Шағын бизнестердің ең жақсы HR бағдарламасы: шынайы салыстыру

Шағын бизнеске арналған HR бағдарламасы бәрін істеуге міндетті емес. Оның міндеті — жексенбіде үш сағатыңызды алатын, ал сейсенбіде-ақ шашылып қалатын кестені құрудан құтқару. Жүзге жетпейтін ұжымдардың нағыз мәселесі — қызметкерді бағалау немесе кадр резерві емес, аптаңызды түгел жеп қоятын күнделікті ұйымдастыру жұмысы.

Шағын бизнестің HR бағдарламасы шын мәнінде не істеуі керек

HR платформаларының көбі бөлек HR бөлімін ұстай алатын компанияларға жасалған. Ал сізде 15, 30 немесе 60 адам болса, «HR бөлімі» дегеніңіз — өзіңіз және телефонға жауап беретін адам болса, есеп мүлде басқаша шығады. Сізге 200 функциясы бар корпоративтік HRIS керек емес. Сізге қазір қолмен істеп жүрген жұмысты алып кететін — және оны алты апталық енгізусіз істейтін нәрсе керек.

SHRM-нің 2023 жылғы деректері бойынша шағын ұйымдардағы HR мамандары уақытының орта есеппен 73 пайызын әкімшілік жұмысқа жұмсайды: кесте құру, сағат есептеу, демалыс өтініштерін өңдеу — стратегиялық жұмыстың орнына. Бұл адамдардың емес, жүйенің мәселесі. Шағын ұжымға арналған дұрыс HR құралдары бұл арақатынасты төңкереді немесе кем дегенде айтарлықтай жақсартады.

Нақты платформаларды салыстырудан бұрын өзіңіз шешкіңіз келетін мәселенің қай санатқа жататынын анықтап алған жөн. Кесте бағдарламасы да, толыққанды HRIS те «HR бағдарламасы» деп аталады, бірақ олар мүлде басқа мәселелерді, мүлде басқа бағамен шешеді. Түрін қате таңдасаңыз, сол санаттағы ең үздік құрал да жағдайыңызды түзетпейді. Мұны өсіп келе жатқан бөлшек сауда мен қоғамдық тамақтану бизнесінде талай көрдік: әдемі HRIS сатып алады да, оның ауысым алмасуын мүлде өңдемейтінін содан кейін ғана байқайды.

Қолмен кесте құру өсіп келе жатқан ұжымға қаншаға түсетінін шағын бизнеске арналған қызметкер кестесі бағдарламасына арналған осы шолудан нақты сандарымен көруге болады.

Кесте және уақыт есебі: шағын ұжымдардың көбі осы жерде тұйыққа тіреледі

Кестені кестеде жүргізу белгілі бір шаққа дейін ғана жұмыс істейді. Ол шақ әдетте он бесінші қызметкерде келеді: қолжетімділік кезеңдері қабаттасады, ауысымдар ротацияланады, ал өзгеріс сұраған адамдар Google кестесін жаңартып үлгеретініңізден жылдам сұрайды. Бір апталық кестені құру үшін үш құжатты қолмен салыстыра бастасаңыз, сіз қолмен жасалатын HR процестерінен әлдеқашан асып кеткенсіз.

Ауысыммен жұмыс істейтін ұжымдарға арналған кесте бағдарламасы кестелер қолынан келмейтін нәрселерді істейді: қайшылықтарды автоматты түрде табады, ауысым алмасу өтініштерін топтық чат емес, бекіту процесі арқылы өткізеді және кім шын мәнінде жұмысқа шыққанын нақты уақытта көрсетеді. Кестеге тікелей байланған уақыт есебі — шағын бизнес иелері жиі бағаламайтын басты бөлік. Жұмысқа келу деректері тікелей жалақы есебіне ағып тұрса, жалақыдағы қателердің ең жиі көзін жоясыз: IRS деректері бойынша ондай қателер жұмыс берушілердің шамамен 33 пайызында кездеседі.

Нақты неге қарау керек: жүйе үстеме жұмысты болғаннан кейін емес, болғанға дейін ескерте ме? Қызметкерлер өз кестесін мобильді қосымшадан көріп, басқара ала ма? Уақыт есебі құрал-жабдықсыз — физикалық турникет емес, QR-код немесе телефон GPS-і арқылы жұмыс істей ме? 25 адамдық ұжым үшін $400 тұратын уақыт сағатын талап ететін жүйе мен телефоннан жұмыс істейтін жүйенің айырмасы — көбіне жүйенің қабылдануы мен тасталуының арасындағы айырма.

