8 najlepších softvérov na sledovanie pracovného času v stavebníctve

Mzdové náklady tvoria 40-60 % celkových nákladov projektu v stavebníctve. Keď dochádzka nesedí – a Americká asociácia pre mzdové účtovníctvo odhaduje pri ručnej evidencii chybovosť 1 až 8 % – premieta sa to priamo do straty zisku. Pri rozpočte na prácu vo výške 4 miliónov dolárov znamená už 5 % chyba 200 000 dolárov v nezaevidovaných alebo nesprávne priradených nákladoch.

Práve preto existujú aplikácie na evidenciu pracovného času pre kontraktérov. Nahrádzajú papierové výkazy, odstraňujú tzv. buddy punching a dávajú vám GPS overené záznamy o tom, kto kde a ako dlho pracoval. Nie všetky sú však postavené na to, ako stavebné partie naozaj fungujú – na viacerých staveniskách, v miestach so slabým signálom a s ľuďmi, ktorí nesedia za stolom.

Osem aplikácií na evidenciu času sme testovali práve z pohľadu toho, ako dobre zvládajú pracovné postupy kontraktérov a stavbárov. Kritériá: presnosť GPS, spoľahlivosť geofencingu, hĺbka kalkulácie nákladov zákazky, napojenie na mzdy, použiteľnosť mobilnej aplikácie v teréne a reálne ceny pre partie od 10 do 100 a viac ľudí.

Čo hľadať v aplikácii na evidenciu času pre kontraktérov

Evidencia času je len jedna vrstva. Tímy, ktoré navyše prideľujú zákazky a uzatvárajú pracovné príkazy priamo v teréne, zvyčajne porovnávajú bezplatné softvéry na správu terénnych služieb, nie samostatné dochádzkové aplikácie.

Nie každá dochádzková aplikácia funguje na stavenisku. Nástroje pre maloobchod a kancelárie zvyčajne počítajú so stabilnou Wi-Fi, pevným miestom a jednou pracovnou adresou. V stavebníctve je to inak. Vaša partia sa presúva medzi stavbami, zmeny sa menia každý deň a polovicu času sa niekto hlási z parkoviska s dvoma čiarkami signálu.

Aplikácia na evidenciu času v kvalite pre kontraktéra musí dobre zvládať niekoľko vecí:

• Príchod cez GPS s geofencingom – aby sa pracovníci mohli prihlásiť len vtedy, keď sú fyzicky na stavenisku, nie z domu alebo z okienka rýchleho občerstvenia
• Priradenie hodín na úroveň zákazky – možnosť priradiť hodiny ku konkrétnym projektom, úlohám alebo nákladovým kódom. Bez toho viete, koľko hodín sa odpracovalo, ale nie kam išli peniaze
• Automatika nadčasov a prestávok – ručné výpočty nadčasov naprieč pravidlami viacerých štátov sú miestom, kde sa hromadia mzdové chyby. Aplikácia by mala automaticky zvládnuť federálne požiadavky FLSA aj pravidlá jednotlivých štátov
• Exporty pripravené pre mzdy – ak sa vaša dochádzka nesynchronizuje s QuickBooks, ADP, Xero alebo s tým, cez čo spracúvate mzdy, niekto stále každý týždeň prepisuje údaje ručne
• Funguje offline aj pri slabom signále – stavenisko nie je kancelárska budova. Ak aplikácia potrebuje na prihlásenie plné LTE, neprejde ani základným testom

S týmto zoznamom v ruke tu je osem aplikácií, ktoré naozaj fungujú pre stavebné partie a kontraktérske tímy.

8 najlepších aplikácií na evidenciu času pre kontraktérov

1Shifton

Shifton je platforma na riadenie pracovnej sily, ktorá zvláda evidenciu pracovného času, plánovanie zmien a reporting mzdových nákladov v jednom systéme. Pre kontraktérov je kľúčovou výhodou modulárny cenník – začnete s bezplatným plánom (až 10 používateľov, bez časového obmedzenia) a pridávate len tie moduly, ktoré vaša prevádzka naozaj potrebuje. GPS sledovanie, mzdy, súlad s predpismi, správa úloh – každý je samostatný doplnok s 30-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou, kým sa rozhodnete.

