ক্রু ও প্রকল্পের কাজের জন্য ল্যান্ডস্কেপিং শিডিউলিং সফটওয়্যার

ল্যান্ডস্কেপিং চলে প্রতিশ্রুত তারিখের উপর। পাকা নির্মাণে মালামাল সরবরাহের নির্দিষ্ট সময় থাকে, রোপণের কাজে মাটি বন্ধ হয়ে যাওয়ার আগের একটি জানালা থাকে, আর বাণিজ্যিক প্রাঙ্গণ রক্ষণাবেক্ষণ চুক্তিতে সেবার মান চুক্তির ভেতরেই লেখা থাকে। ল্যান্ডস্কেপিং শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে এই কারণেই যে দুইয়ের বেশি ক্রু আর একই সময়ে একের বেশি সাইট চালু হলে এসবের কিছুই আর স্প্রেডশিটে টিকে থাকে না।

কঠিন অংশটা খুব কমই কাজ নিজে। কঠিন অংশ তার পেছনের শ্রমের হিসাব। ক্রুতে বহু বছরের পুরোনো ফোরম্যান আর মরসুমি নিয়োগ মেশে, হাতে থাকা ঘণ্টা দিনের আলো আর আবহাওয়ার সঙ্গে দোল খায়, আর যিনি পরের সপ্তাহের পরিকল্পনা গড়েন তিনি সাধারণত একই সময়ে দর দিচ্ছেন এবং মালামালের পেছনে ছুটছেন। একটি ল্যান্ডস্কেপিং কোম্পানির যা দরকার তা পূর্ণ প্রকল্প স্যুটের চেয়ে সরু: কে কোন সাইটে, কোন কাজ কত ঘণ্টা টেনে নিল, আর যে ক্রু আগে শেষ করেছে তাকে কাজে লাগার মতো কোথাও সরানো যায় কিনা।

ল্যান্ডস্কেপিং শিডিউলিং সফটওয়্যারকে আসলে যা করতে হয়

চারটি জিনিস, বাকিটা সাজসজ্জা। কাজে থাকা মালিককে একটি সন্ধ্যা বিসর্জন না দিয়ে সপ্তাহ গড়তে দেওয়া। প্রতিটি শিফটকে একটি কাজের সঙ্গে বাঁধা, যাতে ঘণ্টা সাধারণ শ্রমের গামলায় না পড়ে সঠিক প্রকল্পে গিয়ে বসে। পরিকল্পনা বদলানোর মুহূর্তেই সেটি ক্রুর ফোনে পৌঁছে দেওয়া, কারণ গতকালের সাইটে চলে যাওয়া ক্রু আপনার একটি সকাল খেয়ে ফেলে। আর পরিকল্পনা নড়লে টিকে থাকা, কারণ ল্যান্ডস্কেপিংয়ে সেটি অনবরত নড়ে। যে ল্যান্ডস্কেপিং শিডিউলিং অ্যাপ এই চারটি পার করে, সেটি পঞ্চাশটি মডিউলওয়ালা এমন প্ল্যাটফর্মকে হারিয়ে দেয় যেগুলো আপনি কখনো খুলবেন না। এই ক্ষেত্রের বেশির ভাগ শিডিউলিং সফটওয়্যার দ্বিতীয় বিন্দুতেই ব্যর্থ হয়: ঘণ্টা আসে সাপ্তাহিক যোগফল হিসেবে, কোনো কাজ জুড়ে নয়, আর একটি নির্মাণের খরচ জানতে চাইলে তাতে কোনো কাজ হয় না।

একসঙ্গে কয়েকটি কাজ চললে ক্রু বসানো

দুটি নির্মাণ, একগুচ্ছ বাণিজ্যিক প্রাঙ্গণ রক্ষণাবেক্ষণ চুক্তি আর দুদিনের রোপণ কাজের জন্য এক দক্ষতা লাগে না, কিন্তু সেগুলো একই মানুষের জন্য কাড়াকাড়ি করে। ল্যান্ডস্কেপিং ক্রু ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যারকে সেই কাড়াকাড়ি এক পর্দায় আনতে হয়: পাকা কাজের ক্রু, রোপণ দল ও রক্ষণাবেক্ষণ ক্রু সবাই একই নামের তালিকা থেকে বেরোয়। Shifton এ প্রতিটি কাজ একটি প্রকল্প, তাই শিফট কখনো নিছক সময়ের খণ্ড নয়: সেটি একটি সাইটের, আর সাইটের নাম কর্মীর পাশেই বসে। যে নির্মাণে যন্ত্রচালককে সত্যিই দরকার তাকে সেখানে দিন, তাতে রক্ষণাবেক্ষণ চুক্তিতে কী থাকল তা সঙ্গে সঙ্গে দেখুন, আর ঘাটতিটা ভোর ছয়টায় আবিষ্কার করার বদলে খোলা শিফট হিসেবে প্রকাশ করুন। ক্রু প্রধানরা মোবাইল অ্যাপে নিজেদের সপ্তাহ খোলেন, তাই কে কোথায় যাচ্ছে তা নিশ্চিত করতে কাউকে ফোন করে বেড়াতে হয় না।

