छोटे व्यवसायों के लिए सर्वश्रेष्ठ एचआर सॉफ्टवेयर

छोटे व्यवसायों को वास्तव में एचआर सॉफ्टवेयर से क्या चाहिए

पिछले साल, 22 कर्मचारियों वाली एक बेकरी की मालिक ने मुझसे कहा कि वह हर रविवार को अगले हफ्ते की शिफ्ट को स्प्रेडशीट में बनाने में छह घंटे बिता रही थी। छह घंटे। यह लगभग एक पूरी शिफ्ट के बराबर है – बिना वेतन, बिना ट्रैकिंग, और साल में 52 बार दोहराया जाता है। उसे एंटरप्राइज़ एचआरआईएस की जरूरत नहीं थी जिसमें संगठन चार्ट और उत्तराधिकार योजना मॉड्यूल हों। उसे ऐसा कुछ चाहिए था जो उसे 20 मिनट में शिफ्ट बनाने दे और रात 11 बजे “क्या मैं अपनी शिफ्ट में बदलाव कर सकता हूं?” टेक्स्ट संदेशों का जवाब देना बंद कर दे।

छोटे व्यवसायों के लिए सर्वश्रेष्ठ एचआर सॉफ्टवेयर वह नहीं है जिसमें सबसे लंबी सुविधाओं की सूची है। यह वह है जो वास्तविक समस्याओं को हल करता है – शिफ्ट शेड्यूलिंग, समय ट्रैकिंग, कर्मचारी रिकॉर्ड, शायद पेरोल – बिना आपको जटिलता में दफन किए जिसका आप कभी उपयोग नहीं करेंगे। बड़े उद्यमों के लिए बनाया गया मानव संसाधन सॉफ्टवेयर यह मानता है कि आपके पास एक समर्पित एचआर टीम है। अधिकांश छोटे व्यवसायों के पास नहीं है। मालिक, कार्यालय प्रबंधक, या संचालन नेतृत्व एचआर को दूसरे काम के साथ-साथ कर रहा है।

यह वह दृष्टिकोण है जो हम यहाँ उपयोग कर रहे हैं। यह नहीं कि “कौन सा मंच सबसे ज्यादा सुविधाएं रखता है” बल्कि “कौन से एचआर उपकरण वास्तव में जीवन को आसान बनाते हैं जब आप 10 से 100 लोगों की एक टीम चला रहे हैं और पाँच टोपियाँ पहन रहे हैं।” हमने मूल्य निर्धारण, सेटअप समय, पेवॉल से पहले आप क्या प्राप्त करते हैं, और क्या उपकरण शिफ्ट-आधारित टीमों के लिए काम करता है – क्योंकि यह वह जगह है जहाँ अधिकांश छोटे व्यवसाय हैं, और गलत होने की वास्तविक लागत सबसे अधिक प्रभाव डालती है।

महत्वपूर्ण सुविधाएं बनाम गैर-आवश्यक सुविधाएं

एंटरप्राइज़ एचआर प्लेटफॉर्म 200-सुविधा चेकलिस्ट बेचना पसंद करते हैं। एक छोटे व्यवसाय के लिए, उन सुविधाओं का लगभग 80% मृत वजन है। यहाँ वह है जो वास्तव में मायने रखता है:

शिफ्ट शेड्यूलिंग और समय ट्रैकिंग

यह आधार है। यदि आपका कर्मचारी प्रबंधन उपकरण शिफ्ट नहीं बना सकता, अनुरोध नहीं संभाल सकता, और यह ट्रैक नहीं कर सकता कि किसने कब चेक इन और आउट किया – कुछ भी मायने नहीं रखता। शिफ्ट-आधारित टीमों के लिए, यह सॉफ्टवेयर खरीदने का एकमात्र कारण है। और यह वह जगह है जहाँ स्प्रेडशीट सबसे पहले विफल होते हैं। एक शिफ्ट शेड्यूलिंग उपकरण जो समय और उपस्थिति को भी संभालता है, छोटे व्यवसायों में पेरोल त्रुटियों का सबसे आम स्रोत समाप्त करता है।