Қызметкер деректері және корпоративтік бағасы жоқ HR автоматтандыруы

Қызметкер деректерін жүргізу таңғы жетіде ашылу ауысымына шықпай қалған адамның төтенше байланысын іздеп отырғаныңызға дейін ғана мезі көрінеді. Байланыс деректері, сертификаттар, жұмысқа кірген күні, қолжетімділік кезеңдері — бұл деректер іздеуге келетін әрі жаңартылып тұратын жерде болуы керек. Құжат шкафы ол жер емес. Үш адам түзететін сегіз парақты ортақ кесте де ол жер емес.

Қызметкердің өзіне-өзі қызмет көрсетуі әкімшілік үзілістерді азайтады

Шағын бизнес иелері қолына тигенше ойламайтын нәрсе — қызметкердің өзіне-өзі қызмет көрсетуі. Қызметкер өз қолжетімділігін жаңарта алса, кестесін көрсе, демалыс өтінішін бере алса және жалақы түбіртегін ешкімге қоңырау шалмай қарай алса — бұл 30 адамдық ұжым басшысы үшін аптасына шамамен 10-15 үзіліске аз болады. Күніне азғантай. Жылына — өте көп.

Шағын бизнес деңгейіндегі HR автоматтандыруы жұмыс орнын қысқарту емес. Бұл — «айтыңызшы, менің осы аптадағы кестем қандай?» және «жалақы түбіртегімді қайта жіберіңізші» деген сұрақтарға күн сайын кететін жиырма минутты жою. Ондай тапсырмалар адамның шешімін қажет етпейді. Оларға қызметкер өзі кіре алатын жүйе керек.

Талаптарға сай болу: елемесеңіз, ауыратын тұсы

Үстеме жұмыс ережелері, ауысымдар арасындағы міндетті демалыс, белгілі ұзақтықтан асқан ауысымдағы үзілістер — бұлар штат пен саладан тәуелді әртүрлі. АҚШ-тың Шағын бизнес басқармасы еңбек заңнамасын сақтауды жүзден аз адамы бар компаниялар үшін ең қауіпті операциялық салалардың бірі деп атайды. Шағын бизнеске арналған жақсы HR жүйесі жай ғана сағат санамайды — ол адамды үстеме жұмыс бұзушылығына немесе демалыс кезеңінің қайшылығына кестелеп қоятыныңызды алдын ала ескертеді. Болған соң түзету қымбат. Алдын алу — бағдарламаның бір мүмкіндігі ғана.

Тағы бір айта кетерлігі: құрылтайшылардың көбі бастапқы кезде бағаламайтын нәрсе — адаптация бағдарламасы. Сегізінші, он екінші, жиырмасыншы адамды жұмысқа алғанда, әр қадамды өзіңіз көрсетуді талап етпейтін жазбаша адаптация процесі керек болады. Цифрлық адаптация процестері — өтініштер, ережелермен танысу, алғашқы аптаның кестесі — өнімділікке шығу уақытын қысқартады және жаңа қызметкердің алғашқы аптасы бей-берекет өту қаупін азайтады.

Shifton шағын бизнеске арналған HR бағдарламасы ретінде: модульдік, пайдаланушыға шаққандағы баға

HR платформаларының көбі сізді тарифке қысады. Basic, Pro, Enterprise — біреуін таңдаңыз, бүкіл жинақ үшін төлеңіз, мүмкіндіктердің жартысын ғана қолданыңыз. Shifton басқаша жұмыс істейді. Ауысым кестесінен бастайсыз — айына пайдаланушыға $1, содан кейін шынымен қажет болғанда модуль қосасыз: уақыт есебі, тапсырмаларды басқару, жалақы есептілігі. Әр модуль — $1. Кесте мен уақыт есебін қолданатын 25 адамдық ұжым айына барлығы $50 төлейді. BambooHR немесе Gusto-да мұндай есеп шықпайды.

Модульдік тәсіл шынымен пайдалы, өйткені шағын бизнестің бәріне бірдей нәрсе керек емес. Бөлшек сауда желісіне кесте мен уақыт есебі керек. Тазалау компаниясына тапсырма есебі мен орналасқан жерді бақылау керек. Мейрамханалар тобына жоғарыдағының бәрі және жалақы есептілігі керек. Бір платформа бәрін де қамтиды — ұжымдар жай ғана әртүрлі модуль қосады. Сіз платформа сатып алып, мүмкіндіктері мәселелеріңізге сай келеді деп үміттеніп отырмайсыз. Сіз өзіңізде бар екенін білетін нақты мәселелердің шешімін сатып аласыз.