পদ যত গুরুত্বপূর্ণ, লোকসংখ্যাও তত। তিনজন সহকারী শ্রমিক আর কোনো সনদপ্রাপ্ত যন্ত্রচালক ছাড়া দল কোনো ক্রু নয়, সেটি এখনো ধরা না পড়া একটি দেরি। পদ ও অনুমতির স্তর প্রতিটি কর্মীর তথ্যে থাকে, তাই শিফটের দিকে একবার তাকালেই বোঝা যায় গড়নটি আদৌ কাজ শুরু করতে পারবে কিনা, আর একজন ক্রু প্রধানকে পুরো কোম্পানির তালিকা না দিয়েও নিজের দল ঠিক করার অনুমতি দেওয়া যায়। যে ল্যান্ডস্কেপিং ঠিকাদারি শিডিউলিং সফটওয়্যার পদ উপেক্ষা করে, সেটি এমন একটি গ্রিড দেয় যা ভরা দেখায় অথচ সোমবার সকালে সাইট খুলতে পারে না।

এই বাজারের পরিভাষা ঢিলেঢালা। কেউ কেউ খোঁজেন ল্যান্ডস্কেপিং ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার, অন্যরা কাজ বণ্টনের ব্যবস্থা বা ক্রু রোস্টারিং ব্যবস্থা, আর সাধারণত তারা একই কাজ বোঝান: সঠিক মানুষকে সঠিক সাইটে পৌঁছে দেওয়া এবং পরে জানা সেখানে কী হয়েছে। Shifton এর ক্রু ও ঘণ্টার অর্ধেকটা ঢাকে। এটি গাড়ি চালানোর পরিকল্পনা করে না এবং থামার ক্রম সাজায় না, আর যে বিক্রেতা দুটোই দাবি করেন তাকে কড়া চোখে দেখা উচিত।

ঘণ্টার নিয়ন্ত্রণ না হারিয়ে মরসুমি নিয়োগ

এই পেশায় লোকসংখ্যা বছরের সঙ্গে দ্বিগুণ হয় আর অর্ধেক হয়ে যায়। ল্যান্ডস্কেপিং কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যারকে সেই ওঠানামা সস্তা করে তুলতে হয়। বসন্তে কুড়িজনকে নেওয়া আর শরতে সংখ্যা কমানো স্বাভাবিক, আর তাদের প্রত্যেকের প্রথম দিন থেকেই একটি পদ, একটি মজুরি হার আর সূচিতে প্রবেশাধিকার দরকার। Shifton দলটিকে রাখে অনুমতির স্তর, পদ ও আমন্ত্রণের অবস্থাসহ একটি কর্মী তালিকা হিসেবে, তাই নতুন লোককে দলীয় আলাপে যোগ করার বদলে কয়েক মিনিটে আমন্ত্রণ জানানো, বসানো ও সূচিতে তোলা হয়। আপনার কর্মীসংখ্যা যদি মরসুমে মরসুমে জোরে দোলে, তবে মরসুমি কর্মীদের সময়সূচি নিয়ে আমাদের নির্দেশিকা সেই বাড়বাড়ন্ত নিয়ে আরও গভীরে যায়। সর্বোচ্চ সাপ্তাহিক ঘণ্টা প্রতিটি মানুষের জন্য আলাদা করে ঠিক করা যায়, আর সেটি সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে সেই কর্মীদের বেলায় যারা আপনার দেওয়া প্রতিটি শিফট খুশিমনে নিয়ে নেবেন।

