8 תוכנות מעקב שעות לענף הבנייה הטובות ביותר לקבלנים

עלות העבודה מהווה 40-60% מסך עלויות הפרויקט בענף הבנייה. כשדוחות השעות שגויים – ואיגוד השכר האמריקאי (American Payroll Association) מעריך שיעורי טעות של 1-8% במעקב ידני – זה מתורגם ישירות לאובדן רווח. על תקציב עבודה של 4 מיליון דולר, אפילו טעות של 5% פירושה 200,000 דולר של עלויות שלא נרשמו או שהוקצו לא נכון.

בדיוק לשם כך קיימות אפליקציות מעקב שעות לקבלנים. הן מחליפות יומני נייר, מבטלות החתמה עבור חבר ומספקות רישום מאומת GPS של מי עבד היכן וכמה זמן. אבל לא כולן נבנו לאופן שבו צוותי בנייה באמת עובדים: בין כמה אתרים, באזורים עם קליטה חלשה, עם עובדים שלא יושבים מול מחשב.

בדקנו שמונה אפליקציות מעקב שעות במיוחד לפי מידת ההתאמה שלהן לתהליכי עבודה של קבלנים ואתרי בנייה. הקריטריונים: דיוק GPS, אמינות הגידור הגאוגרפי, עומק תמחור העבודות, אינטגרציית שכר, נוחות שימוש בנייד בשטח ותמחור מציאותי לצוותים של 10 עד 100 עובדים ומעלה.

מה לחפש באפליקציית מעקב שעות לקבלנים

מעקב שעות הוא רק שכבה אחת. צוותים שגם משבצים קריאות וסוגרים הזמנות עבודה בשטח בדרך כלל משווים תוכנות חינמיות לניהול שירות שטח במקום אפליקציות נוכחות עצמאיות.

לא כל שעון נוכחות עובד באתר בנייה. אפליקציות שנועדו לקמעונאות ולמשרדים מניחות Wi-Fi יציב, מיקום קבוע וכתובת עבודה אחת. בבנייה זה אחרת. הצוות נע בין אתרים, המשמרות משתנות מדי יום, ולא פעם מישהו מחתים כניסה מחניון עם שני פסי קליטה.

אפליקציית מעקב שעות ברמה של קבלן צריכה לטפל היטב בכמה דברים:

• החתמת GPS עם גידור גאוגרפי – כדי שעובדים יוכלו להחתים רק כשהם פיזית באתר, ולא מהבית או מהדרייב-אין
• הקצאת שעות ברמת העבודה – היכולת לשייך שעות לפרויקטים, משימות או קודי עלות מסוימים. בלי זה יודעים כמה שעות עבדו, אבל לא לאן הלך הכסף
• אוטומציה של שעות נוספות והפסקות – חישוב ידני של שעות נוספות לפי כללים של כמה מדינות הוא המקום שבו נערמות טעויות שכר. האפליקציה צריכה לטפל אוטומטית בדרישות FLSA הפדרליות ובכללים הספציפיים לכל מדינה
• ייצוא מוכן לשכר – אם דוחות השעות לא מסתנכרנים עם QuickBooks, ADP, Xero או כל מערכת שכר שאתם מפעילים, מישהו עדיין מקליד נתונים מחדש כל שבוע
• עובד לא מקוון או בקליטה חלשה – אתרי בנייה אינם בנייני משרדים. אם האפליקציה צריכה LTE מלא כדי להחתים, היא נכשלת במבחן הבסיסי

עם רשימת הבדיקה הזו לפניכם, אלה שמונה האפליקציות שבאמת מספקות את הסחורה עבור צוותי בנייה וחברות קבלניות.

8 אפליקציות מעקב השעות הטובות ביותר לקבלנים

1Shifton

Shifton היא פלטפורמת ניהול כוח אדם שמרכזת מעקב שעות, סידור משמרות ודיווח עלויות עבודה במערכת אחת. עבור קבלנים היתרון המרכזי הוא מודל התמחור המודולרי: מתחילים בתוכנית חינמית (עד 10 משתמשים, ללא הגבלת זמן) ומוסיפים רק את המודולים שהעסק באמת צריך. מעקב GPS, שכר, תאימות רגולטורית וניהול משימות הם תוספים נפרדים, לכל אחד מהם 30 יום ניסיון חינם לפני התחייבות.