Тәжірибеде маңызды, бірақ мүмкіндіктер тізімінде жиі көзге түспей қалатын бірнеше нәрсе:

Интерфейс 40-тан астам тілде — браузер аудармасы емес, өнімнің ішіне салынған нағыз тілдік қолдау. Қызметкерлері испан, португал немесе тагал тілінде сөйлейтін бизнес үшін бұл нақты кедергіні алып тастайды. Бірнеше нүктені қолдау қосымша ақысыз, әр нүкте үшін төлем жоқ. Ал тегін сынақ мерзімі — барлық модулі ашық 30 күн: толық кесте циклін қамтуға және құралды демо ортада емес, өз жұмысыңызда сынап көруге жетеді.

Ал ұжымды басқару мүмкіндіктері ауысыммен жұмыс істейтін бизнеске ең қажет нәрсені қамтиды: кім қашан жұмыс істейді, қанша сағат жиналды, ауысым бойынша еңбек шығыны қандай және заң шегінде тұрсыз ба. Операциялық жетекші HR-ды қалған жұмыстың арасында істейтін шағын бизнес үшін жұмыс күшін басқарудың өзегі осы — ұйымдық сызбалар мен кадр резерві емес.

Басымдығыңызға қарай сынап көруге тұрарлық басқа платформалар

Әр ұжымға жарайтын бірыңғай HR жүйесі жоқ. Бірнеше белгілі платформаның беделі неден шыққанын және шағын бизнес үшін нақты неден кемдігін қарайық.

Gusto — күшті жалақы, тар кесте

Gusto-ның нағыз күші — АҚШ жалақысы: автоматты салық есебі, тікелей аударым, W-2, мердігерлерге 1099. Жалақыны есептеу айына бір сағаттан асып, қолмен қате жіберіп жүрсеңіз, Gusto соны түзейді. HR мүмкіндіктері — қарапайым адаптация, жеңілдіктерге тіркеу, уақыт есебі — жұмыс істейді, бірақ қосалқы. Бағасы айына шамамен $40 негіз және адамға $6-дан басталады, ал өскен сайын тез қымбаттайды. Бұл тек АҚШ платформасы, сондықтан халықаралық ұжымдар мен шетелде қызметкері бар бизнес бірден қабырғаға тіреледі. Кімге жарайды: АҚШ-та тіркелген, 40-қа жетпейтін ұжым, басты бас ауруы — жалақы.

BambooHR — толыққанды HRIS, HR-ды өзі істейтін басшыға емес

BambooHR қызметкердің бүкіл жолын қамтиды: үміткерлерді бақылау, адаптация процестері, өнімділікті басқару, қызметкер істері, есептілік. Бұл — шағын компания шынымен енгізе алатын, корпоративтік HRIS-ке ең жақын нәрсе. Бірақ ол біреу оны әкімшілендіреді деп болжайды: процестерді баптау, рұқсаттарды басқару, есеп жасау. Жарты мөлшерде болса да HR үйлестірушісі бар 50 адамдық компанияға ол жақсы жарайды. Ал иесі HR-ды клиент қоңырауларының арасында істейтін 12 адамдық ұжымда күрделілігі пайдасынан асып түседі. Басты ауыртпалығыңыз кесте болса, BambooHR баламасы ретінде жасалған платформалар ауысыммен жұмыс істейтін ұжымдар үшін бұл міндетті әдетте жақсырақ атқарады.

Homebase — бір нүктелі бөлшек саудаға жақсы, ауқымда бағасы ауыр

Homebase кестені жалдау құралдарымен біріктіреді: вакансия жариялау, үміткерлерді сүзу, ұсыныс хаттары. Бір нүктеге арналған тегін тарифі шынымен қолдануға жарайды. Бірақ нүктеге шаққандағы баға моделі (әр нүкте үшін $20-дан жоғары) тез қымбаттайды. Жалдау мен кестені қамтитын қолжетімді HR платформасын іздеп жүрген бір нүктелі дүкенге Homebase жарайды. Үш нүкте болса? Есеп енді шықпайды.

Zoho People — Zoho экожүйесінің ішінде мағыналы

Zoho People демалысты басқаруды, табельдерді және қарапайым қызметкер деректерін орынды бағаға (пайдаланушыға шамамен $1,50) атқарады. Оны таңдаудың басты себебі — Zoho CRM, Books және Projects-пен байланысы: сол экожүйеде отырсаңыз, Zoho People қосу оңай. Өз бетінше алғанда бұл — қабілетті, бірақ ерекше емес шағын бизнес HR жүйесі. Ауысым кестесі оның мықты тұсы емес. Стандартты уақытта жұмыс істейтін кеңсе ұжымдары бұдан қонақ үй немесе бөлшек саудаға қарағанда көбірек пайда көреді.

