Geriausia HR programinė įranga mažoms įmonėms

Ko mažoms įmonėms iš tikrųjų reikia iš HR programinės įrangos

Kepyklos savininkė, turinti 22 darbuotojus, man pasakojo, kad kiekvieną sekmadienį šešias valandas sudarydavo kitos savaitės grafiką skaičiuoklėje. Šešias valandas. Tai beveik visa pamaina – neapmokama, niekur neapskaityta ir kartojama 52 kartus per metus. Jai nereikėjo didelės įmonės HRIS su organizacinėmis schemomis ir įpėdinystės planavimo moduliais. Jai reikėjo įrankio, kuriuo grafiką galima sudaryti per 20 minučių ir nebegauti žinučių “ar galiu apsikeisti pamaina?” 23 valandą.

Geriausia HR programinė įranga mažoms įmonėms nėra ta, kurios funkcijų sąrašas ilgiausias. Tai ta, kuri sprendžia jūsų tikras problemas – grafikus, darbo laiko apskaitą, darbuotojų duomenis, galbūt atlyginimus – ir neapkrauna jūsų sudėtingumu, kurio niekada nenaudosite. Didelėms įmonėms sukurta personalo valdymo programinė įranga daro prielaidą, kad turite atskirą HR komandą. Dauguma mažų įmonių jos neturi. HR darbus atlieka savininkas, biuro vadovas ar operacijų vadovas šalia visų kitų darbų.

Iš šios perspektyvos ir žiūrime. Ne “kuri platforma turi daugiausia funkcijų”, o “kurie HR įrankiai tikrai palengvina gyvenimą, kai vadovaujate 10-100 žmonių komandai ir darote penkis darbus vienu metu.” Vertinome kainas, diegimo laiką, ką gaunate dar nepradėję mokėti ir ar įrankis tinka pamaininėms komandoms – nes būtent ten dirba dauguma mažų įmonių ir ten tikroji klaidų kaina skaudžiausia.

Funkcijos, kurios svarbios, ir funkcijos, kurios ne

Didelių įmonių HR platformos mėgsta girtis 200 funkcijų sąrašais. Mažai įmonei maždaug 80 % jų yra nereikalingas balastas. Štai kas iš tikrųjų svarbu:

Grafiko sudarymas ir laiko stebėjimas

Tai pagrindas. Jei jūsų personalo valdymo įrankis negali sudaryti grafiko, tvarkyti keitimosi pamainomis prašymų ir rodyti, kas pradėjo ir baigė darbą, – visa kita nesvarbu. Pamaininėms komandoms tai pagrindinė priežastis pirkti programinę įrangą. Ir būtent čia skaičiuoklės pirmosios nebesusitvarko. Planavimo įrankis, kuris kartu apskaito darbo laiką ir lankomumą, pašalina dažniausią atlyginimų klaidų šaltinį mažose įmonėse.

Darbuotojo duomenys ir savitarna

Kontaktiniai duomenys, kontaktai skubiems atvejams, sertifikatai, darbo pradžios datos. Pagrindiniai dalykai, kurie vis dėlto turi būti saugomi kitur nei stalčiuje su segtuvais. Darbuotojų savitarna – kai žmonės patys atnaujina savo prieinamumą, peržiūri grafiką ir prašo laisvų dienų niekam neskambindami, – gerokai sumažina administracinį laiką. Skamba kaip smulkmena, kol suprantate, kad tipiškam vadovui tai sutaupo 10-15 trukdžių per savaitę.

Atitikties pagrindai

Viršvalandžių skaičiavimas, pertraukų kontrolė, minimalus poilsio laikas. JAV smulkaus verslo administracija darbo teisės laikymąsi nurodo kaip vieną didžiausių veiklos rizikų įmonėms, turinčioms mažiau nei 100 darbuotojų. Jūsų HR sistema turėtų skaičiuoti automatiškai – ir įspėti apie pažeidimus, kol jie netapo baudomis, o ne po to.

