8 nejlepších programů pro evidenci pracovní doby ve stavebnictví

Práce tvoří 40-60 % celkových nákladů stavebního projektu. Když jsou pracovní výkazy nepřesné – a Americká asociace pro mzdy uvádí chybovost ručního sledování na 1-8 % – přímo se to promítá do ztráty zisku. Při rozpočtu na práci $4 miliony znamená i 5% chyba $200 000 v neevidovaných nebo špatně přiřazených nákladech.

Proto existují aplikace pro sledování pracovní doby pro dodavatele. Nahrazují papírové záznamy, eliminují kamarádské ražení a poskytují GPS-ověřené záznamy o tom, kdo pracoval kde a jak dlouho. Ne všechny jsou ale postaveny pro způsob práce stavebních čet – na více stavbách, v oblastech se slabým signálem, s pracovníky, kteří nesedí u stolu.

Testovali jsme osm aplikací pro sledování pracovní doby konkrétně podle toho, jak zvládají pracovní postupy dodavatelů a stavebnictví. Kritéria: přesnost GPS, spolehlivost geofencingu, hloubka kalkulace nákladů práce, integrace se mzdovým účetnictvím, mobilní použitelnost v terénu a reálné ceny pro týmy od 10 do 100+ lidí.

Na co se zaměřit u aplikace pro sledování pracovní doby pro dodavatele

Evidence času je jen jedna vrstva. Týmy, které navíc přidělují zakázky a uzavírají je přímo v terénu, obvykle porovnávají bezplatné softwary pro správu služeb v terénu, ne samostatné docházkové aplikace.

Ne každý sledovač pracovní doby funguje na stavbě. Aplikace zaměřené na maloobchod a kanceláře obvykle předpokládají stabilní Wi-Fi, pevné lokace a jednu pracovní adresu. Stavebnictví je jiné. Vaše četa se pohybuje mezi stavbami, směny se mění denně a polovinu času se někdo přihlašuje z parkoviště se dvěma proužky signálu.

Aplikace pro sledování pracovní doby pro dodavatele musí dobře zvládat několik věcí:

• GPS příchod s geofencingem – aby se pracovníci mohli přihlásit pouze tehdy, když jsou fyzicky na stavbě, ne z domova nebo z mycí linky
• Přiřazení času podle zakázek – možnost přidělit hodiny ke konkrétním projektům, úkolům nebo kódům nákladů. Bez toho víte, kolik hodin bylo odpracováno, ale ne kam šly peníze
• Automatizace přesčasů a přestávek – ruční výpočet přesčasů podle pravidel různých států je tam, kde se hromadí chyby ve mzdách. Aplikace by měla automaticky zvládat federální požadavky FLSA a pravidla jednotlivých států
• Exporty připravené pro mzdy – pokud se vaše pracovní výkazy nesynchronizují s QuickBooks, ADP, Xero nebo jakýmkoli jiným systémem pro výpočet mezd, někdo stále přepisuje data každý týden
• Funguje offline nebo se slabým signálem – stavby nejsou kancelářské budovy. Pokud aplikace pro přihlášení potřebuje plné LTE, nesplní základní test

S tímto kontrolním seznamem na mysli, zde je osm aplikací, které skutečně vyhovují stavebním četám a dodavatelským týmům.

8 nejlepších aplikací pro sledování pracovní doby pro dodavatele

Shifton

Shifton je platforma pro řízení pracovní síly, která v jednom systému zvládá sledování pracovní doby, plánování směn a reporting nákladů na práci. Pro dodavatele je klíčovou výhodou modulární cenový model – začínáte s bezplatným plánem (až 10 uživatelů, bez časového omezení, dokud není zapnutý žádný placený modul), pak přidáváte pouze moduly, které vaše provozování skutečně potřebuje. GPS sledování, docházka, přestávky, mzdy – každý je samostatný doplněk s bezplatnou zkušební dobou až 60 dní (10 dní u GPS) před závazkem.

