapisz..
Aby utworzyć nowego klienta, kliknij ikonę + w sekcji klienta, wypełnij wymagane pola skonfigurowane dla Twojej firmy i kliknij Zapisz..

Wskazówka: Zawsze dokładnie sprawdzaj wybranego klienta i adres, szczególnie jeśli klient ma wiele adresów, aby uniknąć błędnego przydzielenia zadania.

2. Strona Zadań

Strona Zadania zapewnia szczegółowy przegląd i narzędzia do zarządzania wszystkimi zadaniami.

Możesz:

Wyświetlać zadania w formie listy.
Filtrować zadania według statusu: Aktywne, Zakończone, Anulowane i Bez Daty..
Wyszukiwać zadania za pomocą słów kluczowych.
- Uwaga: Tylko pola, które zostały włączone do wyszukiwania podczas tworzenia zadania, mogą być przeszukiwane.
Filtrować zadania według jednego lub więcej statusów..
Wybrać zakres dat do wyświetlenia zadań.
Wyświetlać przefiltrowane i posortowane zadania na mapa.

Wyświetlane pola zadania obejmują:

Tytuł i Opis – standardowe pola. Jeśli dokonano personalizacji (dodano/usunięto/przestawiono pola), wyświetlanie odzwierciedla te ustawienia.
Klient – klient powiązany z zadaniem.
Adres – adres klienta związany z zadaniem.
Pracownik – przypisany pracownik/pracownicy.
Zaplanowany czas – planowany czas rozpoczęcia.
Status – aktualny status zadania.
Zakończone – pokazane tylko dla zakończonych zadań; wyświetla czas zakończenia przez pracownika.
Ustawienia zadań cyklicznych – pomarańczowe kółko z paskiem = zadanie jednorazowe; zielone kółko z haczykiem = zadanie cykliczne.
Działania – opcje usunięcia zadania.

Wskazówka: Używaj filtrów i sortowania, aby efektywnie zarządzać dużą liczbą zadań.

3. Strona kalendarza

Kalendarz daje wizualny podgląd zadań. Kalendarz zapewnia wizualny przegląd zadań.

Zadania przypisane pracownikom pojawiają się jako komórki w wierszu pracownika.
Zadania z datą, ale bez przypisanego pracownika pojawiają się w liście zadań nieprzypisanych.
Zadania bez zaplanowanej daty pojawiają się z boku pod Zadania bez Daty.

Filtry kalendarza:

Filtruj według pracownika
Filtruj według typu zadania
Wybierz oznaczenia
Wybierz statusy
Wybierz obszary usługowe

Stosowanie filtrów: Kliknij Szukaj. Aby zresetować filtry, kliknij Wyczyść.
Aby poprawić widok kalendarza, ukryj panel z filtrami, klikając ikonę filtra nad kalendarzem.

Opcje wyświetlania kalendarza:

Wyświetl zadania dla wszystkich pracowników lub tylko dla pracowników z przypisanymi zadaniami.
Opcje wyświetlania: 1 dzień, 3 dni, 1 tydzień, 1 miesiąc.
Nawiguj po dniach lub miesiącach za pomocą strzałek w lewo/prawo lub wybierz konkretny dzień za pomocą ikona kalendarza.
Kliknij ikonę koła zębatego dla dodatkowych ustawień:
- Wyświetlaj zadania – kontroluje widoczność zadań w widoku dziennym.
- Tryb wyświetlania (dzień) – wyświetlaj tylko godziny pracy (np. 8:00–17:00).
- Opcje sortowania dla pracowników – wybierz, aby wyświetlić numery pracowników.
- Sortuj – według imienia lub numeru osobistego.

Wskazówka: Dostosuj te ustawienia, aby uzyskać klarowność podczas zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.

Tworzenie zadania

Kliknij Utwórz zadanie aby rozpocząć nowe zadanie.

1. Klient (Opcjonalne)

Wybierz istniejącego klienta lub utwórz nowego.
Aby wybrać, wpisz co najmniej 3 litery nazwy klienta, aby wyszukać.
Wybierz poprawny adres.
Aby edytować dane klienta, kliknij ikonę ołówka → wprowadź zmiany → Zapisz.
Aby utworzyć nowego klienta, kliknij ikonę + → uzupełnij wymagane pola → Zapisz.

