Əməkdaşların həqiqətən istifadə etdiyi sistemlə müasir yoxluq idarəetməsi

İşdən kənar vaxt döyüş kimi olmamalıdır. Amma bir çox komandada belədir. Kiminsə məzuniyyət üçün söhbət mesajı ilə müraciət etməsi, menecerin saatlar sonra cavab verməsi nəticəsində HR cədvəli yeniləyir. Mühasibatlıq gec xəbər tutduqda, qrafik pozulur və komanda stress yaşayır.

A tətillərin idarəetmə sistemibunu hər kəs üçün aydın bir yol təklif edərək həll edir: istək, təsdiqləmə, izləmə və planlaşdırma. Çətin mesajlaşmaları sadə məzuniyyət təsdiqləmə iş axışına çevirir, beləliklə menecerlər əhatəni qoruyur və əməkdaşlar təxmin etmədən həyatlarını planlaşdıra bilirlər.

İşdən kənar vaxtın xaricində işçi axınları üçün sadə bir başlanğıc nöqtəsi istəyirsinizsə, burada əsas platformaya baxa bilərsiniz:Shiftonun necə işlədiyini görün

Effektiv yoxluq idarəetməsi sistemi nə etməlidir

Yaxşı bir sistem sadəcə forma deyil. Səhvləri azaldan və qərarları proqnozlaşdırıla bilən edən bir prosesdir.

İşçi üçün təbii hisslər yaradan bir şəkildə işdən çıxma tələblərini icra etməlidir, mobil istifadə də daxil olmaqla. Statusu aydın göstərməlidir ki, heç kim "onu təsdiqlədinizmi" sualını beş dəfə verməsin. Kimlərin tələb etdiyi, kimlərin təsdiqlədiyi və hansı tarixlərin iştirak etdiyi təmiz bir tarixçəyə sahib işçi məzuniyyət izləməni dəstəkləməlidir.

Eyni zamanda, sadəcə təsdiqləmək deyil, planlaşdırmağa da kömək etməlidir. Bu, dəqiq məzuniyyət təqvimi, üst-üstə düşən tələblərdə görünürlük və baş vermədən əvvəl heyət boşluqlarından qaçmağın bir yolunu ifadə edir.

HR üçün tətillərin idarəetmə qaydalarını davamlı qaydalarla dəstəkləməlidir. Mühasibatlıq üçün, ödənişli məzuniyyəti izləməyi və ayın sonunda əllə düzəliş tələb etməyən təmiz məbləğləri dəstəkləməlidir.

Məzuniyyət idarəetməsi bir gün məzuniyyət tələb etməkdən daha çətin olmamalıdır. Xəstəlik izni izləmə sürətli olmalıdır, çünki xəstəlik adətən bir həftə əvvəl məlumat verilmədən gəlir.

Cədvəllər niyə aydın yoxluq idarəetməsi olmadan uğursuz olur

Cədvəllər düzgün işləyən insanların etibarına əsaslandığı üçün pozulur. Biri hücrəni yeniləməyi unudur. Digəri səhv sıranı redaktə edir. Bir menecer şifahi bir şeyi təsdiqləyir və heç kim onu qeyd etmir. Bir müddət sonra iki həqiqət və sıfır etibarlılıq əldə edirsiniz.

Söhbət təsdiqləri sürətli hiss etdirir, amma qarışıqlıq yaradır. Mesajlar yeni müzakirələrin altında yox olur. Yeni menecer keçən kvartalda nə baş verdiyini görə bilmir. HR heç bir səbəbsiz ekran görüntülərini incələmədən sadə suallara cavab verə bilmir.

Düzgün olmayanlıq idarə proseduru istifadəsi asan, otur-tez-get alətləri deyil, etibarlı bir mənbəyə ehtiyac duyur.

Düzgün olmayan işdən kənar vaxt izləmənin əsl maliyyəti

Pis məzuniyyət idarəetməsi sadəcə əsəbi deyil. Eyni zamanda bahalıdır.

Menecerlər məzuniyyəti aydın görə bilmədikdə, sadəcə özlərini təhlükəsiz hiss etmək üçün artıq işçi tuturlar. Və ya heyəti çatışdırırlar və bu da komandanın yanmasına səbəb olur. İşçilər prosesi etibarlı bilmədikdə, qabaqcadan planlaşdırmağı dayandırırlar. Son anda məzuniyyət götürürlər və iş panika rejimində fəaliyyət göstərir.

Bu, eyni zamanda ədalətsizliyə səbəb olur. Bəzi insanlar mesajlaşma ilə kimi xəbərdar etdiklərinə görə sürətlə təsdiqlər alırlar. Digərləri isə qaydaları izlədikləri üçün uzun müddət gözləyirlər. Zamanla bu şəxsiyyətə bənzəyir, hətta belə olmadığında belə.

