6 תוכנות תזמון העובדים הטובות ביותר לעסקים קטנים

רוב העסקים הקטנים מתחילים לנהל לוחות זמנים של עובדים בגיליונות אלקטרוניים. זה עובד עד שמישהו לא מגיע, שינוי משמרת ברגע האחרון יוצר שרשרת הודעות, והמנהל מבלה אחרי הצהריים של ראשון בבניית מחדש של כל השבוע. בשלב מסוים הגיליון האלקטרוני כבר לא מערכת - הוא בעיה חוזרת.

תוכנת לוחות זמנים לעסקים קטנים היא קטגוריה בפני עצמה. פלטפורמות ניהול כוח אדם ארגוניות מגיעות עם יועצי הטמעה, מערכות הרשאות רב-מחלקתיות ועלויות למושב שמניחות ארגון של 500 עובדים. זה לא מה שצריך שירות ניקיון בן 12 איש או בית קפה עם 20 עובדים. צוותים קטנים צריכים כלי תזמון משמרות שמוכן לפעולה תוך יום, זמין במחיר סביר עם מספר קטן של עובדים, ופשוט דיו שכל מנהל יכול להפעיל מהטלפון.

מאמר זה סוקר שישה פתרונות תוכנה לתזמון עובדים שמתאימים באמת לפעילויות קטנות, ומוערכים על בסיס סטי תכונות אמיתיים, מבני תמחור ואיפה כל אחד נופל. Shifton עומד בראש הרשימה בזכות מודל התמחור המודולרי והרוחב של מה שהוא מכסה לצוותים עד 100 איש. כלים 2 עד 6 מרוויחים את מקומם בתרחישי שימוש ספציפיים בהם הם עולים על שאר השוק.

מה תוכנת תזמון לעסקים קטנים באמת צריכה לעשות

לפני השוואת כלים, כדאי לבהיר מה מבדיל אפליקציית תזמון לעסקים קטנים מהקטגוריה הרחבה יותר. הדרישות צרות יותר, ובמובנים מסוימים דורשניות יותר:

• זמן הגדרה של פחות מיום. עסק בן 15 אנשים לא יכול להקדיש שבוע להגדרת תוכנה. הכלי צריך להיות פונקציונלי מיד.
• עיצוב מובייל ראשון. מנהלים ועובדים נמצאים בטלפונים, לא במחשבים. האפליקציה צריכה לעבוד טוב במובייל כמו שעובדת בדפדפן.
• תמחור שקוף למשתמש. הימנעו ממודלים לפי מיקום אם יש לכם או אתם מתכננים שיהיה לכם יותר ממיקום אחד. תמחור למשתמש מתרחב באופן צפוי יותר.
• החלפת משמרות וניהול זמינות. שתי תכונות אלה מבטלות את החיכוך הנפוץ ביותר בתזמון בין מנהלים לעובדים שכר.
• אינטגרציה עם מעקב זמן ושכר. לוח זמנים עבודה וגיליון נוכחות שלא מתקשרים זה עם זה יוצרים עבודת אבחון ידנית בכל תקופת תשלום.

ניהול כוח אדם בעסקים קטנים גם אומר שהכלי לא צריך לדרוש מחלקת משאבי אנוש ייעודית כדי לתחזק אותו. מנהל הפעילות, או במקרים רבים הבעלים, צריך להיות מי שמנהל אותו. זה משפיע על כמות מורכבות ההגדרה הנסבלת. הכלים שלהלן מוערכים עם המגבלה הזו בחשבון, כתוכנת תזמון לעובדי שעה וצוותים מבוססי משמרות, ולא לסביבות משרד בשכר קבוע שבהן שינויים יומיים במשמרות אינם גורם.

6 תוכנות תזמון עובדים הטובות ביותר לצוותים קטנים

1. Shifton - תוכנת התזמון הכוללת הטובה ביותר לעסקים קטנים

Shifton היא פלטפורמת ניהול כוח אדם שנבנתה לעסקים שפועלים עם צוותים מבוססי משמרות. מודול התזמון נמצא בלב המערכת, אבל מה שמבדיל אותה מכל כלי אחר ברשימה הזו הוא ארכיטקטורת התמחור שלה: פונקציות נוספות כגון מעקב זמן, דיווחי שכר, ניהול משימות, כניסות GPS ואנליטיקה של כוח אדם זמינות כמודולים נפרדים במחיר של 1 דולר למשתמש לחודש. עסק בן 10 אנשים משלם רק על מה שהוא משתמש בו בפועל. אין תכנית ארגונית ממוזגת לרכוש לפני שהצוות מוכן לה.

