Το καλύτερο λογισμικό HR για μικρές επιχειρήσεις

Τι χρειάζονται πραγματικά οι μικρές επιχειρήσεις από το λογισμικό HR

Πέρυσι, ένας ιδιοκτήτης αρτοποιείου με 22 υπαλλήλους μου είπε ότι ξοδεύει έξι ώρες κάθε Κυριακή κατασκευάζοντας το ωρολόγιο της επόμενης εβδομάδας σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Έξι ώρες. Αυτό είναι σχεδόν μία πλήρης βάρδια – αμισθί, μη παρακολουθούμενη και επαναλαμβανόμενη 52 φορές ετησίως. Δεν χρειάζονταν ένα εταιρικό σύστημα πληροφοριών ανθρώπινου δυναμικού με διαγράμματα οργανώσεων και ενότητες διαδοχικού σχεδιασμού. Χρειάζονταν κάτι που θα της έδινε τη δυνατότητα να κάνει ένα ωρολόγιο σε 20 λεπτά και να σταματήσει να λαμβάνει μηνύματα «Μπορώ να αλλάξω τη βάρδιά μου;» στις 23:00.

Το καλύτερο λογισμικό HR για μικρές επιχειρήσεις δεν είναι αυτό με τη μεγαλύτερη λίστα δυνατοτήτων. Είναι αυτό που επιλύει τα προβλήματα που έχετε πραγματικά – χρονοδιαγράμματα, παρακολούθηση χρόνου, δεδομένα υπαλλήλων, ίσως επεξεργασία μισθών – χωρίς να σας βυθίζετε σε πολυπλοκότητα που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ. Το λογισμικό HR που χτίστηκε για κorporations προϋποθέτει ότι έχετε ένα αποκλειστικό τμήμα HR. Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις δεν έχουν. Ο ιδιοκτήτης, ο διευθυντής γραφείου ή ο υπεύθυνος λειτουργιών κάνει HR ως δευτερεύουσα εργασία, ανάμεσα σε όλα τα άλλα.

Αυτή είναι η οπτική γωνία που χρησιμοποιούμε εδώ. Όχι «ποια πλατφόρμα έχει τις περισσότερες δυνατότητες» αλλά «ποια εργαλεία HR κάνουν πραγματικά τη ζωή ευκολότερη όταν διευθύνετε μια ομάδα 10 έως 100 ατόμων και φοράτε πέντε καπέλα». Εξετάσαμε τις τιμές, το χρόνο ρύθμισης, αυτό που παίρνετε πριν από το paywall και αν το εργαλείο λειτουργεί για ομάδες που λειτουργούν με βάρδιες – γιατί εκεί είναι όπου ζουν οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις και όπου το αληθινό κόστος του λάθος χτυπά πιο σκληρά.

Δυνατότητες που έχουν σημασία έναντι των ειδών που δεν έχουν σημασία

Τα εταιρικά πλατφόρμες HR αγαπούν να αγοράζουν 200 λίστες ελέγχου δυνατοτήτων. Για μια μικρή επιχείρηση, περίπου το 80% αυτών των δυνατοτήτων είναι νεκρό βάρος. Εδώ είναι αυτό που πραγματικά κάνει τη διαφορά:

Χρονοδιάγραμμα και παρακολούθηση χρόνου

Αυτή είναι η βάση. Εάν το εργαλείο διαχείρισης προσωπικού σας δεν μπορεί να δημιουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα, να χειρίζεται αιτήματα ανταλλαγής και να παρακολουθήσει ποιος μπήκε και βγήκε – τίποτα άλλο δεν έχει σημασία. Για ομάδες που λειτουργούν με βάρδιες, αυτός είναι ο μόνος λόγος να αγοράσετε λογισμικό. Και εκεί είναι όπου τα υπολογιστικά φύλλα πρώτα αποτυγχάνουν. Ένα εργαλείο δημιουργίας χρονοδιαγράμματος που χειρίζεται επίσης χρόνο και παρακολούθηση εξουδετερώνει την πιο συνήθη πηγή σφαλμάτων αμοιβών σε μικρές επιχειρήσεις.