To je důležité pro dodavatelské podniky, protože velikost čet kolísá. Na rezidenčním projektu můžete mít 15 pracovníků a na komerčním 60. Většina aplikací pro sledování pracovní doby účtuje paušální poplatek za uživatele bez ohledu na to, jaké funkce používáte. Shifton vám umožňuje škálovat sadu funkcí, nejen počet zaměstnanců.

GPS mapa trasy: S placeným modulem Attendance se pracovníci přihlašují přes mobilní aplikaci a placený modul Work location control ($5 za zaměstnance měsíčně) ukazuje trasu, kterou zaměstnanec během směny urazil, a statistiky pohybu, se souhlasem zaměstnance. To je užitečné pro čety, které se přes den pohybují mezi stavbami.

Přesčasy a přestávky: Kontrola přesčasů a nočních hodin je součástí základního plánu a placený modul Breaks ($0,50 za zaměstnance měsíčně) umožňuje nastavovat, rozdělovat a upravovat přestávky.

Viditelnost nákladů na práci: Placený modul Payroll ($0,50 za zaměstnance měsíčně) převádí hodiny a sazby na hrubou mzdu za období, placený modul Departments and projects ($1 měsíčně paušálně) seskupuje lidi podle projektů se základní mzdovou sazbou a rozpočtový report v základním plánu ukazuje náklady na práci.

Časová pásma: Podpora časových pásem je součástí základního plánu, takže kanceláře a čety v různých regionech mohou sdílet jeden rozvrh.

Plánování a správa volna: Na rozdíl od většiny čistě časových sledovačů na tomto seznamu Shifton zahrnuje kompletní plánování směn. Můžete vytvářet týdenní rozvrhy, přiřazovat čety k projektům, spravovat výměny směn a s placeným modulem Žádosti o volno ($1 za zaměstnance měsíčně) řídit žádosti o dovolenou a nemocenskou, vše v jedné platformě. To znamená jedno předplatné méně a jednu aplikaci méně, kterou se vaše četa musí naučit.

Reporting: Placený report Employee working hours ($0,50 za zaměstnance měsíčně) uvádí začátek a konec směn, délku, přestávky a normální i přesčasové hodiny a základní plán přidává rozpočtový report. Pro dodavatele, kteří potřebují klientům ukázat, jak byly hodiny práce rozloženy, tyto reporty pokrývají hodiny na zaměstnance.

Co by mohlo být lepší: Shifton nezahrnuje hluboké hierarchie kódů nákladů ani přímé integrace se stavebním odhadovým software jako Procore nebo PlanGrid. Pokud váš pracovní postup vyžaduje víceúrovňové sledování kódů nákladů navázané na konkrétní položky nabídky, budete toto mapování muset řešit mimo platformu. Pro většinu malých a středních dodavatelů, kteří sledují práci podle projektu a ne podle podrobného kódu nákladů, to není omezení.

Ceny: Bezplatný plán až pro 10 zaměstnanců se základním plánováním. Placené moduly od $0,50/uživatel/měsíc. Každý placený modul zahrnuje bezplatnou zkušební dobu až 60 dní (10 dní u GPS) a jakýkoli placený modul spustí i základní poplatek $1/uživatel.

Nejlepší pro: Dodavatelské týmy jakékoli velikosti, které chtějí začít zdarma, přidávat funkce s růstem a vyhnout se placení za balíčkový plán plný nástrojů, které nepoužívají.

ClockShark

ClockShark byl vytvořen speciálně pro stavební a terénní servisní společnosti. Nejsilnější stránkou je kalkulace nákladů práce – pokaždé, když se pracovník přihlásí, vybere zakázku a úkol a hodiny se automaticky přiřadí ke správnému projektu. Pro dodavatele, kteří fakturují klientům podle zakázek nebo sledují práci oproti odhadům, to šetří hodiny ručního odsouhlasení každý týden.

GPS sledování funguje dobře. Získáte mapu v reálném čase ukazující, kde se nachází každý člen čety, a geofencing je dostatečně spolehlivý, že většina uživatelů hlásí málo falešných přihlášení. Kiosek režim s rozpoznáváním obličeje je užitečný pro sdílené stavební tablety.