תכונת תזמון המשמרות משתמשת בממשק לוח שנה של גרור ושחרר. בניית סבב של שבועיים ל-20 עובדים לוקחת פחות מ-20 דקות לאחר הגדרת תבניות המשמרות. מנהלים יכולים לקבוע תבניות חוזרות, דרישות תפקיד למשמרת ולאפשר למערכת לאכוף כללי כיסוי מינימלי באופן אוטומטי. עובדים רואים את לוחות הזמנים שלהם באפליקציית המובייל ומקבלים התראות מיידיות כשנעשים שינויים, ללא הודעות קבוצתיות, ללא בלבול לגבי מי מכסה איזו משמרת.

בקשות חופשה, החלפות משמרות ועדכוני זמינות עוברות דרך אותה אפליקציה. כשמודול מעקב הזמן פעיל, נתוני כניסה ויציאה של עובדים זורמים ישירות אל דיווחי השכר. אין ייצוא ידני בין מערכות, אין פיוס גיליונות אלקטרוניים לפני כל תקופת תשלום. השילוב הזה, תזמון ומעקב זמן ושכר בפלטפורמה אחת, הוא מה שדורש בדרך כלל שלושה כלים נפרדים במוצרים מתחרים.

תמיכה ברב-מיקומים כלולה ללא עלות נוספת לכל אתר, מה שחשוב לעסקים קטנים הפועלים בשניים או שלושה מיקומים. Homebase (נסקר להלן) גובה לפי מיקום, בשלושה אתרים העלות הזו מתרבה באופן משמעותי. מודל המשתמש של Shifton נשאר קבוע ללא קשר לכמה מיקומים מכסה הלוח.

תכונות עיקריות:

• תזמון גרור ושחרר עם תבניות משמרת חוזרות
• מעקב זמן עם כניסה/יציאה מבוססת GPS
• בקשות חופשה וניהול זמינות עובדים
• ניהול שכר עם חישוב שעות נוספות
• הקצאת משימות למשמרת או לעובד
• תזמון רב-מיקומי מחשבון אחד
• אפליקציות מובייל ל-iOS ו-Android

תמחור: תכנית חינמית לעד 10 משתמשים עם תזמון בסיסי. מודולים בתשלום החל מ-1 דולר למשתמש לחודש כל אחד (מעקב זמן, שכר, GPS, ניהול משימות, דיווחים). כל המודולים בתשלום כוללים ניסיון חינמי של 30 יום. חיוב שנתי חוסך 20%.

מיטב עבור: עסקים קטנים עם 5 עד 100 עובדים שצריכים תזמון בתוספת מעקב זמן ואינטגרציית שכר, בלי לשלם על חבילה ארגונית שישתמשו רק בחצי ממנה.

2. When I Work - הטוב ביותר לצוותים עם משמרות פשוטות

When I Work נמצא בשוק התזמון לעסקים קטנים מאז 2010, עם בסיס לקוחות שנבנה בעיקר סביב קמעונאות, שירותי מזון ובריאות. המוצר עושה דבר אחד טוב: מתזמן משמרות ומעביר אותן במהירות. הממשק נקי, עקומת הלמידה מינימלית, וזרם העבודה של החלפת משמרות, שבו עובדים יכולים לבקש כיסוי ומנהלים מגדירים כללי אישור, הוא מבין היישומים הטובים ביותר בקטגוריה זו.

לעסק עם תבניות משמרת עקביות, צוות יציב וללא צורך מיידי באינטגרציית שכר, When I Work הוא מתזמן משמרות מוכשר שלא יציף מנהל לא טכני. הודעות הצוות המובנות שומרות על תקשורת הקשורה לתזמון מחוץ להודעות אישיות. אפליקציית המובייל עובדת באמינות. היכן שמגבלותיו מתגלות הוא בתמחור בקנה מידה: מעקב הזמן דורש תוסף נפרד, ואינטגרציות שכר נעולות מאחורי תכניות ברמות גבוהות יותר. לצוותים שצריכים יותר מלוח זמנים מפורסם, עלות המושב עולה מהר יותר מהחלופות כאן.

