Нақты топтар үшін сыйымдылықты жоспарлау оңай жасалды.

Сыйымдылықты жоспарлау — бұл «біз бос емеспіз, бірақ әлі де артта қалдық» деген сезімнен қалай құтылу керек екенін көрсетеді. Бұл апта басталғанға дейін екі нәрсені тексеру әдеті: қанша жұмыс келіп жатыр және командаңыз шын мәнінде қанша жұмыс істей алады.

Сыйымдылықты жоспарлау болмаған кезде, менеджерлер әдетте үмітке сенеді. Жеткілікті адам келеді деп үміттенеді. Уақыт шектерінің сәйкес келмеуі туралы үміттенеді. Қосымша жұмыстың негіз болмауын үміт етеді. Жоспар күтпеген жағдайларды жоя алмайды, бірақ оларды кішірейтіп, жеңілдетеді.

Бұл нұсқаулық сыйымдылықты жоспарлауды нақты командаларға бағытталған қарапайым түрде түсіндіреді, теорияға емес.

Сыйымдылықты жоспарлау шынында нені білдіреді

Сыйымдылықты жоспарлау мынадай негізгі сұраққа жауап береді: жоспарланған сұранысты өңдеуге жеткілікті уақытта және дағдылар бар ма?

«Қол жетімді сыйымдылық» маңызды. Бас сан сыйымдылық емес. Қағаз жүзінде он адам шын мәнінде жеті адам болуы мүмкін, егер сіз дайындықты, кездесулерді, демалысты, ауру күндерін, әкімшілік жұмыстарды және кейбір рөлдердің басқаларын алмастыра алмайтынын алсаңыз.

Егер сіз сыйымдылықты жоспарлаудың операцияларда қалай қолданылатыны туралы кең, сатылымсыз түсіндірмені алғыңыз келсе, жалпы ұғымға арналған сыйымдылықты жоспарлаудың шолу сіз үшін жақсы бастама.

Көптеген командаларға қажетті сыйымдылықты жоспарлаудың үш деңгейі

Күнделікті сыйымдылық

Бұл бүгін және ертең туралы. Біз шұғыл жұмыс пен күтілетін көлемге дайынбыз ба?

Апталық сыйымдылық

Көпшілігі жоспарлау осы жерде өмір сүруі керек. Апталық жоспарлау жұма дүрлікпесінен сақтайды, себебі ол сізді ерте аралықтарды анықтауға мәжбүр етеді.

Маусымдық сыйымдылық

Көпжұмыссыз кезеңдер, мерекелер, шұғыл науқандар, ауа райының күтулері және болжанған шың сұранысы. Егер сіз тым көп болғанда ғана реакция жасасаңыз, онда қосымша жұмыс пен сапаның төмендеуі үшін төлем төлейсіз.

Ең үлкен қателік: бас санды сыйымдылық деп есептеу

Командалар «бізде жеткілікті адамдар бар» деп санап, осы сағаттардың қалай бөлістірілетінін тексермей қиындыққа тап болады.

Бірдей бас саны бар екі команда әртүрлі сыйымдылыққа ие болуы мүмкін, себебі:

• қабілеттердің әртектілігі мен рөл шектеулері

• оқыту жүктемесі

• демалыс тәртібі

• қайта өңдеу және сапа мәселелері

• ауысым жабдықтауының әркелкілігі

Бұл сыйымдылықты жоспарлау тез арада жоспарлау тақырыбына айналуының себебі. Егер жабдықтау аптаның ішінде әркелкі болса, сыйымдылық қағазда бар, бірақ шынайы операцияларда жоқ.

Неге сыйымдылықты жоспарлау ауысымдық жұмыста көбірек маңызды

Ауысымдық жұмыста күнтізбе жүйе болып табылады. Егер ауысымда адамдар жетіспесе, онда зардапсыз «кейін орындаймыз» деп ойлай алмайсыз.

Міне сондықтан сыйымдылықты жоспарлау, логистика сияқты операциялық жүктемелер көп орын алатын ортада әсіресе пайдалы, өйткені көлем және кадрлық жабдықтау күн сайын сәйкес келуі тиіс және бір әлсіз күн бүкіл аптаға әсер ететін жинақтауды тудырады. Персонал қысымын логистика өнеркәсібі бетінде.

Көмкерілген, сыйымдылықты жоспарлауды қарапайым етіп сақтайтын практикалық әдіс

1) Тапсырмаларды емес, сұранысты сағаттарға айналдырыңыз

Тапсырмаларды санау жаңылыстырады. Бір тапсырма бес минут немесе үш сағат уақыт алуы мүмкін. Таза әдіс - сұранысты сағаттарға бағалау және рөлдер бойынша топтау.

2) Рөл бойынша қолдануға болатын сыйымдылықты есептеңіз

Кестеленген сағаттардан бастаңыз, содан кейін сыйымдылықты төмендететінін білетін нәрселерді шегеріңіз.

Бұл - командалар болжамдарға сенуді тоқтатып, нақты жұмыс сағаттарына қарағанда жылдам жақсара бастайтын жері.

 Нақты уақыт деректерін қызметкерлердің уақытын бақылау арқылы қарап шыққан менеджерлер сыйымдылық қайда жоғалғанын және қандай рөлдер немесе күндер үнемі жүктемеде екенін тез түсіне алады.