Kde ClockShark zaostává, je reporting. Vestavěné reporty pokrývají základy – hodiny podle zakázky, přesčasy, souhrny mezd – ale vlastní reporting je omezený. Pokud potřebujete analýzu nákladů na práci rozčleněnou podle kódů nákladů s víceúrovňovými hierarchiemi, pravděpodobně data exportujete a reporty sestavíte sami. Rozhraní také působí zastarale ve srovnání s novějšími konkurenty.

Co říkají uživatelé: Recenzenti na Capterra důsledně chválí zobrazení GPS mapy a sledování podle zakázek. Nejčastější stížnosti se týkají omezení reportingu a občasného zpomalení mobilní aplikace na zařízeních Android.

Ceny: Nabízí plány Standard a Pro a 14denní bezplatná zkušební doba obsahuje všechny funkce plánu Pro. Ceník se při naší kontrole neotevřel, takže si aktuální sazbu před rozpočtem ověřte u dodavatele.

Nejlepší pro: Stavební firmy, které potřebují přesné sledování pracovní doby podle zakázek a fakturují klientům na základě hodin práce na projektu.

Workyard

GPS sledování Workyard je v této skupině nejpodrobnější. Používá sledování lokace stylem drobečků – zaznamenává pozici pracovníka v pravidelných intervalech po celou směnu, nejen při příchodu a odchodu. To znamená, že získáte kompletní mapu trasy pro každého zaměstnance, každý den. Pro dodavatele řídící mobilní čety nebo řešící compliance s převládajícími mzdami je tato úroveň dokumentace lokace těžko k nalezení jinde.

Aplikace také automaticky detekuje jízdu a dokáže oddělit čas cestování od času práce na místě. Přihlášení lze omezit na definované geofence od plánu Pro. Sledování přestávek je solidní – můžete nastavit připomínky přestávek podle pravidel státu a přesčasy se počítají automaticky podle státních, federálních nebo vlastních pravidel.

Největší mezera je plánování. Workyard je primárně nástroj pro sledování pracovní doby a ověřování lokace. Pokud potřebujete také vytvářet týdenní rozvrhy směn, přiřazovat čety k projektům nebo spravovat žádosti o volno, budete na to potřebovat druhou platformu. Pro dodavatele, kteří potřebují pouze odpovědět na „kde byli moji lidé a jak dlouho” – to dělá mimořádně dobře.

Co říkají uživatelé: Recenzenti na G2 vyzdvihují přesnost GPS a funkci drobečkové trasy. Plány začínají na $6 za uživatele měsíčně při roční platbě a ceník neuvádí sazbu vyšších tarifů, takže rozpočet stavte z nabídky, ne z úvodního čísla.

Ceny: Od $6/uživatel/měsíc při roční platbě; ceny vyšších tarifů se nezveřejňují. 14denní bezplatná zkušební doba.

Nejlepší pro: Dodavatele a subdodavatele, kteří potřebují GPS-úroveň důkazu o lokaci pracovníka pro compliance, dokumentaci převládajících mezd nebo ověření fakturace klientů.

Connecteam

Connecteam je komplexní operační platforma, která také zahrnuje sledování pracovní doby. Pokud vaše dodavatelské podnikání potřebuje digitální formuláře (bezpečnostní kontrolní seznamy, denní hlášení, záznamy o incidentech), moduly pro školení zaměstnanců a týmovou komunikaci vedle časomíry, vše to spojuje do jedné aplikace. Pro generální dodavatele spravující dokumentaci compliance na více stavbách tato integrace odstraňuje potřebu tří nebo čtyř samostatných nástrojů.

Samotné sledování pracovní doby je kompetentní. GPS přihlášení, automatické výpočty přesčasů a pracovní postupy schvalování výkazů fungují podle očekávání a geofencing je součástí plánu Advanced a vyšších (bezplatný plán jej zahrnuje). Kiosek režim podporuje PIN kódy a ověření selfie pro sdílená zařízení. Výkazy se exportují do QuickBooks, Xero a ADP.