זה משנה לעסקי קבלנות כי גודל הצוות משתנה. יכולים להיות לכם 15 עובדים בפרויקט מגורים ו-60 באתר מסחרי. רוב אפליקציות מעקב השעות גובות תעריף אחיד לכל משתמש בלי קשר לאילו יכולות אתם משתמשים. Shifton מאפשרת להתאים לא רק את מספר העובדים אלא גם את סל היכולות.

GPS וגידור גאוגרפי: העובדים מחתימים כניסה דרך האפליקציה בנייד, ו-Shifton מתעדת את קואורדינטות ה-GPS שלהם. אפשר להגדיר אתרי עבודה מגודרים גאוגרפית כך שהחתמות יתקבלו רק ברדיוס מוגדר סביב האתר. מודול מעקב מסלול ה-GPS מציג את הנתיב המלא שעבר עובד במהלך משמרת, מה שמועיל לצוותים שנעים בין אתרים במהלך היום.

שעות נוספות ותאימות: מודול התאימות עוקב אחר חובות הפסקה, מקסימום שעות וספי שעות נוספות לפי כללי דיני העבודה המקומיים. לקבלנים שעובדים בכמה מדינות זה מבטל את החישוב הידני שגורם למחלוקות שכר.

שקיפות עלויות עבודה: מודול השכר מחשב שכר ברוטו לפי שעות רגילות, שעות נוספות ועבודה בחגים. אפשר לראות בדיוק כמה עולה כל פרויקט בעבודה עוד לפני שהחשבונית יוצאת, ולא שבועיים אחר כך כשמריצים שכר.

ממשק רב-לשוני: Shifton תומכת ביותר מ-40 שפות בכל האפליקציה. אם בצוות יש עובדים דוברי ספרדית או קבלני משנה ממדינות שונות, כל אחד עובד עם המערכת בשפה שלו. בלי פתרונות עוקפים ובלי אפליקציות תרגום.

סידור עבודה וניהול היעדרויות: בניגוד לרוב הכלים ברשימה שמתמקדים רק בשעות, Shifton כוללת סידור משמרות מלא. אפשר לבנות סידורים שבועיים, לשבץ צוותים לפרויקטים, לטפל בהחלפות משמרת ולנהל בקשות חופשה ומחלה, הכול בתוך אותה פלטפורמה. זה מנוי אחד פחות ואפליקציה אחת פחות שהצוות צריך ללמוד.

דוחות: מודול הדיווח מפרק שעות עבודה, שעות נוספות ועלויות עבודה לפי עובד, פרויקט או תקופה. לקבלנים שצריכים להראות ללקוח כיצד הוקצו שעות העבודה, או שרוצים להשוות עבודה מתוכננת מול בפועל בפרויקט, הדוחות מיוצאים נקי בלי לבנות מחדש גיליון אלקטרוני.

מה יכול להיות טוב יותר: ל-Shifton אין היררכיות עמוקות של קודי עלות ואין אינטגרציה ישירה עם תוכנות אומדן לבנייה כמו Procore או PlanGrid. אם התהליך שלכם דורש מעקב קודי עלות רב-שכבתי הקשור לסעיפי הצעת מחיר, את המיפוי הזה תצטרכו לנהל מחוץ לפלטפורמה. לרוב הקבלנים הקטנים והבינוניים שעוקבים אחר עבודה לפי פרויקט ולא לפי קוד עלות מפורט, זו אינה מגבלה.

מחיר: תוכנית חינמית עד 10 עובדים עם סידור עבודה בסיסי. מודולים בתשלום מ-0.50 דולר למשתמש לחודש. כל מודול כולל 30 יום ניסיון חינם. חיוב שנתי חוסך 20%.

מתאים במיוחד ל: צוותי קבלנות בכל גודל שרוצים להתחיל בחינם, להוסיף יכולות תוך כדי צמיחה ולא לשלם על חבילה עמוסה בכלים שאינם בשימוש.

2ClockShark

ClockShark נבנתה במיוחד לחברות בנייה ושירות שטח. נקודת המכירה החזקה ביותר היא אופן הטיפול בתמחור עבודות: בכל החתמה העובד בוחר עבודה ומשימה, והשעות מוקצות אוטומטית לפרויקט הנכון. לקבלנים שמחייבים לקוחות לפי עבודה או עוקבים אחר עלות מול אומדן, זה חוסך שעות של התאמה ידנית בכל שבוע.

מעקב ה-GPS עובד היטב. מקבלים מפה בזמן אמת שמראה איפה נמצא כל איש צוות, והגידור הגאוגרפי אמין מספיק כך שרוב המשתמשים מדווחים על מעט תקלות החתמה. מצב הקיוסק עם זיהוי פנים שימושי לטאבלטים משותפים באתר, אך דורש חומרה מסוימת כדי לעבוד כמו שצריך.