תכונות: תזמון גרור ושחרר, הודעות צוות, בקשות החלפת משמרת, תוסף שעון נוכחות, מעקב נוכחות, אינטגרציות שכר ברמות גבוהות. תמחור: חינמי לעד 5 עובדים. Essentials מכ-2.50 דולר למשתמש לחודש. זמן ונוכחות במחיר נפרד. מיטב עבור: צוותי קמעונאות או שירותי מזון מתחת ל-30 שצריכים תזמון והודעות נקיים ללא אינטגרציית שכר מורכבת.

3. Homebase - האפשרות החינמית הטובה ביותר לעסקים במיקום אחד

התכנית החינמית של Homebase היא הנדיבה ביותר בהשוואה זו בפער משמעותי: עובדים ללא הגבלה במיקום אחד, תזמון, שעון נוכחות עם שירות עצמי לעובד, הודעות צוות וכלי משאבי אנוש בסיסיים ללא עלות. לבית קפה, סלון או חנות קמעונאית שמעולם לא השתמשה בתוכנת תזמון, זוהי נקודת ההתחלה הקלה ביותר ברשימה. אין מה להגדיר מעבר להזנת הצוות ושעות המשמרת, ועקומת הלמידה למנהלים שאינם מכירים את הכלים הללו מינימלית.

אינטגרציות POS עם Square, Toast, Clover ו-Lightspeed הן גורם מבדל אמיתי לעסקי שירות מזון. כשנתוני המכירות מה-POS שלכם מוזנים לתצוגת התזמון, מנהלים יכולים לבנות משמרות על בסיס הכנסות צפויות במקום לנחש מהשבוע שעבר. Homebase גם צורף זרמי עבודה של גיוס, רשימות בדיקה של קליטה וכלי ציות למשאבי אנוש לרמות בתשלום שלו, מה שהופך אותו לפלטפורמה רחבה יותר מהאחרות כאן לשירותי מזון במיקום אחד. תזמון עובדי שעה, מעקב הפסקות וציות לשעון נוכחות מטופלים כולם במקום אחד.

מודל התמחור לפי מיקום הוא המגבלה. במיקום אחד, הרמה החינמית של Homebase קשה להכאה. בשניים או שלושה מיקומים, עלות התכנית מצטברת בצורה שלא קורה עם חלופות למשתמש. אם צמיחה לרב-מיקומים נמצאת במפת הדרכים שלכם, קחו בחשבון את שינוי התמחור הזה לפני שמתחייבים לזרם העבודה של Homebase.

תכונות: תזמון, שעון נוכחות עם זיהוי פנים אופציונלי, הודעות צוות, כלי גיוס וקליטה, אינטגרציות POS, ציות משאבי אנוש. תמחור: חינמי למיקום 1 עם עובדים ללא הגבלה. תכניות בתשלום מ-24.95 דולר למיקום לחודש (Essentials) עד 99 דולר למיקום לחודש (All-in-One). מיטב עבור: עסקי מזון, קמעונאות או אירוח במיקום אחד שרוצים רמה חינמית חזקה וכבר משתמשים במערכת POS תואמת.

4. Deputy - הטוב ביותר לתעשיות בהן הציות חשוב

Deputy נבנה סביב בעיה תפעולית ספציפית: תזמון בתעשיות שבהן הקצאת האדם הלא נכון למשמרת יוצרת בעיה משפטית או בטיחותית. שירותי בריאות, סיעוד, שירותי אבטחה ולוגיסטיקה כולם כוללים דרישות הסמכה, כללי הפסקה חובה וחישובי שעות נוספות שמתזמן עובדים מקוון כללי מטפל בהם בצורה גרועה או כלל לא. Deputy מטפל בהם באופן מובנה, הקצאות משמרת יכולות להיחסם אם לעובד אין הסמכה נדרשת, והמערכת מסמנת בעיות ציות פוטנציאליות לפני שהלוח מתפרסם.

