Paras HR-ohjelmisto pienille yrityksille – Työkalut jotka auttavat

Mitä pienyritykset todella tarvitsevat HR-ohjelmistolta

Eräs leipomomyymalän omistaja, jolla oli 22 työntekijää, kertoi minulle, että hän vietti kuusi tuntia joka sunnuntai rakentaessaan seuraavan viikon työvuoroluetteloa taulukkolaskelmassa. Kuusi tuntia. Se on lähes kokonainen työvuoro – palkaton, seuraamaton, ja toistunut 52 kertaa vuodessa. Hän ei tarvinnut yritystason HRIS-järjestelmää organisaatiokaavioilla ja seuraajasuunnittelumoduuleilla. Hän tarvitsi jotain, jonka avulla hän pystyisi rakentamaan työvuoroluettelon 20 minuutissa ja lopettamaan “voinko vaihtaa vuoroni?”-viestien vastaanottamisen kello 23.

Paras HR-ohjelmisto pienyrityksille ei ole se, jolla on pisin ominaisuuslista. Se on se, joka ratkaisee ongelmat, joita sinulla todella on – työvuorosuunnittelu, ajanseuranta, työntekijärekisterit, ehkä palkkahallinto – ilman että hautaa sinut monimutkaisuuteen, jota et koskaan käytä. Suuryrityksille rakennettu henkilöstöhallintaohjelmisto olettaa, että sinulla on omistautunut HR-tiimi. Useimmilla pienyrityksillä ei ole. Omistaja, toimistopäällikkö tai operaatiojohtaja hoitaa HR:n muun kaiken ohessa.

Tätä näkökulmaa käytämme tässä. Ei “millä alustalla on eniten ominaisuuksia” vaan “mitkä HR-työkalut todella helpottavat elämää, kun johdat 10-100 hengen tiimiä ja kannat viittä hattua samaan aikaan.” Tarkastelimme hinnoittelua, käyttöönottoa, mitä saat ennen maksumuurin aktivoitumista ja toimiiko työkalu vuoropohjaisille tiimeille – sillä siellä useimmat pienyritykset elävät, ja sinne virheiden todellinen kustannus iskee kovimmilla.

Tärkeät ominaisuudet vastaan merkityksettömät ominaisuudet

Yritystason HR-alustat rakastavat markkinoida 200 ominaisuuden tarkistuslistoja. Pienyritykselle noin 80 % niistä on kuollutta painolastia. Tässä on se, mikä todella tekee eron:

Työvuorosuunnittelu ja ajanseuranta

Tämä on perusta. Jos henkilöstöhallintavälineesi ei pysty rakentamaan työvuoroluetteloa, käsittelemään vaihtopyyntöjä ja seuraamaan kuka on kirjautunut sisään ja ulos – millään muulla ei ole merkitystä. Vuoropohjaisille tiimeille tämä on koko syy ostaa ohjelmisto. Ja tässä taulukkolaskelmat epäonnistuvat ensin. Työvuorosuunnittelutyökalu, joka käsittelee myös ajan ja läsnäolon, eliminoi yleisimmän palkkavirheiden lähteen pienyrityksessä.

Työntekijärekisterit ja itsepalvelu

Yhteystiedot, hätäkontaktit, sertifikaatit, työsuhteen aloituspäivämäärät. Perusasioita, mutta niiden täytyy asua jossakin muualla kuin arkistointikaapissa. Työntekijöiden itsepalvelu – jossa henkilöstö voi päivittää saatavuutensa, katsella työvuoroluetteloa ja pyytää vapaapäiviä ilman kenenkään soittamista – vähentää hallinnollista aikaa dramaattisesti. Kuulostaa vähäpätöiseltä ennen kuin huomaat, että se eliminoi 10-15 keskeytystä viikossa tyypilliseltä esimieheltä.

Perussäädöstenmukaisuus

Ylityslaskelmat, taukohallinta, vähimmäislepoajat. U.S. Small Business Administration listaa työlakien noudattamisen yhdeksi suurimmista operatiivisista riskeistä alle 100 työntekijän yrityksille. HR-järjestelmäsi tulisi käsitellä laskenta automaattisesti – merkitä rikkomukset ennen kuin niistä tulee sakkoja, ei jälkikäteen.

