Työvuorosuunnittelu viherrakentamisen ryhmille ja projekteille

Viherrakentaminen kulkee sovittujen päivämäärien mukaan. Kiveystyölle on varattu materiaalitoimituksen aikaikkuna, istutustyöllä on rajattu jakso ennen kuin maa sulkeutuu, ja kaupallisessa viheralueiden hoitosopimuksessa palvelutasot on kirjattu sopimukseen. Viherrakentamisen työvuorosuunnitteluohjelmistoja on olemassa siksi, ettei mikään tästä pysy koossa taulukkolaskennassa heti kun ryhmiä on enemmän kuin kaksi ja työmaita on käynnissä yhtä aikaa useampi kuin yksi.

Vaikein osa on harvoin työ itse. Se on työvoiman laskenta sen takana. Ryhmissä on sekaisin pitkäaikaisia työnjohtajia ja kausityöntekijöitä, käytettävissä olevat tunnit heiluvat valon ja sään mukana, ja se joka rakentaa ensi viikon suunnitelman laskee yleensä samaan aikaan tarjouksia ja jahtaa materiaaleja. Viheralan yritys tarvitsee jotain kapeampaa kuin täyden projektinhallintajärjestelmän: kuka on millä työmaalla, montako tuntia mikä työ imi itseensä, ja voiko aikaisin valmistuneen ryhmän siirtää jonnekin hyödylliseen.

Mitä työvuorosuunnitteluohjelmiston on oikeasti tehtävä

Neljä asiaa, loppu on koristetta. Anna työtä tekevän yrittäjän rakentaa viikko ilman että ilta menee siihen. Sido jokainen vuoro työhön, jotta tunnit osuvat oikealle projektille eivätkä yleiseen työvoimapottiin. Vie suunnitelma ryhmien puhelimiin sillä hetkellä kun se muuttuu, koska ryhmä joka ajaa eiliselle työmaalle vie sinulta aamun. Ja kestä silloin kun suunnitelma liikkuu, sillä viheralalla se liikkuu jatkuvasti. Sovellus joka selvittää nämä neljä voittaa alustan, jossa on viisikymmentä moduulia joita et koskaan avaa. Useimmat alan ohjelmistot kaatuvat toiseen kohtaan: tunnit tulevat viikkosummana ilman työtä, mistä ei ole apua kun haluat tietää mitä kohde kustansi.

Ryhmien jako kun useita töitä on käynnissä

Kaksi rakennuskohdetta, joukko kaupallisia hoitosopimuksia ja kahden päivän istutustyö eivät vaadi samaa osaamista, mutta ne kilpailevat samoista ihmisistä. Ryhmienhallinnan on tuotava tämä kilpailu yhdelle näytölle: kiveysryhmät, istutusryhmät ja hoitoryhmät tulevat kaikki samasta nimilistasta. Shiftonissa jokainen työ on projekti, joten vuoro ei ole koskaan vain lohko aikaa: se kuuluu työmaalle, ja työmaan nimi on työntekijän nimen vieressä. Osoita koneenkuljettaja siihen kohteeseen joka häntä oikeasti tarvitsee, näe heti mitä se jättää hoitosopimukselle, ja julkaise puuttuva osa avoimena vuorona sen sijaan että huomaat sen kuudelta aamulla. Ryhmien vetäjät avaavat oman viikkonsa mobiilisovelluksessa, joten kenenkään ei tarvitse soitella ympäriinsä varmistaakseen kuka menee minne.

Roolit merkitsevät yhtä paljon kuin pelkkä väkimäärä. Ryhmä jossa on kolme apumiestä eikä yhtään pätevää koneenkuljettajaa ei ole ryhmä, se on viivästys jota ei ole vielä huomattu. Tehtävänimikkeet ja käyttöoikeustasot ovat työntekijäkortilla, joten yhdestä vilkaisusta vuoroon näkee pystyykö kokoonpano oikeasti aloittamaan työt, ja ryhmän vetäjälle voi antaa oikeuden säätää omaa porukkaansa ilman että hänelle annetaan koko yrityksen lista. Ohjelmisto joka sivuuttaa roolit antaa sinulle ruudukon joka näyttää täydeltä eikä silti saa työmaata käyntiin maanantaina.