תכונת התזמון עם בינה מלאכותית בונה לוחות זמנים מסוג טיוטה על בסיס יעדי עלות עבודה, זמינות עובדים וביקוש היסטורי, חיסכון אמיתי בזמן למנהלים שכיום בונים אותם ביד. מעקב נוכחות עובדים מתאים בצורה נקייה כמודול נפרד. ההגדרה הראשונית לוקחת זמן רב יותר מרוב הכלים כאן: תפקידים, הסמכות, כללי שכר ופרמטרי ציות כולם צריכים להיות מוגדרים מראש לפני שהמערכת עובדת כהלכה. לבית לחם או חנות קמעונאית, עומס העבודה הזה אינו מוצדק. לסוכנות סיעוד ביתי או חברת אבטחה, Deputy עשוי להיות הכלי היחיד ברשימה זו שמטפל בדרישות התפעוליות בצורה נכונה.

תכונות: תזמון אוטומטי עם בינה מלאכותית, מעקב הסמכות וציות, ניהול חופשות, מעקב זמן ונוכחות עובדים, אינטגרציות שכר. תמחור: מודול תזמון מכ-4.50 דולר למשתמש לחודש. זמן ונוכחות כמודול נפרד באותו מחיר. אין תכנית חינמית קבועה. מיטב עבור: עסקים קטנים בבריאות, אבטחה, לוגיסטיקה או כל תעשייה עם דרישות הסמכה או ציות לדיני עבודה מחמירות.

5. Connecteam - האפליקציה הכל-בכולל הטובה ביותר לצוותי קו ראשון

Connecteam נבנה לעובדים שאינם יושבים ליד שולחן, צוותים שרוב אנשיהם עובדים בשטח, על רצפה או באתר ולא מול מחשב. מודול התזמון מטפל בהקצאות משמרת, הצעות למשמרות פתוחות, זיהוי התנגשויות וזרמי עבודה של אישור מנהלים. אבל המוצר הולך הרבה יותר רחוק מתזמון בלבד: הוא אורז מרכז תקשורת (הכרזות, צ'אטים קבוצתיים, עדכוני חברה), טפסים ורשימות בדיקה דיגיטליות, מודולי קליטה והכשרה וניהול מסמכי משאבי אנוש לאותה אפליקציה שמתעדפת מובייל. לעסק קטן שכיום משתמש בארבעה או חמישה כלים נפרדים כדי לכסות את הפונקציות הללו, טיעון האיחוד הוא אמיתי.

תכנית העסקים הקטנים החינמית מכסה עד 10 משתמשים עם גישה לכמעט כל התכונות, אחת הרמות החינמיות המלאות ביותר בקטגוריה זו. מעבר לכך, Connecteam עובר למודל תמחור מבוסס מרכז: פעילות (תזמון, שעון נוכחות, ניהול משימות), תקשורת ומשאבי אנוש נמכרים כמנויים נפרדים החל מ-29 דולר לחודש עד 30 משתמשים. לעסקים שצריכים את שלושת המרכזים, העלות המשולבת גבוהה מתמחור Shifton לפי מודול. לעסקים שצריכים ספציפית תזמון ותקשורת צוות יחד, Connecteam מטפל בשניהם ללא צורך לחבר שני כלים.

תכונות: תזמון חכם עם זיהוי התנגשויות, שעון נוכחות GPS עם גאופנסינג, החלפת משמרות, מרכז תקשורת צוות, טפסים ורשימות בדיקה דיגיטליות, ניהול משימות, מודולי קליטה והכשרה. תמחור: חינמי לעד 10 משתמשים (תכנית עסקים קטנים). מרכזים בתשלום מ-29 דולר לחודש עד 30 משתמשים (פעילות, תקשורת, משאבי אנוש נמכרים בנפרד). מיטב עבור: עסקים קטנים עם צוותי קו ראשון או שטח שרוצים תזמון, תקשורת צוות וזרמי עבודה של משאבי אנוש מאוחדים באפליקציית מובייל אחת.

