İşçilərin razı qalacağı növbətçi növbə planlaşdırma proqramı

Növbətçi iş bir cümlə ilə asan görünür. Kimsə iş saatlarından sonra məsul olur və nəsə səhv gedərsə, cavab verir.

Real komandalarda ən çətin hissə insidentin özü deyil. Onun ətrafındakı hər şeydir: qeyri-müəyyən məsuliyyət bölgüsü, təsadüfi dəyişikliklər, buraxılmış təhvil-təslimlər, vaxt qurşaqları və eyni insanların həmişə ən ağır həftələri daşıdığı o səssiz hiss.

Məhz buna görə komandalar on-call scheduling software axtarırlar. Bürokratiya əlavə etmək üçün yox. Qeyri-müəyyənliyi aradan qaldırmaq üçün. Yaxşı quruluş məsuliyyəti aydın göstərir, yükü ədalətli paylaşdırır və növbədə olmadıqları vaxt insanların həqiqətən dincələ bilməsinə imkan verir.

Bu bələdçi reallığa bağlı qalır. Nəyin önəmli olduğunu, ən çox nəyin sıradan çıxdığını və insanların yaşaya biləcəyi bir növbətçi prosesini necə qurmağı görəcəksiniz.

On-call scheduling software nəyi həll etməlidir

Alət yalnız bu suallara dərhal cavab verəndə faydalıdır:

Hazırda kim növbədədir

Əsas şəxs cavab verməsə, ehtiyat kimdir

Məsuliyyətin nə vaxt başlayıb nə vaxt bitdiyi

Zamanla ədalətin necə izlənildiyi

Bu cavablar kimdən soruşduğunuza görə dəyişirsə, sizdə əhatə yoxdur. Sizdə bir təxmin oyunu var.

Növbətçi əhatənin həqiqətən nə vaxt lazım olduğu

Bəzi bizneslər səhərə qədər gözləyə bilər. Digərləri isə yox, çünki gecikmələr real riskə çevrilir.

Növbətçi əhatə o zaman ən vacib olur ki, işiniz təhlükəsizliyə, təcili sorğulara və ya iş saatlarından kənarda müştəri etimadına toxunsun. Buna görə də o, səhiyyə və tibbi xidmətlərdə geniş yayılıb; çünki buraxılmış cavab xəstə axınına, kadr qərarlarına və problemlərin nə qədər tez həll olunmasına təsir edə bilər. İş saatlarından sonra əhatənin proqnozlaşdırıla biləcəyi bir sahəyə aydın nümunə istəyirsinizsə, komandaların healthcare environments.

Yaxşı komandalarda belə baş verən uğursuzluqlar

Növbətçi problemlərinin əksəriyyəti pis niyyətdən qaynaqlanmır. Onlar ona görə baş verir ki, sistem şərh üçün həddindən artıq çox yer buraxır.

Siz bunu o zaman görürsünüz ki, dəyişikliklər yalnız çatda qalır, heç kim ehtiyatın kim olduğuna əmin deyil, təhvil-təslim yaddaşa bağlıdır və menecerlər rotasiyanın ədalətli olduğunu sübut edə bilmir, çünki tarixçə yoxdur. Zamanla qeyri-müəyyənlik əsas problemə çevrilir, çünki insanlar cədvələ etibar etməyi dayandırır.

On-call scheduling software-də nəyə diqqət etməli

Sizə mürəkkəb alət lazım deyil. Sizə etibarlı alət lazımdır.

Həyat baş verəndə belə sabit qalan rotasiyalar

Güclü rotasiya aydın vaxt aralıqlarını, proqnozlaşdırıla bilən nümunələri və kimsə məzuniyyət götürəndə dağılmayan əhatəni dəstəkləyir. Həmçinin növbətçi planlamanın kadrlaşdırma və mövcudluq üçün artıq istifadə etdiyiniz eyni sistemə təbii şəkildə uyğunlaşması kömək edir, çünki komandalar iki təqvimi idarə etməyə nifrət edirlər. Buna görə də əhatə üçün qurulmuş planlama əsasından başlamağa dəyər, məsələn, Shifton-un shift scheduling features.

Sirli olmayan ehtiyat əhatə

Ehtiyat görünən və məqsədli olmalıdır. “Onlayn olan kimdirsə, ona zəng edin” yox.

