Planleggingsprogram for anleggsgartnere og prosjektarbeid

Anleggsgartnerfaget lever på lovte datoer. Et belegningsarbeid har et leveringsvindu for materialet, en planting har en periode før jorda lukker seg, og en næringsavtale om grøntvedlikehold har servicenivåer skrevet inn i avtalen. Planleggingsprogram for faget finnes fordi ingenting av dette holder sammen i et regneark så snart du har mer enn to lag og mer enn ett oppdrag i gang samtidig.

Det vanskelige er sjelden arbeidet i seg selv. Det er arbeidskraftregnestykket bak. Lagene blander formenn med mange år i bedriften og sesongarbeidere, tilgjengelige timer flytter seg med dagslys og vær, og den som bygger neste ukes plan, priser vanligvis også oppdrag og jager materialer. Det en anleggsgartnerbedrift trenger, er smalere enn en full prosjektpakke: hvem som er på hvilket oppdrag, hvor mange timer hver jobb slukte, og om laget som ble ferdig tidlig kan flyttes et sted der det gjør nytte.

Hva et planleggingsprogram i faget faktisk må klare

Fire ting, resten er pynt. La en eier som selv er ute i felten bygge en uke uten å gi bort en kveld. Knytte hvert skift til et oppdrag, slik at timene lander på riktig prosjekt og ikke i en felles lønnspott. Få planen ut på telefonene til laget i det øyeblikket den endres, for et lag som kjører til gårsdagens oppdrag koster deg en formiddag. Og holde når planen flytter seg, for i dette faget flytter den seg hele tiden. En app for lagplanlegging som klarer disse fire punktene, er mer verdt enn en plattform med femti moduler du aldri åpner. De fleste planleggingsprogrammene i bransjen faller på punkt to: timene kommer inn som en ukesum uten oppdrag på, og det hjelper ikke når du vil vite hva et anlegg kostet.

Fordele lag når flere oppdrag går samtidig

To anlegg, en pakke næringsavtaler om vedlikehold og en planting over to dager krever ikke de samme ferdighetene, men de konkurrerer om de samme folkene. Programvare for lagstyring i faget må legge den konkurransen på én skjerm: belegningslag, plantelag og vedlikeholdslag kommer ut av samme navneliste. I Shifton er hvert oppdrag et prosjekt, så et skift er aldri bare en blokk tid: det hører til en adresse, og navnet på adressen står ved medarbeideren. Sett maskinføreren på det anlegget som virkelig trenger ham, se med en gang hva det etterlater på vedlikeholdsavtalen, og publiser mangelen som et åpent skift i stedet for å oppdage den klokka seks om morgenen. Formennene åpner sin egen uke i mobilappen, så ingen trenger å ringe rundt for å bekrefte hvem som skal hvor.

Roller veier like mye som antall hoder. Et lag med tre hjelpearbeidere og ingen sertifisert maskinfører er ikke et lag, det er en forsinkelse ingen har oppdaget ennå. Stillinger og tilgangsnivåer ligger på hvert medarbeiderkort, så et blikk på et skift forteller om sammensetningen i det hele tatt kan starte, og en formann kan få rett til å endre bare sitt eget lag uten å få hele staben i bedriften i hendene. Et planleggingsprogram hos en entreprenør i faget som overser roller, gir deg et rutenett som ser fullt ut og åpner likevel ikke oppdraget på mandag.

Begrepene i dette markedet er løse. Noen eiere søker etter oppdragsfordelingsprogram for anleggsgartnere, andre etter et program for lagplaner, og de mener stort sett det samme: få de riktige folkene til det riktige oppdraget og vite etterpå hva som skjedde der. Shifton dekker halvparten som handler om lag og timer. Det planlegger ikke kjøringen, og en leverandør som lover begge deler, fortjener et strengt blikk.

Sesongansettelser uten å miste kontrollen over timene

Staben i dette faget dobles og halveres med året. Programvare for personalplanlegging i faget må gjøre den utskiftingen billig. Å ta inn tjue folk om våren og trappe ned om høsten er normalt, og hver av dem trenger en stilling, en sats og tilgang til planen fra dag én. Shifton holder laget som en medarbeiderliste med tilgangsnivåer, stillinger og invitasjonsstatus, så en ny mann er invitert, plassert og satt i plan på minutter i stedet for lagt til i en gruppechat. Hvis staben din svinger kraftig mellom sesongene, går vår guide til planlegging av sesongarbeidere dypere inn i opptrappingen. Maksimalt antall timer i uken settes per person, og det veier tyngst hos dem som gjerne tar hvert skift du tilbyr.

