Darba grafiku programma jebkura izmēra komandai

Grafiku veidošana kļūst sarežģītāka pa lēcieniem, nevis pakāpeniski. Viena komanda kopīgā izklājlapā darbojas līdz brīdim, kad tās pašas stundas sāk segt otra komanda, kāds pāriet uz nepilnu slodzi, bet vadītājs piektdienas pēcpusdienas sāk pavadīt, pārtaisot režģi, ko neviens cits neizlasa. Tieši tur darba grafiku programma pārstāj būt uzlabojums un kļūst par to, kas satur visu nedēļu kopā.

Prasība nav sarežģīta. Cilvēkiem jāzina, kad viņi strādā, vadītājiem jāzina, ka stundas ir nosegtas un pa kabatai, un abiem vajag vienu un to pašu patiesības versiju.

Ko grafiku programmai jāprot vislabāk

Četri uzdevumi ir svarīgāki par funkciju sarakstu. Ātri izveidot visu nedēļu vai mēnesi, nesākot katru reizi no tukša režģa. Sasniegt komandu telefonos, jo lielākā daļa maiņu darbinieku nekad neatver darba e-pastu. Noturēt stundas robežās, pirms grafiks ir publicēts, nevis pēc algu aprēķina. Un tikt galā ar izmaiņām bez pārtaisīšanas, jo plāns vienmēr kustas.

Viss pārējais ir pēc izvēles. Grafiku sistēma, kas šos četrus uzdevumus izpilda labi, pārdzīvos smagāku platformu, kas risina problēmas, kādu komandai nav, neatkarīgi no tā, vai to pārdod kā maiņu lietotni, brigāžu grafiku programmu vai nodaļu grafiku programmu.

Grafiks, ko nav jāveido no nulles

Lielākajai daļai komandu nav vajadzīgs jauns grafiks katru nedēļu. Tām vajadzīgs pagājušās nedēļas modelis ar trim izmaiņām. Strādājoša modeļa saglabāšana kā darba grafika veidne pārvērš divu stundu darbu desmit minūšu darbā, un komandas grafika veidni var izmantot vairākās nodaļās: piemērojat veidni nodaļai, koriģējat svētku un pieteikumu dēļ, publicējat. Atkārtojošās maiņas un rotācijas tiek pārnestas uz priekšu tāpat, tāpēc rotējošs modelis tiek iestatīts vienreiz, nevis ievadīts mēnesi pēc mēneša.

Daļas, kas mainās, tiek risinātas atsevišķi. Brīvās maiņas sedz darbu, kuram vēl nav neviena piešķirta, un tiek izziņotas visiem piemērotajiem uzreiz, nevis piedāvātas pa vienam. Apmaiņu piedāvā paši darbinieki, un vadītājs to apstiprina ar vienu pieskārienu. Pieejamība un atvaļinājumu pieteikumi tiek savākti pirms režģa veidošanas, un tieši tas noņem lielāko daļu sarakstes, kas parasti seko publicētam grafikam.

Ar izaugsmi tiek galā ar sadalīšanu, nevis vienu milzīgu režģi. Nodaļas, objekti un līgumi kļūst par saviem projektiem vai grafikiem, tāpēc vadītājs filtrē tikai to tāfeli, par kuru atbild, bet īpašnieks joprojām redz visu. Kas sedz divas komandas, sarakstā parādās vienreiz, un tas notur viņa kopējās stundas godīgas, nevis sadalītas divos failos, ko neviens nesalīdzina. Šeit izklājlapa pārstāj būt grafiku rīks un kļūst par risku.

Cilvēku skaits pēc reālā pieprasījuma

Nemainīgs cilvēku skaits ir dārgs abos virzienos. Pārāk daudz cilvēku klusā rītā dedzina peļņu, pārāk maz maksimuma laikā maksā apkalpošanas kvalitāti. Pieprasījuma prognoze uzzīmē gaidāmo noslodzi kā stundu līkni cauri dienai, un maiņas tiek sadalītas pēc šīs līknes, nevis pēc fiksēta skaita.

Automātiskā sadale veic pirmo gājienu, izvietojot maiņas tur, kur ir pieprasījums, un ievērojot jūsu noteiktos virsstundu noteikumus. Vadītājs pārskata un koriģē, nevis sāk no nekā. Darbībām ar paredzamiem maksimumiem šī ir vienīgā izmaiņa, kas grafiku programmu no uzskaites rīka pārvērš par kaut ko, kas ietekmē skaitļus. Pasākumu personāla plānošana bez tā vienkārši nestrādā, jo tur pieprasījums nāk blokos, nevis vienmērīgā līnijā.

Publicēt agri ir tikpat svarīgi kā publicēt precīzi. Grafiks, kas nonāk pie cilvēkiem nedēļu iepriekš, ļauj viņiem sakārtot pārējo dzīvi ap to, un pēdējā brīža apmaiņas pieprasījumu skaits samazinās. Komandas, kas publicē dienu pirms tam, kad vajadzīgs segums, šo starpību samaksā ar telefona zvaniem un labo gribu, un šīs izmaksas neparādās nevienā atskaitē.

Stundas, virsstundas un izmaksu kontrole

Darbaspēks parasti ir lielākā pozīcija, ko vadītājs var ietekmēt nedēļu pēc nedēļas, un izklājlapā zaudējums nav redzams, kamēr nepienāk algas rēķins. Maiņa, kas ievilkās, papildu cilvēks, izsaukts klusai pēcpusdienai, nejauši pārkāpts stundu limits: nekas no tā neparādās, kamēr vēl ir laiks rīkoties.