Ko jums greičiausiai dar nereikia

Veiklos vertinimo ciklai, mokymosi valdymo sistemos, naudų administravimo platformos, dirbtiniu intelektu paremti talentų paieškos rinkiniai. Jie svarbūs įmonėms, turinčioms 200+ darbuotojų ir atskirą HR skyrių. Aplinkos tvarkymo įmonei su 30 darbuotojų jie tik brangiai blaško dėmesį. Pirkite tai, kas sprendžia šiandienos problemas. Pereikite prie didesnio plano, kai iš jo išaugsite.

Shifton – modulinė HR programinė įranga augančioms komandoms

Dauguma HR platformų verčia rinktis vieną pakopą. Basic, Pro, Enterprise – pasirinkite vieną, mokėkite už viską, kas joje yra, ir naudokite gal pusę. Shifton taip neveikia. Pradedate nuo pamainų planavimo už 1 USD už naudotoją per mėnesį ir pridedate tik tai, ko reikia: darbo laiko apskaitą, užduočių valdymą, atlyginimų ataskaitas. Moduliai kainuoja nuo 0,50 iki 5 USD. 25 žmonių komanda, naudojanti planavimą ir darbo laiko apskaitą, iš viso moka 50 USD per mėnesį. Pabandykite tokį patį skaičiavimą su BambooHR ar Gusto.

Modulinis požiūris svarbus, nes mažoms įmonėms reikia ne to paties. Mažmeninės prekybos tinklui reikia planavimo ir darbo laiko registravimo. Valymo įmonei reikia užduočių sekimo ir objektų valdymo. Restoranui reikia viso to ir dar integracijos su atlyginimais. Su Shifton 15 žmonių kavinė ir 90 žmonių logistikos įmonė gali naudoti tą pačią platformą – jos tiesiog įjungia skirtingus modulius.

Kuo išsiskiria be kainos:

• 40 sąsajos kalbų – tikras palaikymas gimtąja kalba, o ne vertimas naršyklėje. Jei jūsų komandos vadyba apima žmones, kalbančius skirtingomis kalbomis, tai pašalina realią kliūtį
• Kelių vietų palaikymas įskaičiuotas – jokių mokesčių už vietą, jokio “dėl kainos kreipkitės į pardavimų skyrių”
• 60 dienų nemokama bandomoji versija su visais atrakintais moduliais, apimanti visą atsiskaitymo ciklą
• Savitarnos programėlė, kurioje darbuotojai tikrina grafiką, prašo apsikeisti pamainomis ir nurodo savo prieinamumą – vadovo telefonas nebėra karštoji linija, o įrankis, į kurį jis pažiūri du kartus per dieną

Platforma tvarko kasdienius HR darbus, su kuriais mažos įmonės iš tikrųjų kovoja: kas kada dirba, kiek valandų kas užregistravo, ar laikomės darbo teisės ir kiek visa tai kainuoja. Jei ieškote personalo valdymo programinės įrangos, kuri nesistengia būti didelės įmonės paketu, Shifton labiausiai priartėja prie principo mokėti tik už tai, ką naudojate.

Kitos HR platformos, kurias verta apsvarstyti

Nė vienas įrankis netinka kiekvienai įmonei. Štai dar keli, kurie gerai tarnauja mažesnėms komandoms, priklausomai nuo to, kas jums svarbiausia.

Gusto

Gusto stiprybė – atlyginimai. Jei didžiausias jūsų galvos skausmas yra atlyginimų skaičiavimas – mokesčiai, tiesioginiai pervedimai, W-2 formos, mokėjimai rangovams – Gusto su tuo susitvarko su minimaliu nustatymu. HR funkcijos (adaptacija, naudos, pagrindinė darbo laiko apskaita) yra antraeilės, bet veikia. Kainos prasideda nuo maždaug 40 USD per mėnesį plius 6 USD už žmogų, o didesnėms komandoms tai greitai susideda. Įrankis sukurtas būtent JAV įmonėms, todėl tarptautinėms komandoms nepasiseks.