कर्मचारी रिकॉर्ड और स्व-सेवा

संपर्क जानकारी, आपातकालीन संपर्क, प्रमाणपत्र, नियोजन तिथियां। मूल सामग्री, लेकिन इसे फाइलिंग कैबिनेट के अलावा कहीं भी होना चाहिए। कर्मचारी स्व-सेवा – जहाँ कर्मचारी अपनी उपलब्धता अपडेट कर सकते हैं, शिफ्ट देख सकते हैं, और किसी को कॉल किए बिना समय की अनुमति माँग सकते हैं – प्रशासनिक समय को नाटकीय रूप से कम करता है। एक विशिष्ट प्रबंधक के लिए यह प्रति सप्ताह 10-15 बाधाओं को समाप्त करता है।

अनुपालन की मूल बातें

ओवरटाइम गणना, ब्रेक प्रवर्तन, न्यूनतम आराम की अवधि। यू.एस. लघु व्यवसाय प्रशासन श्रम अनुपालन को 100 कर्मचारियों से कम वाले व्यवसायों के लिए शीर्ष संचालन जोखिमों में से एक के रूप में सूचीबद्ध करता है। आपके एचआर सिस्टम को गणित को स्वचालित रूप से संभालना चाहिए – उल्लंघनों को फ्लैग करता है इससे पहले कि वे जुर्माना बन जाएं।

आप शायद अभी क्या नहीं चाहते

कर्मचारी समीक्षा चक्र, सीखने की प्रबंधन प्रणाली, लाभ प्रशासन प्लेटफॉर्म, कृत्रिम बुद्धिमत्ता-संचालित प्रतिभा अधिग्रहण सूट। ये 200+ कर्मचारियों वाली कंपनियों और समर्पित एचआर विभागों के लिए महत्वपूर्ण हैं। 30 सदस्यों वाली एक भूनिर्माण कंपनी के लिए, वे महंगे व्याकुलता हैं। वह खरीदें जो आज की समस्याओं को हल करता है। जब आप इससे बाहर हो जाएं तो अपग्रेड करें।

शिफ्टन – बढ़ती टीमों के लिए बनाया गया मॉड्यूलर एचआर सॉफ्टवेयर

अधिकांश एचआर प्लेटफॉर्म आपको एक स्तर में मजबूर करते हैं। बेसिक, प्रो, एंटरप्राइज़ – एक चुनें, इसमें सब कुछ के लिए भुगतान करें, शायद आधा उपयोग करें। शिफ्टन इस तरह काम नहीं करता। आप शिफ्ट शेड्यूलिंग के साथ $1 प्रति उपयोगकर्ता प्रति महीने से शुरू करते हैं और केवल वही जोड़ते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है: समय ट्रैकिंग, कार्य प्रबंधन, पेरोल रिपोर्टिंग। प्रत्येक मॉड्यूल $1 है। 25 लोगों की एक टीम जो शिफ्ट शेड्यूलिंग और समय ट्रैकिंग का उपयोग करती है प्रति माह कुल $50 का भुगतान करती है। बैम्बूएचआर या गुस्तो के साथ यह गणित करने का प्रयास करें।

मॉड्यूलर दृष्टिकोण महत्वपूर्ण है क्योंकि सभी छोटे व्यवसायों को एक जैसी चीजों की आवश्यकता नहीं है। एक खुदरा श्रृंखला को शिफ्ट शेड्यूलिंग और समय घड़ियों की आवश्यकता है। एक सफाई कंपनी को कार्य ट्रैकिंग और स्थान प्रबंधन की आवश्यकता है। एक रेस्तरां को उपरोक्त सभी और पेरोल एकीकरण की आवश्यकता है। शिफ्टन के साथ, 15-व्यक्ति कैफे और 90-व्यक्ति लॉजिस्टिक संचालन दोनों एक ही मंच का उपयोग कर सकते हैं – वे बस विभिन्न मॉड्यूल को सक्रिय करते हैं।

जहाँ यह मूल्य निर्धारण से परे अलग है:

• इंटरफेस में 40+ भाषाएं – वास्तविक देशी समर्थन, ब्राउज़र अनुवाद नहीं। यदि आपके कर्मचारी प्रबंधन में विभिन्न भाषाएं बोलने वाले लोग शामिल हैं, तो यह एक वास्तविक बाधा को समाप्त करता है।
• बहु-स्थान समर्थन मुफ्त में शामिल है – कोई प्रति-साइट शुल्क नहीं, कोई “बिक्रय के लिए संपर्क करें” नहीं।
• 30-दिन की निःशुल्क परीक्षण सभी मॉड्यूल अनलॉक के साथ, एक पूरे बिलिंग चक्र को कवर करते हुए।
• कर्मचारी स्व-सेवा ऐप जहाँ कर्मचारी शिफ्ट देखते हैं, स्वैप का अनुरोध करते हैं, उपलब्धता सबमिट करते हैं – प्रबंधक के फोन को एक हॉटलाइन से एक उपकरण में कम करते हैं जिसे वे दिन में दो बार जांचते हैं।

