किसी भी आकार की टीम के लिए स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

शेड्यूलिंग धीरे-धीरे नहीं, छलाँगों में मुश्किल होती है। साझा स्प्रेडशीट पर एक टीम तब तक चलती है जब तक दूसरी टीम उन्हीं घंटों को कवर करना शुरू नहीं करती, कोई पार्ट टाइम पर नहीं चला जाता, और मैनेजर शुक्रवार की दोपहरें ऐसा ग्रिड दोबारा बनाने में बिताने नहीं लगता जिसे और कोई पढ़ ही नहीं सकता। यही वह मोड़ है जहाँ स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर सुविधा भर नहीं रह जाता और पूरे हफ्ते को थामने वाली चीज बन जाता है।

जरूरत जटिल नहीं है। लोगों को पता होना चाहिए कि वे कब काम कर रहे हैं, मैनेजरों को पता होना चाहिए कि घंटे कवर हैं और बजट में हैं, और दोनों को सच का एक ही संस्करण चाहिए।

शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या अच्छे से करना चाहिए

फीचर सूची से चार काम ज्यादा मायने रखते हैं। पूरा हफ्ता या महीना तेजी से बनाना, हर बार खाली ग्रिड से शुरू किए बिना। टीम तक उनके फोन पर पहुँचना, क्योंकि शिफ्ट में काम करने वाले ज्यादातर लोग दफ्तर का ईमेल कभी नहीं खोलते। शेड्यूल प्रकाशित होने से पहले घंटों को सीमा में रखना, न कि पेरोल चलने के बाद। और बदलाव को दोबारा बनाए बिना संभालना, क्योंकि योजना हमेशा खिसकती रहती है।

इससे आगे सब कुछ वैकल्पिक है। जो शेड्यूलिंग सिस्टम इन चार कामों को अच्छे से करता है, वह उस भारी प्लेटफॉर्म से ज्यादा टिकेगा जो ऐसी समस्याएँ सुलझाता है जो टीम के पास हैं ही नहीं, चाहे वह शिफ्ट ऐप के रूप में बिके, क्रू शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के रूप में या विभागीय शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के रूप में।

शून्य से शुरू किए बिना शेड्यूल बनाना

ज्यादातर टीमों को हर हफ्ते नया शेड्यूल नहीं चाहिए। उन्हें पिछले हफ्ते का पैटर्न चाहिए, तीन बदलावों के साथ। किसी कारगर पैटर्न को शेड्यूल टेम्पलेट के रूप में सेव करना दो घंटे के काम को दस मिनट का बना देता है, और टीम शेड्यूल टेम्पलेट कई विभागों में दोबारा इस्तेमाल हो सकता है: टेम्पलेट किसी विभाग पर लागू करें, छुट्टियों और अनुरोधों के हिसाब से ठीक करें, प्रकाशित करें। दोहराई जाने वाली शिफ्ट और रोटेशन भी इसी तरह आगे बढ़ते हैं, इसलिए घूमने वाला पैटर्न महीने दर महीने टाइप करने के बजाय एक बार सेट होता है।

जो हिस्से बदलते हैं, उन्हें अलग से संभाला जाता है। खाली शिफ्ट उस काम को कवर करती हैं जिस पर अभी किसी को नहीं लगाया गया, और वे एक-एक व्यक्ति को देने के बजाय सभी योग्य लोगों तक एक साथ जाती हैं। अदला-बदली का प्रस्ताव कर्मचारी खुद देते हैं और मैनेजर एक टैप में मंजूरी दे देता है। उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध ग्रिड बनने से पहले जुटा लिए जाते हैं, और यही वह चीज है जो प्रकाशित रोस्टर के बाद होने वाली ज्यादातर खींचतान खत्म कर देती है।

बढ़ोतरी को एक विशाल ग्रिड से नहीं, अलगाव से संभाला जाता है। विभाग, साइट और अनुबंध अपने-अपने प्रोजेक्ट या शेड्यूल बन जाते हैं, इसलिए लीड सिर्फ उस बोर्ड पर फिल्टर करता है जिसका वह जिम्मेदार है, जबकि मालिक सब कुछ देखता रहता है। दो टीमों में काम करने वाला व्यक्ति सूची में एक ही बार आता है, जिससे उसके कुल घंटे दो फाइलों में बँटने के बजाय सही रहते हैं। यहीं स्प्रेडशीट शेड्यूल बनाने का औजार नहीं रह जाती और जोखिम बन जाती है।