החולשה של ClockShark היא הדיווח. הדוחות המובנים מכסים את הבסיס – שעות לפי עבודה, שעות נוספות, סיכומי שכר – אבל דיווח מותאם אישית מוגבל. אם אתם צריכים ניתוח עלויות עבודה מפורק לפי היררכיות קודי עלות רב-שכבתיות, סביר שתייצאו נתונים ותבנו את הדוחות בעצמכם. גם הממשק מרגיש מיושן לעומת מתחרים חדשים יותר.

מה אומרים המשתמשים: מבקרים ב-Capterra משבחים באופן עקבי את תצוגת מפת ה-GPS ואת המעקב ברמת העבודה. התלונות הנפוצות נוגעות למגבלות הדיווח ולאיטיות מזדמנת של האפליקציה במכשירי Android.

מחיר: תוכנית Standard ב-40 דולר לחודש דמי בסיס + 9 דולר למשתמש לחודש. תוכנית Pro ב-60 דולר לחודש דמי בסיס + 11 דולר למשתמש לחודש. 14 יום ניסיון חינם.

מתאים במיוחד ל: חברות בנייה שצריכות מעקב שעות הדוק ברמת העבודה ומחייבות לקוחות לפי שעות עבודה בכל פרויקט.

3Workyard

מעקב ה-GPS של Workyard הוא המפורט ביותר בקבוצה. היא משתמשת ברישום מיקום בשיטת פירורי לחם: תיעוד מיקום העובד במרווחים קבועים לאורך כל המשמרת, ולא רק בכניסה וביציאה. כלומר מקבלים מפת מסלול מלאה לכל עובד ולכל יום. לקבלנים שמנהלים צוותים ניידים או מתמודדים עם תאימות שכר מקובל, רמת תיעוד מיקום כזו קשה למצוא במקום אחר.

האפליקציה גם מזהה נהיגה אוטומטית ויודעת להפריד זמן נסיעה מזמן עבודה באתר. הגידור הגאוגרפי ניתן להתאמה לכל אתר, וההחתמה מוגבלת לאזורים שהוגדרו. מעקב ההפסקות מוצק: אפשר להגדיר ניכוי הפסקת צהריים אוטומטי וכללי תאימות לפי מדינה, אם כי מדיניות שעות נוספות חייבת להיות משויכת לכל עובד בנפרד ולא ברמת החברה, מה שמוסיף עבודה אדמיניסטרטיבית בצוותים גדולים.

הפער הגדול ביותר הוא סידור העבודה. Workyard היא בעיקר כלי למעקב שעות ואימות מיקום. אם אתם צריכים גם לבנות סידורי משמרות שבועיים, לשבץ צוותים לפרויקטים או לנהל בקשות חופשה, תזדקקו לפלטפורמה שנייה. לקבלנים שרק צריכים לענות על השאלה איפה היו האנשים שלי וכמה זמן, היא עושה זאת מצוין.

מה אומרים המשתמשים: מבקרים ב-G2 מדגישים את דיוק ה-GPS ואת תכונת מסלול פירורי הלחם. התלונות הנפוצות מתמקדות בדמי הבסיס של 50 דולר לחודש (שמרגישים גבוהים לצוותים קטנים מאוד) ובהיעדר יכולת סידור עבודה.

מחיר: מ-6 דולר למשתמש לחודש + 50 דולר לחודש דמי בסיס. 14 יום ניסיון חינם.

מתאים במיוחד ל: קבלנים וקבלני משנה שצריכים הוכחת מיקום עובד ברמת GPS לצורכי תאימות, תיעוד שכר מקובל או אימות חיוב מול לקוח.

4Connecteam

Connecteam היא פלטפורמת תפעול הכול-באחד שכוללת גם מעקב שעות. אם עסק הקבלנות שלכם צריך טפסים דיגיטליים (רשימות בטיחות, דוחות יומיים, דיווחי תקריות), מודולי הדרכה לעובדים ותקשורת צוותית לצד שעון נוכחות, היא אורזת את כל זה לאפליקציה אחת. לקבלנים ראשיים שמנהלים תיעוד תאימות בכמה אתרים, האיחוד הזה מייתר שלושה או ארבעה כלים נפרדים.