मंच उस संचालनात्मक एचआर को संभालता है जिसके साथ छोटे व्यवसाय वास्तव में संघर्ष करते हैं: कौन काम करता है, उन्होंने कितने घंटे दर्ज किए, क्या हम श्रम कानून सीमाओं के भीतर हैं, और यह हमें सब कुछ खर्च कर रहा है। यदि आप एक ऐसा कर्मचारी प्रबंधन सॉफ्टवेयर ढूंढ रहे हैं जो एंटरप्राइज़ सूट बनने का प्रयास नहीं करता है, तो शिफ्टन केवल उसी के लिए भुगतान करने वाली सबसे करीबी चीज है जिसका आप उपयोग करते हैं।

विचार करने योग्य अन्य एचआर प्लेटफॉर्म

कोई भी एक उपकरण हर व्यवसाय के लिए सही नहीं है। यहाँ कुछ अन्य हैं जो आपकी प्राथमिकताओं के आधार पर छोटी टीमों के लिए अच्छी तरह से काम करते हैं।

गुस्तो

गुस्तो की शक्ति पेरोल है। यदि पेरोल चलाना आपकी सबसे बड़ी समस्या है – कर गणना, सीधा जमा, डब्ल्यू-2, ठेकेदार भुगतान – गुस्तो न्यूनतम सेटअप के साथ इसे संभालता है। एचआर सुविधाएं (ऑनबोर्डिंग, लाभ, बुनियादी समय ट्रैकिंग) माध्यमिक लेकिन कार्यात्मक हैं। मूल्य निर्धारण लगभग $40 प्रति माह आधार और $6 प्रति व्यक्ति के साथ शुरू होता है, जो बड़ी टीमों के लिए तेजी से बढ़ता है। यह विशेष रूप से यूएस-आधारित व्यवसायों के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए अंतर्राष्ट्रीय टीमों को भाग्य नहीं है।

अच्छी पसंद यदि पेरोल प्रसंस्करण आपकी मुख्य समस्या है और आप केवल यूएस हैं। यदि शिफ्ट शेड्यूलिंग वह है जो आपका समय खाता है तो कम आदर्श।

बैम्बूएचआर

बैम्बूएचआर छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए “वास्तविक एचआरआईएस” है। कर्मचारी डेटाबेस, ऑनबोर्डिंग वर्कफ़्लो, कर्मचारी प्रदर्शन प्रबंधन, आवेदक ट्रैकिंग। यह एचआर जीवनचक्र को इस तरह से कवर करता है जो सरल उपकरण नहीं करते। व्यापार: इसमें कस्टम मूल्य निर्धारण (कोई सार्वजनिक दरें नहीं) की आवश्यकता होती है, और मंच यह मानता है कि आपके पास कोई है जो वास्तव में इसे प्रशासित करेगा। एक अंशकालिक एचआर संयोजक के साथ 50-व्यक्ति कंपनी के लिए, यह एक ठोस फिट है। 12-व्यक्ति टीम के लिए जहाँ मालिक सब कुछ करता है, यह अत्यधिक है।

होमबेस

होमबेस शिफ्ट शेड्यूलिंग को भर्ती उपकरणों के साथ जोड़ता है – नौकरी पोस्टिंग, आवेदक स्क्रीनिंग, प्रस्ताव पत्र। मुफ्त स्तर एक स्थान के लिए वास्तव में उपयोग करने योग्य है। लेकिन प्रति-स्थान मूल्य निर्धारण मॉडल ($20+ प्रति साइट) व्यवसायों को जैसे-जैसे वे बढ़ते हैं दंडित करता है। यदि आप एक एकल-साइट खुदरा स्टोर हैं जो एक सभी-में-एक एचआर समाधान ढूंढ रहे हैं जिसमें भर्ती शामिल है, तो होमबेस परीक्षण के लायक है। यदि आपके पास तीन स्थान हैं, तो गणित कम आश्वस्त है।