Kompromisem je složitost. Connecteam má tři samostatné produktové „huby” (Operace, Komunikace, HR), každý s vlastní cenovou úrovní. Pokud potřebujete funkce ze všech tří, náklady rychle rostou – Basic přes všechny huby stojí $87/měsíc při roční platbě před poplatky za uživatele. A protože je postaven pro všechna odvětví s mobilními pracovníky (úklid, bezpečnost, logistika), hloubka specifická pro stavebnictví je menší než u účelově postavených nástrojů jako ClockShark. Jeho ceník neuvádí integraci s odhadováním ani sledování převládajících mezd. Bezplatný plán pokrývá až 10 uživatelů; hub Operace začíná na $29/měsíc při roční platbě pro až 30.

Co říkají uživatelé: Recenze na Capterra chválí šíři funkcí a kvalitu mobilní aplikace. Nejčastější stížnosti se týkají matoucí cenové struktury a křivky učení při nastavování všech tří hubů.

Ceny: Zdarma až pro 10 uživatelů. Operační hub od $29/měsíc při roční platbě pro prvních 30 uživatelů. Další huby ceněny samostatně.

Nejlepší pro: Generální dodavatele, kteří potřebují sledování pracovní doby, digitální bezpečnostní formuláře, týmovou komunikaci a onboarding zaměstnanců v jedné platformě – a jsou ochotni investovat čas do konfigurace.

QuickBooks Time

Pokud vaše účetnictví běží na QuickBooks Online, je to cesta nejmenšího odporu. Dříve známý jako TSheets, nástroj nyní sídlí v ekosystému Intuit. Synchronizace mezd je nativní – hodiny plynou přímo do QuickBooks Payroll bez exportů, importů nebo CSV souborů. Pro dodavatele, jejichž účetní už pracuje v tomto ekosystému, to eliminuje největší bod tření v řetězci od výkazu k výplatě.

Intuit uvádí geofencing jen u Workforce Elite, takže si ověřte, jakou úroveň skutečně potřebujete, než s ním začnete počítat. Sledování ujetých kilometrů, uvedené od plánu Time Elite, je příjemný bonus pro dodavatele, kteří proplácejí cestovné nebo potřebují dokumentovat využití vozidel.

Problémy jsou ale reálné. Několik uživatelských recenzí na G2 a Capterra hlásí zamrzávání mobilní aplikace a pomalé načítání, zejména na Androidu. Motor pro výpočet přesčasů má známé problémy s přesností – několik recenzentů dokumentovalo případy, kdy vypočtené přesčasy neodpovídaly ručnímu ověření. Za $20/měsíc základ plus $10/uživatele to také není levné. Četa 30 lidí platí $320/měsíc za plán Premium a plán Elite ($40 základ + $12/uživatele) to zvyšuje na $400.

Co říkají uživatelé: Integrace s QuickBooks je všeobecně chválena. Stížnosti se zaměřují na stabilitu mobilní aplikace, poměr ceny a funkcí a chyby ve výpočtu přesčasů vyžadující ruční opravy.

Ceny: Time Premium $20/měsíc + $10/uživatel/měsíc. Time Elite $40/měsíc + $12/uživatel/měsíc. Bezplatná zkušební doba bez karty. Vyžaduje předplatné QuickBooks Online.

Nejlepší pro: Dodavatele, jejichž mzdy už běží přes QuickBooks a kteří chtějí bezproblémovou synchronizaci výkazů, i když to znamená přijmout nedostatky aplikace.

busybusy

busybusy postavila stavební firma pro stavební čety a je to znát v detailech. Bezplatný tarif nestojí nic a bere neomezený počet uživatelů, přesto zahrnuje GPS sledování času, kalkulaci nákladů zakázky a sledování techniky – funkce, které většina aplikací drží až za placeným tarifem. Malému dodavateli, který opouští papírové docházkové lístky, může tohle samo o sobě pokrýt celý provoz bez jediné koruny navíc.