Stundu limiti katram cilvēkam un nedēļas kopsummas reāllaikā padara virsstundas par lēmumu, nevis atklājumu. Virsstundu noteikumi var pieprasīt skaidru apstiprinājumu, pirms tiek piešķirtas papildu stundas. Vēlāk budžeta un likmju atskaites parāda, cik katrs publicētais grafiks patiešām izmaksāja pa amatiem un periodiem. Šī atgriezeniskā saite ir atšķirība starp programmu, kas fiksē vēsturi, un sistēmu, kas to maina.

Darba laika uzskaite, apmeklējums un tīri tabulējumi

Grafiks ir plāns, bet darba laika tabula ir tas, kas patiešām notika. Izmantota kā apmeklējuma uzskaites programma, tā strādā vienādi abos virzienos: darbinieki atzīmējas ierodoties un aizejot mobilajā lietotnē, pārtraukumi tiek fiksēti pie maiņas, bet piemaksas, ieturējumi un likmju izmaiņas atrodas blakus stundām, nevis atsevišķā piezīmē. Katrs labojums paliek žurnālā, tāpēc strīds par stundām tiek atrisināts pēc ieraksta.

Atskaites pārvērš šos ierakstus par ko tādu, ko grāmatvedība var lietot. Nostrādātās stundas, minimālās stundas, apstiprinātās maiņas, kavējumi, atvaļinājumi un to atlikumi tiek eksportēti pa mēnešiem un amatiem. Darba laika lietotne, kas to fiksē uz vietas, pilnībā novērš ikmēneša atjaunošanu no atmiņas. Komandas, kurām vajadzīgs atrašanās vietas apliecinājums, var pievienot ģeolokācijas karti, kas ir maksas modulis, nevis bezmaksas plāna daļa. Atzīmēšanās un darba laika tabulu mehānika ir aprakstīta mūsu darba laika uzskaites lapā.

Lomas, tiesības un cilvēku pievienošana

Tiklīdz grafikus veido vairāk nekā viens cilvēks, piekļuvei ir nozīme. Katram komandas dalībniekam ir amats un tiesību līmenis, tāpēc nodaļas vadītājs var pārvaldīt savu tāfeli, bet konta īpašnieks saglabā pilnu ainu. Amati ļauj arī lasīt segumu pēc lomām, nevis skaitīt vārdus, un tieši tas padara režģi noderīgu pie četrdesmit cilvēkiem, nevis četriem.

Cilvēku pievienošana reālā izmērā ir masveida darbs. Cilvēkus var importēt, nevis pievienot pa vienam, katru ar amatu, kontaktiem un laika joslu, bet ielūguma statuss rāda, kurš ir pieņēmis un kurš nē. Izkliedētās komandas dažādās laika joslās redz savas maiņas vietējā laikā, un tas novērš biežu nokavētu sākumu iemeslu.

Pieteikumi, apstiprinājumi un mazāk traucējumu

Liela daļa vadītāja grafiku laika aiziet nevis uz pašu grafiku, bet uz pieteikumiem. Atvaļinājumi, neapmaksātas brīvdienas, maiņu izmaiņas un pieejamības atjauninājumi pienāk ar ziņām, tiek atcerēti pa pusei un uzpeld atkal tad, kad grafiks jau ir nepareizs.

Izlaižot tos caur vienu rindu, nedēļa iegūst citu formu. Pieteikumi tiek iesniegti lietotnē, apstiprināti vai noraidīti vienuviet un uzreiz atspoguļoti tāfelē, bet redzamie atlikumi neļauj vienu un to pašu apstiprināt divreiz. Mūsu atvaļinājumu pārvaldības funkcija skaidro, kā pieteikumi, apstiprinājumi un atlikumi sader kopā starp komandām.

Kā izvēlēties grafiku programmu savai komandai

Testējiet jebkuru grafiku programmu tā, kā to lietos jūsu komanda, neatkarīgi no tā, vai salīdzināt vairākus variantus vai aizstājat izklājlapu. Izveidojiet reālu nedēļu un nomēriet laiku. Atveriet to uz vecākā telefona ēkā. Publicējiet, tad nomainiet vienu maiņu un pārbaudiet, vai visi iesaistītie uzzina minūtes laikā. Eksportējiet nostrādāto stundu atskaiti un paskatieties, vai grāmatvedība to varētu lietot tādu, kāda tā ir. Tad pārbaudiet, kas notiek augot: vēl viena nodaļa, vēl viens objekts, vēl divdesmit cilvēku.

Shifton ir veidots tieši šim ceļam. Dienas, nedēļas un mēneša skats, veidnes un rotācijas, brīvās maiņas un apmaiņa, pieejamība un atvaļinājumu pieteikumi, pieprasījuma prognoze ar automātisku sadali, stundu limiti un virsstundu noteikumi, darba laika uzskaite ar žurnāliem, integrācijas ar QuickBooks un Zapier, kā arī atskaites par stundām, budžetu un likmēm. Līdz 10 cilvēkiem strādā bezmaksas plānā bez laika ierobežojuma, kas mazai komandai to padara par patiešām bezmaksas grafiku lietotni, bet maksas moduļu cena ir par darbinieku mēnesī, un detaļas ir mūsu cenu lapā.

Lai ko jūsu komanda darītu, grafiks ir tā daļa, no kuras atkarīgs viss pārējais. Izveidojiet savu pirmo nedēļu un redziet, cik daudz administratīvā darba pazūd kopā ar to.