Værforsinkelser og omrokeringen de tvinger fram

En dag regnet tar, er ikke én tapt dag. Det er en kø som må bygges opp bak den. Et planleggingsprogram for eiere i faget tjener plassen sin nettopp i den omrokeringen: flytt de berørte skiftene, hent arbeid fram fra et oppdrag der det fortsatt går an å jobbe, publiser på nytt, ferdig. Maler teller også her. Et bemanningsmønster som fungerte på ett anlegg, kan legges over det neste liknende oppdraget i stedet for å bygges opp fra et tomt rutenett, og der får de fleste eiere planleggingstiden sin tilbake. Det programmet ikke gjør, er å planlegge turen: Shifton setter opp laget og registrerer timene, og lar veivalget ligge hos den som sitter bak rattet.

Timeregistrering som gjør etterkalkylen reell

Å anslå arbeidskraft blir gjetting så lenge det ikke finnes historikk å prøve det mot. Det er hele argumentet for timeregistrering i faget og grunnen til at den hører i samme system som planen og ikke i en app for seg. Timeregistreringen lukker sløyfen ved å føre inn- og utstempling mot oppdraget i stedet for bare mot dagen, slik at timene på et ferdig anlegg kan legges ved siden av timene du priset. Pauser, sene starter og tidlige avslutninger fanges per skift. Overtid holdes atskilt fra grunntimene i rapporten over arbeidstimer, og budsjett- og satsrapporter regner timene om til en kostnad per prosjekt. Vår funksjon for timeregistrering går gjennom mekanikken i detalj. For lag spredt over flere adresser kan geolokaliseringsmodulen bekrefte ankomst og lagre bevegelseshistorikk, og det er et betalt tillegg og ingen del av gratisplanen.

Vedlikeholdsavtaler og dokumentasjon på utført arbeid

Planlegging av grøntvedlikehold for næringseiendom bedømmes på dokumentasjon. En eiendomsforvalter som stiller spørsmål ved et besøk, vil ha en dato, et lag og en varighet, og å finne det svaret bør ta et minutt i stedet for en ettermiddag med en perm papir. Fordi hvert skift er ført mot et prosjekt, gjenskaper rapporten over bekreftede skift og rapporten over arbeidstimer sammen hva som skjedde på en vilkårlig avtale i en vilkårlig periode. Det gjør også fornyelsen til en annen samtale. Du kommer inn med leverte timer mot avtalte timer, og ikke med et inntrykk av hvordan året gikk.

Avtaler spredt over flere eiendommer gir et problem mer: planen kan ikke leve i hodet til én person. Hver eiendom ligger i Shifton som sitt eget prosjekt, så et skift viser adressen det ble satt opp på i stedet for en vag beskrivelse, og avløsning ved fravær ordnes mot den riktige avtalen i stedet for å gis til den nærmeste ledige. Planleggingen av grøntvedlikehold blir merkbart roligere så snart det stemmer, og lagene slutter å ringe kontoret for å spørre hvor de skal være. Når en kontrakt består av korte gjentakende besøk i stedet for flerdagers arbeid, se siden vår om planlegging av plenpleie.

Hva du bør se etter i et program for lagplanlegging

Det finnes ikke ett beste planleggingsprogram for alle bedrifter i faget, så test hver app slik lagene dine kommer til å bruke den, og ikke slik en demo viser den. Dette er et utefag, og en planleggingsapp som bare gir mening ved et skrivebord, overlever ikke sin første travle uke.

• Åpne den på den eldste telefonen i bilen, utendørs, på mobildata. Det er det virkelige miljøet.
• Bygg en hel uke fra null og ta tiden på deg selv. Under ti minutter er oppnåelig.
• Endre et skift etter publisering og se hvor raskt varselet faktisk lander.
• Sjekk at timer kan filtreres på prosjekt, for det er tallet etterkalkylen din hviler på.
• Bekreft at planer importeres og eksporteres rent, slik at en mal du alt bruker følger med, og du aldri blir stengt ute fra dine egne data.

Alt som faller på disse fem punktene, blir stille oppgitt utover i august.

Hvor Shifton passer inn i en anleggsgartnerbedrift

Shifton er programvare for personalstyring i anleggsgartnerfaget, ikke et verktøy for kalkyle eller prosjektering. Det planlegger laget, registrerer timene og rapporterer på begge, og det virker likt enten du trenger vaktplanlegging for ett lag eller for et dusin. Under ti medarbeidere bærer gratisplanen hele oppgaven uten tidsgrense: skiftplanlegging, enkel time- og fraværsregistrering, mobilappen og rapporter er med, og det dekker en drift med ett lag fullt ut. Når oppdrag og avtaler blir flere, legger betalte moduler til etterspørselsprognose, automatisk fordeling, geolokalisering og dypere kostnadsrapportering, og siden priser viser hvordan det skalerer per medarbeider. Uansett kjøper du det samme: lag som vet hvor de skal, timer du kan stole på når du kalkulerer et oppdrag, og en plan som holder en hel sesong.