Creare e Assegnare Compiti

Attività sono il modulo centrale nella modalità Servizio sul Campo e non possono essere disabilitate.

Le attività ti permettono di assegnare lavoro a uno o più dipendenti, con una lista di controllo allegata da completare durante l’esecuzione dell’attività. Le attività sono fondamentali per le operazioni di Servizio sul Campo e vengono utilizzate per tutti i tipi di assegnazioni, pianificazione e monitoraggio del lavoro.

Nota: Le attività sono essenziali; tutto nel Servizio sul Campo ruota attorno ad esse. Comprendere appieno le attività è fondamentale per utilizzare efficacemente il sistema.

Pagine dove puoi creare un’attività

Le attività possono essere create da più posti nel sistema, a seconda del flusso di lavoro e della preferenza.

1. Pagina Clienti

Naviga alla pagina Clienti.
Individua il cliente desiderato nell’elenco.
Clicca sull’icona della matita accanto al nome del cliente per aprire il pannello laterale del profilo cliente.
Scorri il pannello verso il basso e clicca su Crea Attività.

Dettagli importanti:

Se un cliente ha più indirizzi, devi selezionare un indirizzo specifico per l’attività.
Quando si crea un’attività tramite la pagina Clienti, il cliente viene aggiunto automaticamente. Non è necessario selezionare un cliente manualmente.
Se è necessario modificare i dettagli del cliente (ad esempio, nome, informazioni di contatto, indirizzo), fare clic sull’icona a forma di matita, aggiornare le informazioni nel pannello laterale, e fare clic su Salva.
Per creare un nuovo cliente, fare clic sull’icona +nella sezione clienti, compila i campi necessari configurati per la tua azienda, e fai clic su Salva.

Suggerimento: Controlla sempre il cliente e l’indirizzo selezionati, soprattutto se il cliente ha più indirizzi, per evitare di assegnare l’attività in modo errato.

2. Pagina Attività

La pagina Attività offre una panoramica dettagliata e strumenti di gestione per tutte le attività.

È possibile:

Visualizzare le attività come elenco.
Filtrare le attività per stato: Attive, Completate, Cancellate e Senza Data.
Cercare le attività utilizzando parole chiave.
- Nota: Solo i campi abilitati per la ricerca durante la creazione del campo attività possono essere cercati.
Filtrare le attività per uno o più stati.
Selezionare un intervallo di date per visualizzare le attività.
Visualizzare le attività filtrate e ordinate su un mappa.

I campi del compito visualizzati includono:

Titolo e Descrizione – campi standard. Se sono state effettuate personalizzazioni (aggiunto/rimosso/riordinato campi), la visualizzazione riflette tali impostazioni.
Cliente – il cliente collegato al compito.
Indirizzo – l’indirizzo del cliente associato al compito.
Dipendente – dipendente/i assegnato/i.
Orario programmato – orario di inizio pianificato.
Stato – stato attuale del compito.
Completato – mostrato solo per compiti completati; visualizza l’orario di completamento da parte del dipendente.
Impostazioni per lavori ricorrenti – cerchio arancione con striscia = compito non ricorrente; cerchio verde con segno di spunta = compito ricorrente.
Azioni – opzioni per eliminare il compito.

Suggerimento: Usa filtri e ordina per gestire in modo efficiente un gran numero di compiti.

3. Pagina del Calendario

Il Calendario fornisce una panoramica visiva dei compiti.

I compiti assegnati ai dipendenti appaiono come celle sulla riga del dipendente.
Compiti con una data ma senza un dipendente assegnato appaiono nella lista dei compiti non assegnati.
I compiti senza una data schedulata appaiono sul lato sotto Compiti senza Data.

Filtri del calendario:

Filtra per dipendente
Filtra per tipo di compito
Seleziona marcature
Seleziona stati
Seleziona aree di servizio

Applicazione dei filtri: Fai clic su Cerca. Per resettare i filtri, fai clic su Cancella.
Per migliorare la visualizzazione del calendario, nascondi il pannello dei filtri facendo clic sull’ icona del filtro sopra il calendario.