Na větších zakázkách si busybusy vydělá sledováním techniky a nákladů. Vedle odpracovaných hodin zaznamenává využití strojů a obojí váže na konkrétní projekty a nákladové kódy, takže stavbyvedoucí vidí téměř v reálném čase, kolik betonáž nebo hrubá stavba skutečně stály. Placený tarif Pro za $9.99 na uživatele měsíčně otevírá GPS drobečkovou trasu, plánování směn, nástroje pro mistry a denní potvrzení; Premium za $14.99 přidává dokumenty, kontrolní seznamy, týmové zprávy a skenování OOPP. Háček je v tom, že bezplatný tarif je sice široký, ale ty nejostřejší reportovací a manažerské nástroje nechává na placené straně, takže rostoucí čety z něj během jedné sezóny vyrostou.

Ceny: Zdarma s neomezeným počtem uživatelů a GPS sledováním času. Pro $9.99/uživatel/měsíc a Premium $14.99/uživatel/měsíc při roční platbě, plus administrátorská licence $40 (první uživatel v ceně). 14denní zkušební verze u placených tarifů.

Nejlepší pro: Stavební čety, které chtějí skutečnou kalkulaci nákladů zakázky a evidenci techniky a k tomu bezplatný tarif na základní věci, než vyrostou.

Timeero

Timeero je volba pro dodavatele, jejichž čety stráví den přejížděním mezi stavbami. Každý tarif sleduje GPS i najeté kilometry a kniha jízd je dost přesná na to, aby šla rovnou do účtárny k proplacení – reálná úspora pro servisní firmy, které mají vozy v pohybu celý týden. Příchody, trasy i kilometry se sbíhají do jedné časové osy, kterou kancelář může zpětně zkontrolovat.

Tarif Basic začíná na $5 za uživatele měsíčně při ročním předplatném, ale omezuje tým na deset lidí a geofencing v něm chybí. Aby se příchody daly svázat se stavbou, potřebujete tarif Pro za $7.50 na uživatele měsíčně, který navíc přináší plánování směn, sledování zakázek a napojení na mzdy; Premium za $10 přidává kiosky s rozpoznáním obličeje a elektronické ověření návštěv pro pečovatelské a terénní práce. Trvale bezplatný tarif neexistuje, jen 14denní zkušební verze, takže Timeero sedne četě, která se rozhodla, že přesnost kilometrů stojí za zaplacení.

Ceny: Basic $5/uživatel/měsíc (ročně, až 10 uživatelů); Pro $7.50/uživatel/měsíc; Premium $10/uživatel/měsíc. GPS a kilometry ve všech tarifech, geofencing od Pro. 14denní zkušební verze, bez bezplatného tarifu.

Nejlepší pro: Mobilní čety a servisní dodavatele, kteří vedle hodin potřebují i přesnou evidenci najetých kilometrů.

Hubstaff

Hubstaff přichází k evidenci pracovní doby ze světa sledování produktivity, což z něj dělá silnou volbu pro firmy, které kombinují terénní čety a kancelářský personál. Sleduje hodiny, míru aktivity a ve vyšším tarifu i GPS polohu a všechno pak sbíhá do reportů o nákladech práce a do mzdových podkladů. Pro provoz, který chce jeden nástroj pro stavbu i kancelář, je právě tahle šíře hlavním lákadlem.

Ceník ale chce přečíst pozorně. Starter vyjde na $4.99 za uživatele měsíčně při ročním předplatném, jenže GPS sledování a geofencing jsou v doplňku Locations: ve Starteru ani Grow není k dispozici, v tarifu Team za $10 na uživatele stojí $3.33 za místo a v Enterprise je v ceně. Terénní četa, která potřebuje ověření polohy, se po sečtení všech položek dostane blíž k 13 dolarům na uživatele, což je proti nástroji stavěnému primárně pro stavebnictví hodně. Bezplatný tarif neexistuje, jen 14denní zkušební verze.