আবহাওয়ার দেরি আর তার চাপানো পুনর্বিন্যাস

বৃষ্টিতে ধুয়ে যাওয়া একটি দিন কেবল একটি হারানো দিন নয়। এটি এমন একটি সারি যা তার পেছনে নতুন করে গড়তে হয়। ল্যান্ডস্কেপিং ব্যবসার মালিকদের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার ঠিক এই পুনর্বিন্যাসেই নিজের দাম তোলে: ক্ষতিগ্রস্ত শিফট সরান, যে সাইটে এখনো কাজ চলে সেখান থেকে কাজ এগিয়ে আনুন, আবার প্রকাশ করুন, শেষ। ছকও এখানে গুরুত্বপূর্ণ। এক নির্মাণে যে কর্মী বিন্যাস কাজে দিয়েছে সেটি ফাঁকা গ্রিড থেকে নতুন করে না গড়ে পরের অনুরূপ কাজে বসানো যায়, আর বেশির ভাগ মালিক পরিকল্পনার সময় ফেরত পান ঠিক এখান থেকেই। সফটওয়্যার যা করে না তা হলো গাড়ির পথ পরিকল্পনা: Shifton ক্রুর সূচি গড়ে আর ঘণ্টা নথিভুক্ত করে, পথ ঠিক করার কাজ ছেড়ে দেয় যিনি চাকার পেছনে বসেন তাঁর উপর।

যে সময় ট্র্যাকিং খরচ হিসাবকে সত্যি করে তোলে

শ্রমের হিসাব আন্দাজই থেকে যায় যতক্ষণ না মেলানোর মতো ইতিহাস আপনার হাতে আসে। ল্যান্ডস্কেপিংয়ের জন্য সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যারের পুরো যুক্তি এটাই, আর এই কারণেই এটি আলাদা অ্যাপে নয়, সূচির সঙ্গে একই ব্যবস্থায় থাকা উচিত। ল্যান্ডস্কেপিং সময় ট্র্যাকিং সফটওয়্যার বৃত্তটি বন্ধ করে দেয় শুধু দিনের নয়, কাজের বিপরীতে আসা ও যাওয়ার সময় নথিভুক্ত করে, ফলে শেষ হওয়া একটি ইনস্টলের ঘণ্টা আপনি যে ঘণ্টার দর দিয়েছিলেন তার পাশে রাখা যায়। বিরতি, দেরিতে শুরু ও আগে শেষ প্রতিটি শিফটে ধরা পড়ে। কর্মঘণ্টার রিপোর্টে অতিরিক্ত সময় মূল ঘণ্টা থেকে আলাদা থাকে, আর বাজেট ও মজুরি হারের রিপোর্ট সেই ঘণ্টাকে প্রকল্পভিত্তিক খরচে বদলে দেয়। আমাদের সময় ট্র্যাকিং সুবিধা এর খুঁটিনাটি বিস্তারিতভাবে দেখায়। সাইটে সাইটে ছড়ানো ক্রুর জন্য জিওলোকেশন মডিউল পৌঁছানো নিশ্চিত করতে ও পথের ইতিহাস রাখতে পারে, আর সেটি বিনামূল্যের প্ল্যানের অংশ নয়, একটি সবেতন সংযোজন।

প্রাঙ্গণ রক্ষণাবেক্ষণ চুক্তি ও সেবার প্রমাণ

বাণিজ্যিক প্রাঙ্গণ রক্ষণাবেক্ষণের সময়সূচি বিচার হয় প্রমাণে। কোনো সফর নিয়ে প্রশ্ন করা সম্পত্তি ব্যবস্থাপক চান একটি তারিখ, একটি ক্রু আর একটি সময়কাল, আর সেই উত্তর বের করতে কাগজের ফাইল নিয়ে গোটা বিকেল নয়, এক মিনিট লাগা উচিত। যেহেতু প্রতিটি শিফট প্রকল্পের নামে জমা থাকে, নিশ্চিত শিফটের রিপোর্ট ও কর্মঘণ্টার রিপোর্ট মিলে যেকোনো চুক্তিতে যেকোনো সময়ে কী ঘটেছে তা আবার গড়ে তোলে। এতে নবায়নের আলোচনাও বদলে যায়। আপনি ঢোকেন প্রতিশ্রুত ঘণ্টার বিপরীতে দেওয়া ঘণ্টা নিয়ে, বছরটা কেমন গেল সেই আন্দাজ নিয়ে নয়।