असली मांग के हिसाब से कर्मचारी संख्या

एक जैसी कर्मचारी संख्या दोनों तरफ महँगी पड़ती है। शांत सुबह में ज्यादा लोग मार्जिन खा जाते हैं, व्यस्त समय में कम लोग सेवा की कीमत चुकाते हैं। मांग का पूर्वानुमान अपेक्षित कार्यभार को पूरे दिन के घंटेवार वक्र के रूप में खींचता है, और शिफ्ट फिर तय संख्या के बजाय उसी वक्र के हिसाब से बँटती हैं।

स्वचालित वितरण पहला दौर संभाल लेता है, शिफ्ट वहीं रखता है जहाँ मांग है और आपके तय ओवरटाइम नियमों का पालन करता है। मैनेजर शून्य से शुरू करने के बजाय समीक्षा कर के समायोजन करता है। जिन कामों में व्यस्तता का पैटर्न पहले से पता होता है, वहाँ यही एक बदलाव शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को रिकॉर्ड रखने के औजार से आँकड़ों पर असर डालने वाली चीज बना देता है। इवेंट स्टाफ की शेड्यूलिंग पूरी तरह इसी पर टिकी है, क्योंकि वहाँ मांग सीधी रेखा में नहीं, गुच्छों में आती है।

जितना जरूरी सही प्रकाशित करना है, उतना ही जल्दी प्रकाशित करना। एक हफ्ता पहले पहुँचने वाला शेड्यूल लोगों को बाकी जिंदगी उसके इर्द-गिर्द जमाने देता है, और आखिरी वक्त की अदला-बदली के अनुरोध घट जाते हैं। जो टीमें कवरेज की जरूरत से एक दिन पहले शेड्यूल देती हैं, वे यह अंतर फोन कॉल और सद्भाव से चुकाती हैं, और वह लागत किसी रिपोर्ट में नहीं दिखती।

घंटे, ओवरटाइम और लागत नियंत्रण

श्रम आमतौर पर वह सबसे बड़ा मद है जिस पर मैनेजर हफ्ते दर हफ्ते असर डाल सकता है, और स्प्रेडशीट पर नुकसान तब तक अदृश्य रहता है जब तक वेतन का बिल नहीं आ जाता। लंबी खिंच गई एक शिफ्ट, शांत दोपहर के लिए बुलाया गया एक अतिरिक्त व्यक्ति, गलती से पार हो गई घंटों की सीमा: जब तक कुछ करने का समय है, इनमें से कुछ भी सामने नहीं आता।

प्रति व्यक्ति घंटों की सीमा और चलते हुए साप्ताहिक योग ओवरटाइम को खोज नहीं, फैसला बना देते हैं। ओवरटाइम नियम अतिरिक्त घंटे सौंपने से पहले स्पष्ट पुष्टि माँग सकते हैं। बाद में बजट और वेतन दर की रिपोर्ट दिखाती हैं कि हर प्रकाशित शेड्यूल पर पद और अवधि के हिसाब से असल में कितना खर्च हुआ। यही चक्र उस सॉफ्टवेयर और उस सिस्टम के बीच का फर्क है जो इतिहास दर्ज करता है बनाम जो उसे बदल देता है।

समय ट्रैकिंग, उपस्थिति और साफ टाइमशीट

शेड्यूल योजना है; टाइमशीट वह है जो असल में हुआ। उपस्थिति सॉफ्टवेयर के रूप में इस्तेमाल होने पर यह दोनों दिशाओं में एक जैसा काम करता है: कर्मचारी मोबाइल ऐप से क्लॉक इन और आउट करते हैं, ब्रेक शिफ्ट पर ही दर्ज होते हैं, और बोनस, कटौती तथा दर में बदलाव अलग नोट में नहीं, घंटों के साथ ही रहते हैं। हर संपादन लॉग में रहता है, इसलिए घंटों पर विवाद रिकॉर्ड से ही सुलझ जाता है।

रिपोर्टिंग इन एंट्री को उस रूप में बदल देती है जिसे पेरोल इस्तेमाल कर सके। काम के घंटे, न्यूनतम घंटे, पुष्ट शिफ्ट, देर से आना, छुट्टी और छुट्टी का बकाया सब महीने और पद के अनुसार एक्सपोर्ट होते हैं। काम की जगह पर ही यह सब पकड़ने वाला टाइमशीट ऐप महीने के अंत की पूरी जोड़-तोड़ खत्म कर देता है। जिन टीमों को स्थान का प्रमाण चाहिए वे जियोलोकेशन मैप जोड़ सकती हैं, जो मुफ्त प्लान का हिस्सा नहीं बल्कि सशुल्क मॉड्यूल है। क्लॉक इन और टाइमशीट का तरीका हमारे टाइम ट्रैकिंग पेज पर समझाया गया है।