מעקב השעות עצמו מספק. החתמה מבוססת GPS, גידור גאוגרפי, חישוב שעות נוספות אוטומטי ותהליכי אישור דוחות שעות פועלים כמצופה. מצב הקיוסק תומך בזיהוי פנים במכשירים משותפים. דוחות השעות מיוצאים ל-QuickBooks, Xero ו-ADP.

המחיר הוא המורכבות. ל-Connecteam יש שלושה מרכזי מוצר נפרדים (תפעול, תקשורת ומשאבי אנוש), לכל אחד מדרג תמחור משלו. אם צריך יכולות משלושתם, העלויות מצטברות מהר: Basic בכל המרכזים עולה 87 דולר לחודש עוד לפני חיוב לפי משתמש. ומכיוון שהיא נבנתה לכל התעשיות ללא עמדה קבועה (ניקיון, אבטחה, לוגיסטיקה), העומק הייעודי לבנייה דק יותר מכלים ייעודיים כמו ClockShark. אין תמחור עבודות מובנה עם היררכיית קודי עלות, אין חיבור לתוכנות אומדן ואין מעקב שכר מקובל.

מה אומרים המשתמשים: ביקורות ב-Capterra משבחות את רוחב היכולות ואת איכות האפליקציה בנייד. התלונות התכופות ביותר נוגעות למבנה תמחור מבלבל ולעקומת הלמידה בהקמת שלושת המרכזים.

מחיר: חינם עד 10 משתמשים. מרכז התפעול מתחיל ב-29 דולר לחודש עד 30 משתמשים. מרכזים נוספים בתמחור נפרד.

מתאים במיוחד ל: קבלנים ראשיים שצריכים מעקב שעות, טפסי בטיחות דיגיטליים, תקשורת צוותית וקליטת עובדים בפלטפורמה אחת, ומוכנים להשקיע זמן בהגדרות.

5QuickBooks Time

אם הנהלת החשבונות שלכם רצה על QuickBooks Online, זו דרך ההתנגדות הנמוכה ביותר. הכלי, שנקרא בעבר TSheets, יושב היום בתוך המערכת של Intuit. סנכרון השכר מובנה: השעות זורמות ישירות ל-QuickBooks Payroll בלי ייצוא, ייבוא או קובצי CSV. לקבלנים שמנהל החשבונות או רואה החשבון שלהם כבר חי במערכת הזו, זה מסיר את נקודת החיכוך הגדולה ביותר בדרך מדוח השעות לתלוש.

מעקב GPS וגידור גאוגרפי עובדים, אם כי הגידור הוא יותר מנגנון התראה מאשר חסימה קשיחה: עובדים יכולים להחתים מחוץ לגדר, והמנהלים מקבלים התראה במקום שההחתמה תיחסם. מעקב הקילומטראז’ עם נתיב פירורי לחם הוא בונוס נחמד לקבלנים שמחזירים הוצאות נסיעה או צריכים לתעד שימוש ברכב.

אבל הבעיות אמיתיות. ביקורות רבות ב-G2 וב-Capterra מדווחות על קפיאות של האפליקציה בנייד ועל טעינה איטית, במיוחד ב-Android. במנוע חישוב השעות הנוספות יש בעיות דיוק מוכרות: כמה מבקרים תיעדו מקרים שבהם השעות הנוספות המחושבות לא תאמו בדיקה ידנית. גם המחיר, 20 דולר לחודש דמי בסיס בתוספת 8 דולר למשתמש, אינו זול ביחס למה שמקבלים. צוות של 30 איש משלם 260 דולר לחודש בתוכנית Premium, ותוכנית Elite (40 דולר בסיס + 10 דולר למשתמש) מעלה את זה ל-340 דולר.

מה אומרים המשתמשים: האינטגרציה עם QuickBooks זוכה לשבחים גורפים. התלונות מתמקדות ביציבות האפליקציה בנייד, ביחס מחיר ליכולות ובתקלות חישוב השעות הנוספות שדורשות תיקון ידני.

מחיר: Time Premium ב-20 דולר לחודש + 8 דולר למשתמש לחודש. Time Elite ב-40 דולר לחודש + 10 דולר למשתמש לחודש. 30 יום ניסיון חינם. נדרש מנוי QuickBooks Online.

מתאים במיוחד ל: קבלנים שהשכר שלהם כבר רץ דרך QuickBooks ורוצים סנכרון דוחות שעות ללא חיכוך, גם במחיר של קבלת הפינות המחוספסות של האפליקציה.

