Həqiqi Komandalar üçün Kapasite Planlaşdırmasını Sadələşdirin

Kapasiya planlaşdırılması "məşğuluq, amma hələ də geridəyik" hissindən qaçmağın yoludur. Həftə başlamadan əvvəl iki şeyi yoxlamağın vərdişidir: nə qədər iş gəlir və komandanız nə qədər işlə realist şəkildə məşğul ola bilər.

Kapasiya planlaşdırılması olmadıqda, menecerlər adətən ümidə güvənirlər. Kifayət qədər insanın gələcəyinə ümid edirlər. Təqdim tarihlərinin üst-üstə düşməyəcəyinə ümid edirlər. Həddən artıq iş vaxtının standart hal almayacağına ümid edirlər. Plan surprizləri tamami ilə aradan qaldırmır, lakin onları kiçik və idarə edilə bilən edir.

Bu bələdçi, kapasiya planlaşdırılmasını sadə şəkildə izah edir, nəzəriyyə deyil, real komandalar üzərində fokuslanır.

Kapasiya planlaşdırılması əslində nə deməkdir

Kapasiya planlaşdırılması bir əsas suala cavab verir: gözlənilən tələbatı qarşılamaq üçün kifayət qədər istifadəyə yararlı vaxt və bacarıqlara sahibikmi?

"İstifadə oluna bilən kapasita" əhəmiyyətlidir. İşçi sayı kapasita deyil. Rəsmi olaraq on nəfər ola bilsə, təlim, iclaslar, istirahət günləri, xəstəlik səbəbindən işdən qalma, idarə işləri və bəzi rolların başqalarını əvəz edə bilməməsi kimi səbəbləri çıxarsaq, realda yeddi nəfər ola bilər.

Əməliyyatlarda istifadə edilən kapasiya planlaşdırılmasının geniş, satışdan kənar izahını istəsəniz, kapasiya planlaşdırılması ilə bağlı ümumi konsepsiya üçün yaxşı bir başlanğıc nöqtəsidir.

Əksər komandaların ehtiyacı olan kapasiya planlaşdırmasının üç səviyyəsi

Gündəlik kapasita

Bu, bu gün və sabaha aiddir. Təcili işlər və gözlənilən həcmdə iş üçün hazırlanmışıqmı?

Həftəlik kapasita

Ən çox planlaşdırmanın bu mərhələdə baş tutması lazımdır. Həftəlik planlaşdırma cümə günü panikasından qaçmağınıza kömək edir, çünki boşluqları erkən aşkar etməyə məcbur edir.

Mövsümi kapasita

Gərgin dövrlər, tətillər, promosyonlar, hava səbəbiylə artımlar və proqnozlaşdırıla bilən pik tələbat. Artım gəldiyi zaman yalnız reaksiya göstərsəniz, bunun təsirini həddən artıq iş vaxtı və keyfiyyət düşüklüyündə ödəyəcəksiniz.

Ən böyük səhv: işçi sayını kapasita kimi qəbul etmək

Komandalar saatların necə paylandığını yoxlamadan "kifayət qədər insanımız var" deyə düşünərlərsə, problem yaşaya bilərlər.

Eyni işçi sayına malik iki komanda tamamilə fərqli kapasita sahib ola bilər, çünki:

• bacarıq qarışığı və rol məhdudiyyətləri

• yenidən işə başlama yükü və təlim

• istirahət günləri şablonları

• yenidən işləmə və keyfiyyət məsələləri

• bərabərsiz növbə əhatəsi

Bu səbəblə kapasiya planlaşdırılması tez bir zamanda cədvəl mövzusuna çevrilir. Növbə örtüşməsi həftə boyunca bərabər paylanmış deyilsə, kapasita kağız üzərində var, amma əməliyyatda yoxdur.

Kapasiya planlaşdırılması növbə əsaslı işlərdə niyə daha çox əhəmiyyət kəsb edir

Növbəli işlərdə təqvim sistemdir. Bir növbə işçi çatışmazlığı ilə təşkil edildikdə, nəticəsiz "sonra yaxalanarıq" deyə bilməzsiniz.

Bu səbəbdən kapasiya planlaşdırılması, həcm və işçi qüvvəsinin hər gün uyğunlaşdırılmasının lazım olduğu və zəif bir günün bütün həftəyə yayılan tıxanmaya səbəb ola biləcəyi logistika kimi əməliyyat-yüklü mühitlərdə xüsusilə faydalıdır. Əməkdaşlıq təzyiqinin real iş axınlarında necə ifadə olunduğunu logistika sənayesinin səhifəsində.

Kapasiya planlaşdırılmasını sadə saxlamağın praktik metodu

1) Tələbatı vəzifələrə yox, saatlara çevirin

Vəzifələrin sayılması yanıltıcıdır. Bir vəzifə beş dəqiqə və ya üç saat çəkə bilər. Daha təmiz yanaşma, tələbatı saatlarla qiymətləndirmək və rola görə qruplaşdırmaqdır.

2) Rola görə istifadə edilə bilən tutumu hesablayın

Cədvəli saatlarla başlayın, sonra tutumu azaldacağını bildiyiniz şeyləri çıxarın.

Bura, fərziyyələrə güvənməyi dayandırıb real iş saatlarına baxmağa başladıqda komandaların tez-tez tez irəliləməsi nöqtəsidir.

 Faktiki vaxt məlumatlarını nəzərdən keçirən menecerlər əməkdaş vaxt izləmə vasitəsilə stabili şəkildə tutumun hansı yerdə və hansı rola və ya günlərə görə itirildiyini tez bir zamanda görə bilərlər.