Geras pasirinkimas, jei pagrindinis jūsų rūpestis yra atlyginimai ir dirbate JAV. Mažiau tinka, jei laiką ryja planavimas.

BambooHR

BambooHR – standartinė “tikra HRIS” mažoms ir vidutinėms įmonėms. Darbuotojų duomenų bazė, adaptacijos eigos, veiklos valdymas, kandidatų sekimas. Ji apima visą darbuotojo gyvavimo ciklą taip, kaip paprastesni įrankiai negali. Kompromisas: kaina nustatoma individualiai (viešo kainoraščio nėra), o platforma daro prielaidą, kad kažkas ją administruos. 50 žmonių įmonei su HR koordinatoriumi ne visu etatu tai geras pasirinkimas. 12 žmonių komandai, kurioje viską daro savininkas, tai per daug.

Homebase

Homebase sujungia planavimą su įdarbinimo įrankiais – darbo skelbimai, kandidatų atranka, pasiūlymo laiškai. Nemokama versija vienai vietai tikrai naudinga. Tačiau kaina už kiekvieną vietą (20+ USD) augančias įmones baudžia. Jei esate viena parduotuvė ir ieškote HR sprendimo “viskas viename” su įdarbinimu, Homebase verta išbandyti. Jei turite tris vietas, skaičiavimas jau ne toks įtikinamas.

Zoho People

Zoho People geriausiai veikia, jei jau naudojatės Zoho ekosistema – CRM, Books, Projects. Pagrindinis argumentas – integracija tarp įrankių. Pati savaime tai pajėgi HR platforma su neatvykimų valdymu, darbo laiko žiniaraščiais ir darbuotojų bylomis. Kainos protingos (nuo maždaug 1,50 USD už naudotoją). Trūkumai – sąsaja, kuri gali atrodyti chaotiška, ir palaikymo atsakymo laikas, kurį kai kurie naudotojai vadina lėtu. Pamainų planavimas taip pat nėra Zoho stiprybė – ji labiau tinka biurams su standartiniu darbo laiku.

Kaip įvertinti HR programinę įrangą, kad jums jos tiesiog neparduotų

Kiekvieno tiekėjo demonstracija atrodo puikiai. Tikrasis išbandymas – kai jūsų naktinės pamainos vadovui reikia sukeisti antradienį su ketvirtadieniu, o sistema tai arba sutvarko, arba sukuria tris el. laiškus, dvi žinutes ir telefono skambutį.

Prieš kur nors registruodamiesi, sąžiningai atsakykite į šiuos klausimus:

• Kas dabar suryja daugiausia jūsų administracinio laiko? Jei tai planavimas, rinkitės tam skirtą įrankį. Jei atlyginimai, pradėkite nuo jų
• Kiek technologijų išmanantis jūsų komanda? Kai kurioms platformoms reikia savaitės apmokymų. Kitos veikia iškart su mobiliąja programėle
• Ar per 12 mėnesių iš to neišaugsite? Darbo jėgos valdymo platforma, kuri augant brangsta kiekvienam naudotojui, yra spąstai. Ieškokite fiksuotos kainos už naudotoją arba modulinių planų
• Ar nemokama bandomoji versija leidžia išbandyti tai, kas svarbu? 7 dienų planavimo įrankio bandymas apima vieną grafiką. Reikia bent 14 dienų – idealiu atveju 30 – kad pamatytumėte, kaip įrankis susitvarko su visu ciklu

Aklai nepasitikėkite ir apžvalgų svetainėmis. Dauguma “geriausios HR programinės įrangos” sąrašų platformas rikiuoja pagal partnerystės komisinius, o ne pagal tikrą tinkamumą. Išbandykite nemokamą versiją patys – su savo tikra komanda ir tikru grafiku. Jei jums reikia sudaryti grafiką, kuris atlaikytų visą savaitę, išbandykite būtent šią darbo eigą – ne demonstracinę aplinką su išgalvotais darbuotojais.