Ceny: Starter $4.99/uživatel/měsíc (ročně); Grow $7.50; Team $10 (GPS a geofencing přes doplněk Locations za $3.33); Enterprise $25 (Locations v ceně). 14denní zkušební verze, bez bezplatného tarifu.

Nejlepší pro: Smíšené týmy terénních a kancelářských pracovníků, které chtějí sledování aktivity i mzdy v jednom nástroji a unesou vyšší cenu za GPS.

Jak se tyto aplikace srovnávají cenou

Ceny v této kategorii jsou velmi různorodé a cena na obalu zřídka vypráví celý příběh. Základní poplatky, poplatky za uživatele a cenové úrovně funkcí ztěžují přímé srovnání. Zde je, kolik 25členná dodavatelská četa skutečně platí měsíčně na každé platformě:

Potřebujete širší platformu pro čety než jen evidenci docházky?

Evidence pracovní doby je jen jeden díl skládačky. Pokud potřebujete ve stejném nástroji i plánování čet, komunikaci a přípravu mezd, náš rozbor nejlepšího softwaru pro řízení čet srovnává Shifton, Connecteam, Deputy a Sling přímo proti sobě.

• Shifton: Zdarma až pro 10 uživatelů. Pro 25 uživatelů s moduly sledování času a GPS přibližně $50-175/měsíc v závislosti na vybraných modulech, včetně základního poplatku $1/uživatel/měsíc
• ClockShark: plány Standard a Pro; ceník se při ověření neotevřel, vyžádejte si u dodavatele nabídku pro 25 uživatelů
• Workyard: od $6 za uživatele při roční platbě, takže 25 uživatelů začíná na $150/měsíc; ceník neuvádí sazbu vyšších tarifů
• Connecteam Operations Basic: $29/měsíc (pokrývá až 30 uživatelů). Ale přidejte hub Komunikace nebo HR a náklady vyskočí
• QuickBooks Time Premium: $20 základ + ($10 x 25) = $270/měsíc, plus předplatné QuickBooks Online

Shiftonův modulární model zde vyniká. Neplatíte $200+/měsíc za funkce, které nepoužíváte. Četa, která potřebuje pouze GPS přihlášení a výkazy, platí výrazně méně než ta, která potřebuje i přestávky a mzdy – a moduly můžete přidávat podle potřeb projektů.

Která aplikace sedí vašemu dodavatelskému podnikání

Správná volba závisí na tom, co vás aktuálně skutečně stojí čas a peníze.

Pokud jste malý až střední dodavatel, který potřebuje cenově dostupné a flexibilní sledování pracovní doby rostoucí s vaší četou – začněte se Shifton. Bezplatný plán pokrývá 10 uživatelů se základním plánováním a moduly GPS, mezd a docházky přidáváte teprve, když to projekt vyžaduje. Žádné přebytečné funkce.

Pokud vaše podnikání stojí a padá s kalkulací nákladů práce a potřebujete každou hodinu navázanou na konkrétní projekt a úkol – ClockShark je postaven přesně pro tento pracovní postup. Přiřazení podle zakázek je v této skupině nejlepší.

Pokud compliance s převládajícími mzdami nebo ověření fakturace klientů vyžaduje GPS-úroveň důkazu o lokaci pracovníka – Workyard drobečkové sledování poskytuje dokumentaci, kterou ostatní aplikace nemají.

Pokud potřebujete digitální bezpečnostní kontrolní seznamy, formuláře pro incidenty a týmovou komunikaci vedle časomíry – Connecteam spojuje operační nástroje, které by jinak vyžadovaly samostatná předplatná.

Pokud váš účetní už vše provozuje přes ekosystém Intuit a prioritou je bezproblémová synchronizace mezd – QuickBooks Time se nativně připojí a eliminuje krok exportu.

