Labākā HR programmatūra maziem uzņēmumiem

Ko mazi uzņēmumi tiešām vēlas no HR programmatūras

Maizes ceptuves īpašniece ar 22 darbiniekiem man stāstīja, ka katru svētdienu pavadīja sešas stundas, izklājlapā veidojot nākamās nedēļas grafiku. Sešas stundas. Tā ir gandrīz vesela maiņa – neapmaksāta, neuzskaitīta un atkārtota 52 reizes gadā. Viņai nevajadzēja lielu uzņēmumu HRIS ar organizācijas shēmām un pēctecības plānošanas moduļiem. Viņai vajadzēja kaut ko, ar ko grafiku izveidot 20 minūtēs un pārstāt saņemt ziņas “vai varu samainīt maiņu?” pulksten 23.

Labākā HR programmatūra maziem uzņēmumiem nav tā, kurai ir garākais funkciju saraksts. Tā ir tā, kas risina jūsu patiesās problēmas – grafikus, darba laika uzskaiti, darbinieku datus, varbūt algas – un neapglabā jūs sarežģītībā, ko nekad neizmantosiet. Lieliem uzņēmumiem veidota cilvēku pārvaldības programmatūra pieņem, ka jums ir sava HR komanda. Lielākajai daļai mazo uzņēmumu tādas nav. HR darbus dara īpašnieks, biroja vadītājs vai darbības vadītājs līdztekus visam pārējam.

No šāda skatpunkta mēs raugāmies. Nevis “kurai platformai ir visvairāk funkciju”, bet “kuri HR rīki tiešām atvieglo dzīvi, ja vadāt 10 līdz 100 cilvēku komandu un darāt piecas lietas vienlaikus.” Mēs skatījāmies uz cenām, iestatīšanas laiku, to, ko saņemat, pirms sākat maksāt, un vai rīks der maiņu komandām – jo tur strādā lielākā daļa mazo uzņēmumu un tur kļūdu izmaksas visvairāk sāp.

Funkcijas, kas ir svarīgas, un funkcijas, kas nav

Lielo uzņēmumu HR platformām patīk reklamēt sarakstus ar 200 funkcijām. Mazam uzņēmumam aptuveni 80 % no tām ir lieks balasts. Lūk, kas patiešām ir svarīgi:

Grafiki un darba laika uzskaite

Tas ir pamats. Ja jūsu cilvēku pārvaldības rīks nevar sastādīt grafiku, apstrādāt maiņu apmaiņas pieprasījumus un redzēt, kurš ir pieteicies un atteicies no darba, – nekam citam nav nozīmes. Maiņu komandām tas ir galvenais iemesls programmatūras iegādei. Un tieši šeit izklājlapas pieviļ pirmās. Plānošanas rīks, kas uzskaita arī darba laiku un apmeklējumu, novērš biežāko algu kļūdu avotu mazos uzņēmumos.

Darbinieku dati un pašapkalpošanās

Kontaktinformācija, ārkārtas kontakti, sertifikāti, darba sākšanas datumi. Pamata lietas, kurām tomēr jāglabājas kaut kur citur, nevis atvilktnē ar mapēm. Darbinieku pašapkalpošanās – kad cilvēki paši atjauno savu pieejamību, skatās grafiku un piesaka brīvdienas, nevienam nezvanot, – ievērojami samazina administratīvo laiku. Izklausās pēc sīkuma, līdz saprotat, ka tipiskam vadītājam tas ietaupa 10-15 pārtraukumus nedēļā.

Atbilstības pamati

Virsstundu aprēķini, pārtraukumu uzraudzība, minimālais atpūtas laiks. ASV Mazo uzņēmumu administrācija norāda darba tiesību ievērošanu kā vienu no lielākajiem darbības riskiem uzņēmumiem ar mazāk nekā 100 darbiniekiem. Jūsu HR sistēmai aprēķini jāveic automātiski – un jābrīdina par pārkāpumiem, pirms tie kļūst par sodiem, nevis pēc tam.