Alan sanasto on löysää. Osa yrittäjistä etsii viherrakentamisen töidenohjausta, osa ryhmien vuorolistoja, ja yleensä he tarkoittavat samaa asiaa: saada oikeat ihmiset oikealle työmaalle ja tietää jälkikäteen mitä siellä tapahtui. Shifton kattaa tästä ryhmä- ja tuntipuolen. Se ei suunnittele ajoja, ja toimittajaa joka väittää tekevänsä molemmat kannattaa katsoa tarkkaan.

Kausityövoima ilman että tunnit karkaavat käsistä

Tämän alan henkilöstömäärä kaksinkertaistuu ja puolittuu vuoden mukana. Työntekijöiden vuorosuunnittelun on tehtävä siitä vaihtuvuudesta halpaa. Kahdenkymmenen ihmisen ottaminen keväällä ja alasajo syksyllä on normaalia, ja jokainen heistä tarvitsee tehtävänimikkeen, tuntipalkan ja pääsyn listaan ensimmäisestä päivästä. Shifton pitää tiimin työntekijälistana, jossa on käyttöoikeustasot, nimikkeet ja kutsun tila, joten uusi tekijä kutsutaan, sijoitetaan ja aikataulutetaan minuuteissa eikä lisätä ryhmäkeskusteluun. Jos työvoimasi heiluu voimakkaasti kausien välillä, oppaamme kausityöntekijöiden vuorosuunnitteluun menee syvemmälle sisäänajoon. Viikoittaiset enimmäistunnit voi asettaa henkilöä kohti, mikä merkitsee eniten niiden kanssa jotka ottaisivat mielellään jokaisen tarjotun vuoron.

Sääviiveet ja uudelleenjärjestely johon ne pakottavat

Sateeseen mennyt päivä ei ole yksi menetetty päivä. Se on jono joka pitää rakentaa sen taakse uudelleen. Ohjelmisto lunastaa paikkansa juuri siinä uudelleenjärjestelyssä: siirrä koskevat vuorot, vedä työtä eteenpäin kohteesta jossa pystytään yhä tekemään, julkaise uudelleen, valmis. Pohjat merkitsevät tässä myös. Yhdellä kohteella toiminut henkilöstömalli voidaan viedä seuraavaan samanlaiseen työhön sen sijaan että se rakennetaan tyhjästä ruudukosta, ja juuri siitä useimmat yrittäjät saavat suunnitteluaikansa takaisin. Mitä ohjelmisto ei tee on ajojen suunnittelu: Shifton suunnittelee ryhmän ja kirjaa tunnit ja jättää reitit sille joka on ratissa.

Työajanseuranta joka tekee kustannuslaskennasta totta

Työvoiman arviointi pysyy arvailuna kunnes on historiaa jota vasten sitä voi tarkistaa. Se on koko peruste työajanseurannalle, ja syy sille miksi se kuuluu samaan järjestelmään suunnitelman kanssa eikä erilliseen sovellukseen. Seuranta sulkee kehän kirjaamalla sisään- ja uloskirjauksen työlle eikä pelkälle päivälle, joten valmiin kohteen tunnit voi asettaa hinnoiteltujen tuntien viereen. Tauot, myöhäiset aloitukset ja aikaiset lopetukset tallentuvat vuoroa kohti. Ylityö erotellaan perustunneista työtuntiraportissa, ja budjetti- ja tuntipalkkaraportit muuttavat tunnit projektikohtaiseksi kustannukseksi. Työajanseurannan ominaisuus käy mekaniikan läpi tarkemmin. Työmaiden välille hajautuneille ryhmille paikannusmoduuli voi vahvistaa saapumisen ja säilöä reittihistorian, ja se on maksullinen lisäosa eikä osa maksutonta tasoa.