Mitä et todennäköisesti vielä tarvitse

Suoritusarviointijaksot, oppimisenhallintajärjestelmät, etuushallintoalustat, tekoälyllä toimivat talentinhankintajärjestelmät. Nämä ovat tärkeitä 200+ työntekijän yrityksille ja omistautuneille HR-osastoille. 30 hengen maisemointiyritykselle ne ovat kalliita häiriötekijöitä. Osta se, mikä ratkaisee tämän päivän ongelmat. Päivitä, kun olet kasvanut sen yli.

Shifton – Modulaarinen HR-ohjelmisto kasvaviin tiimeihin

Useimmat HR-alustat pakottavat sinut tiettyyn tasoon. Perus, Pro, Enterprise – valitse yksi, maksa kaikesta siinä, käytä ehkä puolta. Shifton ei toimi niin. Aloitat vuorosuunnittelulla 1 dollarilla käyttäjää kohden kuukaudessa ja lisäät vain tarvitsemasi: ajanseuranta, tehtävienhallinta, palkkaraportointi. Kukin moduuli maksaa 1 dollarin. 25 hengen tiimi, joka käyttää suunnittelua ja ajanseurantaa, maksaa 50 dollaria kuukaudessa yhteensä. Yritä tehdä sama lasku BambooHR:n tai Guston kanssa.

Modulaarinen lähestymistapa on tärkeä, koska kaikki pienyritykset eivät tarvitse samoja asioita. Vähittäiskauppaketju tarvitsee suunnittelun ja aikakirjaukset. Siivousyritys tarvitsee tehtävänseurannan ja sijainninhallinnan. Ravintola tarvitsee kaiken edellä mainitun lisäksi palkkaintegraation. Shiftonia käyttämällä sekä 15 hengen kahvila että 90 hengen logistiikkatoiminto voivat käyttää samaa alustaa – ne vain aktivoivat eri moduuleja.

Missä se erottuu hinnoittelun ulkopuolella:

• 40+ kieltä käyttöliittymässä – todellinen natiivituki, ei selainkäännös. Jos tiiminhallintasi sisältää eri kieliä puhuvia henkilöstöjä, tämä poistaa todellisen esteen
• Useiden sijaintien tuki sisältyy ilmaiseksi – ei sivustokohtaisia maksuja, ei “ota yhteyttä myyntiin hinnoittelua varten”
• 30 päivän ilmainen kokeilu kaikki moduulit auki, kattaen täyden laskutusjakson
• Työntekijöiden itsepalvelusovellus, jossa henkilöstö tarkastaa työvuorot, pyytää vaihtoja, ilmoittaa saatavuudesta – mikä vähentää esimiehen puhelimen kuumalta linjalta kahdesti päivässä tarkastettavaksi välineeksi

Alusta käsittelee operatiivisen HR:n, jonka kanssa pienyritykset todella kamppailevat: kuka työskentelee milloin, kuinka monta tuntia he kirjasivat, olemmeko työlakirajojen sisällä, ja mitä kaikki tämä maksaa. Jos etsit henkilöstöhallintaohjelmistoa, joka ei yritä olla yritystason paketti, Shifton on lähimpänä maksamista vain siitä, mitä käytät.

Muita HR-alustoja, joita kannattaa harkita

Mikään yksittäinen työkalu ei sovi kaikille yrityksille. Tässä on muutamia muita, jotka palvelevat pienempiä tiimejä hyvin, riippuen siitä, mitä priorisoit.

Gusto

Guston vahvuus on palkkahallinto. Jos palkan laskeminen on suurin päänsärkesi – verolaskelmat, suorat talletukset, W-2-lomakkeet, urakoitsijamaksut – Gusto hoitaa sen minimaalisella asennuksella. HR-ominaisuudet (perehdytys, edut, perustason ajanseuranta) ovat toissijaisia mutta toimivia. Hinnoittelu alkaa noin 40 dollarista kuukaudessa perushinnasta plus 6 dollaria henkilöä kohden, mikä kasvaa nopeasti suuremmille tiimeille. Se on suunniteltu erityisesti yhdysvaltalaisille yrityksille, joten kansainväliset tiimit jäävät ilman.