Yaxşı bir məzuniyyət idarəetmə sistemi prosesi görünən və davamlı edir, beləliklə qərarlar ədalətli və asan izah olunur.

Gündəlik işləyən məzuniyyət idarəetməsini necə qurmaq olar

Çətin qaydalara ehtiyacınız yoxdur. Hər kəsin izləyə biləcəyi aydın qaydalara ehtiyacınız var.

Həyatdakı real vəziyyətlərə uyğun məzuniyyət növlərini müəyyənləşdirin

İnsanların həqiqətən istifadə etdiyi kiçik bir siyahı ilə başlayın. Əksər komandalar sadəcə tətil, xəstəlik izni, şəxsi məzuniyyət və ödənişsiz məzuniyyətə ehtiyac duyur. Adları sadə saxlayın. Əgər insanlar iki oxşar seçim arasındakı fərqi ayırd edə bilmirsə, səhv olanı seçərlər.

Bu, HR məzuniyyət proqramını təmiz saxlayır və hesabat verməyi guess oyununa çevrilməzdən qoruyur.

Təsdiqləməni sürətli və proqnozlaşdırıla bilən edin

Yavaş təsdiqləmələr etibarı məhv edir. Ən yaxşı yanaşma adətən əksər sorğular üçün birbaşa menecer təsdiqləməsidir və xüsusi hallar üçün ikinci bir addımdır.

Komandada nə deməkdir cəld olduğundan əmin olun. Menecerlər bir iş günü ərzində cavab verir. Əgər menecer yoxdur, sorğu bir ehtiyat təsdiqləyiciyə yönləndirilir. Bu, ilişmiş sorğuların qarşısını alır və son dəqiqə cədvəl dəyişikliklərini azaldır.

Əhatəni qorumaq üçün məzuniyyət təqvimi istifadə edin

Məzuniyyət təqvimi planlaşdırmanın real hala gəldiyi yerdir.

Müdirlər üst-üstə düşən cədvəlləri bir baxışda görə bilməlidir. İşçilər isə əgər bir həftə çox doludursa, bunu görə bilməli və ziddiyyətləri hələ istək göndərməzdən əvvəl qarşısını almalıdır. Bu, rədd edilmə nisbətlərini azaldır və qarşıdurmanı minimuma endirir.

Təqviminiz etibarlı olduqda, insanlar şəxsi həyatlarını təkrar rezerv etməyi dayandırır və siz də işçilərinizi təkrar rezerv etməyi dayandırırsınız.

İcazəni cədvəl və iştirakla əlaqələndirin

Məzuniyyət mövcudluğu dəyişməlidir. Əgər bir nəfərin məzuniyyəti təsdiqlənibsə, həmin tarixlərdə növbə üçün mövcud kimi görünməməlidir. Bu, sadəcə tələbləri saxlayan və əməliyyatları qoruyan sistem arasındakı fərqdir.

Əgər növbəli komandaları idarə edirsinizsə, məzuniyyəti cədvəl ilə birləşdirmək böyük fərq yaradır. Shifton burada bu cür axını dəstəkləyir:məzuniyyət istəyi və təsdiqi vasitələri

İştirak və maaş hesablanması üçün dəqiq nəticələrə ehtiyacınız olduqda, icazə qərarlarını saatların izlənməsi ilə əlaqələndirin burada:iş saatlarını əl ilə doldurulan hesabatlar olmadan izləyin

Növbələrlə və əhatə riskləri ilə komandalar üçün məzuniyyət idarəetməsi

Bəzi komandalar qarışıq məzuniyyət izlənməsi ilə digərindən daha uzun müddət tab gətirə bilər. Ofis komandası problemi hiss edə bilər, amma növbə komandası fəlakəti hiss edir.

Səhiyyə sahəsində, bir nəfərin əskikliyi bütün bölməni yükləyə bilər. Pərakəndə satışda, pik saatlarda yaranan boşluq gəlirə və müştəri təcrübəsinə zərər vurur. Təsisat işlərində, bir teknikin əskikliyi kritik vəzifələrin gecikməsinə səbəb ola bilər.

Əgər işiniz əhatəliyə əsaslanırsa, məzuniyyət idarəetmə sistemi sadəcə HR gigiyenası deyil. Bu, əməliyyat təhlükəsizliyidir.

Təsisat komandaları güclü nümunədir, çünki hər gün etibarlı əhatəyə ehtiyac duyurlar. Bu səhifə ən vacib əhatə düşüncəsini göstərir:təsisat komandaları necə əhatə olunur

Prosesə işçilərin etibarını qazanmaq üçün ən yaxşı təcrübələr

Bir sistem yalnız işçilərin ədalətli olduğuna inandığı zaman işləyir. Etibar zidd olan bir şəffaflıqdan yox, təmkinlikdən gəlir.