जोहो लोग

जोहो लोग सबसे अच्छे काम करते हैं यदि आप पहले से ही जोहो इकोसिस्टम में हैं – सीआरएम, किताबें, परियोजनाएं। उपकरणों के बीच एकीकरण बिक्रय बिंदु है। अपने आप पर, यह एक सक्षम एचआर मंच है जिसमें छुट्टी प्रबंधन, टाइमशीट, और कर्मचारी फाइलें हैं। मूल्य निर्धारण उचित है (लगभग $1.50 प्रति उपयोगकर्ता के साथ शुरुआत)। नकारात्मक पक्ष इंटरफेस है, जो अव्यवस्थित महसूस कर सकता है, और सहायता प्रतिक्रिया समय, कुछ उपयोगकर्ता “ग्लेशियर” के रूप में वर्णन करते हैं। साथ ही, शिफ्ट शेड्यूलिंग जोहो की शक्ति नहीं है – यह मानक घंटों के साथ कार्यालय वातावरण के लिए बेहतर है।

बिना खरीदे एचआर सॉफ्टवेयर का मूल्यांकन कैसे करें

हर विक्रेता का डेमो बढ़िया लगता है। असली परीक्षण यह है कि जब आपके रात की शिफ्ट के नेतृत्व को मंगलवार को गुरुवार के लिए स्वैप करने की आवश्यकता है और सिस्टम या तो इसे संभालता है या तीन ईमेल, दो टेक्स्ट, और एक फोन कॉल बनाता है।

कुछ भी साइन अप करने से पहले इन सवालों का ईमानदारी से जवाब दें:

• अभी आपका अधिकांश प्रशासन समय क्या खा रहा है? यदि यह शिफ्ट शेड्यूलिंग है, तो ऐसा एक उपकरण चुनें। यदि यह पेरोल है, तो वहाँ जाएं।
• आपकी टीम कितनी तकनीकी रूप से सहज है? कुछ प्लेटफॉर्म को एक सप्ताह की ऑनबोर्डिंग की आवश्यकता है। अन्य मोबाइल ऐप के साथ बॉक्स से बाहर काम करते हैं।
• क्या आप 12 महीनों में इससे बाहर हो जाएंगे? एक कार्यबल प्रबंधन मंच जो जैसे-जैसे आप बढ़ते हैं प्रति उपयोगकर्ता अधिक खर्च करता है एक जाल है। फ्लैट प्रति-उपयोगकर्ता मूल्य निर्धारण या मॉड्यूलर योजनाओं की तलाश करें।
• क्या निःशुल्क परीक्षण वास्तव में आपको उस चीज़ का परीक्षण करने देता है जो महत्वपूर्ण है? शिफ्ट शेड्यूलिंग उपकरण की एक 7-दिन की परीक्षा एक शिफ्ट को कवर करती है। यह देखने के लिए आपको कम से कम 14 दिन – आदर्श रूप से 30 दिन – की आवश्यकता है कि उपकरण एक पूर्ण चक्र को कैसे संभालता है।

समीक्षा साइटों पर अंधाधुंध विश्वास न करें। अधिकांश “सर्वश्रेष्ठ एचआर सॉफ्टवेयर” सूचियाँ प्लेटफॉर्म को वास्तविक फिट के बजाय संबद्ध आयोग द्वारा रैंक करती हैं। निःशुल्क परीक्षण स्वयं चलाएं, अपनी वास्तविक टीम के साथ, अपनी वास्तविक शिफ्ट पर। यदि एक ऐसी शिफ्ट सूची बनाना जो सप्ताह भर टिकी रहे वह है जो आपको चाहिए, उस विशिष्ट कार्यप्रवाह का परीक्षण करें – डेमो वातावरण के साथ नहीं जिसमें नकली कर्मचारी हैं।

संचालन को बाधित किए बिना एक नई एचआर प्रणाली को अनबोर्ड करना

संचालन के बीच उपकरण स्विच करना वह हिस्सा है जिसके बारे में कोई बात नहीं करता। आप पेरोल को एक हफ्ते के लिए रोक नहीं सकते जब आप माइग्रेट करते हैं। शिफ्ट अभी भी समय पर बाहर निकलने की जरूरत है। यहाँ वह अनुक्रम है जो काम करता है।

नई प्रणाली को कम से कम दो सप्ताह के लिए समानांतर में चलाएं। अगले सप्ताह की शिफ्ट को पुरानी विधि और नए मंच दोनों में बनाएं। परिणामों की तुलना करें। यह खामियों को पकड़ता है – गायब कर्मचारी, गलत शिफ्ट समय, अनुपालन झंडे जो आपकी पुरानी प्रक्रिया मिस्ड। यह कष्टप्रद है, हाँ। लेकिन यह सोमवार की सुबह खोजने से कम कष्टप्रद है कि नई प्रणाली ने खुली शिफ्ट से तीन लोगों को छोड़ दिया है।