Jak software pro evidenci pracovní doby ve stavebnictví funguje na stavbě

Software pro evidenci pracovní doby ve stavebnictví odpovídá na jednu otázku: kolik hodin do zakázky padlo. Dostat partu na správnou stavbu s pracovním příkazem v ruce je jiná vrstva a tu řeší software pro řízení terénního servisu.

Koncept je přímočarý, ale detaily jsou důležité, když to provozujete na více stavbách s četami, které se týdně střídají.

Pracovník dorazí na stavbu a otevře aplikaci na telefonu. Klepne na přihlášení, aplikace zaznamená jeho GPS polohu a systém zkontroluje, zda je uvnitř geofence hranice, kterou jste nastavili pro daný projekt. Pokud ano, příchod projde. Pokud ne, je buď zablokován, nebo označen k přezkoumání manažerem, v závislosti na vaší konfiguraci.

Během směny pracovník může zaznamenávat přestávky (aplikace sleduje trvání a soulad s pravidly státu), přepínat mezi úkoly nebo projekty, pokud se přesune na jinou část práce, a odhlásit se na konci dne. Některé aplikace – jako Workyard a Shifton – nepřetržitě sledují GPS po celou směnu a vytvářejí mapu trasy. Jiné zaznamenávají polohu pouze při příchodu a odchodu.

Na konci výplatního období vedoucí zkontroluje výkazy na administrátorském řídicím panelu. Hodiny jsou už vypočteny, přesčasy označeny a data jsou připravena k exportu do mezd. Celý cyklus – od příchodu k výplatě – zůstává digitální, a přesně tam vznikají přínosy přesnosti. Nikdo nevyplňuje papírový formulář z paměti v pátek odpoledne.

Podle Americké asociace generálních dodavatelů je řízení nákladů na práci jednou z největších provozních výzev v oboru. Digitální sledování pracovní doby to přímo řeší eliminací vrstvy ručního zadávání dat, kde vzniká většina chyb.

Chyby, které dodavatelé dělají při výběru aplikace pro sledování pracovní doby

Po prozkoumání toho, jak těchto osm platforem skutečně funguje, vynikají určité vzorce v tom, jak dodavatelé skončí se špatným nástrojem.

Výběr pouze podle ceny na obalu. Nejnižší cena za uživatele neznamená nejnižší celkové náklady. Základní poplatky, povinné doplňky a cena funkcí, které budete potřebovat za šest měsíců – to vše se počítá. Shiftonův modulární přístup se této pasti vyhýbá – nikdy neplatíte za neaktivovanou kapacitu. Ale aplikace za $6/uživatele s měsíčním základním poplatkem a povinnými doplňky může tiše překonat aplikaci za $9/uživatele, která zahrnuje vše.

Ignorování přijetí četou. Nejlepší sada funkcí na světě nehraje roli, pokud ji vaše četa nebude používat. Aplikace se složitými nastavovacími postupy nebo rozhraními zaměřenými na desktop v terénu selhávají. Vaši pracovníci se musí přihlásit dvěma klepnutími, ne procházet vícekrokovým menu. Shifton i ClockShark to zvládají dobře – jednoduché mobilní rozhraní, které nevyžaduje školení.

Kupování kancelářského nástroje na terénní problém. Obecné aplikace pro sledování pracovní doby určené pro vzdálené kancelářské pracovníky technicky mohou zaznamenávat stavební hodiny. Ale nezvládnou geofencované stavby, přiřazení k více projektům ani pravidla přesčasů specifická pro jednotlivé státy. Nakonec budete budovat obcházení v tabulkách, což maří smysl digitalizace.

Zapomínání na škálování. Nástroj, který funguje pro 10člennou četu, nemusí fungovat pro 60. Zkontrolujte, zda cenový model trestá růst (vysoké poplatky za uživatele) nebo ho odměňuje (objemové ceny, bezplatné úrovně pro malé týmy). Shiftonův bezplatný plán až pro 10 uživatelů znamená, že můžete testovat s jednou četou, než se zavážete celou firmou – a modulární cenotvorba udržuje náklady úměrné růstu.