6busybusy

busybusy נבנתה על ידי חברת בנייה עבור צוותי בנייה, וזה ניכר בפרטים. התוכנית החינמית היא באמת חינם לתמיד וללא הגבלת משתמשים, ועדיין מתייגת כל החתמת כניסה ויציאה במיקום GPS – יכולת שרוב האפליקציות נועלות מאחורי מדרג בתשלום. לקבלן קטן שעובר מכרטיסי נוכחות בנייר, זה לבדו יכול להפעיל את כל העסק בלי עלות.

בפרויקטים גדולים יותר busybusy מצדיקה את עצמה במעקב ציוד ועלויות. לצד שעות העבודה היא מתעדת שימוש בציוד וקושרת את שניהם לפרויקטים ולקודי עלות מסוימים, כך שמנהל עבודה רואה כמה עלתה יציקה או שלב שלד כמעט בזמן אמת. מדרג Pro בתשלום, 9.99 דולר למשתמש לחודש, פותח סידור עבודה, כלי מנהלים ודוחות מעמיקים יותר, ו-Premium ב-14.99 דולר מוסיף תיעוד בתמונות ויכולות בטיחות. הקאץ’ הוא שהתוכנית החינמית, על אף רוחבה, משאירה את כלי הדיווח והניהול החדים ביותר בצד המשלם, ולכן צוותים גדלים נוטים לגדוש אותה בתוך עונה אחת.

מחיר: חינם לתמיד ללא הגבלת משתמשים עם החתמת GPS. Pro ב-9.99 דולר למשתמש לחודש, Premium ב-14.99 דולר למשתמש לחודש. ניסיון חינם במדרגים בתשלום.

מתאים במיוחד ל: צוותי בנייה שרוצים תמחור עבודות אמיתי ומעקב ציוד, ותוכנית חינמית שמכסה את הבסיס לפני שגדלים.

7Timeero

Timeero היא הבחירה לקבלנים שהצוותים שלהם מבלים את היום בנסיעה בין אתרים. כל התוכניות עוקבות אחר GPS וקילומטראז’, ויומן הקילומטראז’ מדויק מספיק כדי להעביר אותו ישירות להנהלת החשבונות לצורך החזר הוצאות, חיסכון אמיתי לקבלני שירות שמפעילים משאיות כל השבוע. החתמות, מסלולים וקילומטרים מגיעים לציר זמן אחד שהמשרד יכול לבדוק בדיעבד.

תוכנית Basic מתחילה ב-5 דולר למשתמש לחודש בחיוב שנתי, אבל מגבילה את הצוות ל-10 אנשים ואינה כוללת גידור גאוגרפי. כדי לנעול החתמות לאתר העבודה צריך את מדרג Pro ב-7.50 דולר למשתמש לחודש, שמביא גם סידור עבודה, מעקב עבודות ואינטגרציות שכר. Premium ב-10 דולר מוסיף עמדות קיוסק עם זיהוי פנים ואימות ביקורים אלקטרוני לעבודות טיפול ושטח. אין תוכנית חינמית קבועה, רק ניסיון של 14 יום, ולכן Timeero מתאימה לצוות שכבר החליט שדיוק הקילומטראז’ שווה תשלום.

מחיר: Basic ב-5 דולר למשתמש לחודש (שנתי, עד 10 משתמשים); Pro ב-7.50 דולר למשתמש לחודש; Premium ב-10 דולר למשתמש לחודש. GPS וקילומטראז’ בכל המדרגים, גידור גאוגרפי מ-Pro. ניסיון 14 יום, בלי תוכנית חינמית.

מתאים במיוחד ל: צוותים ניידים וקבלני שירות שצריכים מעקב קילומטראז’ מדויק לצד השעות.

8Hubstaff

Hubstaff מגיעה למעקב שעות של קבלנים מעולם ניטור הפרודוקטיביות, ולכן היא מתאימה לקבלנים שמנהלים גם צוותי שטח וגם עובדי משרד. היא עוקבת אחר שעות, רמות פעילות, ובמדרג המתאים גם אחר מיקום GPS, ומגלגלת את הכול לדוחות עבודה והרצות שכר. לעסק שרוצה כלי אחד שמשתרע מאתר העבודה ועד המשרד, הרוחב הזה הוא המשיכה.

אבל את התמחור צריך לקרוא בעיון. Starter עולה 5.83 דולר למשתמש לחודש בחיוב שנתי, אך מעקב GPS וגידור גאוגרפי מופיעים רק בתוכנית Team ב-10 דולר למשתמש ולעתים קרובות נושאים תוספת תשלום לכל מושב. צוות שטח שצריך אימות מיקום עלול להגיע לקרוב ל-15 עד 20 דולר למשתמש אחרי שמחברים את החלקים, וזה גבוה לעומת כלי שנבנה קודם כול לבנייה. אין תוכנית חינמית, רק ניסיון של 14 יום.