Hətta sadə struktur belə kömək edir:

Əsas növbətçi

İkinci dərəcəli ehtiyat

Yüksək təsirli məsələlər üçün opsional menecer eskalasiyası

Əsas məsələ odur ki, bunu hamı görə bilir və növbəti kimin olduğunu heç kim təxmin etməli olmur.

Yaddaşdan asılı olmayan təhvil-təslim

Təhvil-təslim bir çox komandanın vaxt itirdiyi yerdir.

Yaxşı təhvil-təslim qısa, ardıcıl və göz gəzdirərək oxumaq üçün asan olur:

Nə baş verdi

Artıq nə edilib

Hələ də nə vacibdir

Normal saatlarda təqibi kim üzərinə götürür

Təhvil-təslim aydın olanda, daha az məsələ insanlar arasında gedib-gəlir və daha az xırda insident növbəti günə uzanır.

Ölçə biləcəyiniz ədalət

Növbətçilik ədalətsiz göründükdə çökür.

Ədalət hiss deyil. Bu, izləyə biləcəyiniz bir nümunədir:

Birinin əsas növbətçi ilə ehtiyat növbətçi kimi nə qədər tez-tez olması

Həftəsonları və bayramların necə bölüşdürülməsi

Birinin ard-arda neçə ağır həftə daşıması

Tarixçəni görə bilirsinizsə, insanlar tükənməmişdən əvvəl balanssızlığı düzəldə bilərsiniz.

İnsanları tükəndirməyən növbətçilik prosesini necə qurmaq olar

Proqram təminatı kömək edir. Qaydalar insanları qoruyur.

Əhatə dairəsini dar saxlayın

Növbətçilik rutin işlər üçün deyil, təcili məsələlər üçün olmalıdır. Təcili olan hər şeyə çevrilərsə, insanlar heç vaxt həqiqətən dincələ bilmirlər.

Bunu yaxşı edən komandalar təcilinin ümumi tərifini paylaşır və ona əməl edirlər. Bu, lazımsız eskalasiyaları azaldır və həqiqi fövqəladə halları görməyi asanlaşdırır.

Bərpa vaxtını qoruyun

Əgər kimsə bir insidentə cəlb olunubsa və sonra heç nə olmamış kimi işləməsi gözlənilirsə, səhvlərin baş vermə ehtimalı artır.

Yorğunluq və iş qrafikləri ilə bağlı faydalı, qeyri-kommersiya istinad mənbəyi CDC-nin NIOSH qurumudur; o, təlimatlarında pozulmuş qrafiklərin performansa və təhlükəsizliyə necə təsir etdiyini izah edir: work schedules and fatigue.

İnsani olmaq üçün mürəkkəb qaydalara ehtiyacınız yoxdur. Növbə normal olmayanda real bərpa vaxtına ehtiyacınız var.

Dəyişiklikləri rəsmi edin

Dəyişikliklər normaldır. Həyat baş verir.

Problem ondadır ki, dəyişikliklər yalnız çatda qalanda. Elə o zaman insanlar qrafikə etimadı itirir və kim əlçatan görünürsə, ona zəng etməyə başlayırlar. Dəyişikliklərə icazə verilirsə, qrafik yeganə həqiqət mənbəyi olaraq qalmalıdır.

Eskalasiya prosesini sakit bir müqavilə kimi müəyyənləşdirin

Eskalasiya cəza kimi hiss etdirilməməlidir. O, aydınlıq kimi hiss olunmalıdır.

Nəyin cavabsız sayıldığını, ehtiyat şəxsin nə vaxt işi üzərinə götürdüyünü, menecerin nə vaxt əlaqəyə cəlb olunduğunu və “həll olundu”nun nə demək olduğunu müəyyənləşdirin ki, insanlar gərginliyi dayandıra bilsin. Aydın eskalasiya narahatlığı azaldır, çünki insanlar bundan sonra nə baş verəcəyini bilirlər.

Əhatəni çox düşünmədən ədalətli saxlamaq

Ədalət hamını eyni dərəcədə narazı salmaq demək deyil. Bu, növbəliliyin proqnozlaşdırıla bilən və izah edilə bilən olması deməkdir.

