Безплатен шаблон за седмично разписание на служителите [Excel]

Ако все още създавате работни графици ръчно с молив и хартия, губите ценни време и енергия, които могат да се използват по-добре за обучение на служители, взаимодействие с клиенти, подобряване на продуктите и услугите ви или справяне с други задължения, които допринасят за растежа и успеха на бизнеса ви.

Как да използвате този шаблон

СТЪПКА 1

Въведете информация за служителите

Стъпка 1: Въведете информация за служителите На розовия таб с надпис Служители, въведете имената на всички ваши служители. Можете да включите и допълнителна информация като детайли за контакт или позиция.

СТЪПКА 2

Създайте смени и роли

Стъпка 2: Създайте смени и роли На синята таб с надпис Смени, въведете часовете за начало и край на смените. В секцията Видове смени, запишете имената на всеки тип смяна (напр. мениджър, сервитьор, домакин, ръководител на екип и др.).

СТЪПКА 3

Започнете да планирате

Стъпка 3: След като служителите и смените са настроени, използвайте падащите менюта, за да назначите смени на служителите за всеки ден. За да настроите седмицата, просто актуализирайте началната дата в горната част на графика.

Създаването на графици за служителите може да бъде трудна задача. За да намалите объркването и да спестите време, можете да използвате нашите безплатни шаблони за работни графици. В статията по-долу ще обясним как да ги използвате и създавате по-ефективно.

Започнете да правите промени днес!

Оптимизирайте процесите, подобрете управлението на екипите и увеличете ефективността.

Започнете

Какво е шаблон за разписание на служители?

Шаблонът за работен график на служителите е инструмент за бизнеса, който опростява разпределението на смени между служителите. Типичният шаблон (както платен, така и безплатен) включва седмичен или месечен график с логична структура и цветни акценти, които помагат да се уверите, че не пропускате важна информация, а също така има функции (като формули), които предотвратяват ситуации, при които никой не е назначен на смяна или един човек е насрочен за твърде много смени една след друга. Можете да използвате нашите безплатни шаблони за работни графици в Excel, за да избегнете трудностите при ръчното планиране и предотвратите грешки в графика, които могат да повлияят на операциите ви.

Какво да включите в шаблона за разписание на служители

Когато създавате своя шаблон за график, помнете крайните ползватели - служителите. Това означава, че графикът трябва да включва всички подробности за смените, необходими за служителите:

Имената на всички служители, както и контактна информация за мениджъра, който може да отговори на въпроси или да помогне при запитвания, свързани със смени
Ясни дати за начало и край на графика
Часове за начало и край на смяната
Почивки и обедни паузи
Специфични роли или отговорности за всяка смяна

Как да използвате шаблон за разписание на служители

Използването на безплатен шаблон за график на служителите е лесно:

Въведете данни за служителя: Въведете броя на служителите, имената им, предпочитанията и евентуално контактна информация.
Разпределете смените: Изберете смени в зависимост от наличността на служителите, изискванията на компанията и натоварването.
Прегледайте и коригирайте: Проверете графика за потенциални конфликти, като например двойно запазени служители или пропуснати смени.
Уверете се, че всички са го видели: Уверете се, че всички са видели графика или получили физическо копие.

Как да създам график за смени в Excel?

Excel има вградени инструменти, които го правят идеален за създаване на безплатни шаблони за работни графици. За да започнете:

Отворете Excel: Стартирайте Excel и създайте нова работна книга.
Изберете шаблон: Търсете безплатен шаблон за график на работа, който отговаря на нуждите на бизнеса ви. Можете да започнете с празен лист, ако не намерите подходящ шаблон.
Въведете необходимата информация: Въведете всички релевантни детайли като имена на служителите, смени и часове.
Използвайте формули: Можете да използвате вградените формули на Excel, за да изчислите общото работно време, наличността на служителите или продължителността на смяната. Освояването на формулите ще отнеме време, тъй като не всички от тях са прости.
Персонализирайте шаблона си: Настройте колоните и формата, за да отговарят на вашите специфични изисквания.
Запишете и отпечатайте: Запишете документа и го отпечатайте, ако е необходимо.

Тестване на шаблона за разписание на служители

След като графикът ви е готов, не забравяйте да го тествате за яснота и ползваемост:

Уверете се, че цялата информация е показана правилно и формулите работят коректно.
Помолете един от вашите служители да прегледа графика и да провери колко бързо могат да разберат всички необходими детайли—като броя на смяната им и дните. Ако намирането на необходимата информация отнема повече от 30 секунди, графикът ви се нуждае от опростяване.

Пожелаваме ви гладко и ефективно управление на смени с нашия безплатен шаблон за работен график на служители в Excel.