কয়েকটি সম্পত্তিতে ছড়ানো চুক্তি দ্বিতীয় একটি সমস্যা আনে: পরিকল্পনা একজন মানুষের স্মৃতিতে বাঁচতে পারে না। প্রতিটি সম্পত্তি Shifton এ নিজের প্রকল্প হিসেবে বসে, তাই শিফট অস্পষ্ট বিবরণের বদলে যে সাইটের জন্য বুক হয়েছিল সেটিই দেখায়, আর অনুপস্থিতির বদলি হাতের কাছের খালি লোককে না দিয়ে সঠিক চুক্তির বিপরীতে সাজানো হয়। এটা সত্যি হলে প্রাঙ্গণ রক্ষণাবেক্ষণের সময়সূচি অনেকটাই শান্ত হয়ে আসে, আর ক্রু অফিসকে জিজ্ঞেস করা বন্ধ করে যে তাদের কোথায় থাকার কথা। চুক্তি যদি বহুদিনের কাজের বদলে ছোট পুনরাবৃত্ত পরিদর্শনে গড়া হয়, তবে লন পরিচর্যার সময়সূচি নিয়ে আমাদের পাতাটি দেখুন।

ল্যান্ডস্কেপিং ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যারে কী দেখবেন

প্রতিটি কোম্পানির জন্য একটিমাত্র সেরা ল্যান্ডস্কেপিং শিডিউলিং সফটওয়্যার নেই, তাই যেকোনো ল্যান্ডস্কেপিং ক্রু শিডিউলিং অ্যাপ পরখ করুন আপনার ক্রু যেভাবে ব্যবহার করবে সেভাবে, ডেমো যেভাবে দেখায় সেভাবে নয়। এটি মাঠের পেশা, আর যে অ্যাপ কেবল ডেস্কে বসে অর্থবহ, সেটি প্রথম ব্যস্ত সপ্তাহই পার করবে না।

• গাড়িতে থাকা সবচেয়ে পুরোনো ফোনে, বাইরে, মোবাইল ডেটায় এটি খুলুন। আসল পরিবেশ সেটিই।
• শূন্য থেকে একটি পূর্ণ সপ্তাহ গড়ুন আর নিজের সময় মাপুন। দশ মিনিটের কম করা সম্ভব।
• প্রকাশের পর একটি শিফট বদলান আর দেখুন বিজ্ঞপ্তি সত্যিই কত দ্রুত পৌঁছায়।
• দেখে নিন ঘণ্টা প্রকল্প অনুযায়ী ফিল্টার করা যায় কিনা, কারণ আপনার খরচ হিসাব ওই সংখ্যার উপরেই দাঁড়িয়ে।
• নিশ্চিত হোন সূচি পরিচ্ছন্নভাবে আমদানি ও রপ্তানি হয়, যাতে আপনার ব্যবহৃত সূচির ছকটি সঙ্গে আসে এবং নিজের তথ্য থেকে আপনি কখনো বিচ্ছিন্ন না হন।

এই পাঁচটিতে যা ব্যর্থ হয়, আগস্টের মধ্যেই তা নীরবে পরিত্যক্ত হয়।

ল্যান্ডস্কেপিং কোম্পানিতে Shifton কোথায় বসে

Shifton হলো ল্যান্ডস্কেপিং কর্মীবাহিনী ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার, দর তৈরি বা নকশার সরঞ্জাম নয়। এটি ক্রুর পরিকল্পনা করে, ঘণ্টা নথিভুক্ত করে এবং দুটোরই রিপোর্ট দেয়, আর একই ভাবে কাজ করে আপনার এক ক্রুর জন্য ল্যান্ডস্কেপিং কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যার লাগুক বা এক ডজন ক্রুর জন্য। দশজন দলীয় সদস্যের নিচে বিনামূল্যের প্ল্যান পুরো কাজটাই কোনো সময়সীমা ছাড়া বয়ে নেয়: শিফট পরিকল্পনা, মৌলিক টাইম ক্লক ও উপস্থিতি, মোবাইল অ্যাপ আর রিপোর্ট এতে থাকে, যাতে এক ক্রুর কারবার পুরোপুরি চলে যায়। সাইট ও চুক্তি বাড়তে থাকলে সবেতন মডিউল যোগ করে চাহিদার পূর্বাভাস, স্বয়ংক্রিয় বণ্টন, জিওলোকেশন ও গভীর খরচের রিপোর্ট, আর মূল্য দেখায় সেটি কর্মীপ্রতি কীভাবে বাড়ে। যেভাবেই হোক আপনি একই জিনিস কিনছেন: এমন ক্রু যারা জানে তারা কোথায় যাচ্ছে, এমন ঘণ্টা যাতে কাজের খরচ ধরার সময় ভরসা করা যায়, আর এমন পরিকল্পনা যা একটি পূর্ণ ল্যান্ডস্কেপিং মরসুম টিকে যায়।