Δεδομένα υπαλλήλων και αυτοεξυπηρέτηση

Στοιχεία επαφής, έκτακτα επαφη, πιστοποιητικά, ημερομηνίες απασχόλησης. Βασικά πράγματα, αλλά πρέπει να ζουν κάπου αλλού εκτός από ένα γραφείο αρχείων. Αυτοεξυπηρέτηση υπαλλήλων – όπου το προσωπικό μπορεί να ενημερώσει τη δική του διαθεσιμότητα, να δει χρονοδιαγράμματα και να ζητήσει άδεια χωρίς να κάνει κλήση σε κάποιον – μειώνει δραματικά τον χρόνο διαχείρισης. Ακούγεται ασήμαντο μέχρι να συνειδητοποιήσετε ότι εξαλείφει 10-15 διακοπές ανά εβδομάδα για έναν τυπικό διευθυντή.

Βασικές αρχές συμμόρφωσης

Υπολογισμοί υπερωρίας, επιβολή διαλειμμάτων, ελάχιστες περίοδοι ανάπαυσης. Η Διοίκηση Μικρών Επιχειρήσεων των ΗΠΑ αναφέρει τη συμμόρφωση εργατικού δικαίου ως ένας από τους κύριους λειτουργικούς κινδύνους για επιχειρήσεις με λιγότερους από 100 υπαλλήλους. Το σύστημα HR σας θα πρέπει να χειρίζεται τα μαθηματικά αυτόματα – σημειώνοντας παραβιάσεις πριν γίνουν πρόστιμα, όχι μετά.

Τι πιθανώς δεν χρειάζεστε ακόμα

Κύκλοι αξιολόγησης απόδοσης, συστήματα διαχείρισης μάθησης, πλατφόρμες διαχείρισης παροχών, σουίτες αποκτήσεως ταλέντου κινούμενες από AI. Αυτά έχουν σημασία για εταιρείες με 200+ υπαλλήλους και αφιερωμένα τμήματα HR. Για μια εταιρεία τοπίων με 30 μέλη της ομάδας, είναι ακριβές αποσπάσματα. Αγοράστε ό,τι λύνει σημερινά προβλήματα. Αναβαθμίστε όταν το ξεπεράσετε.

Shifton – Αρθρωτό λογισμικό HR που χτίστηκε για αναπτυσσόμενες ομάδες

Οι περισσότερες πλατφόρμες HR σας αναγκάζουν σε ένα επίπεδο. Βασικό, Pro, Enterprise – επιλέξτε ένα, πληρώστε γι όλα, χρησιμοποιήστε ίσως τη μισή. Το Shifton δεν λειτουργεί έτσι. Ξεκινάτε με χρονοδιάγραμμα βάρδιας σε 1 USD ανά χρήστη ανά μήνα και προσθέτετε μόνο αυτό που χρειάζεστε: παρακολούθηση χρόνου, διαχείριση εργασιών, αναφορές μισθών. Κάθε ενότητα κοστίζει 1 USD. Μια ομάδα 25 ατόμων που χρησιμοποιούν χρονοδιάγραμμα και παρακολούθηση χρόνου πληρώνει 50 USD συνολικά ανά μήνα. Δοκιμάστε αυτά τα μαθηματικά με BambooHR ή Gusto.

Η αρθρωτή προσέγγιση έχει σημασία γιατί οι μικρές επιχειρήσεις δεν χρειάζονται τα ίδια πράγματα. Μια λιανική αλυσίδα χρειάζεται χρονοδιαγράμματα και ρολόγια. Μια εταιρεία καθαρισμού χρειάζεται παρακολούθηση εργασιών και διαχείριση τοποθεσίας. Ένα εστιατόριο χρειάζεται όλα τα παραπάνω συν ενσωμάτωση αμοιβών. Με το Shifton, ένα καφέ 15 ατόμων και μια λογιστική επιχείρηση 90 ατόμων μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ίδια πλατφόρμα – απλώς ενεργοποιούν διαφορετικές ενότητες.

Όπου ξεχωρίζει πέρα από τις τιμές:

• 40+ γλώσσες στη διασύνδεση – πραγματική εγγενής υpoστήριξη, όχι μετάφραση προγράμματος περιήγησης. Αν η διαχείριση της ομάδας σας περιλαμβάνει προσωπικό που μιλά διαφορετικές γλώσσες, αυτό εξαλείφει ένα πραγματικό εμπόδιο
• Υποστήριξη πολλαπλών τοποθεσιών περιλαμβάνεται δωρεάν – χωρίς τέλη ανά τοποθεσία, καμία «επικοινωνήστε με το τμήμα πωλήσεων για τιμές»
• Δωρεάν δοκιμή 30 ημερών με όλες τις ενότητες ξεκλείδωτες, που καλύπτουν έναν πλήρη κύκλο τιμολόγησης
• Εφαρμογή αυτοεξυπηρέτησης υπαλλήλων όπου το προσωπικό ελέγχει χρονοδιαγράμματα, ζητά αλλαγές, υποβάλλει διαθεσιμότητα – μειώνει το τηλέφωνο του διευθυντή από ένα καυτό σημείο σε ένα εργαλείο που ελέγχει δύο φορές τη μέρα

