5 bežných problémov riadenia spojených s plánovanie projektov
Firma sa nemôže rozvíjať a stať sa ziskovejšou, ak celú svoju budúcnosť stavia na starých obchodných nápadoch a postupoch. Jej vedenie musí skúšať nové koncepty, aby sa prispôsobilo neustále sa meniacemu trhu. Produkty a služby môžu byť následne vytvorené na základe týchto nápadov. Znie to dosť jednoducho, no realita je oveľa zložitejšia. Niečo iné je mať nápad a niečo úplne iné je vybudovať okolo neho projekt.
Veci sa môžu vymknúť spod kontroly natoľko, že iba tretina všetkých projektov dokončí výrobný cyklus načas a v rámci pôvodného rozpočtu. Deje sa to kvôli chybám, ktoré robia neskúsení projektoví manažéri. Ponúkame vám 5 bežných problémov riadenia, ktoré vznikajú zanedbaním určitých oblastí plánovania projektov. Keď ich prekonáte, dokážete projekty viesť efektívne.
Najväčšia chyba pri plánovaní projektov je nedefinovanie cieľa projektu
Podľa viacerých výskumných článkov Amerického inštitútu pre riadenie projektov jedna tretina projektov zlyhá, pretože ľudia, ktorí ich vyvíjajú, nemajú jasnú víziu. Ide o jeden z najčastejších problémov riadenia. Preto je nevyhnutné mať predstavu o tom, čo sa snažíte dosiahnuť, ako to prospeje firme a prečo by to zákazníci chceli používať. V opačnom prípade bude akákoľvek ďalšia práca bezvýznamná.
Zoberme si ako príklad malú firmu vyvíjajúcu mobilné aplikácie, ktorá chce rozšíriť svoju činnosť na trh mobilných videohier s puzzle hrou. V tomto prípade by vývojoví odborníci pravdepodobne diskutovali o nasledujúcich veciach:
Ktoré vekové skupiny sú našimi cieľovými používateľmi?
Mali by sme vytvoriť 2D alebo 3D hru?
Koľko vývojárov budeme potrebovať na prácu na rôznych aspektoch hry, napríklad mechanike, dizajne úrovní, koncepčnom umení, zvukovom dizajne atď.?
Aký herný engine by sme mali použiť a budeme mať dostatok peňazí na jeho licencovanie?
Koľko bude hra stáť zákazníka?
Koľko z nášho zisku pôjde firme, ktorá vytvorila engine?
O všetkých týchto otázkach je potrebné diskutovať počas úvodných a nasledujúcich firemných stretnutí. Manažéri a zamestnanci by sa mali dohodnúť na najlepšom spôsobe dosiahnutia cieľov projektu a odhadovanom čase potrebnom na jeho dosiahnutie.
Najväčšie chyby manažérov – nedostatok požiadaviek
Pri plánovaní projektu je dôležité pochopiť, ako bude vyzerať konečný výsledok. Ide o jednu z najväčších chýb, ktoré manažéri robia. Manažéri sú zodpovední za vypracovanie zoznamu požiadaviek na projekt a jeho odovzdanie zamestnancom. Zoznam by mal obsahovať tieto informácie:
Počet zamestnancov potrebných pre jednotlivé fázy vývoja projektu
Kritériá na hodnotenie kvality projektu a jeho jednotlivých zložiek
Zásady rozdelenia pracovnej záťaže medzi zamestnancov
Harmonogram projektu
Zoznam cieľov, ktoré projekt dosiahne pre firmu
Ako často bude projekt meniť smerovanie
Počiatočná veľkosť rozpočtu
Tento zoznam zahŕňa aj konečný produkt, ktorý sa má vyvinúť. V prípade mobilnej videohry to môže zahŕňať koncepčné umenie, zvukové ukážky, kód pre rôzne prvky hry, napríklad mechaniku, fyziku, animácie vizuálnych efektov atď. Každá časť by mala obsahovať približný dátum vydania.
Nesprávne odhady sú ďalšou bežnou chybou manažérov
Termíny sú jedným z bežných problémov riadenia, ktoré vznikajú počas vývoja projektu. Dobrý manažér musí zostať v kontakte so svojím tímom a pýtať sa na pokrok v každej skupine. Dodržiavajú termíny, alebo potrebujú viac času, aby všetko urobili správne?
Môže sa objaviť niečo nečakané a celý projekt bude potrebné odložiť. Ak neurobíte potrebné výpočty, hrozí vám riziko, že budete termín neustále posúvať. Aby ste sa vyhli akýmkoľvek budúcim problémom, je najlepšie stretnúť sa s každým členom tímu a odhadnúť jeho prácu v čase.
Zanedbávanie rizík je ďalší problém pri plánovaní projektov
Teoreticky by sa všetky vaše plány zakaždým podarilo naplniť, no v realite môže byť ktorýkoľvek projekt vystavený meškaniam, zmeškaným termínom, chorobám zamestnancov a ďalším nešťastným udalostiam. Vhodný program riadenia rizík dokáže potenciál zlyhania projektu takmer prepoliť. Tento proces nie je náročný na zavedenie, ale vyžaduje si načrtnutie mnohých faktorov, ktoré by mohli pri práci na konkrétnom projekte zlyhať. Váš zoznam rizík by mal zahŕňať udalosti ako:
Nedodržanie termínov
Práca na dodatočných funkciách mimo pôvodného rozsahu projektu
Zmeny v rozsahu projektu. Zmeny cieľov projektu, výstupov, úloh, nákladov a termínov
Úlohou projektového manažéra je vyhodnotiť riziká a určiť ich vplyv na projekt. Môžete napríklad zabezpečiť vymenovanie zástupcu projektového manažéra, ktorý ho dokáže nahradiť a pokračovať v práci počas jeho neprítomnosti. Môžete tiež naraziť na technické problémy, ako sú náhle zmeny v používanom hardvéri alebo softvéri, čo si môže vyžiadať prijatie ďalších zamestnancov. Plán núdzových opatrení musí pokrývať všetky možnosti, keď sa v projekte niečo pokazí.
Chyby, ktoré robia manažéri – rigidný harmonogram
Neexistuje lepší spôsob, ako zaistiť plynulý priebeh práce, než časový harmonogram vášho tímu. Časový rozvrh musí poskytovať jasné informácie o pracovnej záťaži a termínoch. Všetky harmonogramy musia umožňovať určitú mieru flexibility pre prípad nepredvídaných okolností. Ak niekto pracujúci na projekte potrebuje voľno kvôli chorobe, rodinným problémom, zraneniu alebo inej okolnosti, mal by tak môcť urobiť v primeraných medziach. V takom prípade musí byť k dispozícii niekto, kto ho dokáže v núdzi zastúpiť, aby sa zachovalo tempo vývoja projektu.
Je veľmi dôležité poskytnúť rovnakú flexibilitu aj členom vášho tímu, keď projektovým manažérom navrhujú nové nápady, ktoré projektu ako celku prospejú. V súčasnosti existujú rôzne riešenia, ktoré uľahčujú riadenie projektov. Patrí medzi ne Social Shared, Wrike, Slack, Procore a mnohé ďalšie.
Začnite so zmenami ešte dnes!
Optimalizujte procesy, zlepšite riadenie tímu a zvýšte efektivitu.