Адамдарға қолайлы кезекшілікке шақырту кестесін жоспарлау бағдарламалық құралы

Кезекшілік (on-call) жұмысы бір сөйлеммен оңай көрінеді. Жұмыс уақытынан тыс біреу жауапты болады, бірдеңе дұрыс болмай қалса, сол адам әрекет етеді.

Нақты командаларда ең қиын бөлігі — инциденттің өзі емес. Оның айналасындағының бәрі: жауапкершіліктің түсініксіз болуы, аяқ астынан орын ауыстырулар, өткізіп алған тапсырулар, уақыт белдеулері және әрдайым ең ауыр апталарды сол бір адамдар көтеретіндей тыныш сезім.

Сондықтан командалар on-call scheduling software іздейді. Бюрократия қосу үшін емес. Белгісіздікті алып тастау үшін. Жақсы құрылған жүйе жауапкершілікті айқын етеді, жүктемені әділ бөледі және кезекте емес кезде адамдарға шынымен демалып, ажырап қалуға мүмкіндік береді.

Бұл нұсқаулық шынайы жағдайға сүйенеді. Ненің маңызды екенін, ненің жиі бұзылатынын және адамдар өмір сүре алатын on-call процесін қалай құруға болатынын көресіз.

on-call scheduling software нені шешуі керек

Құрал тек мына сұрақтарға бірден жауап бергенде ғана пайдалы:

Қазір кім кезекте

Негізгі жауап бермесе, резервте кім бар

Жауапкершілік қашан басталып, қашан аяқталады

Уақыт өте келе әділдік қалай қадағаланады

Егер бұл жауаптар кімнен сұрағаныңызға қарай өзгеретін болса, сізде толық қамту жоқ. Сізде болжап табу ойыны бар.

On-call қамтуы қашан шынымен қажет болады

Кейбір бизнес таңға дейін күте алады. Басқалары күте алмайды, өйткені кідіріс нақты тәуекелге айналады.

On-call қамтуы сіздің жұмысыңыз қауіпсіздікке, шұғыл өтініштерге немесе жұмыс уақытынан тыс клиент сеніміне әсер еткенде ерекше маңызды. Сондықтан ол денсаулық сақтау және медициналық қызметтерде кең таралған: жауаптың жіберіліп алынуы пациенттер ағынына, персонал бойынша шешімдерге және мәселелердің қаншалықты тез шешілетініне ықпал етуі мүмкін. Егер жұмыс уақытынан тыс қамтуы болжамды болуы міндетті салаға нақты мысал керек болса, командалардың healthcare environments.

Тіпті жақсы командаларда да болатын сәтсіздіктер

On-call мәселелерінің көбі жаман ниеттен туындамайды. Олар жүйе түсіндіруге тым көп орын қалдырғандықтан болады.

Мұны орын ауыстырулар тек чатта ғана өмір сүргенде, ешкім резервтің кім екенін нақты білмегенде, тапсырулар жадыға сүйенгенде және менеджерлер ротацияның әділ екенін дәлелдей алмаған кезде көресіз, өйткені тарих жоқ. Уақыт өте келе басты проблема белгісіздікке айналады, себебі адамдар кестеге сенуді қояды.

on-call scheduling software таңдағанда неге қарау керек

Сізге күрделі құрал қажет емес. Сенімді құрал қажет.

Өмірде түрлі жағдайлар болғанда да тұрақты болып қалатын ротациялар

Мықты ротация нақты уақыт аралықтарын, болжамды үлгілерді және біреу демалыс алғанда да құлап қалмайтын қамтуды қолдайды. Сондай-ақ on-call жоспарлау сіз онсыз да персонал мен қолжетімділікті басқаруға қолданатын жүйеге табиғи түрде кіріккені көмектеседі, өйткені командалар екі күнтізбені қатар жүргізгенді жек көреді. Сондықтан қамтуға арналған жоспарлау негізінен бастаған дұрыс, мысалы, Shifton-ның shift scheduling features.

Жұмбақ емес резервтік қамту

Резерв көрінетін әрі әдейі тағайындалған болуы керек. «Онлайнда кім бар болса, соған қоңырау шал» емес.