Ko jums, visticamāk, vēl nevajag

Snieguma vērtēšanas cikli, mācību pārvaldības sistēmas, pabalstu pārvaldības platformas, ar mākslīgo intelektu darbināti talantu piesaistes komplekti. Tie ir svarīgi uzņēmumiem ar 200+ darbiniekiem un savu HR nodaļu. Ainavu kopšanas uzņēmumam ar 30 cilvēkiem brigādēs tie ir dārgs traucēklis. Pērciet to, kas risina šodienas problēmas. Pārejiet uz plašāku versiju, kad būsiet tai izauguši.

Shifton – Modulāra HR programmatūra augošām komandām

Lielākā daļa HR platformu jūs iespiež vienā līmenī. Basic, Pro, Enterprise – izvēlieties vienu, maksājiet par visu, kas tajā ir, un izmantojiet varbūt pusi. Shifton tā nestrādā. Jūs sākat ar maiņu plānošanu par 1 USD par lietotāju mēnesī un pievienojat tikai to, kas vajadzīgs: darba laika uzskaiti, uzdevumu pārvaldību, algu atskaites. Moduļi maksā no 0,50 līdz 5 USD. 25 cilvēku komanda, kas izmanto plānošanu un darba laika uzskaiti, kopā maksā 50 USD mēnesī. Pamēģiniet to pašu aprēķinu ar BambooHR vai Gusto.

Moduļu pieeja ir svarīga, jo maziem uzņēmumiem nevajag vienu un to pašu. Mazumtirdzniecības tīklam vajag plānošanu un darba laika reģistrāciju. Uzkopšanas uzņēmumam vajag uzdevumu uzskaiti un objektu pārvaldību. Restorānam vajag visu iepriekš minēto un vēl algu integrāciju. Ar Shifton 15 cilvēku kafejnīca un 90 cilvēku loģistikas uzņēmums var izmantot vienu un to pašu platformu – tie vienkārši ieslēdz dažādus moduļus.

Ar ko tas izceļas bez cenas:

• 40 valodas saskarnē – īsts dzimtās valodas atbalsts, nevis tulkošana pārlūkā. Ja jūsu komandas vadība ietver cilvēkus, kas runā dažādās valodās, tas novērš reālu šķērsli
• Vairāku vietu atbalsts iekļauts cenā – bez maksas par katru vietu, bez “par cenu jautājiet pārdošanas nodaļai”
• 60 dienu bezmaksas izmēģinājums ar visiem atbloķētiem moduļiem, kas aptver pilnu norēķinu ciklu
• Pašapkalpošanās lietotne, kurā darbinieki skatās grafiku, piesaka maiņu apmaiņu un norāda savu pieejamību – vadītāja tālrunis vairs nav karstā līnija, bet rīks, kurā viņš ieskatās divreiz dienā

Platforma risina ikdienas HR darbus, ar kuriem mazie uzņēmumi tiešām cīnās: kurš kad strādā, cik stundu kurš ir nostrādājis, vai ievērojam darba likumu un cik tas viss maksā. Ja meklējat darbinieku pārvaldības programmatūru, kas nemēģina būt liela uzņēmuma pakete, Shifton ir vistuvāk tam, lai maksātu tikai par to, ko izmantojat.

Citas HR platformas, kuras vērts apsvērt

Neviens rīks neder katram uzņēmumam. Šeit ir vēl daži, kas labi kalpo mazākām komandām, atkarībā no tā, kas jums ir svarīgākais.

Gusto

Gusto stiprā puse ir algas. Ja algu aprēķins ir jūsu lielākā problēma – nodokļu aprēķini, tiešie pārskaitījumi, W-2 veidlapas, maksājumi darbuzņēmējiem – Gusto ar to tiek galā ar minimālu iestatīšanu. HR funkcijas (ievadīšana darbā, pabalsti, pamata darba laika uzskaite) ir otršķirīgas, taču darbojas. Cenas sākas no aptuveni 40 USD mēnesī plus 6 USD par katru cilvēku, kas lielākām komandām ātri sakrājas. Tas ir veidots tieši ASV uzņēmumiem, tāpēc starptautiskām komandām nepaveicas.