Balansları açıq şəkildə göstərin. Əgər insanlar nə qədər məzuniyyət izlənməsi mövcud olduğunu bilmirlərsə, HR-ə soruşmağa davam edəcəklər və ya düzgün istək göndərməyi dayandıracaqlar.

Qaydaları biri istək göndərməzdən əvvəl görünən vəziyyətə gətirin. Əgər bloklama tarixləri, minimum xəbərdarlıq qaydaları və ya üst-üstə düşən məzuniyyətlərdə məhdudiyyətlər varsa, bunları erkən göstərin. İstək göndərildikdən sonra gözləməyin.

Qərarları izah edilə bilən vəziyyətdə saxlayın. Menecer bir istəyin qəbul edilməsini rədd edərkən səbəbi sadə və əhatə dərəcələri və ya üst-üstə düşmə kimi məntiqli olmalıdır.

Tarixi saxlayın. Sonradan suallar yarandığında, faktlara deyil, fikirlərə əsaslanmaq istərsiniz.

ABŞ-da olan komandalar üçün maaş və saat əsasları üzrə etibarlı mənbələrə istinad etmək faydalıdır:rəsmi maaş və saat əsasları

Komandanı narahat etməyən işə keçirilmə planı

Əksər işə keçirilmələr daha çox iş kimi hiss edildiyi üçün uğursuz olur. Yaxşı bir işə keçirilmə ilk gündən daha az iş kimi hissedir.

Əvvəlcə məzuniyyət tiplərini və qaydalarını insanların danışdığı şəkildə uyğunlaşdıraraq qurun. Sonra menecerləri bir vərdiş üzrə hazırlayın: tez təsdiq edin və əhatəni yoxlayın. Ondan sonra istəkləri sistemə keçirin və söhbətə təsdiqlər qəbul etməyi dayandırın. İki kanalı açıq saxlasanız, insanlar həmişə qarışıq olanı seçəcəklər.

Nəhayət, ilk iki həftədə baş verənləri nəzərdən keçirin. Əgər işçilər daim yanlış məzuniyyət növünü seçirlərsə, onu dəyişdirin. Əgər təsdiqlər yavaş gedirsə, ehtiyat təsdiqçi təyin edin. Prosesi uğursuzluğa qədər yaxşılaşdırmağa davam edin.

Öz komandanızla iş axınını sınamağın ən sürətli yolunu istəyirsinizsə, bura başlayın:öz Shifton iş mərkəzinizi yaradın

Tez-tez verilən suallar

Məzuniyyət idarəetmə sistemi nədir?

İzin idarəetmə sistemi, işçilərə istirahət istəyini təqdim etməyə və menecerlərə onları təsdiqləməyə kömək edən, həmçinin dəqiq qeydlər, balanslar və ümumi təqvim saxlayan bir proqram təminatıdır.

Yaxşı bir icazə təsdiqləmə iş axını necə görünməlidir?

İstəkləri doğru menecerə yönəltməli, statusu aydın göstərməli, qərarların tarixçəsini saxlamalı və kimsə olmadıqda istəklərin itirilməsinin qarşısını almalıdır.

Bu yoxluq idarəçiliyində necə kömək edir?

Kimlərin hansı zaman ciddi olduğunu dəqiq göstərən bir mənbə təqdim edir, beləliklə, erkən planlamaq və son dəqiqə işçi çatışmazlıqlarından qaçmaq mümkündür.

Bu sistem PTO izləməsini və ödənişli icazə izləməsini idarə edə bilərmi?

Bəli. Düzgün bir sistem balansları və icazə cəmlərini izləyir, bununla da işçilər nə qədər icazənin mövcud olduğunu bilir və əmək haqqı istirahət vaxtını əl ilə düzəltmədən işləyə bilər.

Xəstəlik icazəsinin izlənməsi necə aparılmalıdır?

Onu sürətli və sadə edin. Xəstəlik icazəsi tez-tez xəbərdarlıqsız olur, buna görə sistem sürətli müraciətlərə və aydın sənədləşməyə əlavə addımlar olmadan imkan verməlidir.

Komandaların HR icazə proqramını mənimsəməkdəki ən böyük səbəbi nədir?

Onlar həm icazələri çatda təsdiqləyir, həm də insanlardan sistemi istifadə etmələrini istəyirlər. Bir kanalı seçin, menecerləri sürətli cavab vermək üçün öyrədin və vərdiş yaranacaq.

Tətil idarəçiliyində münaqişələri necə azaltmaq olar?

Üst-üstə düşməni və işçi sayı məhdudiyyətlərini erkən göstərən bir icazə təqvimi istifadə edin. İşçilər müraciət etmədən əvvəl münaqişələri görə bildikdə, istəklər daha ağıllı olur və təsdiqlər daha sürətli olur.