Тіпті қарапайым құрылымның өзі көмектеседі:

Негізгі кезекші

Екінші деңгейлі резерв

Әсері жоғары мәселелер үшін менеджерге эскалация (қажет болса)

Ең бастысы — оны бәрі көре алады, әрі келесі кім екенін ешкім болжап әуре болмайды.

Жадыға тәуелді емес ауысым тапсыру

Ауысым тапсыру — көптеген командалар уақытты жоғалтатын жер.

Жақсы тапсыру қысқа, бірізді және тез көз жүгіртіп шығуға оңай болады:

Не болды

Не жасалып қойды

Әлі де маңыздысы не

Қалыпты жұмыс уақытында кейінгі әрекеттерге кім жауапты

Тапсыру түсінікті болғанда, мәселелер адамдар арасында азырақ «секіріп» жүреді, әрі ұсақ оқиғалар келесі күнге созылып кетпейді.

Өлшеуге болатын әділдік

On-call әділетсіз болып сезілсе, жүйе құлайды.

Әділдік — жай ғана сезім емес. Бұл бақылауға болатын үлгі:

Біреудің негізгі vs резерв ретінде қаншалықты жиі тұрғаны

Демалыс күндері мен мерекелердің қалай бөлінетіні

Біреудің қатарынан қанша ауыр аптаны көтергені

Тарих көрініп тұрса, адамдар әбден титықтамай тұрып теңсіздікті түзете аласыз.

Адамдарды титықтатпайтын on-call процесін қалай құруға болады

Бағдарламалық құрал көмектеседі. Ережелер адамдарды қорғайды.

Ауқымды тар ұстаңыз

On-call шұғыл мәселелер үшін болуы керек, күнделікті жұмыс үшін емес. Егер «шұғыл» ұғымы бәріне айналса, адамдар ешқашан шын мәнінде демалмайды.

Мұны жақсы атқаратын командалар «шұғыл» дегеннің ортақ анықтамасын ұстайды және соған берік болады. Бұл қажетсіз эскалацияларды азайтып, нағыз төтенше жағдайларды оңайырақ байқауға көмектеседі.

Қалпына келу уақытын қорғаңыз

Егер біреуді оқиғаға тартып, содан кейін ештеңе болмағандай жұмыс істеуі күтілсе, қателесу ықтималдығы артады.

Шаршау мен жұмыс кестелері туралы пайдалы, коммерциялық емес дереккөз — CDC-нің NIOSH материалы; ол кестенің бұзылуы өнімділік пен қауіпсіздікке қалай әсер ететінін өзінің work schedules and fatigue.

Адамгершілікті болу үшін күрделі ережелер қажет емес. Ауысым қалыпты болмаған жағдайда шынайы қалпына келу уақыты керек.

Ауыстыруларды ресми түрде бекітіңіз

Ауыстыру — қалыпты нәрсе. Өмірде әртүрлі жағдай болады.

Мәселе — ауыстырулар тек чатта ғана қалып қойған кезде. Сол кезде адамдар кестеге сенуді тоқтатып, қолы бос сияқты көрінетін кез келген адамға қоңырау шала бастайды. Егер ауыстыруға рұқсат етілсе, кесте бәрібір жалғыз шындық көзі болып қалуы тиіс.

Эскалацияны сабырлы келісімшарт сияқты айқындаңыз

Эскалация жаза сияқты сезілмеуі керек. Ол айқындық сияқты сезілуі тиіс.

Жауап жоқ деп ненің саналатынын, қашан резерв ауысымға кірісетінін, қашан менеджерге хабарласатынын және «шешілді» нені білдіретінін анықтап қойыңыз — сонда адамдар тынышталып, іске араласуды тоқтата алады. Айқын эскалация мазасыздықты азайтады, өйткені адамдар келесі қадамның қандай болатынын біледі.

Қамтуды әділ ұстап тұру, бірақ оны тым ойланбау

Әділдік — барлығын бірдей бақытсыз ету емес. Бұл — ротацияны болжамды әрі түсіндіруге болатын ету.