Hyvä valinta, jos palkan käsittely on ensisijainen kipupisteesi ja olet Yhdysvalloissa. Vähemmän ihanteellinen, jos työvuorosuunnittelu syö aikaasi.

BambooHR

BambooHR on pienille ja keskisuurille yrityksille tarkoitettu “oikea HRIS” -standardi. Työntekijätietokanta, perehdytystyönkulut, suorituksenhallinta, hakijanseuranta. Se kattaa koko HR-elinkaaren tavalla, jota yksinkertaisemmat työkalut eivät tee. Kompromissi: se vaatii mukautetun hinnoittelun (ei julkisia hintoja), ja alusta olettaa, että sinulla on joku, joka todella hallinnoi sitä. 50 hengen yritykselle osa-aikaisen HR-koordinaattorin kanssa se sopii hyvin. 12 hengen tiimille, jossa omistaja tekee kaiken, se on ylimitoitettu.

Homebase

Homebase yhdistää työvuorosuunnittelun rekrytointityökaluihin – työpaikkailmoitukset, hakijoiden seulonta, tarjouskirjeet. Ilmaisversio on aidosti käyttökelpoinen yhdelle toimipisteelle. Mutta sijaintikohtainen hinnoittelumalli (20+ dollaria per toimipiste) rankaisee yrityksiä niiden kasvaessa. Jos olet yksittäinen vähittäismyymälä, joka etsii kaikenkattavaa HR-ratkaisua rekrytoinnin sisältäen, Homebase on kokeilun arvoinen. Jos sinulla on kolme toimipistettä, lasku on vähemmän vakuuttava.

Zoho People

Zoho People toimii parhaiten, jos olet jo Zoho-ekosysteemissä – CRM, Books, Projects. Työkalujen välinen integraatio on myyntiargumentti. Yksinään se on kykenevä HR-alusta, jossa on poissaolohallinta, tuntiraportit ja työntekijätiedostot. Hinnoittelu on kohtuullinen (alkaen noin 1,50 dollaria/käyttäjä). Haittapuoli on käyttöliittymä, joka voi tuntua sekavalta, ja tukivasteajat, joita jotkut käyttäjät kuvaavat hitaaksi. Myöskään vuorosuunnittelu ei ole Zohon vahvuus – se sopii paremmin standardityöajoilla toimiviin toimistoympäristöihin.

Miten arvioida HR-ohjelmistoa ilman, että sinulle myydään

Jokaisen toimittajan demo näyttää hyvältä. Todellinen testi on se, mitä tapahtuu, kun yövuoropäällikkösi täytyy vaihtaa tiistai torstaiksi ja järjestelmä joko käsittelee sen tai luo kolme sähköpostia, kaksi viestiä ja puhelinsoiton.

Ennen kuin rekisteröidyt mihinkään, vastaa rehellisesti näihin kysymyksiin:

• Mikä vie eniten hallinnollista aikaasi nyt? Jos se on työvuorosuunnittelu, valitse sille rakennettu työkalu. Jos se on palkat, mene sinne ensin
• Kuinka teknologiamyönteinen tiimisi on? Jotkut alustat tarvitsevat viikon perehdytyksen. Toiset toimivat suoraan mobiilisovelluksella
• Kasvatko tämän yli 12 kuukaudessa? Työvoimanhallinta-alusta, joka maksaa enemmän käyttäjää kohden kun kasvat, on ansa. Etsi kiinteää käyttäjäkohtaista hinnoittelua tai modulaarisia suunnitelmia
• Antaako ilmainen kokeilu todella testata sitä, mikä on tärkeää? 7 päivän kokeilu työvuorosuunnittelutyökalusta kattaa yhden työvuorolistan. Tarvitset vähintään 14 päivää – mielellään 30 – nähdäksesi kuinka työkalu käsittelee täyden jakson

Älä luota arvostelusivustoihin sokeasti myöskään. Useimmat “paras HR-ohjelmisto” -listat sijoittavat alustat kumppanipalkkion mukaan, ei todellisen sopivuuden. Suorita ilmainen kokeilu itse, oikealla tiimilläsi, oikealla työvuoroluettelollasi. Jos työvuoroluettelon rakentaminen, joka pitää koko viikon ajan on mitä tarvitset, testaa se tietty työnkulku – ei demoympäristöä kuvitteellisilla työntekijöillä.