Uwaga: Zawsze weryfikuj wybór klienta i adresu. Nieprawidłowe adresy prowadzą do błędów w zadaniach.

2. Informacje ogólne

Uzupełnij pola informacji ogólnych (pola standardowe lub niestandardowe, które skonfigurowała Twoja firma).
Planowany czas – czas rozpoczęcia zadania. Jeśli pozostanie puste, zadanie pojawi się w Zadania bez daty.
Szacowany czas trwania – czas potrzebny do wykonania zadania, używany do planowania i unikania nakładających się zadań.
Oznaczenia – wizualne oznaczniki typów zadań w kalendarzu.
Umiejętność – wybierz zdefiniowane umiejętności do filtrowania pracowników podczas przydzielania zadań.
Lista kontrolna – wybierz listę kontrolną, którą pracownik ma ukończyć podczas wykonywania zadania.

Wskazówka: Odpowiednie ustawienie oznaczeń, umiejętności i list kontrolnych zapewnia prawidłowe przydzielanie pracowników i śledzenie realizacji zadań.

3. Pracownicy

Zadania można przydzielać jednemu lub wielu pracownikom.
Po wybraniu pierwszego pracownika, Dodatkowy Pracownik pole pojawia się.
Każdy dodatkowy pracownik otrzymuje podzadanie. Podzadania mogą mieć:
- Osobno zaplanowany czas rozpoczęcia
- Osobno oszacowany czas trwania
Aby usunąć dodatkowych pracowników, kliknij ikonę kosza obok nich.

Przykład: W przypadku imprez cateringowych najpierw przyjeżdżają dekoratorzy, kelnerzy przyjeżdżają 2 godziny później, a personel sprzątający wieczorem. Podzadania umożliwiają precyzyjne planowanie.

4. Zadania cykliczne

Zadania cykliczne są dostępne tylko dla zadania przydzielonego jednemu pracownikowi.
Włącz przez Ustawienia zadań cyklicznych zaznaczając pole wyboru po ustawieniu zaplanowanego czasu.
Wybierz datę zakończenia i rodzaj powtarzania:
- Codziennie – wybierz dni tygodnia (poniedziałek–niedziela).
- Tygodniowo – ten sam dzień tygodnia co tydzień do daty zakończenia.
- Co 2 tygodnie – ten sam dzień tygodnia co 14 dni do daty zakończenia.

Uwaga: Dodanie dodatkowych pracowników wyłącza cykliczność dla dodatkowych pracowników.
Ważne: Przed rozpoczęciem realizacji zadania możesz edytować to zadanie lub wszystkie przyszłe wystąpienia, włącznie z: pracownikiem, listą kontrolną, datą/czasem, oznaczeniami, umiejętnościami itd.

5. Zaplanowane Narzędzia (Opcjonalnie)

Określ niezbędne narzędzia, sprzęt lub materiały zużywalne do realizacji zadania (wymaga modułu Inwentaryzacja).
Narzędzia muszą być dostępne w odpowiedniej ilości dla pracownika.
Uwaga: Zaplanowane narzędzia mogą się różnić od faktycznie używanych pod względem rodzaju lub ilości.

6. Pliki

Prześlij zdjęcia lub dokumenty klienta.
Wybierz, czy pokazać czy ukryć pliki przed pracownikiem.

FAQ – Tworzenie i Przydzielanie Zadań

1. Dlaczego nie mogę wybrać adresu klienta?
Klient ma wiele adresów; jeden musi być wybrany, aby poprawnie przypisać zadanie.

2. Co jeśli klient nie istnieje?
Użyj + ikony do utworzenia nowego klienta i uzupełnienia wymaganych pól.

3. Czy mogę utworzyć zadanie bez klienta?
Tak, pole klienta jest opcjonalne. Zadania bez klienta pojawiają się na listach i w kalendarzu.

4. Dlaczego moje zadanie nie jest widoczne w kalendarzu?
Zadania bez zaplanowanego czasu pojawiają się w sekcji Zadania bez daty. Dodaj zaplanowany czas, aby wyświetlać je w kalendarzu.