6. Sling - אפשרות התקציב הטובה ביותר עם תקשורת צוות מובנית

התכנית החינמית של Sling משלבת שני דברים ללא מכסת עובדים: מחולל לוחות זמנים לעובדים ותקשורת צוות. ערוצים קבוצתיים, הודעות ישירות, שיתוף קבצים והכרזות משימות כלולים לצד לוח השנה לתזמון. רוב כלי התזמון מתייחסים להודעות כתוסף פרמיום או משאירים אותן בחוץ לגמרי. Sling מתייחס אליהן כתכונה חינמית מרכזית, שפותרת בעיה נפוצה לצוותים קטנים: תקשורת הקשורה לתזמון מפוזרת על פני קבוצות WhatsApp ושרשורי טקסט אישיים.

כל דבר מעבר לתזמון ולהודעות דורש שדרוג בתשלום. מעקב זמן ונוכחות עובדים, תקצוב עלות עבודה ורוב אינטגרציות השכר נמצאים מאחורי רמות בתשלום. במחיר 2 דולר למשתמש לחודש (Premium) או 4 דולר למשתמש לחודש (Business), Sling נשאר במחיר סביר, אבל עסקים שצריכים מעקב זמן לצד תזמון צריכים להשוות אותו לתמחור המודולרי של 1 דולר למשתמש לחודש של Shifton לפני שמתחייבים. לצוותים שהצורך העיקרי שלהם הוא פרסום משמרות ושמירה על תקשורת במקום אחד, התכנית החינמית מכסה זאת ללא פשרות.

תכונות: תזמון משמרות (חינמי), הודעות צוות וערוצים קבוצתיים (חינמי), הקצאות משימות, שעון נוכחות ונוכחות (בתשלום), תקצוב עלות עבודה (בתשלום), אינטגרציות שכר (בתשלום). תמחור: חינמי, משתמשים ללא הגבלה. Premium מ-2 דולר למשתמש לחודש. Business מ-4 דולר למשתמש לחודש. מיטב עבור: צוותים קטנים מאוד שצריכים תזמון ותקשורת ללא עלות, או עסקים מודעי תקציב שרוצים מסלול שדרוג צפוי.

כיצד לבחור את הכלי המתאים לצוות שלכם

אפליקציית לוח הזמנים הנכונה תלויה בשלושה משתנים: תעשייה, גודל צוות ובאיזו בעיה תפעולית אתם מנסים לפתור קודם. התחילו עם הבעיה, לא עם רשימת התכונות.

אם דיוק השכר הוא הבעיה העיקרית, מעקב הזמן צריך להיות כלול בכל כלי שתבחרו, לא כתוסף לקנות מאוחר יותר. הרמה החינמית של Sling לא תפתור את זה. Shifton או Deputy, ששניהם מחברים תזמון ישירות לגיליונות נוכחות, הם האפשרויות הרלוונטיות. אם אתם במסעדות או שירותי מזון, Homebase היא האפשרות החזקה ביותר כאן, אינטגרציות POS עם Square, Toast, Clover ו-Lightspeed מובנות ויעדי עלות עבודה קשורים ישירות לממשק התזמון. לצוותי קו ראשון שצריכים תזמון לצד כלי תקשורת וזרמי עבודה של משאבי אנוש באפליקציית מובייל אחת, קמעונאות, אירוח, ניקיון, צוותי שטח, הרוחב של Connecteam קשה לגרוע ממנו בנקודת המחיר שלו.

עסקים רב-מיקומיים צריכים להימנע מתמחור לפי מיקום. Homebase גובה לפי אתר, פעילות בשני מיקומים משלמת כפול מהעלות החודשית. Shifton ו-Sling מתמחרים לפי משתמש, מה שמתרחב באופן ליניארי ללא קשר לכמה מיקומים נמצאים בחשבון. לתעשיות כבדות ציות כמו בריאות או אבטחה, Deputy מטפל במעקב הסמכות ואכיפת דיני עבודה בדרכים שאף כלי אחר כאן לא עושה בקנה מידה של צוותים קטנים.