3) Boşluğu necə bağlayacağınızı erkən müəyyən edin

Tələbat tutumu keçəndə, yalnız bir neçə real seçim var:

• işi başqa bir günə keçirmək

• işi başqa bir komandaya keçirmək

• çapı kiçiltmək və ya prioritetləri dəyişmək

• müvəqqəti yardım əlavə etmək

• üstələmə saatlarından diqqətli istifadə etmək

• yavaş addımları avtomatlaşdırmaq

Tutum planlaşdırması bu qərarları qiymətlər artmadan əvvəl erkən verildikdə işləyir.

4) Boşluqları izah edin ki, növbəti həftə asan olsun

Plan yalnız bu zaman faydalıdır ki, növbəti planı yaxşılaşdırsın.

Əslində sizi zədələyənləri izləyin:

• rola görə üstələmə saatları

• dolmayan növbələr

• son dəqiqə dəyişiklikləri

• təkrarlanan tıxanma nöqtələri

• təkrar işlər və gecikmələr

Həftədə eyni boşluq əmələ gəlirsə, bu artıq sürpriz deyil. Bu, siyasət və ya ənənəvi işçiliyin düzəliş ehtiyacı olan bir nümunəsidir.

Planlaşdırma keyfiyyəti tutum nəticələrinizi necə dəyişir

Bir çox tutum problemləri “çox iş var” deyil, “işin yanlış günə düşməsi”dir.

Məsələn, əgər təsdiqlər və işçilərin qərarları ardıcıl deyilsə, menecerlər həftənin artıq dağıldığını çox gec bilirlər. Bu, geniş ölçülü resurs planlaşdırmanın tutum planlaşdırmanın bir hissəsi olması nöqtəsindədir və bu səbəbdən insan resurslarının planlaşdırılması təbii şəkildə eyni klasterə daxil olur.

Və plan aydın olduqda, lakin cədvəl qurma prosesi qarışıq olduğunda, tutum planlaması yenə də uğursuz olur. Planlaşdırmadan icraya praktik bir körpü istəyirsinizsə, bu növbə planlaşdırma bələdçisi yaxşı əlaqə qurur çünki o, planı insanların həqiqətən riayət etdikləri cədvələ çevirmək üzərində dayanır.

Yorğunluğu görməzlikdən gəlin, bu səssizcə tutumu azaldır

Komandalar tez-tez tutum boşluqlarını əlavə iş saatları ilə “həll edirlər”, ancaq yorğunluq performansı azaldır və səhvləri artırır, bu da təkrar iş yaradır ki, bu da daha çox tutumu oğurlayır.

Yorğunluğun səhv dərəcələrini və riski necə artırdığı haqqında kommersiya xarakterli olmayan möhkəm bir mənbə Böyük Britaniya Sağlamlıq və Təhlükəsizlik İcra Hakimiyyətinin işdəki yorğunluq ilə bağlı rəhbərliyidir. Bu, hansı əlavə iş saatları və növbə cədvəllərinin real olaraq davam etdirilə biləcəyini qərarlaşdırırken faydalıdır.

Tutum planlamanızı bir həftə ərzində necə sınaya biləcəyinizin sadə yolu

Gələn həftəni seçin və tez bir yoxlama keçirin:

• rol üzrə gözlənilən tələbi saatlarla qeyd edin

• məlum olmayan yoxluqları və işdən kənar vaxtları çıxın

• onu planlaşdırılan əhatə ilə müqayisə edin

Uyğunsuzluq açıq-aydın görünürsə, növbəti addımınız işçi qüvvəsini həftə başlamadan əvvəl dəyişikliyi həyata keçirə bilmək üçün planı kifayət qədər erkən şəkildə nümayiş etdirməkdir.

Həqiqi rollar və həqiqi təqvim ilə kiçik bir pilot rəhbərliyi həyata keçirmək və tutum planlamasının praktikada necə hiss edildiyini görmək istəyirsinizsə, bir komanda ilə prosesi yoxlamaq üçün qeydiyyat səhifəsi vasitəsindən istifadə edərək bir iş genişliyi başlada bilərsiniz.

Tez-tez verilən suallar

Tutum planlaması nədir?

Tutum planlaması, gözlənilən iş yükünü real komanda tutumu ilə müqayisə edərək, işçi sayını, cədvəlləri və ya prioritetləri tənzimləyərək komandanı artıq yükləməməkdir.

Tutum və işçi sayı arasındakı fərq nədir?

İşçi sayı, işə qəbul etdiyiniz insanların sayıdır. Tutum, məzuniyyət, təlim, inzibati tapşırıqlar və rol məhdudiyyətlərindən sonra nə qədər istifadə olunmağa yararlı iş vaxtı olduğunu göstərir.

Tutumu tez necə hesablamaq olar?

Rol üzrə planlaşdırılan saatları hesablayın, məlum olmayan yoxluqları və işdən kənar vaxtları çıxın, sonra bu rəqəmi həftə üçün lazım olan iş saatları ilə müqayisə edin.

Tutum planlaması dəyişmə komandalarında niyə uğursuz olur?

Çünki əhatə və rollar önəmlidir. Ümumiyyətlə kifayət qədər insanınız ola bilər, amma əsas rollar uyğun günlərdə doldurulmadıqda və ya yorğunluq yığıldıqda uğursuz olacaqsınız.

Əlavə iş saatları tutum planlaması strategiyasıdırmı?

Yalnız qısa müddət üçün. Əgər əlavə iş saatları varsayılan həllə çevrilirsə, tutum planlaması işləmir və yorğunluq nəticədə məhsuldarlığı azaldacaq.

Tutum planlaması nə qədər tez-tez yenilənməlidir?

Həftəlik əksər komandalar üçün yaxşı bir başlanğıcdır, tələbat sürətlə dəyişirsə gündəlik tənzimləmələrlə.