ক্লায়েন্টের কাজের জন্য পেশাদার পরিষেবা শিডিউলিং সফটওয়্যার

পেশাদার পরিষেবার ফার্মে একমাত্র প্রকৃত মজুদ হলো সময়। পরামর্শক, হিসাবরক্ষক, প্রকৌশলী ও স্থপতিরা ঘণ্টা বিক্রি করেন, আর যে ঘণ্টা নথিভুক্ত হয় না, কাউকে দেওয়া হয় না বা বিলে ওঠে না, তা চিরতরে হারিয়ে যায়। তাই পেশাদার পরিষেবার জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার এখানে বেশিরভাগ শিল্পের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ: শিডিউল কোনো প্রশাসনিক সুবিধা নয়, এটি ওই সপ্তাহে ফার্মের পুরো সক্ষমতার পরিকল্পনা।

চাপও অসম। কাজ আসে ঢেউয়ের মতো, দাখিলের সময়সীমা, প্রকল্পের ধাপ ও বছর শেষের হিসাব ঘিরে, তারপর কমে যায়। কোনো সপ্তাহে বারো জনের দলে চারজন কম পড়ে; ছয় সপ্তাহ পরে তাদের অর্ধেক কোনো কাজ ছাড়া বসে থাকেন। দুটি অবস্থাতেই টাকা যায়, আর কেউ পুরো সপ্তাহ এক পর্দায় না দেখা পর্যন্ত দুটিই অদৃশ্য থাকে।

পেশাদার পরিষেবার শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা করতে হবে

মূল্যের বড় অংশ বহন করে চারটি সক্ষমতা। ক্লায়েন্টের কাজে দ্রুত মানুষ বসানো এবং পুরো সপ্তাহ নতুন করে না এঁকে সেই বণ্টন বদলানো। শিডিউল যতক্ষণ সম্পাদনাযোগ্য ততক্ষণ প্রত্যেকের ঘণ্টার মোট দেখানো, যাতে চাপের সময় নীরবে ক্লান্তি ও অতিরিক্ত সময়ে পরিণত না হয়। সবার কাছে একসঙ্গে প্রকাশ করা, কারণ দলের অর্ধেক ক্লায়েন্টের কার্যালয়ে থাকে। আর প্রকৃতপক্ষে কাজ হওয়া ঘণ্টা কর্মী ও প্রকল্প অনুযায়ী এমন রূপে নথিভুক্ত করা যা অর্থ বিভাগ ব্যবহার করতে পারে।

এর বাইরে সবই পছন্দের ব্যাপার। যে পেশাদার পরিষেবা শিডিউলিং ব্যবস্থা এই চারটি কাজ সামলায়, তা ফার্মের জন্য এমন লম্বা ফিচার তালিকার চেয়ে বেশি কাজে আসে যা এমন সমস্যার দিকে তাক করা যা ফার্মের নেই।

ক্লায়েন্টপ্রতি ঘণ্টা, মনে রাখা নয়, নথিভুক্ত

বেশিরভাগ ফার্ম এখনও শুক্রবার বিকেলে স্মৃতি আর ক্যালেন্ডার থেকে সপ্তাহটা পুনর্গঠন করে। ফল হয় পেশাদার পরিষেবার এমন একটি টাইমশিট যা মোটামুটি ঠিক, নিয়মিতভাবে কম দেখানো এবং ক্লায়েন্ট প্রশ্ন তুললে রক্ষা করা অসম্ভব।

প্রকল্পের বিপরীতে শিডিউল করলে শুরুর বিন্দুটাই বদলে যায়। কাজ একটি ক্লায়েন্ট কাজের সঙ্গে যুক্ত হয়, কর্মীরা মোবাইল অ্যাপ বা ব্রাউজার থেকে শুরু ও শেষ চিহ্নিত করেন, আর ঘণ্টার রিপোর্ট বেরোয় কর্মী ও প্রকল্প অনুযায়ী ভাগ করা, যেখানে কাজ হওয়া ঘণ্টা আর অতিরিক্ত ঘণ্টা আলাদা থাকে। আপনি পান সময় কোথায় গেল তার নথি, পুনর্গঠন নয়। পেশাদার পরিষেবার জন্য সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যার খোঁজা ফার্মগুলি সাধারণত যা ঘটেছে আর যা লেখা হয়েছে তার মধ্যেকার এই ফাঁকটাই বন্ধ করতে চায়।

নথির উপর আস্থা রাখতে হলে তিনটি বিষয় মিলতে হবে:

• শিডিউল আর সময় চিহ্নিতকরণ একই ব্যবস্থায় থাকে, তাই পরিকল্পিত ও প্রকৃত ঘণ্টা মিলিয়ে দেখা যায়
• প্রতিটি ব্লক একটি প্রকল্প বহন করে, তাই নথিভুক্তির মুহূর্তেই ঘণ্টা সঠিক কাজের খাতে পড়ে
• রিপোর্ট এমন রূপে রপ্তানি হয় যা অর্থ বিভাগ চেনে, কাউকে নতুন করে টাইপ করতে হয় না