Naujos HR sistemos diegimas be veiklos sutrikdymo

Apie įrankio keitimą vykstant darbams niekas nekalba. Negalite savaitei sustabdyti atlyginimų, kol vyksta perkėlimas. Grafikai vis tiek turi pasirodyti laiku. Štai seka, kuri veikia.

Bent dvi savaites naudokite naują sistemą lygiagrečiai. Kitos savaitės grafiką sudarykite ir senu būdu, ir naujoje platformoje. Palyginkite rezultatus. Taip pastebėsite spragas – trūkstamus darbuotojus, neteisingus pamainų laikus, atitikties įspėjimus, kuriuos senasis procesas praleisdavo. Taip, tai varginantis darbas. Bet mažiau varginantis nei pirmadienio rytą sužinoti, kad nauja sistema iš rytinės pamainos išmetė tris žmones.

Pamainų vadovų pritarimo siekite pirmiausia, o ne paskiausiai. Jei įrankio nenaudos vadovai vietoje, jo nenaudos niekas. Parodykite jiems konkrečiai, kaip jis taupo jų laiką – ne funkcijų apžvalgą, o “štai kaip patvirtinti apsikeitimą per 10 sekundžių, o ne rašyti žinutes keturiems žmonėms.” Būtent toks argumentas veikia.

Perėjimui padeda ir aiškiai aprašytos taisyklės. Jei jūsų darbuotojo vadovas jau aprašo, kaip keičiamas grafikas, naujo įrankio įdiegimas tampa proceso atnaujinimu, o ne kultūros pokyčiu.

Dažnai užduodami klausimai

Kokia HR programinė įranga geriausia mažai įmonei?

Tai priklauso nuo to, kas jums kelia daugiausia rūpesčių. Pamainų planavimui ir darbo laiko apskaitai Shifton siūlo geriausią kainos ir vertės santykį: moduliai nuo 0,50 USD už naudotoją ir palaikymas 40 kalbų. JAV atlyginimams stiprus Gusto. Pilnai HRIS su įdarbinimu, adaptacija ir veiklos vertinimu vidutinės rinkos standartas yra BambooHR – tačiau su didesnėmis išlaidomis ir sudėtingesniu diegimu.

Kiek kainuoja HR programinė įranga mažoms įmonėms?

Nuo 1 iki 15 USD už naudotoją per mėnesį, priklausomai nuo to, ko reikia. Modulinės platformos, pavyzdžiui, Shifton, prasideda nuo 0,50 USD. Į atlyginimus orientuoti įrankiai, pavyzdžiui, Gusto, kainuoja 6 USD už naudotoją ir bazinį mokestį. Pilnos HRIS platformos kainų paprastai neskelbia ir reikalauja pokalbio su pardavimų skyriumi.

Ar man reikia HR programinės įrangos, jei turiu mažiau nei 20 darbuotojų?

Jei per savaitę daugiau nei valandą praleidžiate rankiniu būdu sudarydami grafikus, skaičiuodami valandas ar tvarkydami atostogų prašymus, – taip. Ribą lemia ne darbuotojų skaičius, o tai, kiek administracinio laiko prarandate užduotims, kurias programinė įranga atlieka per kelias minutes. 12 žmonių komandai su besikeičiančiomis pamainomis planuoti sudėtingiau nei 40 žmonių biurui su fiksuotu darbo laiku.

Ar HR programinė įranga gali padėti išlaikyti darbuotojus?

Netiesiogiai taip. Nuspėjami grafikai, teisingas pamainų paskirstymas ir paprastas keitimasis pamainomis mažina nusivylimą, kuris yra viena pagrindinių priežasčių, kodėl valandiniai darbuotojai išeina. HR sistemos, stebinčios lankomumo dėsningumus, taip pat gali laiku įspėti apie perdegimo riziką, kol kas nors dar neįteikė prašymo išeiti.

Daria Oleshko

Klientų sėkmės vadybininkė Shifton su plačia patirtimi darbo jėgos valdymo ir lauko paslaugų valdymo srityje.