पहले शिफ्ट लीड्स से खरीद-इन प्राप्त करें, अंत में नहीं। यदि आपके फर्श प्रबंधकों ने उपकरण का उपयोग नहीं किया, तो कोई भी नहीं करेगा। दिखाएं कि यह विशेष रूप से उन्हें कैसे समय बचाता है – एक सुविधा दौरा नहीं, बल्कि “यहाँ बताया गया है कि आप 10 सेकंड में एक स्वैप को कैसे मंजूरी देते हैं।” यह पिच है जो वास्तव में काम करता है।

स्पष्ट नीतियों को दस्तावेज़ित करने से संक्रमण को भी मदद मिलती है। यदि आपका कार्यस्थल नीति मार्गदर्शिका पहले से ही यह निर्दिष्ट करती है कि शिफ्ट परिवर्तन कैसे काम करते हैं, तो एक नया उपकरण अपनाना एक संस्कृति बदलाव के बजाय एक प्रक्रिया अपडेट बन जाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

छोटे व्यवसाय के लिए सर्वश्रेष्ठ एचआर सॉफ्टवेयर क्या है?

यह आपकी प्राथमिक समस्या पर निर्भर करता है। शिफ्ट शेड्यूलिंग और समय ट्रैकिंग के लिए, शिफ्टन मॉड्यूलर $1 प्रति उपयोगकर्ता मूल्य निर्धारण और 40+ भाषा समर्थन के साथ सर्वश्रेष्ठ मूल्य प्रदान करता है। यूएस पेरोल के लिए विशेष रूप से, गुस्तो मजबूत है। पूर्ण एचआरआईएस के साथ भर्ती, ऑनबोर्डिंग, और कर्मचारी समीक्षा के लिए, बैम्बूएचआर मध्य-बाजार मानक है – लेकिन इसमें उच्च लागत और सेटअप जटिलता है।

छोटे व्यवसायों के लिए एचआर सॉफ्टवेयर की लागत कितनी है?

आपको जो चाहिए उसके आधार पर प्रति माह प्रति उपयोगकर्ता $1 से $15 कहीं भी। शिफ्टन जैसे मॉड्यूलर प्लेटफॉर्म $1 पर शुरू होते हैं। गुस्तो जैसे पेरोल-केंद्रित उपकरण $6 प्रति उपयोगकर्ता और एक आधार शुल्क चलाते हैं। पूर्ण एचआरआईएस प्लेटफॉर्म आमतौर पर मूल्य निर्धारण प्रकाशित नहीं करते हैं और एक बिक्रय कॉल की आवश्यकता होती है।

अगर मेरे पास 20 से कम कर्मचारी हैं तो क्या मुझे एचआर सॉफ्टवेयर की आवश्यकता है?

यदि आप शिफ्ट शेड्यूलिंग, ट्रैकिंग घंटे, या समय की छुट्टी मैन्युअल रूप से संभालने में प्रति सप्ताह एक घंटे से अधिक खर्च कर रहे हैं – हाँ। सीमा हेडकाउंट के बारे में नहीं है। यह इस बारे में है कि आप उन कार्यों में प्रशासन समय खो रहे हैं जो सॉफ्टवेयर मिनटों में संभालता है। 12-व्यक्ति टीम घूर्णी शिफ्ट के साथ मानक घंटे वाले 40-व्यक्ति कार्यालय की तुलना में अधिक शिफ्ट शेड्यूलिंग जटिलता है।

क्या एचआर सॉफ्टवेयर कर्मचारी प्रतिधारण में मदद कर सकता है?

अप्रत्यक्ष रूप से, हाँ। अनुमानित शिफ्ट, निष्पक्ष शिफ्ट वितरण, और आसान स्वैप प्रक्रियाएं सभी निराशा को कम करती हैं – जो कि घंटे के कर्मचारी छोड़ने के शीर्ष कारणों में से एक है। एचआर सिस्टम जो उपस्थिति पैटर्न को ट्रैक करते हैं वह थकावट के जोखिमों को भी किसी के नोटिस को सौंपने से पहले फ्लैग कर सकते हैं।

Daria Oleshko

Shifton में कस्टमर सक्सेस मैनेजर, कार्यबल प्रबंधन और फील्ड सर्विस मैनेजमेंट में व्यापक अनुभव के साथ।