Система управління відпустками, якою дійсно користуються працівники

Відпустка не повинна відчуватися як бій. Але в багатьох командах це так і є. Хтось просить відпустку в чаті. Менеджер відповідає за декілька годин. HR оновлює електронну таблицю. Відділ зарплати дізнається запізно. Графік ламається, і команда в результаті стресує.

A система управління відпусткамивиправляє це, надаючи всім один чіткий шлях: запит, схвалення, відстеження та планування. Це замінює хаотичні повідомлення простим робочим процесом затвердження відпусток, щоб менеджери могли захистити покриття, а працівники могли планувати своє життя без здогадок.

Якщо ви хочете просту відправну точку для робочих процесів робочої сили окрім відпустки, ви можете переглянути основну платформу тут: перегляньте, як працює Shifton

Що має робити система управління відпустками

Хороша система – це не просто форма. Це процес, що зменшує помилки і робить рішення передбачуваними.

Вона має обробляти запити на відпустку так, щоб це відчувалось природно для працівників, включаючи використання мобільних пристроїв. Вона має чітко показувати статус, щоб ніхто не запитував «ви це затвердили» п'ять разів. Вона повинна підтримувати відстеження відпусток працівників з чистою історією, хто запитував, хто затверджував і які дати були задіяні.

Вона також повинна допомагати менеджерам планувати, а не лише затверджувати. Це означає чіткий календар відпусток, видимість накладань запитів та спосіб уникнути зміщень у штаті до їх виникнення.

Для HR вона повинна підтримувати управління політикою відпусток з правилами, що залишаються постійними. Для відділу зарплати вона повинна підтримувати відстеження оплачуваних відпусток і надавати чисті сумарні дані, які не потребують ручних виправлень наприкінці місяця.

Управління відпустками не повинно бути складніше, ніж запит на день відпустки. Відстеження лікарняних днів має бути швидким, оскільки лікарняні рідко плануються за тиждень.

Чому електронні таблиці і чати не працюють

Електронні таблиці ламаються, тому що залежать від ідеальних людей. Хтось забуває оновити комірку. Інший редагує неправильний рядок. Менеджер затверджує щось усно, і ніхто це не реєструє. Незабаром у вас дві істини і жодної довіри.

Затвердження в чаті здається швидким, але вони створюють плутанину. Повідомлення зникають під новими розмовами. Новий менеджер не може побачити, що сталося минулого кварталу. HR не може відповісти на базові питання без перегляду скріншотів.

Відповідний процес управління відсутністю потребує єдиного джерела правди, яке є простим у використанні, а не набором інструментів.

Справжня вартість неякісного відстеження відпусток

Погане управління відпустками не тільки дратує. Воно є дорогим.

Коли менеджери не можуть чітко бачити відпустки, вони перевантажують штат, щоб відчути себе в безпеці. Або недоукомплектовують його, що призводить до вигорання команди. Коли працівники не довіряють процесу, вони перестають планувати заздалегідь. Вони беруть відпустку в останній момент, і бізнес працює в режимі паніки.

Це також створює несправедливість. Деякі люди отримують затвердження швидко, бо знають, до кого звернутися. Інші чекають довше, бо дотримуються правил. З часом це стає особистим, навіть якщо це не так.

Хороша система управління відпустками робить процес видимим і послідовним, що робить рішення справедливими і легкими для пояснення.

Як налаштувати управління відпустками, яке працює щоденно

Вам не потрібні складні правила. Вам потрібні чіткі правила, яких усі можуть дотримуватися.

Встановіть типи відпусток, що відповідають реальному життю

Почніть з невеликого списку, який люди реально використовують. Більшість команд потребують тільки відпустку, лікарняний, особисту та неоплачувану відпустку. Зберігайте назви простими. Якщо люди не можуть розрізнити два схожі варіанти, вони оберуть невірний.

Це допомагає програмному забезпеченню для управління відпустками залишатися чистим і запобігає перетворенню звітності на гру в здогадки.

Робіть затвердження швидкими і передбачуваними

Повільні затвердження руйнують довіру. Найкращий підхід – це зазвичай затвердження прямим менеджером для більшості запитів, і другий крок лише для особливих випадків.

Визначте, що означає швидко у вашій команді. Менеджери відповідають протягом одного робочого дня. Якщо менеджер відсутній, запит направляється до резервного затверджувача. Так ви запобігаєте заблокованим запитам і зменшуєте зміни графіку в останню хвилину.

Використовуйте календар відпусток, щоб захистити покриття

Календар відпусток – це там, де планування стає реальним.

Керівники повинні мати можливість помітити перетин у графіку з першого погляду. Співробітники повинні бачити, чи вже заповнений тиждень, щоб уникнути конфліктів до подачі заявки. Це знижує рівень відхилень і зменшує конфлікти.

Коли ваш календар надійний, люди перестають двічі бронювати свої справи, і ви перестаєте двічі бронювати персонал.

Підключіть відпустки до розкладу та відвідуваності.