5. Jak przypisać wielu pracowników?
Wybierz pierwszego pracownika → Dodatkowy pracownik pojawia się pole → dodaj więcej pracowników → tworzone są podzadania.

6. Czy cykliczne zadania mogą być przypisane do wielu pracowników?
Nie, cykliczność jest dostępna tylko dla jednego pracownika.

7. Czym są podzadania?
Podzadania są dla dodatkowych pracowników z oddzielnym czasem rozpoczęcia, czasem trwania i listą kontrolną.

8. Co oznaczają pomarańczowe i zielone kółka?

Pomarańczowe kółko – niecykliczne
Zielone kółko z zaznaczeniem – cykliczne

9. Czy mogę edytować listy kontrolne po stworzeniu zadania?
Tak, przed wykonaniem zadania. Podzadania mogą mieć oddzielne listy kontrolne.

10. Dlaczego wyszukiwanie po słowie kluczowym nie znajduje mojego zadania?
Wyszukiwanie działa tylko w polach włączonych do wyszukiwania.

11. Jak wyświetlić zadania na mapie?
Po przefiltrowaniu i posortowaniu na stronie Zadań, kliknij wyświetl na mapie.

12. Czy mogę zobaczyć zadania dla wszystkich pracowników w kalendarzu?
Tak, wyświetl wszystkich pracowników lub tylko tych z przypisanymi zadaniami.

13. Jak filtrować zadania według znaczników lub typów?
Użyj filtrów → kliknij Szukaj.

14. Jak zmienić zaplanowany czas dla podzadania?
Każde podzadanie może mieć własny czas rozpoczęcia i czas trwania.

15. Co się stanie, jeśli usunę głównego pracownika?
Główne zadanie jest usuwane. Podzadania mogą stracić powiązanie. Jeśli to konieczne, najpierw usuń podzadania.

16. Jak ustawić cykliczne zadanie?
Wybierz datę początkową → zaznacz Ustawienia pracy cyklicznej → ustaw datę końcową i typ.

17. Czy zadania cykliczne mogą się zaczynać w różnych dniach dla różnych pracowników?
Nie. Cykliczność jest powiązana z jednym pracownikiem i datą rozpoczęcia. Przed wykonaniem można edytować to zadanie lub wszystkie przyszłe zadania.

18. Dlaczego planowane narzędzia nie odpowiadają faktycznemu użyciu?
Planowane narzędzia to rekomendacje; faktyczne użycie może się różnić.

19. Jak załączam pliki?
Prześlij pliki → wybierz, czy pokazać/ukryć je przed pracownikiem.

20. Jak edytować informacje o kliencie po utworzeniu zadania?
Kliknij ikonę ołówka → edytuj → Zapisz.

21. Jak określić szacowany czas trwania?
Użyj pola Szacowany czas trwania aby zaplanować i uniknąć nakładania się.

22. Jak mogę wyświetlić ukończone zadania?
Filtruj według Ukończone; czas ukończenia pojawia się w kolumnie Ukończone.

23. Czy kilku pracowników może mieć różne listy kontrolne i godziny?
Tak, za pomocą zadań podrzędnych.

24. Co zrobić, gdy zadanie nie jest widoczne po filtrowaniu kalendarza?
Sprawdź wszystkie filtry. Zadania bez zaplanowanego czasu pojawiają się w Zadania bez Daty.

25. Jak zaplanować kilku pracowników na ten sam dzień?
Użyj zadań podrzędnych z różnymi czasami rozpoczęcia i czasami trwania.

26. Czy mogę edytować zadania cykliczne po ich utworzeniu?
Tak, przed wykonaniem można edytować każde pole: pracownika, listę kontrolną, datę/czas, oznaczenia, umiejętności.

27. Czy zadanie może mieć wiele list kontrolnych?
Tak, podzadania mogą mieć różne listy kontrolne.

28. Co się stanie, jeśli nie ustawię zaplanowanego czasu?
Zadanie pojawia się w Zadaniach bez daty i nie jest wyświetlane w kalendarzu w konkretnym dniu.