Тек жеңіл кезеңдерді емес, ең ауыр кезеңдерді де алмастырып отырыңыз. Демалыс күндерін бөліңіз. Ауыр апталарды бір адамдарға қатарынан үйіп-төкпеңіз. Командаңыз шағын болса, ымыраларды ашық айтып, ротацияны жиірек қайта қарап тұрыңыз.

Егер мұны нөлден жасап жатсаңыз және тез бастауға арналған негіз керек болса, қарапайым ротацияны жасау үшін мына жерге өтіп, бастап кете аласыз:shifton тіркелуі.

Неге құрылымдалған жұмыс ағындары қақтығысты азайтады

On-call шешімдер көрінетін және бірізді болғанда жеңілдейді. Бұл HR үдерістерін әділ сезіндіретін дәл сол қағида: жеке чаттар аз, түсінбеушілік аз, және «мен сен бекіттің деп ойладым» дегендер азаяды.

Егер нақты сұраныстар мен мақұлдаулардың қалайша бейберекеттілікті жоятын жақсы мысалын көргіңіз келсе, Shifton-ның демалысты басқару жүйесі жөніндегі нұсқаулығындағы тәсіл оқуға тұрарлық, өйткені on-call-ды тұрақты ететін де — дәл сол айқындық.

Жұмыс уақытынан тыс күтілімдерді жиі қалыптастыратын жұмыс уақыты қағидаттары туралы жаһандық контекст үшін HR командалары көбіне Халықаралық еңбек ұйымының жұмыс уақыты.

Командалар шынымен ұстанатын енгізу жоспары

Сізге үлкен іске қосу керек емес. Сізге тез сенім керек.

Бір ротациядан және бір резервтен бастаңыз. «Шұғыл» ұғымына қысқа анықтама жазыңыз. Қарапайым тапсыру (handover) форматын келісіңіз. Екі апта жүргізіңіз. Адамдарды шатастырған тұстарды түзетіп, содан кейін кеңейтіңіз.

Көп команда бірінші күннен-ақ мінсіз болуды көздегендіктен сәтсіздікке ұшырайды. Ал табысқа жететін командалар қарапайым нәрсе құрып, оны күнде қолданып, нақты үйкеліс нүктелеріне сүйеніп жақсартады.

ЖҚС

On-call кестелеу бағдарламалық құралы деген не?

On-call кестелеу бағдарламалық құралы сағаттан тыс қамтуды айқын ротациялармен, көрінетін резервтермен және сенімді кестемен жоспарлауға көмектеседі, сонда инциденттер шатасуға айналмайды.

On-call кестесін әділ ететін не?

Әділ кесте түнгі және демалыс күнгі кезекшіліктерді команда бойынша бөліседі, ауыр апталарды бір адамдарға қатарынан жүктеуден сақтайды және тарихты көрінетін етеді — сонда теңсіздіктер ерте түзетіледі.

On-call кезінде күйіп кетуді қалай азайтамыз?

Ауқымды тек шұғыл мәселелермен шектеңіз, әділ ротация жасаңыз, ұйқы бұзылғаннан кейін қалпына келуді қорғаңыз және тапсыруларды бірізді ұстаңыз — сонда адамдар шынымен ажырай алады.

Егер бізде ауысым кестелері бар болса, on-call керек пе?

Көбіне иә. Ауысым кестелері жоспарланған жұмысты жабады. On-call жоспарланған штаттаудан тыс, күтпеген шұғыл мәселелерді жабады. Екеуі қолжетімділік пен қамтуды жоспарлаумен байланысқанда ең жақсы жұмыс істейді.

Қамтуды бұзбай ауысулар (swaps) қалай жұмыс істейді?

Ауыстыруларға рұқсат беріңіз, бірақ кестенің жаңартылуын және шындықтың бірден-бір көзі болып қалуын талап етіңіз. Егер ауыстырулар тек чатта ғана өмір сүрсе, сенім күйрейді.

Жақсы тапсыру нені қамтуы керек?

Жақсы тапсыру қысқаша түрде не болғанын, не істелгенін, әлі нені назарда ұстау керек екенін және қалыпты жұмыс сағаттарында кейінгі бақылауға кім жауапты екенін көрсетеді.