Відпустка повинна змінювати доступність. Якщо комусь затверджено відпустку, вони не повинні бути доступні для змін в ці дати. Це відрізняє систему, яка зберігає запити, від системи, яка захищає операції.

Якщо ви керуєте командами, які працюють по змінах, поєднання відпусток з розкладом сильно впливає. Shifton підтримує такий процес тут: інструменти для запиту та затвердження відпусток

Коли вам також потрібні точні підсумки для відвідуваності та зарплат, підключіть рішення про відпустки до обліку годин тут: відстежуйте робочі години без ручних облікових листів

Управління відпустками для команд, які працюють за змінами та мають ризики з покриття

Деякі команди можуть довше виживати при неохайному обліку відпусток, ніж інші. Офісна команда може відчувати дискомфорт, але команда, яка працює по змінах, відчуває катастрофу.

У сфері охорони здоров'я один відсутній може перевантажити весь підрозділ. У роздрібній торгівлі, прогалина в години пік зменшує прибуток і погіршує враження клієнтів. У роботі з об'єктами, відсутність одного техніка може затримати критично важливі завдання.

Якщо ваша робота залежить від покриття, система управління відпустками — це не лише дотримання норм HR. Це безпека операцій.

Команди, що працюють з об'єктами, є яскравим прикладом, оскільки вони потребують надійного покриття кожного дня. На цій сторінці показано мислення про покриття, яке найбільше важливе: як команди, що працюють з об'єктами, забезпечують покриття

Найкращі практики, які змушують співробітників довіряти процесу

Система працює тільки тоді, коли співробітники вважають її справедливою. Довіра походить від ясності, а не від суворості.

Показуйте залишки чітко. Якщо люди не знають, скільки PTO відстежується, вони постійно звертатимуться до HR або перестануть правильно подавати заявки.

Зробіть правила видимими до того, як хтось подасть запит. Якщо є дати, коли не можна брати відпустку, правила про мінімальне попередження або обмеження на перетин відпусток, покажіть це заздалегідь. Не чекайте, поки запит не надійде.

Зберігайте пояснювальність рішень. Коли керівник відхиляє запит, причина повинна бути простою і однозначною, наприклад, обмеження покриття або перетин.

Зберігайте історію. Коли питання виникають пізніше, вам потрібні факти, а не думки.

Для команд у США важливо посилатися на надійні рекомендації щодо основ трудового законодавства та годин: офіційні основи трудового законодавства та годин

План запуску, що не дратує команду

Більшість запусків зазнають невдачі через те, що вони сприймаються як додаткова робота. Гарний запуск відчувається як менше роботи з першого дня.

Спочатку налаштуйте типи та правила відпусток таким чином, як люди вже говорять. Потім навчіть керівників одній звичці: швидко затверджуйте та перевіряйте покриття. Після цього переведіть запити до системи та припиніть приймати затвердження в чаті. Якщо ви тримаєте два канали відкритими, люди завжди обиратимуть безладний.

Нарешті, перегляньте, що відбувається в перші два тижні. Якщо співробітники продовжують вибирати неправильний тип відпустки, перейменуйте його. Якщо затвердження сповільнюються, призначте резервного затверджувача. Постійно вдосконалюйте процес, поки він не стане бездоганним.

Якщо ви хочете найшвидший спосіб протестувати робочий процес з вашою командою, почніть тут: створіть свій робочий простір у Shifton

Часті запитання

Що таке система управління відпустками?

Система управління відпустками - це програмне забезпечення, яке допомагає співробітникам подавати запити на відпустку, а менеджерам схвалювати їх, зберігаючи точні записи, залишки та спільний календар відпусток.

Як повинен виглядати хороший процес схвалення відпустки?

Він має направляти запити до відповідного менеджера, чітко показувати статус, зберігати історію рішень та запобігати застою запитів, коли хтось відсутній.

Як це допомагає в управлінні відсутністю?

Це забезпечує єдине надійне джерело інформації про те, хто відсутній та коли, що дозволяє завчасно планувати заміщення і уникати непередбачених прогалин у графіку.

Чи може ця система вести облік PTO та оплачуваних відпусток?

Так. Правильна система відстежує залишки та загальну кількість відпусток, так що співробітники знають, що доступно, а бухгалтерія може обробляти відпустки без ручних коригувань.

Як слід вести облік лікарняних?

Зробити це швидко та просто. Лікарняні часто трапляються без попередження, тому система повинна дозволяти швидкі запити і чітку документацію без зайвих кроків.

Яка найбільша причина, чому команди не приймають програмне забезпечення для відпусток?

Вони продовжують схвалювати відпустки в чаті, одночасно просячи користуватися системою. Оберіть один канал, навчіть менеджерів швидко реагувати, і ця звичка закріпиться.

Як можемо зменшити конфлікти у управлінні відпустками?

Використовуйте календар відпусток, який показує накладання і обмеження заздалегідь. Коли співробітники можуть бачити конфлікти перед тим, як подавати запити, вони стають розумнішими, а схвалення - швидшими.