HR бағдарламасын қалай таңдау керек, әрі керек емес нәрсені сатып алмау

Кез келген жеткізушінің демосы әдемі көрінеді. Нағыз сұрақ басқа: уақытыңызды ең көп алатын процесс шынымен демода көрсетілгендей жұмыс істей ме? Бірдеңеге бекінер алдында мына сұрақтарға адал жауап беріңіз:

Дәл қазір әкімшілік уақыттың ең көбін қай тапсырма алады? Егер бұл апталық кестені құру мен тарату болса, сізге ең алдымен кесте платформасы керек. Егер жалақы есептеу мен салық тапсыру болса, жалақы бағдарламасынан бастаңыз. Санатты қате таңдап сатып алсаңыз, сол санаттағы ең үздік өнім де мәселені шешпейді.

Ұжымыңыз оны қаншалық тез қабылдай алады? Кейбір платформалар қызметкерлерді шақырмас бұрын бір апталық әкімші оқуын талап етеді. Басқалары мобильді қосымшаны жүктеген бойда жұмыс істейді. Енгізу күрделілігін оны енгізуге нақты мүмкіндігіңізбен сәйкестендіріңіз. Ешкім қолданбайтын мінсіз платформа 90 пайыз қабылданған қарапайымнан нашар.

Пайдаланушыға шаққандағы баға өскен сайын тұзаққа айналмай ма? Стартаптарға арналған, айына пайдаланушыға $8 тұратын HR платформасы 20 адамда жақсы көрінеді. 80 адамда бұл тек HR бағдарламасына айына $640 — модуль қосу мен тарифті көтеруден бұрын. Пайдаланушыға тұрақты баға немесе шынымен қолданғаныңызға ғана төлейтін модульдік жоспар іздеңіз.

Тегін сынақ мерзімі толық жұмыс циклін қамти ма? Кесте құралының 7 күндік сынағы бір кестені ғана қамтиды. Сізге оның толық айналымды қалай атқаратынын көру керек: ауысым алмасу, демалыс өтініші, өткізіп алған белгі, үстеме жұмыс туралы ескерту. Кем дегенде 14, дұрысы 30 күнді талап етіңіз. Байыпты платформалардың көбі мұны ұсынады.

Тағы бір нәрсе: «Үздік HR бағдарламалары» деген рейтингтердің көбі нақты сәйкестік бойынша емес, серіктестік кірісі бойынша сұрыпталады. Құралды өзіңіз, өз деректеріңізде, сынаққа кем дегенде екі басшыны қосып тексеріңіз. Кесте жүргізу басты мәселе болатын ұжымдар үшін жүйенің нақты кесте күрделілігін қалай өңдейтінін тексеру пайдалы бағдарламаны қымбат жүктен ажыратады.

Жаңа HR жүйесіне жұмысты бұзбай көшу

Жаңа платформадағы алғашқы екі аптада не болатынын сізге ешкім айтпайды. Жалақы тоқтамайды. Сейсенбідегі ауысым бәрібір шығады. Ал бағдарламаны сатып алған адам әдетте телефонға жауап беретін, жалдау мәселесін шешетін және өткен аптаның еңбек есебін қарайтын сол адам. Шағын бизнесте HR құралын ауыстырудың шындығы осы — және сәтсіз енгізулердің көбі нашар бағдарламадан емес, нашар таңдалған уақыт пен қор жоспарының жоқтығынан болатыны сондықтан.

Шынымен құтқаратын нәрсе — ескі процесті қажет көрінгеннен ұзағырақ ұстау. Кем дегенде екі толық кесте циклі. «Дүйсенбіде жаңасын көрейік» деп сәрсенбіде кестені лақтырып тастау емес. Кестені жаңа платформада құрыңыз, бұрын қалай істейтініңізбен салыстырыңыз, дұрыс импортталмаған қызметкерлерді немесе ескі жүйе ешқашан байқамаған талап бұзушылықтарын табыңыз. Екі нәрсені қатар жүргізу жағымсыз. Бірақ деректер көшірмесі түнгі ауысымды түсіріп кеткені үшін дүйсенбі таңында үш ауысым жабылмай қалғанынан әлдеқайда жағымдырақ.