Yalnız asan dövrləri deyil, ən çətin dövrləri də növbələndirin. Həftə sonlarını bölüşdürün. Ağır həftələri eyni insanların üzərinə yığmaqdan çəkinin. Komandanız kiçikdirsə, kompromislər barədə açıq olun və növbəliliyi daha tez-tez nəzərdən keçirin.

Bunu sıfırdan qurursunuzsa və tez bir başlanğıc nöqtəsi istəyirsinizsə, sadə bir növbəlilik planını hazırlamaq üçün buraya keçə bilərsiniz: shifton qeydiyyatı.

Strukturlaşdırılmış iş axınları niyə münaqişəni azaldır

Qərarlar görünən və ardıcıl olanda növbətçilik daha asan olur. Bu, HR proseslərini də ədalətli hiss etdirən eyni prinsiptir: daha az kənar söhbət, daha az anlaşılmazlıq və daha az “elə bilirdim, siz təsdiqləmisiniz”.

Aydın sorğular və təsdiqlərin xaosu necə aradan qaldırdığına yaxşı bir nümunə istəyirsinizsə, Shifton-un məzuniyyətin idarə edilməsi sistemi bələdçisi oxumağa dəyər, çünki eyni aydınlıq növbətçiliyi davamlı edən amildir.

İş saatları prinsipləri barədə (tez-tez işdən sonrakı gözləntiləri formalaşdıran) qlobal kontekst üçün HR komandaları çox vaxt Beynəlxalq Əmək Təşkilatının iş vaxtı.

Komandaların həqiqətən əməl etdiyi tətbiq planı

Sizə böyük bir start lazım deyil. Sizə tez bir zamanda etibar lazımdır.

Bir növbəlilik və bir ehtiyatla başlayın. Təcili nə deməkdir — qısa tərifini yazın. Sadə bir təhvil formatı barədə razılaşın. İki həftə sınaqdan keçirin. İnsanları çaşdıran məqamları düzəldin, sonra miqyası böyüdün.

Əksər komandalar birinci gündən mükəmməlliyi hədəflədiyi üçün uğursuz olur. Uğur qazanan komandalar sadə bir sistem qurur, onu hər gün istifadə edir və real sürtünməyə əsaslanaraq təkmilləşdirir.

Tez-tez verilən suallar

Növbətçilik planlaşdırma proqramı nədir?

Növbətçilik planlaşdırma proqramı, insidentlərin çaşqınlığa çevrilməməsi üçün aydın rotasiyalar, görünən ehtiyatlar və etibarlı cədvəl ilə işdənkənar vaxtlar üzrə əhatəni planlamağa kömək edir.

Növbətçilik cədvəlini ədalətli edən nədir?

Ədalətli cədvəl gecələri və həftə sonlarını komanda üzrə bölüşdürür, ağır həftələri eyni insanların üzərinə yığmaqdan qaçır və tarixçəni görünən edir ki, balanssızlıqlar erkən mərhələdə düzəldilsin.

Növbətçiliklə bağlı tükənməni necə azalda bilərik?

Əhatə dairəsini təcili məsələlərlə məhdudlaşdırın, ədalətli rotasiya edin, yuxu pozulduqdan sonra bərpaya vaxt ayırın və təhvilvermələri ardıcıl saxlayın ki, insanlar həqiqətən əlaqəni kəsə bilsin.

Artıq növbə cədvəllərimiz varsa, növbətçiliyə ehtiyac var?

Çox vaxt bəli. Növbə cədvəlləri planlı işi əhatə edir. Növbətçilik planlı heyətləndirmədən kənarda baş verən gözlənilməz təcili məsələləri əhatə edir. Onlar əlçatanlıq və əhatə planlaması ilə əlaqələndiriləndə ən yaxşı işləyir.

Əhatəni pozmadan dəyişikliklər (swap) necə işləyir?

Dəyişikliklərə icazə verin, amma tələb edin ki, cədvəl yenilənsin və yeganə həqiqət mənbəyi olaraq qalsın. Dəyişikliklər yalnız çatda yaşayırsa, etibar dağılır.

Yaxşı təhvil-təslim nələri əhatə etməlidir?

Yaxşı təhvil-təslim qısa şəkildə nə baş verdiyini, nə edildiyini, hələ nəyə diqqət lazım olduğunu və normal iş saatlarında sonrakı addımlara kimin məsul olduğunu bildirir.