מחיר: Starter ב-5.83 דולר למשתמש לחודש (שנתי); Grow ב-7.50 דולר; Team ב-10 דולר (כאן נמצאים GPS וגידור גאוגרפי, לעתים בתוספת תשלום); Enterprise ב-25 דולר. ניסיון 14 יום, בלי תוכנית חינמית.

מתאים במיוחד ל: צוותים מעורבים של עובדי שטח ומשרד שרוצים מעקב פעילות ושכר באותו כלי, ויכולים לספוג את העלות הגבוהה יותר של GPS.

השוואת עלויות בין האפליקציות

התמחור בקטגוריה הזו מפוזר מאוד, והמחיר המוצג רק לעתים רחוקות מספר את כל הסיפור. דמי בסיס, חיוב לפי משתמש ומדרגי יכולות מקשים על השוואה ישירה. הנה כמה משלם בפועל צוות קבלנות של 25 איש בכל חודש בכל פלטפורמה:

צריכים פלטפורמת צוותים רחבה יותר ממעקב שעות

מעקב שעות הוא חלק אחד מהתמונה. אם אתם צריכים גם סידור עבודה לצוות, תקשורת והכנת שכר באותו כלי, ההשוואה הנכונה היא בין פלטפורמות לניהול צוותי שטח ולא בין אפליקציות דוחות שעות עצמאיות.

• Shifton: חינם עד 10 משתמשים. ל-25 משתמשים עם מודולי מעקב שעות ו-GPS, בערך 25-75 דולר לחודש לפי המודולים שנבחרו. בלי דמי בסיס
• ClockShark Standard: 40 דולר בסיס + (9 דולר x 25) = 265 דולר לחודש
• Workyard: 50 דולר בסיס + (6 דולר x 25) = 200 דולר לחודש
• Connecteam Operations Basic: 29 דולר לחודש (מכסה עד 30 משתמשים). אבל הוספת מרכזי תקשורת או משאבי אנוש מקפיצה את העלות
• QuickBooks Time Premium: 20 דולר בסיס + (8 דולר x 25) = 220 דולר לחודש, בתוספת מנוי QuickBooks Online

המודל המודולרי של Shifton בולט כאן. אתם לא משלמים יותר מ-200 דולר לחודש על יכולות שאינן בשימוש. צוות שצריך רק החתמת GPS ודוחות שעות משלם הרבה פחות מצוות שצריך גם מעקב תאימות ודוחות שכר, ואפשר להוסיף מודולים ככל שהפרויקטים דורשים.

איזו אפליקציה מתאימה לעסק הקבלנות שלכם

הבחירה הנכונה תלויה במה שבאמת עולה לכם זמן וכסף עכשיו.

אם אתם קבלן קטן עד בינוני שצריך מעקב שעות משתלם וגמיש שגדל יחד עם הצוות, התחילו עם Shifton. התוכנית החינמית מכסה 10 משתמשים עם סידור עבודה בסיסי, ומודולי GPS, שכר ותאימות מתווספים רק כשפרויקט דורש זאת. בלי חוזים שנתיים ובלי יכולות מיותרות.

אם העסק שלכם חי ומת על תמחור עבודות ואתם צריכים שכל שעה תהיה קשורה לפרויקט ולמשימה מסוימים, ClockShark נבנתה בדיוק לתהליך הזה. הקצאת השעות לכל עבודה היא הטובה בקבוצה.

אם תאימות שכר מקובל או אימות חיוב מול לקוח דורשים הוכחת מיקום עובד ברמת GPS, מעקב פירורי הלחם של Workyard נותן תיעוד שאפליקציות אחרות לא מפיקות.

אם אתם צריכים רשימות בטיחות דיגיטליות, טפסי תקריות ותקשורת צוותית לצד שעון הנוכחות, Connecteam אורזת כלי תפעול שאחרת היו דורשים מנויים נפרדים.

אם רואה החשבון שלכם כבר מנהל הכול במערכת של Intuit והעדיפות היא סנכרון שכר ללא חיכוך, QuickBooks Time מתחברת באופן מובנה ומייתרת את שלב הייצוא.

כיצד תוכנת מעקב שעות לענף הבנייה עובדת באתר

תוכנת מעקב שעות לענף הבנייה עונה על שאלה אחת: כמה שעות הושקעו בעבודה. להביא את הצוות לאתר הנכון עם הזמנת עבודה מוכנה זו שכבה אחרת, ובה מטפלת תוכנת ניהול שירות שטח.

