Software de planeamento para equipas de paisagismo

O paisagismo funciona com datas assumidas. Uma obra de pavimentação tem uma janela de entrega de material, uma plantação tem um período útil antes de o terreno fechar e um contrato comercial de espaços verdes tem níveis de serviço escritos no acordo. O software de planeamento para paisagismo existe porque nada disto se mantém de pé numa folha de cálculo assim que tem mais de duas equipas e mais de uma obra a decorrer ao mesmo tempo.

A parte difícil raramente é o trabalho em si. É a aritmética de mão de obra que está por trás. As equipas misturam encarregados de muitos anos com contratos de época, as horas disponíveis oscilam com a luz do dia e com o tempo, e quem monta o plano da próxima semana é normalmente também quem orçamenta obras e persegue materiais. O que uma empresa de paisagismo precisa é mais estreito do que uma suite completa de gestão de projetos: quem está em que obra, quantas horas cada trabalho absorveu, e se a equipa que fechou mais cedo pode ser movida para onde faz falta.

O que um software de planeamento para paisagismo tem de fazer

Quatro coisas, o resto é decoração. Deixar um dono que também trabalha na obra montar uma semana sem entregar uma noite. Ligar cada turno a uma obra para que as horas caiam no projeto certo e não num saco comum de mão de obra. Levar o plano aos telemóveis da equipa no momento em que muda, porque uma equipa que conduz até à obra de ontem custa-lhe uma manhã. E aguentar quando o plano se mexe, porque neste ofício mexe-se constantemente. Uma aplicação de planeamento de equipas que resolva estes quatro pontos vale mais do que uma plataforma com cinquenta módulos que nunca vai abrir. A maioria dos programas de planeamento para o setor falha no segundo ponto: as horas chegam como total semanal sem obra associada, e isso não serve quando quer saber quanto custou uma construção.

Atribuir equipas quando várias obras decorrem ao mesmo tempo

Duas construções, um conjunto de contratos comerciais de espaços verdes e uma plantação de dois dias não pedem as mesmas competências, mas competem pelas mesmas pessoas. Um software de gestão de equipas de paisagismo tem de pôr essa competição num só ecrã: equipas de pavimentação, equipas de plantação e equipas de manutenção saem da mesma lista de nomes. No Shifton cada obra é um projeto, por isso um turno nunca é apenas um bloco de tempo: pertence a um local, e o nome do local está ao lado do colaborador. Coloque o manobrador na construção que realmente precisa dele, veja logo o que isso deixa no contrato de manutenção e publique a falta como turno aberto em vez de a descobrir às seis da manhã. Os encarregados abrem a sua própria semana na aplicação móvel, por isso ninguém tem de telefonar a todos para confirmar quem vai para onde.

As funções contam tanto como o número de pessoas. Uma equipa com três serventes e nenhum manobrador certificado não é uma equipa, é um atraso à espera de ser descoberto. As posições e os níveis de autorização vivem na ficha de cada colaborador, por isso um olhar a um turno diz-lhe se a composição consegue mesmo começar, e um encarregado pode receber permissão para ajustar apenas a sua própria equipa sem lhe ser entregue o quadro completo da empresa. Um software de planeamento para empreiteiros de paisagismo que ignora as funções dá-lhe uma grelha que parece cheia e continua a não abrir a obra na segunda-feira.

A terminologia deste mercado é solta. Alguns donos procuram um software de despacho para paisagismo, outros um programa de escalas para equipas, e normalmente querem a mesma coisa: levar as pessoas certas à obra certa e saber depois o que lá aconteceu. O Shifton cobre a metade das equipas e das horas. Não planeia a condução, e um fornecedor que promete as duas coisas merece um olhar duro.

Contratar por época sem perder o controlo das horas

Neste ofício o quadro de pessoal duplica e reduz a metade com o ano. Um software de planeamento de pessoal para paisagismo tem de tornar essa rotação barata. Entrar com vinte pessoas na primavera e reduzir no outono é normal, e cada uma precisa de uma posição, de um valor à hora e de acesso ao horário desde o primeiro dia. O Shifton mantém a equipa como uma lista de colaboradores com níveis de autorização, posições e estado do convite, por isso quem chega é convidado, colocado e escalado em minutos em vez de ser adicionado a um grupo de conversa. Se o seu quadro oscila muito entre épocas, o nosso guia de planeamento de trabalhadores de época aprofunda a subida. O máximo de horas semanais define-se por pessoa, e isso conta sobretudo com quem aceitaria de bom grado cada turno que lhe oferece.