Η πλατφόρμα χειρίζεται τις λειτουργικές δραστηριότητες HR με τις οποίες μικρές επιχειρήσεις πραγματικά αγωνίζονται: ποιος δουλεύει πότε, πόσες ώρες κατέγραψαν, είμαστε εντός των ορίων του εργατικού δικαίου και πόσο μας κοστίζει. Εάν ψάχνετε λογισμικό HR που δεν προσπαθεί να είναι ένα εταιρικό πακέτο, το Shifton είναι το πιο κοντά στο να πληρώνετε μόνο για αυτό που χρησιμοποιείτε.

Άλλες πλατφόρμες HR που αξίζουν να εξεταστούν

Κανένα ενιαίο εργαλείο δεν είναι σωστό για κάθε επιχείρηση. Εδώ είναι μερικά άλλα που εξυπηρετούν καλά τις μικρές ομάδες, ανάλογα με το τι προτεραιοποιείτε.

Gusto

Η δύναμη του Gusto είναι η επεξεργασία μισθών. Αν η επεξεργασία μισθών είναι ο μεγαλύτερος πόνος σας – υπολογισμοί φόρων, άμεσες μεταφορές, W-2s, πληρωμές ανάδοχων – το Gusto το χειρίζεται με ελάχιστη ρύθμιση. Οι δυνατότητες HR (στελέχωση, παροχές, βασική παρακολούθηση χρόνου) είναι δευτερεύουσες αλλά λειτουργικές. Η τιμή ξεκινά γύρω στα 40 USD ανά μήνα συν 6 USD ανά άτομο, το οποίο αυξάνεται γρήγορα για μεγαλύτερες ομάδες. Έχει σχεδιαστεί για επιχειρήσεις με έδρα τις ΗΠΑ, επομένως οι διεθνείς ομάδες δεν έχουν ευτυχία.

Καλή επιλογή αν η επεξεργασία μισθών είναι ο κύριος πόνος σας και είστε μόνο ΗΠΑ. Λιγότερο ιδανικό αν τα χρονοδιαγράμματα είναι αυτό που τρώει τον χρόνο σας.

BambooHR

Το BambooHR είναι το «πραγματικό HRIS» για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Βάση δεδομένων υπαλλήλων, ροές εργασίας ανθεί, διαχείριση απόδοσης, παρακολούθηση υποψηφίων. Καλύπτει τον πλήρη κύκλο ζωής HR με τρόπο που απλούστερα εργαλεία δεν κάνουν. Το κόστος είναι ότι απαιτεί προσαρμοσμένες τιμές (χωρίς δημόσιες τιμές) και η πλατφόρμα προϋποθέτει ότι έχετε κάποιον που θα την διαχειριστεί. Για μια 50 ατόμων εταιρεία με έναν μερικής απασχόλησης συντονιστή HR, είναι ένα στέρεο ταίριασμα. Για μια 12 ατόμων ομάδα όπου ο ιδιοκτήτης κάνει τα πάντα, είναι υπερβολικό.

Homebase

Το Homebase συνδυάζει τη δημιουργία χρονοδιαγράμματος με εργαλεία στελέχωσης – ανάρτηση θέσεων, τηδιαδικασία καθυστέρησης υποψηφίου, γράμματα προσφορών. Το δωρεάν επίπεδο είναι πραγματικά χρησιμοποιήσιμο για μία τοποθεσία. Αλλά το μοντέλο τιμολόγησης ανά τοποθεσία (20 + δολάρια ανά τοποθεσία) τιμωρεί τις επιχειρήσεις καθώς αναπτύσσονται. Αν είστε ένας ενιαίος λιανέμπορος που ψάχνει ένα σολο λογισμικό HR που περιλαμβάνει τη στελέχωση, το Homebase αξίζει τη δοκιμή. Αν έχετε τρεις τοποθεσίες, τα μαθηματικά είναι λιγότερο πειστικά.