Қабат басшылары бірінші күнге дейін хабардар болуы керек, іске қосылған күні қолжетімділік беріп, «өзің үйрен» деп тастамау керек. Ауысым алмасуын бекітетін және ерекше жағдайларды шешетін солар — сондықтан тиетін жалғыз дәлел: олардың күнделікті нақты азабы қалай қысқаратынын көрсету. Мүмкіндіктер экскурсиясы емес. «Қазір бір алмасуды бекіту үшін төрт рет хат жазысасыз. Енді былай болады». Егер сіздің қызметкер нұсқаулығыңызда ауысым өзгерту мен демалыс сұрау туралы жазылған ережелер болса, соған сүйеніңіз — жаңа жүйе бұрыннан бар ережелерді орындатады, сондықтан оны қабылдау бұзылу емес, құралдың жаңаруы сияқты сезіледі.

Жиі қойылатын сұрақтар

Шағын бизнес үшін ең жақсы HR бағдарламасы қайсы?

Бұл толығымен уақытыңызды ең көп нәрсеге байланысты. Ауысым кестесі мен уақыт есебі үшін Shifton-ның модульдік бағасы (модуліне пайдаланушыға $1) мен 40-тан астам тілді қолдауы оны 10-нан 150 адамға дейінгі ұжымдар үшін ең қолайлы таңдау етеді. Нақты АҚШ жалақысы үшін Gusto салық тапсыруын, тікелей аударымды және мердігерлерге төлемді жақсы атқарады. Қызметкердің бүкіл жолын қамтитын толыққанды HRIS үшін BambooHR — орта нарықтың стандарты, бірақ бағасы мен енгізу күрделілігі жоғары.

Шағын бизнеске HR бағдарламасы қанша тұрады?

Пайдаланушыға $1 мен $15 арасындағы айырма нақты бар — және ол түгелге жуық автоматты түрде не істелетініне байланысты. Кім қашан жұмыс істейтінін ғана көрсететін кесте құралы дерлік ештеңе тұрмайды. Оның үстіне жалақы салығын тапсыратын, тікелей аударым жасайтын және W-2 шығаратын платформа әлдеқайда қымбат. Нағыз тұзақ пайдаланушыға шаққандағы бағада емес — нүктеге шаққандағы төлемдер мен сынақ мерзімі біткен соң ғана көрінетін модуль қабырғалары.

Қызметкерім 20-дан аз болса, HR бағдарламасы керек пе?

Ауысымдары ротацияланатын, демалыс күндері үстеме жұмысы бар 12 адамдық кафенің кестесі бәрі дүйсенбіден жұмаға дейін тоғыздан беске дейін жұмыс істейтін 35 адамдық кеңседен күрделірек. Мөлшер — қате сұрақ. Шын мәнінде маңыздысы: қазіргі тәртібіңіз — кестелер, топтық чаттар, кім қанша сағат істегенін ойша санау — жоқ уақытыңызды жеп жатыр ма?

HR бағдарламасы қызметкер ауысуын азайтуға көмектесе ме?

Жанама түрде — иә, әрі оның тетігі көпшілік ойлағаннан тікелейірек. Gallup пен SHRM зерттеулері бойынша болжауға келмейтін кесте, ауысымдардың әділетсіз бөлінуі және демалыс алудың ыңғайсыз тәртібі — сағатпен жұмыс істейтіндердің кетуінің басты себептерінің қатарында. Кестені ашық ететін және ауысым алмасуды жеңілдететін HR жүйелері дәл сол ренішті азайтады. Қатысу есебі күйіп кету белгілерін «екі аптадан кейін кетемін» деген әңгімеге айналғанға дейін көрсетеді: адам бір ай бойы аптасына 50 сағат істеп жүргенін ол шешім қабылдағанға дейін көресіз.

HR бағдарламасы мен жұмыс күшін басқару бағдарламасының айырмасы неде?

HR бағдарламасы әдетте қызметкердің бүкіл жолын қамтиды: жалдау, адаптация, деректер, жалақы, өнімділік. Жұмыс күшін басқару бағдарламасы нақты кестеге, уақыт есебіне, еңбек шығынын бақылауға және ауысым жұмысына бағытталған. Сағатпен жұмыс істейтін адамдары мен ротациялық ауысымдары бар бизнес үшін жұмыс күшін басқару әдетте пайдалырақ сатып алу. Қазір көп платформа екеуін де ұсынады, бірақ олар әртүрлі мәселеден бастаған: HRIS платформалары кестені мүмкіндік ретінде қосты, ал кесте платформалары деректерді жүргізуді қосты. Сол шығу тегі өнімнің қай бөлігі шынымен жақсы екеніне әсер етеді.

Daria Oleshko

Shifton-дағы жұмыс күшін басқару және далалық қызметтерді басқару саласындағы кең тәжірибесі бар тұтынушы табысы менеджері.