भूमिकाएँ, अनुमतियाँ और लोगों को जोड़ना

जैसे ही एक से ज्यादा लोग शेड्यूल बनाने लगते हैं, एक्सेस मायने रखने लगता है। टीम के हर सदस्य के पास एक पद और अनुमति स्तर होता है, इसलिए विभाग प्रमुख अपना बोर्ड संभाल सकता है जबकि खाता मालिक पूरी तस्वीर रखता है। पदों की वजह से कवरेज नाम गिनकर नहीं, भूमिका के हिसाब से पढ़ी जा सकती है, और यही चीज ग्रिड को चार नहीं, चालीस लोगों पर काम का बनाती है।

असली आकार पर लोगों को जोड़ना थोक काम है। लोगों को एक-एक करके जोड़ने के बजाय इंपोर्ट किया जा सकता है, हर एक के पद, संपर्क और टाइम जोन के साथ, और आमंत्रण की स्थिति बताती है कि किसने स्वीकार किया और किसने नहीं। अलग-अलग टाइम जोन में बिखरी टीमें अपनी शिफ्ट स्थानीय समय में देखती हैं, जिससे शुरुआत चूकने का एक आम कारण खत्म हो जाता है।

अनुरोध, मंजूरियाँ और कम रुकावटें

मैनेजर का शेड्यूलिंग वाला बड़ा हिस्सा शेड्यूल पर नहीं, अनुरोधों पर जाता है। छुट्टी, बिना वेतन अवकाश, शिफ्ट बदलाव और उपलब्धता के अपडेट संदेशों में आते हैं, आधे याद रहते हैं, और तब फिर सामने आते हैं जब रोस्टर गलत निकल चुका होता है।

इन्हें एक कतार से गुजारने पर हफ्ते की शक्ल बदल जाती है। अनुरोध ऐप में भेजे जाते हैं, एक ही जगह मंजूर या अस्वीकार होते हैं और तुरंत बोर्ड पर दिखते हैं, और बकाया सामने होने से एक ही चीज दो बार मंजूर नहीं होती। हमारा छुट्टी प्रबंधन फीचर बताता है कि अनुरोध, मंजूरियाँ और बकाया टीमों के बीच कैसे जुड़ते हैं।

अपनी टीम के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

किसी भी रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर को उसी तरह परखें जैसे आपकी टीम उसे इस्तेमाल करेगी, चाहे आप कुछ विकल्पों की तुलना कर रहे हों या स्प्रेडशीट बदल रहे हों। एक असली हफ्ता बनाएँ और समय नापें। उसे इमारत के सबसे पुराने फोन पर खोलें। प्रकाशित करें, फिर एक शिफ्ट बदलें और देखें कि जिन पर असर पड़ा वे सब एक मिनट में जान पाते हैं या नहीं। काम के घंटों की रिपोर्ट एक्सपोर्ट करें और देखें कि पेरोल उसे जैसी है वैसी इस्तेमाल कर सकता है या नहीं। फिर देखें कि बढ़ने पर क्या होता है: एक और विभाग, एक और साइट, बीस और लोग।

Shifton इसी रास्ते के लिए बना है। दिन, सप्ताह और महीने के व्यू, टेम्पलेट और रोटेशन, खाली शिफ्ट और अदला-बदली, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, स्वचालित वितरण के साथ मांग का पूर्वानुमान, घंटों की सीमा और ओवरटाइम नियम, टाइमशीट लॉग वाला टाइम क्लॉक, QuickBooks और Zapier इंटीग्रेशन, और घंटों, बजट तथा वेतन दरों की रिपोर्ट। 10 लोगों तक की टीम मुफ्त प्लान पर बिना समय सीमा के चलती है, जो छोटी टीम के लिए इसे सचमुच मुफ्त शेड्यूलिंग ऐप बनाता है, और सशुल्क मॉड्यूल की कीमत प्रति कर्मचारी प्रति माह है, जिसका ब्योरा हमारे मूल्य पेज पर है।

आपकी टीम जो भी करती हो, शेड्यूल वही हिस्सा है जिस पर बाकी सब टिका है। अपना पहला हफ्ता बनाएँ और देखें कि उसके साथ कितना प्रशासनिक काम गायब हो जाता है।