Opzioni di visualizzazione del calendario:

Visualizza compiti per tutti i dipendenti o solo i dipendenti con compiti assegnati.
Opzioni di visualizzazione: 1 giorno, 3 giorni, 1 settimana, 1 mese.
Naviga tra i giorni o i mesi usando le frecce sinistra/destra o seleziona un giorno specifico tramite il icona del calendario.
Fare clic sull’icona dell’ingranaggio per ulteriori impostazioni:
- Visualizza attività – controlla la visibilità delle attività nella vista a 1 giorno.
- Modalità di visualizzazione (giorno) – mostra solo le ore lavorative (es. 8:00–17:00).
- Opzioni di ordinamento per i dipendenti – scegliere di mostrare i numeri dei dipendenti.
- Ordina – per nome o numero personale.

Suggerimento: Regola queste impostazioni per maggiore chiarezza quando gestisci molte attività contemporaneamente.

Creazione di un’attività

Fare clic su Crea attività per iniziare una nuova attività.

1. Cliente (Opzionale)

Seleziona un cliente esistente o creane uno nuovo.
Per selezionare, digita almeno 3 lettere del nome del cliente per cercare.
Scegli l’indirizzo.
Per modificare i dettagli del cliente, fai clic sull’icona della matita → apporta modifiche → Salva.
Per creare un nuovo cliente, fai clic sull’icona + → compila i campi richiesti →Salva.

Nota: Verifica sempre la selezione del cliente e dell’indirizzo. Indirizzi errati portano a errori nei compiti.

2. Informazioni Generali

Compila i campi delle informazioni generali (campi personalizzati o standard che la tua azienda ha configurato).
Orario programmato – orario di inizio del compito. Se lasciato vuoto, il compito appare in Compiti senza Data.
Durata Stimata – tempo richiesto per completare il compito, usato per pianificare e evitare sovrapposizioni.
Contrassegni – marcatori visivi per tipi di compiti sul calendario.
Abilità – seleziona abilità predefinite per filtrare i dipendenti durante l’assegnazione.
Checklist – scegli una checklist che il dipendente deve completare durante il compito.

Suggerimento: Impostare correttamente contrassegni, abilità e checklist assicura la corretta assegnazione dei dipendenti e il tracciamento del completamento dei compiti.

3. Dipendenti

I compiti possono essere assegnati a uno o più dipendenti.
Dopo aver selezionato il primo dipendente, l’Dipendente Aggiuntivo il campo appare.
Ogni dipendente aggiuntivo riceve un sottoattività. Le sottoattività possono avere:
- Orario di inizio programmato separato
- Durata stimata separata
Per rimuovere i dipendenti aggiuntivi, fare clic sull’icona del cestino accanto a loro.

Esempio: Per gli eventi di catering, i decoratori arrivano per primi, i camerieri arrivano 2 ore dopo, il personale delle pulizie la sera. Le sottoattività consentono una pianificazione precisa.

4. Attività Ricorrenti

Le attività ricorrenti sono disponibili solo per un’attività assegnata a un singolo dipendente.
Abilita tramite la casella delle impostazioni dei lavori ricorrenti dopo aver impostato l’orario programmato.
Scegli la data di fine e il tipo di ricorrenza:
- Giornaliera – selezionare i giorni della settimana (lunedì–domenica).
- Settimanale – stesso giorno della settimana ogni settimana fino alla data di fine.
- Ogni 2 settimane – stesso giorno della settimana ogni 14 giorni fino alla data di fine.

Nota: L’aggiunta di dipendenti aggiuntivi disabilita la ricorrenza per i dipendenti extra.
Importante: Prima che l’esecuzione del compito inizi, puoi modificare questo compito o tutte le future occorrenze, inclusi: dipendente, checklist, data/ora, voti, competenze, ecc.

5. Pianificati Strumenti (Opzionale)

Specifica gli strumenti, l’attrezzatura o i materiali di consumo necessari per completare il compito (richiede il modulo Inventario).
Gli strumenti devono essere disponibili nella quantità corretta per il dipendente.
Nota: Gli strumenti pianificati possono differire da quelli effettivamente utilizzati in tipo o quantità.

6. File

Carica foto o documenti del cliente.
Scegli se mostrare o nascondere i file al dipendente.