3) Бос орынды жою жолдарын ерте шешіңіз

Сұраныс сыйымдылықтан асқан кезде, шын мәнінде тек бірнеше нұсқа бар:

• жұмысты басқа күні орындау

• жұмысты басқа командаға ауыстыру

• қамтуды азайту немесе басымдықтарды өзгерту

• уақытша көмек қосу

• қажет болғанда артық жұмыс сағаттарын қолданыңыз

• баяу қадамдарды автоматтандыру

Сыйымдылықты жоспарлау бұл шешімдерді шығындар күрт өсуінен бұрын ерте жасағанда жұмыс істейді.

4) Келесі аптаңызды жеңілдету үшін олқылықтарды қадағалаңыз

Жоспар тек келесі жоспарды жақсартқанда ғана пайдалы болады.

Нақты проблема болған нәрселерді қадағалаңыз:

• рөл бойынша артық жұмыс сағаттары

• толтырылмаған ауысымдар

• соңғы минуттық өзгерістер

• қайталанатын тар орындар

• қайта жұмыс және кідірістер

Егер бірдей олқылық әр апта сайын пайда болса, бұл енді тосынсый емес. Бұл саясат немесе кадрлық түзетуді қажет ететін үлгі.

Жоспарлау сапасы сіздің сыйымдылық нәтижеңізді қалай өзгертеді

Көп сыйымдылық мәселелері «шамадан көп жұмыс» емес, бірақ «жұмыстың қате күнге түсуінде».

Мысалы, бекітулер мен кадрлық шешімдер қайшылықты болса, менеджерлер апта бұзып жатқанын тым кеш анықтайды. Бұл жерде кең ауқымды ресурстарды жоспарлау сыйымдылықты жоспарлаудың бір бөлігіне айналады, сондықтан да кадрлық ресурстарды жоспарлаусол кластерге табиғи түрде кіреді.

Ал жоспар анық болса да, кесте жасау процесі мәселені шешпесе, қуат жоспарлау сәтсіздікке ұшырайды. Жоспарлау мен орындау арасындағы тәжірибелік көпірді қаласаңыз, бұл ауысым жоспарлауға арналған нұсқаулықжақсы байланыс орнатады, себебі ол жоспарды адамдар шын мәнінде орындайтын кестеге айналдыруға назар аударады.

Шаршауды елемеңіз: ол тыныш қана қуатты азайтады.

Командалар көбінесе артық жұмыс арқылы қуаттың жетіспеушілігін «шешеді», бірақ шаршау өнімділікті төмендетеді және қателерді арттырады, бұл қайтадан жұмыс істеуге алып келеді, нәтижесінде қуат жоғалады.

Шаршау қателік деңгейін және тәуекелділікті арттыратыны жөнінде коммерциялық емес берік сілтеме ретінде - бұл Ұлыбритания Денсаулық және Қауіпсіздік Қызметінің жұмыстағы шаршаутуралы нұсқаулары. Бұл қосымша артық уақытты және ауысым үлгілерін шын мәнінде қолайлы ету туралы шешім қабылдаған кезде пайдалы.

Қуат жоспарыңызды бір аптада сынау үшін қарапайым жолы

Келесі аптаны таңдап, тез тексеру жасаңыз:

• рөлдер бойынша күтілетін талапты сағат сайын тізімдеңіз

• белгілі болмау мен жұмыс істемейтін уақытты шегеріңіз

• оны жоспарланған қамту бойынша салыстырыңыз

Егер сәйкес келмеушілік айқын болса, келесі қадам - аптаның басталғанға дейін кадрларды түзетуге ертерек жоспарды көрнекті ету.

Егер шынайы рөлдер және нағыз күнтізбе бар кішкене пилоттық жоба жүргізіп, қуат жоспарлаудың қалай сезілетінін байқап көргіңіз келсе, жұмыс орнын тіркеу бетіарқылы бастауға және процесті алдымен бір командамен тексеруге болады.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қуат жоспарлау дегеніміз не?

Қуат жоспарлау күтілетін жұмыс жүктемесін нақты топ қуатымен салыстырудан, содан кейін кадрларды, кестелерді немесе басымдықтарды түзетуден тұрады, осылайша топты артық жүктемеңіз.

Қуат және қызметкерлер саны арасындағы айырмашылық неде?

Қызметкерлер саны - сіз қызметте ұстайтын адамдардың саны. Қуат - уақыттан тыс, оқыту, әкімшілік міндеттер және рөлдің шектелуінен кейінгі пайдалы жұмыс уақыты.

Қуатты тез қалай бағалауға болады?

Рөл бойынша жоспарланған сағаттарды есептеңіз, белгілі болмау және жұмыс істемейтін уақытты шегеріңіз, содан кейін осы көрсеткішті аптаға арналған есептелген жұмыс сағаттарымен салыстырыңыз.

Неліктен ауысым топтарында қуат жоспарлау сәтсіздікке ұшырайды?

Өйткені қамту және рөлдер маңызды. Сізде жалпы халық жеткілікті болуы мүмкін, бірақ негізгі рөлдер дұрыс күндерде қамтылмаса немесе қатты шаршау болса, бәрібір сәтсіздікке ұшырай аласыз.

Қуат жоспарлау стратегиясы ретінде артық жұмыс қарастырыла ма?

Тек қысқа мерзімге. Егер артық жұмыс әдетке айналса, онда қуат жоспарлау тиімді емес және шаршау нәтижеде азаяды.

Қуат жоспарлауды қаншалықты жиі жаңартып тұру керек?

Апталық - көптеген командалар үшін жақсы негіз, егер сұраныс тез өзгерсе, күнделікті түзетулерді жасауға болады.