Laba izvēle, ja jūsu galvenā problēma ir algas un strādājat ASV. Mazāk piemērots, ja jūsu laiku apēd plānošana.

BambooHR

BambooHR ir standarta “īstā HRIS” maziem un vidējiem uzņēmumiem. Darbinieku datubāze, ievadīšanas darbā plūsmas, snieguma vadība, kandidātu uzskaite. Tā aptver visu darbinieka dzīves ciklu tādā veidā, kā vienkāršāki rīki nespēj. Kompromiss: cena tiek noteikta individuāli (publiska cenrāža nav), un platforma pieņem, ka kāds to tiešām pārvaldīs. 50 cilvēku uzņēmumam ar nepilna laika HR koordinatoru tā ir laba izvēle. 12 cilvēku komandai, kurā īpašnieks dara visu, tā ir lieka.

Homebase

Homebase apvieno plānošanu ar darbā pieņemšanas rīkiem – darba sludinājumi, kandidātu atlase, piedāvājuma vēstules. Bezmaksas versija vienai vietai ir tiešām lietojama. Taču cena par katru vietu (20+ USD) soda uzņēmumus, kad tie aug. Ja esat viens veikals un meklējat HR risinājumu “viss vienā” ar darbā pieņemšanu, Homebase ir vērts izmēģināt. Ja jums ir trīs vietas, aprēķins vairs nav tik pārliecinošs.

Zoho People

Zoho People darbojas vislabāk, ja jau esat Zoho ekosistēmā – CRM, Books, Projects. Galvenais arguments ir integrācija starp rīkiem. Pati par sevi tā ir spējīga HR platforma ar prombūtņu pārvaldību, darba laika uzskaiti un darbinieku lietām. Cenas ir saprātīgas (no aptuveni 1,50 USD par lietotāju). Mīnusi ir saskarne, kas var šķist haotiska, un atbalsta reakcijas laiks, ko daži lietotāji raksturo kā lēnu. Maiņu plānošana arī nav Zoho stiprā puse – tā labāk der birojiem ar standarta darba laiku.

Kā izvēlēties HR programmatūru, lai jums to vienkārši nepārdotu

Katra piegādātāja demo izskatās lieliski. Īstais pārbaudījums ir brīdis, kad jūsu nakts maiņas vadītājam jāsamaina otrdiena pret ceturtdienu un sistēma to vai nu nokārto, vai arī rada trīs e-pastus, divas īsziņas un telefona zvanu.

Pirms kaut kur reģistrējaties, godīgi atbildiet uz šiem jautājumiem:

• Kas šobrīd aizņem visvairāk jūsu administratīvā laika? Ja tā ir plānošana, izvēlieties tieši tam paredzētu rīku. Ja algas, sāciet ar tām
• Cik tehniski prasmīga ir jūsu komanda? Dažām platformām vajag nedēļu apmācības. Citas darbojas uzreiz ar mobilo lietotni
• Vai 12 mēnešu laikā no tā neizaugsiet? Darbaspēka pārvaldības platforma, kas ar izaugsmi kļūst dārgāka par katru lietotāju, ir slazds. Meklējiet fiksētu cenu par lietotāju vai moduļu plānus
• Vai bezmaksas izmēģinājums ļauj pārbaudīt to, kas ir svarīgi? 7 dienu izmēģinājums plānošanas rīkam aptver vienu grafiku. Vajag vismaz 14 dienas – ideālā gadījumā 30 – lai redzētu, kā rīks tiek galā ar pilnu ciklu

Arī atsauksmju vietnēm neuzticieties akli. Lielākā daļa “labākās HR programmatūras” sarakstu kārto platformas pēc partnerprogrammu komisijas, nevis pēc reālas piemērotības. Izmēģiniet bezmaksas versiju paši – ar savu īsto komandu un savu īsto grafiku. Ja jums vajag izveidot grafiku, kas izturētu visu nedēļu, pārbaudiet tieši šo darba plūsmu – nevis demo vidi ar izdomātiem darbiniekiem.