এর একটি বাদ পড়লেই আপনি আবার পুনর্গঠনে ফিরে যাবেন। হিসাবরক্ষণ ফার্মের সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যার আর পাশে নামের আদ্যক্ষর লেখা একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিটের মধ্যে বাস্তব পার্থক্যও এটাই।

ব্যস্ত মরসুম আর তার সঙ্গে আসা অতিরিক্ত সময়

প্রতিটি ফার্মেরই এমন একটি সময় আসে যখন পরিকল্পনা নিয়ে আর দরকষাকষি চলে না। বছর শেষের হিসাব, দাখিলের সময়সীমা, চালু হতে যাওয়া প্রকল্প। ঘণ্টা বাড়ে, সাপ্তাহিক ছুটি খরচ হয়ে যায় এবং ঝুঁকি অলস সময় থেকে সরে গিয়ে সেই মানুষদের দিকে যায় যারা নীরবে নিজেদের নিঃশেষ করছেন।

এর নিয়ন্ত্রণ হলো সপ্তাহ যতক্ষণ সম্পাদনাযোগ্য ততক্ষণের দৃশ্যমানতা। প্রত্যেকের সীমা ইতিমধ্যে বরাদ্দ হওয়া ঘণ্টার পাশে বসে, তাই অতিরিক্ত ভারী সপ্তাহ বেতন হিসাবের পরে নয়, প্রকাশের আগেই স্পষ্ট হয়। বর্ধিত কভারেজ, সান্ধ্য ব্লক ও সাপ্তাহিক ছুটির কাজ সাধারণ দিনের সঙ্গে একই গ্রিডে যায়, ভূমিকা দেখানো থাকে যাতে সময়সীমার শিফটে কোনো নবীন কর্মী একা না পড়েন। হিসাবরক্ষণ ফার্মের শিডিউলিং সফটওয়্যার বছরের ওই আট সপ্তাহ কতটা ভালো সামলায় তার উপরেই দাঁড়ায় বা পড়ে।

ফাঁকা সক্ষমতা: আগামী সপ্তাহে কে খালি আছেন

উল্টো সমস্যাটিও ঠিক ততটাই ব্যয়বহুল। খালি সপ্তাহ নিয়ে বসে থাকা একজন জ্যেষ্ঠ পরামর্শক এমন খরচ যা ফার্ম পুরোটাই বহন করে, আর মাস শেষ না হওয়া পর্যন্ত কেউ তা লক্ষ করে না। পুরো দল এক গ্রিডে দেখা গেলে প্রাপ্যতা পাঠযোগ্য হয়ে ওঠে: কে ব্যস্ত, কে অর্ধেক ব্যস্ত এবং কোন দিনগুলি খালি।

প্রাপ্যতা আর ছুটির অনুরোধ দল নিজেই জানায়, তাই যিনি পরের মাস পরিকল্পনা করছেন তিনি মাথার ভিতরের নোট নয়, মানুষ যা সত্যিই বলেছে তা নিয়েই কাজ করেন। কাউকে না দেওয়া কাজ হারিয়ে না গিয়ে খোলা সারিতে থাকে, অর্থাৎ সক্ষমতার প্রশ্নগুলি তখনই ওঠে যখন উত্তর দেওয়ার সময় থাকে। পরামর্শক ফার্মের জন্য সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যার সাধারণত বিলিংয়ের প্রশ্ন মেটাতে কেনা হয়, কিন্তু প্রথম যে জিনিসটি বদলায় তা আরও সহজ: আগামী সপ্তাহে কার হাতে জায়গা আছে তার সৎ ছবি। স্থাপত্য ও প্রকৌশল প্র্যাকটিসও একই ছন্দে চলে, আর আমাদের স্থপতিদের শিডিউলিং সফটওয়্যার পাতাটি তার স্টুডিও সংস্করণ নিয়ে আলোচনা করে।

সময়সীমায় চলা ফার্মে ছুটি

পেশাদার পরিষেবায় ছুটি কখনোই সহজ নয়। অনুরোধ জমে ওঠে শান্ত সময়ের আশেপাশে, ক্লায়েন্ট তারিখ সরালে বাতিল হয় এবং একই দলের আর কে ইতিমধ্যে অনুপস্থিত তার সঙ্গে মিলিয়ে দেখতে হয়। ইমেইলে সামলালে তা একজন অংশীদারের ব্যক্তিগত তালিকায় পরিণত হয়।