Hoitosopimukset ja näyttö tehdystä työstä

Viheralueiden hoidon suunnittelu arvioidaan näytön perusteella. Kiinteistöpäällikkö joka kysyy käynnistä haluaa päivämäärän, ryhmän ja keston, ja sen vastauksen löytämiseen pitää mennä minuutti eikä iltapäivä paperikansion kanssa. Koska jokainen vuoro on kirjattu projektille, vahvistettujen vuorojen raportti ja työtuntiraportti rakentavat yhdessä uudelleen sen mitä missä tahansa sopimuksessa milloin tahansa jaksolla tapahtui. Se tekee myös jatkosopimuksista toisenlaisen keskustelun. Kävelet sisään toimitetuilla tunneilla sovittuja tunteja vasten, et vaikutelmalla siitä miten vuosi meni.

Useaan kiinteistöön hajautuneet sopimukset tuovat toisen ongelman: suunnitelma ei voi asua yhden ihmisen muistissa. Jokainen kiinteistö on Shiftonissa oma projektinsa, joten vuoro näyttää kohteen jolle se on varattu eikä epämääräistä kuvausta, ja poissaolon sijaisuus järjestetään oikealle sopimukselle eikä anneta lähimmälle vapaalle tekijälle. Hoidon suunnittelu rauhoittuu huomattavasti kun tämä on totta, eikä ryhmien tarvitse enää kysyä toimistolta missä niiden pitäisi olla. Jos sopimus koostuu lyhyistä toistuvista käynneistä monipäiväisten töiden sijaan, katso sivumme nurmenhoidon työvuorosuunnittelusta.

Mitä viheralan ryhmäsuunnittelusta pitää katsoa

Yhtä parasta ohjelmistoa jokaiselle yritykselle ei ole, joten testaa sovellusta niin kuin ryhmäsi sitä käyttävät eikä niin kuin esittely sitä näyttää. Tämä on kenttäala, ja sovellus joka on järkevä vain työpöydän ääressä ei selviä ensimmäisestä kiireviikostaan.

• Avaa se auton vanhimmalla puhelimella, ulkona, mobiiliverkossa. Se on oikea ympäristö.
• Rakenna koko viikko tyhjästä ja ota aikaa. Alle kymmenen minuuttia on saavutettavissa.
• Muuta vuoroa julkaisun jälkeen ja katso kuinka nopeasti ilmoitus tosiasiassa saapuu.
• Tarkista että tunnit voi suodattaa projektin mukaan, koska juuri se luku ratkaisee kustannuslaskennan.
• Varmista että listat tuodaan ja viedään puhtaasti, jotta käytössä oleva suunnittelupohja siirtyy mukana eikä sinua koskaan lukita ulos omista tiedoistasi.

Kaikki mikä kaatuu näihin viiteen jää hiljaa käyttämättä elokuuhun tullessa.

Mihin Shifton asettuu viheralan yrityksessä

Shifton on työvoiman hallinnan ohjelmisto, ei laskenta- tai suunnittelutyökalu. Se suunnittelee ryhmän, kirjaa tunnit ja raportoi molemmista, ja se toimii samalla tavalla riippumatta siitä tarvitsetko sitä yhdelle ryhmälle vai kymmenkunnalle. Alle kymmenen tiimin jäsenen kohdalla maksuton taso kantaa koko työn ilman aikarajaa: vuorosuunnittelu, perustason kellokortti ja läsnäolo, mobiilisovellus ja raportit ovat mukana, mikä kattaa yhden ryhmän toiminnan kokonaan. Kun työmaita ja sopimuksia kertyy, maksulliset moduulit tuovat kysynnän ennustamisen, automaattisen jaon, paikannuksen ja syvemmän kustannusraportoinnin, ja hinnoittelu näyttää miten se skaalautuu työntekijää kohti. Kummassakin tapauksessa ostat samaa: ryhmät jotka tietävät minne ovat menossa, tunnit joihin voit luottaa kun lasket työn hintaa, ja suunnitelman joka kestää koko viherkauden.