הרעיון פשוט, אבל הפרטים חשובים כשמפעילים אותו בכמה אתרים עם צוותים שמתחלפים מדי שבוע.

עובד מגיע לאתר ופותח את האפליקציה בטלפון. הוא מקיש על החתמת כניסה, האפליקציה מתעדת את מיקום ה-GPS שלו, והמערכת בודקת אם הוא נמצא בתוך גבול הגדר הגאוגרפית שהגדרתם לאותו פרויקט. אם כן, ההחתמה עוברת. אם לא, היא נחסמת או מסומנת לבדיקת מנהל, בהתאם להגדרות.

במהלך המשמרת העובד יכול לתעד הפסקות (האפליקציה עוקבת אחר משך הזמן והתאימות לכללים המקומיים), לעבור בין משימות או פרויקטים אם הוא זז לחלק אחר של האתר, ולהחתים יציאה בסוף היום. חלק מהאפליקציות, כמו Workyard ו-Shifton, עוקבות אחר GPS ברציפות לאורך המשמרת ובונות מפת מסלול. אחרות מתעדות מיקום רק בכניסה וביציאה.

בסוף תקופת השכר המנהל בודק את דוחות השעות בלוח הבקרה. השעות כבר מחושבות, השעות הנוספות מסומנות, והנתונים מוכנים לייצוא לשכר. כל הלולאה, מההחתמה ועד התלוש, נשארת דיגיטלית, ומשם מגיע השיפור בדיוק. אף אחד לא ממלא טופס נייר מהזיכרון ביום שישי אחר הצהריים.

לפי איגוד הקבלנים הכללי של אמריקה (Associated General Contractors of America), ניהול עלויות העבודה הוא אחד האתגרים התפעוליים הגדולים בענף. מעקב שעות דיגיטלי מטפל בכך ישירות בכך שהוא מבטל את שכבת ההזנה הידנית שבה נוצרות רוב הטעויות.

טעויות שקבלנים עושים בבחירת אפליקציית מעקב שעות

אחרי שראינו כיצד שמונה הפלטפורמות האלה מתפקדות בפועל, מסתמנות כמה תבניות שבהן קבלנים מגיעים לכלי הלא נכון.

לבחור לפי המחיר המוצג בלבד. התעריף הנמוך ביותר למשתמש אינו אומר עלות כוללת נמוכה. דמי בסיס, תוספים נדרשים ועלות היכולות שתצטרכו בעוד חצי שנה נכנסים כולם לחשבון. הגישה המודולרית של Shifton עוקפת את המלכודת הזו: אתם לא משלמים על יכולת שעדיין לא הפעלתם. לעומת זאת אפליקציה ב-6 דולר למשתמש עם דמי בסיס של 50 דולר ותוספים נדרשים עלולה לעקוף בשקט אפליקציה ב-9 דולר למשתמש שכוללת הכול.

להתעלם מאימוץ בשטח. סל היכולות הטוב בעולם לא שווה כלום אם הצוות לא משתמש בו. אפליקציות עם תהליכי הגדרה מסובכים או ממשק שנבנה קודם כול למחשב נכשלות בשטח. העובדים צריכים להחתים כניסה בשתי הקשות, לא לנווט בתפריט רב-שלבי. גם Shifton וגם ClockShark מצליחות בזה, עם ממשק נייד פשוט שלא דורש הדרכה כדי להבין אותו.

לקנות כלי משרדי לבעיה של שטח. אפליקציות מעקב שעות כלליות שנועדו לעובדי משרד מרוחקים יכולות טכנית לתעד שעות בנייה. אבל הן לא יטפלו באתרים מגודרים גאוגרפית, בהקצאה בין כמה פרויקטים או בכללי שעות נוספות שונים לפי מדינה. בסוף בונים פתרונות עוקפים בגיליון אלקטרוני, וזה מבטל מלכתחילה את כל הטעם במעבר לדיגיטל.

לשכוח מהצמיחה. כלי שעובד לצוות של 10 אנשים לא בהכרח יעבוד ל-60. בדקו אם מודל התמחור מעניש צמיחה (תעריף גבוה למשתמש) או מתגמל אותה (תמחור לפי נפח, מדרג חינמי לצוותים קטנים). התוכנית החינמית של Shifton עד 10 משתמשים מאפשרת לבדוק עם צוות אחד לפני שמחייבים את כל החברה, והתמחור המודולרי שומר על עלויות פרופורציונליות ככל שגדלים.