Zoho People

Το Zoho People λειτουργεί καλύτερα αν είστε ήδη στο οικοσύστημα Zoho – CRM, Βιβλία, Έργα. Η ενσωμάτωση μεταξύ εργαλείων είναι το σημείο πώλησης. Από μόνο του, είναι ένα ικανό λογισμικό HR με διαχείριση αδειών, φύλλα χρόνου και αρχεία υπαλλήλων. Η τιμή είναι λογική (ξεκινώντας γύρω στα 1,50 δολάρια ανά χρήστη). Το αρνητικό είναι η διασύνδεση, που μπορεί να αισθάνεται μπερδεμένη, και οι χρόνοι απόκρισης υpoστήριξης, τους οποίους ορισμένοι χρήστες περιγράφουν ως «παγωμένοι». Επίσης, το χρονοδιάγραμμα βάρδιας δεν είναι η δύναμη του Zoho – είναι καλύτερο για γραφεία με τυπικές ώρες.

Πώς να αξιολογήσετε το λογισμικό HR χωρίς να πιαστείτε στη πώληση

Κάθε demo αποδοχής φαίνεται υπέροχη. Ο πραγματικός έλεγχος είναι τι συμβαίνει όταν ο υπεύθυνος της νυχτερινής βάρδιας σας χρειάζεται να αλλάξει Τρίτη με Πέμπτη και το σύστημα είτε το χειρίζεται είτε δημιουργεί τρία email, δύα κείμενα και ένα τηλεφώνημα.

Πριν εγγραφείτε για οτιδήποτε, απαντήστε ειλικρινά σε αυτές τις ερωτήσεις:

• Τι τρώει την περισσότερη διαχειριστική ώρα σας αυτή τη στιγμή; Αν είναι χρονοδιαγράμματα, επιλέξτε ένα εργαλείο που χτίστηκε γι αυτό. Αν είναι επεξεργασία μισθών, πηγαίνετε εκεί πρώτα
• Πόσο άνετη είναι η ομάδα σας με την τεχνολογία; Μερικές πλατφόρμες χρειάζονται μια εβδομάδα ενσωμάτωσης. Άλλοι δουλεύουν έξω από το κουτί με μια εφαρμογή για κινητά
• Θα ξεφύγετε από αυτό σε 12 μήνες; Μια πλατφόρμα διαχείρισης εργατικού δυναμικού που κοστίζει περισσότερο ανά χρήστη καθώς αναπτύσσεστε είναι ένα παγίδα. Αναζητήστε επίπεδη τιμολόγηση ανά χρήστη ή αρθρωτά σχέδια
• Σας επιτρέπει πραγματικά η δωρεάν δοκιμή να δοκιμάσετε αυτό που έχει σημασία; Μια δοκιμή 7 ημερών ενός εργαλείου χρονοδιαγράμματος καλύπτει ένα χρονοδιάγραμμα. Χρειάζεστε τουλάχιστον 14 ημέρες – ιδανικά 30 – για να δείτε πώς το εργαλείο χειρίζεται έναν πλήρη κύκλο

Επίσης, μην εμπιστευθείτε τις τοποθεσίες κριτικής τυφλά. Οι περισσότερες λίστες «Καλύτερο λογισμικό HR» κατατάσσουν πλατφόρμες κατά προμήθεια συνδέσμου, όχι κατά πραγματικό ταίριασμα. Εκτελέστε τη δωρεάν δοκιμή μόνοι σας, με την πραγματική ομάδα σας, στο πραγματικό σας χρονοδιάγραμμα. Αν δημιουργείτε ένα χρονοδιάγραμμα που κρατά τη σταθερότητα καθ ολην τη διάρκεια της εβδομάδας είναι αυτό που χρειάζεστε, δοκιμάστε αυτήν τη συγκεκριμένη ροή εργασίας – όχι το περιβάλλον δείγματος με ψεύτικους υπαλλήλους.

Ενσωμάτωση νέου συστήματος HR χωρίς διακοπή λειτουργίας

Η αλλαγή εργαλείων στη μέση της λειτουργίας είναι το μέρος για το οποίο κανείς δεν μιλά. Δεν μπορείτε να σταματήσετε την επεξεργασία μισθών για μια εβδομάδα ενώ μεταναστεύετε. Τα χρονοδιαγράμματα πρέπει ακόμα να φύγουν έγκαιρα. Εδώ είναι η σειρά που λειτουργεί.