Uuden HR-järjestelmän käyttöönotto häiritsemättä toimintaa

Työkalujen vaihtaminen kesken toiminnan on osa, josta kukaan ei puhu. Et voi keskeyttää palkkahallintoa viikoksi, kun siirtät tietoja. Työvuorot täytyy silti lähteä ajallaan. Tässä on järjestys, joka toimii.

Aja uusi järjestelmä rinnakkain vähintään kaksi viikkoa. Rakenna ensi viikon työvuoroluettelo sekä vanhalla menetelmällä että uudella alustalla. Vertaile tuloksia. Tämä havaitsee aukkoja – puuttuvat työntekijät, väärät vuoroajat, vaatimustenmukaisuusmerkit, jotka vanha prosessisi jätti huomaamatta. Se on ärsyttävää, kyllä. Mutta se on vähemmän ärsyttävää kuin huomata maanantaiaamuna, että uusi järjestelmä pudotti kolme henkilöä aamuavausvuorosta.

Hanki vuoropäälliköiden hyväksyntä ensin, ei viimeisenä. Jos lattiaesimiehesi eivät käytä työkalua, kukaan ei käytä. Näytä heille erityisesti miten se säästää heidän aikaansa – ei ominaisuuskierros, vaan “näin hyväksyt vaihdon 10 sekunnissa neljälle ihmiselle viestittelyn sijaan.” Se on suunnitelma, joka todella toimii.

Selkeiden dokumentoitujen käytäntöjen olemassaolo auttaa myös siirtymässä. Jos työpaikan käsikirjasi jo määrittelee, miten työvuoromuutokset toimivat, uuden työkalun käyttöönottamisesta tulee prosessipäivitys eikä kulttuurinen muutos.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on paras HR-ohjelmisto pienyritykselle?

Se riippuu ensisijaisesta kipupisteestäsi. Vuorosuunnitteluun ja ajanseurantaan Shifton tarjoaa parhaan arvon modulaarisella 1 dollarin/käyttäjä -hinnoittelulla ja 40+ kielen tuella. Yhdysvaltain palkkahallinnolle erityisesti Gusto on vahva. Täydelliselle HRIS:lle rekrytoinnin, perehdytyksen ja suoritusarviointien kanssa BambooHR on keski- markkinastandardi – mutta se tulee korkeammilla kustannuksilla ja asennuksen monimutkaisuudella.

Kuinka paljon HR-ohjelmisto maksaa pienyrityksille?

Yhdestä 15 dollariin käyttäjää kohden kuukaudessa, riippuen siitä mitä tarvitset. Modulaariset alustat kuten Shifton alkavat 1 dollarista. Palkkahallintoon keskittyvät työkalut kuten Gusto maksavat 6 dollaria/käyttäjä plus perusmaksu. Täydet HRIS-alustat eivät yleensä julkaise hinnoittelua ja vaativat myyntipuhelun.

Tarvitsenko HR-ohjelmistoa, jos minulla on alle 20 työntekijää?

Jos käytät yli tunnin viikossa manuaaliseen työvuorosuunnitteluun, tuntien seurantaan tai vapaapäiväpyyntöjen käsittelyyn – kyllä. Raja ei ole henkilöstömäärästä. Se on siitä, kuinka paljon hallinnollista aikaa menetät tehtäviin, jotka ohjelmisto hoitaa minuuteissa. 12 hengen tiimi, jolla on kiertäviä vuoroja, on monimutkaisempi suunnittelumielessä kuin 40 hengen toimisto kiinteillä tunneilla.

Voiko HR-ohjelmisto auttaa henkilöstön pysyvyydessä?

Välillisesti, kyllä. Ennustettavat työvuorot, oikeudenmukainen vuorojako ja helpot vaihtoprosessit vähentävät turhautumista – mikä on yksi tärkeimmistä syistä, joiden takia tuntityöntekijät lopettavat. HR-järjestelmät, jotka seuraavat läsnäolomalleja, voivat myös merkitä loppuunpalamiisriskit ennen kuin joku jättää irtisanomisilmoituksen.

Daria Oleshko

Asiakasmenestysvastaava Shiftonilla, jolla on laaja kokemus henkilöstöhallinnosta ja kenttäpalvelujen hallinnasta.