Čím se software pro evidenci pracovní doby ve stavebnictví liší

Obecné píchačky předpokládají, že všichni pracují na jednom místě. Software pro evidenci pracovní doby ve stavebnictví předpokládá pravý opak: čety se přesouvají mezi stavbami, hlásí se z telefonu na parkovišti a ztrácejí signál ve sklepě nebo v patře s ocelovou konstrukcí. Nástroj postavený pro obor s těmito podmínkami počítá, místo aby s nimi bojoval.

Když jedna z nich chybí, hodiny utíkají.

Aplikaci připravenou na stavbu odlišují od kancelářského výkazu tři věci. Funguje offline: příchody se ukládají do fronty v telefonu a synchronizují se, jakmile se vrátí signál, takže se přihlášení ve sklepě neztratí. Váže hodiny na projekt nebo nákladový kód, ne jen na člověka, takže čísla něco znamenají ve chvíli, kdy se zakázka cenově uzavírá. A zaznamenává polohu v okamžiku ražení, ať už GPS souřadnicemi, nebo geofencí kolem staveniště, takže záznam odpovídá i na otázku kde, nejen kdy. Aplikace, které chybí kterákoli z těch tří, ztratí hodiny někde mezi stavbou a mzdovou účtárnou.

Kalkulace nákladů zakázky a nákladové kódy přímo na stavbě

Práce bývá na stavební nabídce nejhůř předvídatelnou položkou a kalkulace nákladů zakázky ji drží na uzdě. Místo záznamu, že pracovník odvedl osm hodin, kalkulace zapíše, že těch osm hodin padlo na hrubou stavbu na zakázce v Oak Street. Udělejte to u celé čety po celý týden a můžete porovnat odhadovanou práci se skutečně odvedenou, fázi po fázi.

U napjaté nabídky je přesně tohle celá hra.

Aplikace z tohoto přehledu to zvládají různě hluboko. busybusy a Workyard váží hodiny na projekty a nákladové kódy jako základní funkci, a proto oba sedí dodavatelům, kteří nacenují po fázích. Shifton seskupuje práci podle projektů v placeném modulu Departments and projects a vykazuje hodiny na zaměstnance, ale na víceúrovňové hierarchie nákladových kódů navázané na položky nabídky nedosáhne. Pokud vaše rozpočtování žije v Procore nebo podobné platformě, ověřte si u každého nástroje export dřív, než se rozhodnete, protože ruční přepisování hodin smysl celé věci vymaže.

Certifikované mzdy u veřejných zakázek a projektů s garantovanou sazbou

Každý dodavatel, který se uchází o veřejné zakázky, narazí na certifikované mzdové výkazy. U federálních zakázek spadajících pod Davis-Baconův zákon i u státních projektů s garantovanou mzdou se odevzdává týdenní hlášení s každým pracovníkem, jeho zařazením, hodinami a vyplacenou sazbou, podepsané pod hrozbou postihu za křivé prohlášení. Když jsou špatně hodiny, je špatné celé hlášení, a proto musí být časová data pod ním přesná.

Většina nástrojů z tohoto přehledu certifikované mzdy sama nepodává, ale přesné hodiny připravené podle zařazení jsou přesně tím vstupem, který certifikovaný mzdový proces potřebuje. QuickBooks Time posílá hodiny do QuickBooks, kde žijí doplňky pro certifikované mzdy. Placený modul Payroll od Shiftonu převádí hodiny a sazby na hrubou mzdu za období, kterou lze předat dál do mzdového procesu. Pokud jsou veřejné zakázky reálnou částí vašeho portfolia, berte čisté a auditovatelné hodiny jako základ, na kterém celá compliance papírová práce stojí, a ověřte si, že export sedí na to, čím výkazy nakonec podáváte.

Srovnání softwaru pro evidenci pracovní doby ve stavebnictví

Často kladené otázky

Daria Oleshko

Manažerka zákaznického úspěchu ve společnosti Shifton s rozsáhlými zkušenostmi v oblasti řízení pracovní síly a řízení terénních služeb.