Εκτελέστε το νέο σύστημα παράλληλα για τουλάχιστον δύο εβδομάδες. Δημιουργήστε το χρονοδιάγραμμα της επόμενης εβδομάδας τόσο στο παλιό σύστημα όσο και στη νέα πλατφόρμα. Συγκρίνετε τα αποτελέσματα. Αυτό αποτρέπει τα κενά – λείπουν υπάλληλοι, λάθος ώρες, σημαία συμμόρφωσης που η παλιά σας διαδικασία χάνει. Είναι ενοχλητικό, ναι. Αλλά είναι λιγότερο ενοχλητικό από το να ανακαλύψετε Δευτέρα πρωί ότι το νέο σύστημα έριξε τρία άτομα από το άνοιγμα της βάρδιας.

Λάβετε σύμφωνη άποψη από τους υπεύθυνους βάρδιας πρώτα, όχι τελευταία. Αν οι διαχειριστές δαπέδου σας δεν χρησιμοποιούν το εργαλείο, κανείς δεν θα το κάνει. Δείξτε τους πώς εξοικονομεί χρόνο ειδικά – όχι μια εκτour λυχνιών, αλλά «ορίστε πώς εγκρίνετε μια αλλαγή σε 10 δευτερόλεπτα αντί να στείλετε μηνύματα σε τέσσερα άτομα». Αυτό είναι το pitch που πραγματικά λειτουργεί.

Η ύπαρξη σαφών πολιτικών τεκμηριωμένων επίσης βοηθά στη μετάβαση. Αν το δικό σας εργαζόμενου εγχειρίδιο ήδη καθορίζει πώς λειτουργούν οι αλλαγές χρονοδιαγράμματος, η υιοθέτηση ενός νέου εργαλείου γίνεται μια ενημέρωση διαδικασίας παρά μια μετατόπιση πολιτισμού.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιο είναι το καλύτερο λογισμικό HR για μια μικρή επιχείρηση;

Εξαρτάται από το κύριο σημείο πόνου σας. Για χρονοδιάγραμμα και παρακολούθηση χρόνου, το Shifton προσφέρει την καλύτερη αξία με αρθρωτή τιμολόγηση 1 USD και υποστήριξη 40+ γλωσσών. Για αμερικανική επεξεργασία μισθών, το Gusto είναι ισχυρό. Για ένα πλήρες HRIS με στελέχωση, onboarding και απόδοση, το BambooHR είναι το πρότυπο μεσαίου επιπέδου – αλλά έρχεται με υψηλότερο κόστος.

Πόσο κοστίζει το λογισμικό HR για μικρές επιχειρήσεις;

Οπουδήποτε από 1 έως 15 δολάρια ανά χρήστη ανά μήνα, ανάλογα με το τι χρειάζεστε. Οι αρθρωτές πλατφόρμες όπως το Shifton ξεκινούν από 1 USD. Εργαλεία επεξεργασίας μισθών όπως το Gusto τρέχουν 6 USD συν βάση. Οι πλήρεις πλατφόρμες HRIS συνήθως δεν δημοσιεύουν τιμές και απαιτούν κλήση πωλήσεων.

Χρειάζομαι λογισμικό HR αν έχω λιγότερους από 20 υπαλλήλους;

Εάν ξοδεύετε περισσότερο από μία ώρα την εβδομάδα σε χρονοδιαγράμματα, παρακολούθηση και διαχείριση – ναι. Το κατώφλι δεν είναι αριθμός υπαλλήλων. Είναι πόση διαχειριστική ώρα χάνετε σε εργασίες που το λογισμικό χειρίζεται λεπτά. Μια ομάδα 12 με βάρδιες έχει περισσότερη πολυπλοκότητα από ένα γραφείο 40 με σταθερές ώρες.

Μπορεί το λογισμικό HR να βοηθήσει στη διατήρηση υπαλλήλων;

Έμμεσα, ναι. Προβλέψιμα χρονοδιαγράμματα, δίκαιη κατανομή βάρδιας και εύκολες διαδικασίες αλλαγής μειώνουν την απογοήτευση – ένας από τους κύριους λόγους που οι ωριαίοι εργαζόμενοι φεύγουν. Τα συστήματα HR που παρακολουθούν τα πρότυπα παρουσίας μπορούν επίσης να σημαιοθετούν τα ριφκι πριν κάποιος δώσει παραίτηση.

Daria Oleshko

Υπεύθυνη Επιτυχίας Πελατών στη Shifton με εκτεταμένη εμπειρία στη διαχείριση εργατικού δυναμικού και στη διαχείριση υπηρεσιών πεδίου.