FAQ – Creazione e Assegnazione Compiti

1. Perché non posso selezionare un indirizzo cliente?
Un cliente ha più indirizzi; uno deve essere selezionato per assegnare correttamente il compito.

2. Cosa succede se il cliente non esiste?
Usa l’icona + per creare un nuovo cliente e compilare i campi richiesti.

3. Posso creare un compito senza un cliente?
Sì, il campo cliente è facoltativo. I compiti senza un cliente appaiono negli elenchi e nel calendario.

4. Perché il mio compito non appare nel calendario?
I compiti senza tempo programmato appaiono in Compiti senza Data. Aggiungi un orario programmato per visualizzare nel calendario.

5. Come assegno più dipendenti?
Seleziona il primo dipendente → Dipendente aggiuntivo campo appare → aggiungi più dipendenti → i sotto-attività sono create.

6. Le attività ricorrenti possono essere assegnate a più dipendenti?
No, la ricorrenza è disponibile solo per un singolo dipendente.

7. Cosa sono le sotto-attività?
Le sotto-attività sono per dipendenti aggiuntivi con orari di inizio, durata e lista di controllo separati.

8. Cosa significano i cerchi arancioni e verdi?

Cerchio arancione – non ricorrente
Cerchio verde con segno di spunta – ricorrente

9. Posso modificare le liste di controllo dopo la creazione dell’attività?
Sì, prima dell’esecuzione dell’attività. Le sotto-attività possono avere liste di controllo separate.

10. Perché la ricerca per parola chiave non trova la mia attività?
La ricerca funziona solo sui campi abilitati alla ricerca.

11. Come visualizzo le attività sulla mappa?
Dopo aver filtrato e ordinato nella pagina Attività, clicca su visualizza sulla mappa.

12. Posso vedere le attività di tutti i dipendenti sul calendario?
Sì, visualizzare tutti i dipendenti o solo quelli con attività assegnate.

13. Come filtro le attività per contrassegni o tipi?
Usa i filtri → clicca su Ricerca.

14. Come cambio l’orario programmato per una sotto-attività?
Ogni sotto-attività può avere il proprio orario di inizio e durata.

15. Cosa succede se elimino il dipendente principale?
L’attività principale viene eliminata. Le sotto-attività potrebbero perdere il collegamento. Elimina prima le sotto-attività se necessario.

16. Come imposto un’attività ricorrente?
Seleziona la data di inizio → controlla le Impostazioni delle Attività Ricorrenti → imposta la data di fine e il tipo.

17. Le attività ricorrenti possono iniziare in giorni diversi per dipendenti diversi?
No. La ricorrenza è collegata a un dipendente e una data di inizio. Prima dell’esecuzione, puoi modificare questa o tutte le attività future.

18. Perché gli strumenti pianificati non corrispondono all’uso effettivo?
Gli strumenti pianificati sono raccomandazioni; l’uso effettivo può variare.

19. Come faccio ad allegare file?
Carica file → scegli se mostrarli/nasconderli al dipendente.

20. Come faccio a modificare le informazioni sul cliente dopo la creazione del compito?
Clicca sull’icona della matita → modifica → Salva.

21. Come specifico la durata stimata?
Usa il campo Durata stimata per pianificare ed evitare sovrapposizioni.

22. Come posso vedere i compiti completati?
Filtra per Completato; il tempo di completamento appare nella colonna Completato.

23. Più dipendenti possono avere liste di controllo e orari diversi?
Sì, tramite sottocompiti.

24. Cosa succede se un compito non è visibile dopo il filtraggio del calendario?
Controlla tutti i filtri. I compiti senza tempo programmato appaiono in Compiti senza Data.

25. Come posso programmare più dipendenti nello stesso giorno?
Usa sottocompiti con orari di inizio e durate diverse.

26. Posso modificare i compiti ricorrenti dopo la creazione?
Sì, prima dell’esecuzione, qualsiasi campo può essere modificato: dipendente, lista di controllo, data/ora, marcatori, competenze.

27. Un’attività può avere più liste di controllo?
Sì, le sottoattività possono avere diverse liste di controllo.

28. Cosa succede se non imposto un’orario programmato?
L’attività appare in Compiti senza Data e non è mostrata in un giorno specifico nel calendario.