Jaunas HR sistēmas ieviešana bez darbības traucējumiem

Pāreja uz jaunu rīku darba procesā ir daļa, par kuru neviens nerunā. Jūs nevarat uz nedēļu apturēt algas, kamēr migrējat. Grafikiem joprojām jāiznāk laikā. Lūk, secība, kas darbojas.

Darbiniet jauno sistēmu paralēli vismaz divas nedēļas. Sastādiet nākamās nedēļas grafiku gan vecajā veidā, gan jaunajā platformā. Salīdziniet rezultātus. Tā pamanīsiet nepilnības – trūkstošus darbiniekus, nepareizus maiņu laikus, atbilstības brīdinājumus, ko vecais process palaida garām. Jā, tas ir nogurdinoši. Taču mazāk nogurdinoši nekā pirmdienas rītā atklāt, ka jaunā sistēma no rīta maiņas izlaidusi trīs cilvēkus.

Iegūstiet maiņu vadītāju atbalstu pirmo, nevis pēdējo. Ja rīku neizmanto vadītāji uz vietas, to neizmantos neviens. Parādiet viņiem konkrēti, kā tas ietaupa viņu laiku – nevis funkciju ekskursiju, bet “lūk, kā apstiprināt maiņu apmaiņu 10 sekundēs, nevis rakstot ziņas četriem cilvēkiem.” Tieši šis arguments strādā.

Pārejai palīdz arī skaidri dokumentēti noteikumi. Ja jūsu darbinieku rokasgrāmata jau apraksta, kā notiek grafika izmaiņas, jauna rīka ieviešana kļūst par procesa atjaunināšanu, nevis kultūras maiņu.

Bieži uzdotie jautājumi

Kāda ir labākā HR programmatūra mazam uzņēmumam?

Tas atkarīgs no tā, kas jums sagādā vislielākās grūtības. Maiņu plānošanai un darba laika uzskaitei Shifton piedāvā vislabāko cenas un vērtības attiecību ar moduļu cenām no 0,50 USD par lietotāju un atbalstu 40 valodās. ASV algu aprēķinam spēcīgs ir Gusto. Pilnvērtīgai HRIS ar darbā pieņemšanu, ievadīšanu darbā un snieguma vērtēšanu BambooHR ir vidējā tirgus standarts – taču ar augstākām izmaksām un sarežģītāku iestatīšanu.

Cik maksā HR programmatūra maziem uzņēmumiem?

No 1 līdz 15 USD par lietotāju mēnesī atkarībā no tā, kas jums vajadzīgs. Moduļu platformas, piemēram, Shifton, sākas no 0,50 USD. Uz algām orientēti rīki, piemēram, Gusto, maksā 6 USD par lietotāju plus pamatmaksu. Pilnvērtīgas HRIS platformas cenas parasti nepublicē un prasa sarunu ar pārdošanas nodaļu.

Vai man vajag HR programmatūru, ja man ir mazāk nekā 20 darbinieku?

Ja nedēļā vairāk nekā stundu pavadāt, manuāli plānojot grafikus, uzskaitot stundas vai apstrādājot brīvdienu pieprasījumus, – jā. Robežu nosaka nevis darbinieku skaits, bet tas, cik daudz administratīvā laika zaudējat uzdevumiem, ko programmatūra paveic dažās minūtēs. 12 cilvēku komandai ar rotējošām maiņām plānošana ir sarežģītāka nekā 40 cilvēku birojam ar fiksētu darba laiku.

Vai HR programmatūra var palīdzēt noturēt darbiniekus?

Netieši jā. Paredzami grafiki, taisnīgs maiņu sadalījums un vienkārša maiņu apmaiņa – tas viss mazina neapmierinātību, kas ir viens no galvenajiem iemesliem, kāpēc stundu darbinieki aiziet. HR sistēmas, kas seko apmeklējuma likumsakarībām, var arī laikus brīdināt par izdegšanas risku, pirms kāds uzraksta atlūgumu.

Daria Oleshko

Klientu panākumu vadītāja Shifton ar plašu pieredzi darbaspēka pārvaldībā un lauka pakalpojumu pārvaldībā.