לרוב העסקים הקטנים מחוץ לשירותי מזון ותעשיות מוסדרות, Shifton מכסה את הטווח המלא של תוכנת ניהול כוח אדם לעסקים קטנים ללא תג מחיר תואם. התחילו עם התכנית החינמית, הוסיפו מודולים עם גדילת העסק, ושלמו רק על מה שנמצא בשימוש פעיל. מדריך תחזיות המקצועות של לשכת סטטיסטיקת העבודה מכסה את הטווח המלא של פונקציות משאבי אנוש ותיאום כוח אדם, הקשר שימושי אם אתם מחליטים כמה מזה לאצול לתוכנה מול גיוס ייעודי.

שאלות נפוצות

מהי תוכנת תזמון העובדים החינמית הטובה ביותר לעסקים קטנים?

ל-Homebase יש את הרמה החינמית החזקה ביותר לעסקים במיקום אחד: עובדים ללא הגבלה, תזמון, שעון נוכחות וכלי משאבי אנוש בסיסיים ללא עלות. לתכנית החינמית של Sling אין מכסת עובדים וכוללת הודעות צוות לצד תזמון. התכנית החינמית של Shifton תומכת בעד 10 משתמשים עם תזמון בסיסי. תכנית העסקים הקטנים של Connecteam חינמית לעד 10 משתמשים עם גישה לכמעט כל התכונות כולל תזמון, שעון נוכחות והודעות. מה הטוב ביותר תלוי בתעשייה שלכם, האם צריכים מעקב זמן, ובכמה מיקומים אתם פועלים.

כמה עולה תוכנת תזמון עובדים לעסק קטן?

תוכנת תזמון בתשלום עולה בדרך כלל בין 1 ל-6 דולר למשתמש לחודש בהתאם לתכונות הכלולות. המודולים בתשלום של Shifton מתחילים מ-1 דולר למשתמש לחודש. Sling Premium הוא 2 דולר למשתמש לחודש. When I Work Essentials עולה כ-2.50 דולר למשתמש לחודש. Deputy גובה כ-4.50 דולר למשתמש לחודש לכל מודול. Homebase מתמחר לפי מיקום ולא לפי משתמש, עם תכניות בתשלום מ-25 עד 100 דולר למיקום לחודש. רוב הפלטפורמות מציעות הנחות 15-20% בחיוב שנתי.

האם תוכנת תזמון יכולה לטפל בצוותים של פחות מ-10 אנשים?

כן. היתרונות המרכזיים של תזמון אוטומטי, התראות משמרת, בקשות החלפה ומעקב זמינות, מתרחבים לכל גודל צוות. התכנית החינמית של Shifton מיועדת במפורש לצוותים עד 10. ל-Sling ו-Homebase יש תכניות חינמיות ללא מינימום כוח אדם. הגורם הקובע אינו גודל הצוות אלא מורכבות התזמון: אם הצוות שלכם מפעיל משמרות קבועות זהות משבוע לשבוע, גיליון אלקטרוני עדיין עשוי להספיק. זמינות משתנה, כוח אדם חלקי ושינויים תכופים ברגע האחרון הם נקודות המפנה שבהן תוכנה הופכת כדאית.

האם הכלים הללו מאפשרים לעובדים להחליף משמרות בלי להתקשר למנהל?

רובם כן. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy ו-Sling כולם תומכים בבקשות החלפה ביוזמת עובדים עם כללי אישור הניתנים להגדרה. מנהלים יכולים לקבוע אישור אוטומטי להחלפות שעומדות בתנאים מוגדרים, אותו תפקיד, ללא שעות נוספות שהופעלו, שני העובדים זמינים, או לדרוש חתימה ידנית על כל שינוי.

האם תוכנת תזמון מתחברת למערכות שכר?

רוב הכלים כאן מציעים אינטגרציות שכר, אם כי העומק והזמינות לפי רמה משתנים. Shifton כולל דיווחי שכר באופן מובנה ומתחבר למערכות שכר חיצוניות דרך מודול השכר שלו. ל-Deputy ו-Homebase יש אינטגרציות מפותחות עם Gusto, QuickBooks Payroll ו-ADP. When I Work ו-Sling מציעים אינטגרציות ברמות בתשלום. בכל המקרים, מעקב הזמן חייב להיות פעיל באותו כלי כדי שחיבור השכר יבטל עבודה ידנית, אחרת עדיין תהיו מייצאים גיליונות נוכחות.