מה מייחד תוכנת מעקב שעות לענף הבנייה

שעוני נוכחות גנריים מניחים שכולם עובדים במקום אחד. תוכנת מעקב שעות לענף הבנייה מניחה בדיוק את ההפך: הצוותים נעים בין אתרים, מחתימים כניסה מהטלפון בחניון, ומאבדים קליטה במרתף או בקומה עם שלד פלדה. כלי שנבנה לענף מתמודד עם המציאות הזו במקום להיאבק בה.

אם אחד מהם חסר, שעות דולפות.

שלושה דברים מפרידים בין אפליקציה שמוכנה לאתר בנייה ובין דוח שעות משרדי. היא עובדת גם ללא רשת, שומרת החתמות בטלפון ומסנכרנת כשהקליטה חוזרת, כך שהחתמה במרתף לא הולכת לאיבוד. היא קושרת שעות לפרויקט או לקוד עלות ולא רק לאדם, כך שהמספרים אומרים משהו כשמתמחרים את העבודה. והיא לוכדת מיקום ברגע ההחתמה, בין אם דרך קואורדינטות GPS ובין אם דרך גדר גאוגרפית סביב האתר, כך שהרישום עונה גם על איפה ולא רק על מתי. אפליקציה שחסר בה אחד מהשלושה תדליף שעות איפשהו בין האתר לתלוש.

תמחור עבודות וקודי עלות באתר הבנייה

עבודה היא בדרך כלל הסעיף הכי פחות צפוי בהצעת מחיר לבנייה, ותמחור עבודות הוא הדרך לשמור עליו כן. במקום לתעד שעובד השקיע שמונה שעות, תמחור העבודות מתעד ששמונה השעות האלה הלכו לעבודות שלד בפרויקט ברחוב אלון. עשו את זה לאורך שבוע על כל הצוות ותוכלו להשוות את העבודה שאמדתם מול העבודה שבאמת הוצאתם, שלב אחר שלב.

בהצעת מחיר צמודה, זה כל המשחק.

האפליקציות כאן מטפלות בזה בעומקים שונים. busybusy ו-Workyard קושרות שעות לפרויקטים ולקודי עלות כיכולת ליבה, ולכן שתיהן מתאימות לקבלנים שמגישים הצעות לפי שלבים. Shifton עוקבת אחר עבודה לפי פרויקט ומייצאת דוחות עלות נקיים, אך עוצרת לפני היררכיות רב-שכבתיות של קודי עלות הקשורות לסעיפי הצעה. אם האומדנים שלכם חיים ב-Procore או בפלטפורמה דומה, בדקו כיצד כל כלי מייצא לפני שמתחייבים, כי הקלדה חוזרת של שעות ביד מבטלת את רוב הטעם.

דיווח שכר מאושר לעבודות ממשלתיות ופרויקטי שכר מקובל

כל קבלן שמגיש הצעות לעבודות ציבוריות נתקל בדיווח שכר מאושר. בפרויקטים פדרליים החוסים תחת חוק דייוויס-בייקון, ובפרויקטים מדינתיים של שכר מקובל, מגישים דוח שבועי שמפרט כל עובד, סיווגו, שעותיו והשכר ששולם לו, בחתימה תחת אזהרת עונש על עדות שקר. אם השעות שגויות, הדוח שגוי, ולכן נתוני הזמן שמתחתיו חייבים להיות מדויקים.

רוב הכלים ברשימה הזו אינם מגישים עבורכם דיווח שכר מאושר, אבל השעות המדויקות והמסווגות שהם אוספים הן בדיוק מה שתהליך כזה צריך כקלט. QuickBooks Time מזרימה שעות ל-QuickBooks, שם יושבות תוספות דיווח השכר המאושר. Shifton מייצאת שעות לפי עובד ופרויקט שזורמות לתהליך שכר. אם עבודות ציבוריות הן חלק אמיתי מצינור העבודות שלכם, התייחסו לשעות נקיות וניתנות לביקורת כאל הבסיס שעליו נבנית הבירוקרטיה הרגולטורית, וודאו שהייצוא מתיישב עם המערכת שמפיקה בפועל את הדוחות.

השוואת תוכנות מעקב שעות לענף הבנייה במבט אחד

FAQ

Daria Oleshko

מנהלת הצלחת לקוחות ב-Shifton עם ניסיון נרחב בניהול כוח אדם וניהול שירותי שטח.