শিডিউলের সঙ্গে একই ব্যবস্থায় রাখলে অনুরোধ অ্যাপ থেকে জমা পড়ে, ব্যবস্থাপক তা অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন এবং সঙ্গে সঙ্গে রোস্টারে প্রতিফলিত হয়। ছুটির ব্যালান্স ও ছুটির রিপোর্ট প্রত্যেকের কত নেওয়া হয়েছে ও কত বাকি তা দেখায়, যা জমা দিন নিয়ে বছরের পর বছর চলা তর্কের বেশিরভাগটাই মিটিয়ে দেয়।

অর্থ বিভাগ সত্যিই কাজে লাগাতে পারে এমন টাইমশিট

মাস শেষের হস্তান্তরেই বোঝা যায় শিডিউলিং নিজের খরচ তুলল কি না। কর্মঘণ্টার রিপোর্ট প্রতিটি কর্মী ও প্রকল্পের জন্য সময়কালটি কাজ হওয়া ঘণ্টা, অতিরিক্ত সময়, বিরতি, দেরি ও অনুপস্থিতিতে ভাগ করে। বেতনহারের রিপোর্ট মূল ঘণ্টা আর বাড়তি হারের ঘণ্টা আলাদা করে। দুটিই রপ্তানি হয়, তাই অর্থ বিভাগ আধা মনে থাকা উত্তরের বদলে একটি ফাইল পায়।

QuickBooks ইন্টিগ্রেশন হিসাবরক্ষণের তথ্য পৌঁছে দেয় এবং Zapier ফার্মের চালু থাকা অন্য ব্যবস্থার সঙ্গে Shifton সিস্টেম যুক্ত করে। রিপোর্টিং যদি আপনার কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হয়, তবে রিপোর্ট ফিচার পাতাটি প্রতিটি রিপোর্টে কী থাকে তা ব্যাখ্যা করে।

ফার্মজুড়ে চালু স্যুট কোথায় শেষ আর শিডিউলিং কোথায় শুরু

সীমানাটি স্পষ্ট করে বলা দরকার। পেশাদার পরিষেবা ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার, হিসাবরক্ষণ ফার্ম ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা ও পরামর্শ স্যুট বাণিজ্যিক চক্রকে ঘিরে তৈরি: বিক্রয় পাইপলাইন, বিলিং, কাজের আর্থিক দিক। এগুলি শিডিউলিং টুল নয়, আর তাদের বেশিরভাগই সময় এন্ট্রিকে আনুষ্ঠানিকতা হিসেবে দেখে।

Shifton ইচ্ছাকৃতভাবেই অন্য অর্ধেক। এটি পরিকল্পনা করে কে কখন কাজ করবেন, সেই পরিকল্পনা ফোনে পৌঁছে দেয়, উপস্থিতি নথিভুক্ত করে এবং কর্মী ও প্রকল্প অনুযায়ী পরিচ্ছন্ন ঘণ্টা হস্তান্তর করে। এটি চালান তৈরি করে না এবং কিছুই পূর্বাভাস দেয় না। যেসব ফার্ম এমন বিলযোগ্য ঘণ্টার সংখ্যা চায় যার পিছনে তারা দাঁড়াতে পারে, তারা সাধারণত দেখে যে আরেকটি ড্যাশবোর্ড নয়, নথিভুক্তির স্তরটিই অনুপস্থিত ছিল।

দল যে ব্যবস্থা ব্যবহার করে যাবে তা কীভাবে বাছবেন

ফার্ম যেভাবে ব্যবহার করবে সেভাবেই পরীক্ষা করুন। এক সপ্তাহের ক্লায়েন্ট কাজ বসিয়ে সময় মেপে দেখুন। একটি বণ্টন বদলে দেখুন সংশ্লিষ্টরা কত দ্রুত জানতে পারেন। ক্লায়েন্টের কার্যালয়ে থাকা কাউকে ফোন থেকে কাজ শুরু চিহ্নিত করতে বলুন। একটি প্রকল্পের ঘণ্টার রিপোর্ট বের করে দেখুন তা আপনার প্রত্যাশার সঙ্গে মেলে কি না।

১০ জনের নিচে Shifton বিনামূল্যের প্ল্যান পুরো কাজটাই সময়সীমা ছাড়া সামলায়, যা ছোট প্র্যাকটিসের জন্য একেবারেই উপযুক্ত। ফার্ম বড় হলে সবেতন প্ল্যান প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব হয় এবং গভীরতর রিপোর্টিং ও নিয়ন্ত্রণ যোগ করে, আর জিওলোকেশন ও কাজের অবস্থান সবেতন মডিউল হিসেবে পাওয়া যায়। যেকোনো আকারেই লক্ষ্য একই থাকে: প্রকৃত সক্ষমতা প্রতিফলিত করা একটি সপ্তাহ, এমন ব্যস্ত মরসুম যাতে কেউ নিঃশেষ হয় না, আর ক্লায়েন্ট জিজ্ঞেস করলে টিকে থাকে এমন একটি ঘণ্টার সংখ্যা।