Atrasos por causa do tempo e a reorganização que impõem

Um dia levado pela chuva não é um dia perdido. É uma fila que tem de ser reconstruída atrás dele. Um software de planeamento para donos de empresas de paisagismo ganha o seu lugar exatamente nessa reorganização: mover os turnos afetados, antecipar trabalho de uma obra onde ainda se pode trabalhar, voltar a publicar, feito. Os modelos também contam aqui. Um padrão de pessoal que funcionou numa construção pode ser aplicado ao trabalho parecido seguinte em vez de ser reconstruído a partir de uma grelha vazia, e é aí que a maioria dos donos recupera o seu tempo de planeamento. O que o software não faz é planear a viagem: o Shifton escala a equipa e regista as horas, e deixa o percurso a quem vai ao volante.

Registo de tempo que torna real o cálculo de custos

Estimar mão de obra continua a ser adivinhar enquanto não houver histórico para verificar. É todo o argumento do registo de tempo no paisagismo, e a razão pela qual pertence ao mesmo sistema do horário e não a uma aplicação separada. O registo de tempo fecha o ciclo marcando a entrada e a saída contra a obra e não apenas contra o dia, por isso as horas de uma construção acabada podem ser postas ao lado das horas que orçamentou. Pausas, inícios tardios e saídas antecipadas são captados por turno. As horas extraordinárias ficam separadas das horas base no relatório de horas de trabalho, e os relatórios de orçamento e de valor à hora convertem essas horas num custo por projeto. A nossa funcionalidade de registo de tempo descreve a mecânica em detalhe. Para equipas espalhadas por várias obras, o módulo de geolocalização pode confirmar a chegada e guardar o histórico de percurso, e é um extra pago e não parte do plano gratuito.

Contratos de espaços verdes e prova do serviço

A manutenção de espaços verdes comerciais é julgada por provas. Um administrador de condomínio que questiona uma visita quer uma data, uma equipa e uma duração, e encontrar essa resposta devia levar um minuto e não uma tarde com uma pasta de papéis. Porque cada turno está arquivado contra um projeto, o relatório de turnos confirmados e o relatório de horas de trabalho reconstroem juntos o que aconteceu em qualquer contrato em qualquer período. Isso também torna a renovação outra conversa. Entra com horas entregues face a horas acordadas, e não com uma impressão de como correu o ano.

Os contratos espalhados por vários espaços trazem um segundo problema: o plano não pode viver na memória de uma pessoa. Cada espaço está no Shifton como projeto próprio, por isso um turno mostra o local para o qual foi reservado em vez de uma descrição vaga, e a substituição de uma ausência é organizada contra o contrato certo em vez de ser dada ao primeiro que estiver livre. O planeamento da manutenção de espaços verdes fica bastante mais calmo assim que isso é verdade, e as equipas deixam de ligar ao escritório a perguntar onde devem estar. Para contratos de visitas curtas e repetidas em vez de obras de vários dias, veja nossa página sobre agendamento de cuidados com o gramado.

O que procurar num software de planeamento de equipas

Não existe um único melhor software de planeamento para paisagismo para todas as empresas, por isso teste qualquer aplicação da forma como as suas equipas a vão usar e não da forma como uma demonstração a mostra. Este é um ofício de campo, e uma aplicação de horários que só faz sentido a uma secretária não sobrevive à primeira semana cheia.

• Abra-a no telemóvel mais antigo que anda na viatura, ao ar livre, com dados móveis. Esse é o ambiente real.
• Monte uma semana completa a partir de zero e conte o tempo. Abaixo de dez minutos é alcançável.
• Altere um turno depois de publicar e veja quanto tempo a notificação leva realmente a chegar.
• Confirme que as horas podem ser filtradas por projeto, porque é desse número que depende o seu cálculo de custos.
• Verifique que os horários importam e exportam de forma limpa, para que um modelo de horário que já usa passe e nunca fique fechado fora dos seus próprios dados.

Tudo o que falhar estas cinco provas é abandonado em silêncio até agosto.

Onde é que o Shifton encaixa numa empresa de paisagismo

O Shifton é software de gestão de pessoal para paisagismo, não uma ferramenta de orçamentação ou de projeto. Planeia a equipa, regista as horas e reporta sobre ambas, e funciona da mesma maneira se precisar de um software de escalas para uma equipa ou para uma dúzia. Abaixo de dez membros da equipa o plano gratuito carrega todo o trabalho sem limite de tempo: planeamento de turnos, registo básico de horas e assiduidade, a aplicação móvel e relatórios estão incluídos, o que cobre por completo uma operação de uma só equipa. À medida que obras e contratos se multiplicam, os módulos pagos acrescentam previsão de carga, distribuição automática, geolocalização e relatórios de custo mais profundos, e a página de preços mostra como isso escala por colaborador. Em qualquer dos casos o que compra é o mesmo: equipas que sabem para onde vão, horas em que pode confiar quando calcula o custo de uma obra, e um plano que aguenta uma temporada inteira.