Pre kontraktérske firmy je to podstatné, lebo veľkosť partie kolíše. Na rodinnom dome môžete mať 15 ľudí a na komerčnej stavbe 60. Väčšina aplikácií na evidenciu času účtuje paušál za používateľa bez ohľadu na to, aké funkcie využívate. Shifton vám dovolí škálovať sadu funkcií, nielen počet ľudí.

GPS a geofencing: Pracovníci sa prihlasujú cez mobilnú aplikáciu a Shifton zaznamená ich GPS súradnice. Môžete si nastaviť pracoviská ohraničené geofencom, takže príchod sa akceptuje len v definovanom okruhu od staveniska. Modul sledovania GPS trasy ukáže celú cestu, ktorú zamestnanec počas zmeny prešiel – užitočné pre partie, ktoré sa počas dňa presúvajú medzi stavbami.

Nadčasy a súlad s predpismi: Modul súladu sleduje povinné prestávky, maximálny počet hodín a hranice nadčasov podľa miestnych pracovnoprávnych pravidiel. Pre kontraktérov, ktorí pracujú vo viacerých štátoch, to odbúrava ručné počítanie, z ktorého vznikajú mzdové spory.

Prehľad o nákladoch na prácu: Mzdový modul vypočíta hrubú mzdu z riadnych hodín, nadčasov a práce cez sviatky. Presne vidíte, koľko každý projekt stojí na práci ešte pred vystavením faktúry – nie o dva týždne neskôr, keď sa spracúvajú mzdy.

Viacjazyčné rozhranie: Shifton podporuje v celej aplikácii viac ako 40 jazykov. Ak máte v partii po španielsky hovoriacich pracovníkov alebo subdodávateľov z rôznych krajín, každý používa systém vo svojom jazyku. Žiadne obchádzky, žiadne prekladače.

Plánovanie zmien a správa voľna: Na rozdiel od väčšiny nástrojov v tomto prehľade, ktoré merajú iba čas, Shifton obsahuje plnohodnotné plánovanie zmien. Zostavíte týždenné rozpisy, priradíte partie k projektom, vybavíte výmeny zmien a spravujete žiadosti o dovolenku aj práceneschopnosť – všetko v jednej platforme. To znamená o jedno predplatné menej a o jednu aplikáciu menej, ktorú sa partia musí učiť.

Reporting: Reportovací modul rozloží odpracované hodiny, nadčasy a mzdové náklady podľa zamestnanca, projektu alebo obdobia. Pre kontraktérov, ktorí musia klientovi ukázať, ako sa hodiny rozdelili – alebo ktorí chcú porovnať odhadovanú a skutočnú prácu na zákazke – sa tieto reporty exportujú čisto, bez prestavovania tabuliek.

Čo by mohlo byť lepšie: Shifton neobsahuje hlboké hierarchie nákladových kódov ani priame napojenie na rozpočtový softvér pre stavebníctvo, ako je Procore alebo PlanGrid. Ak váš postup vyžaduje viacúrovňové sledovanie nákladových kódov naviazané na konkrétne položky ponuky, toto mapovanie budete musieť riešiť mimo platformy. Pre väčšinu malých a stredných kontraktérov, ktorí sledujú prácu po projektoch a nie po detailných nákladových kódoch, to obmedzením nie je.

Cena: Bezplatný plán až pre 10 zamestnancov so základným plánovaním zmien. Platené moduly od $0.50/používateľ/mesiac. Každý modul má 30-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu. Pri ročnej platbe ušetríte 20 %.

Najlepšie pre: Kontraktérske tímy akejkoľvek veľkosti, ktoré chcú začať zadarmo, dokupovať funkcie s rastom a neplatiť za balík plný nástrojov, ktoré nepoužívajú.

2ClockShark

ClockShark vznikol priamo pre stavebné a terénne servisné firmy. Najsilnejšou stránkou je kalkulácia nákladov zákazky – vždy, keď sa pracovník prihlási, vyberie zákazku a úlohu a hodiny sa automaticky priradia správnemu projektu. Kontraktérom, ktorí fakturujú po zákazkách alebo porovnávajú prácu s rozpočtom, to ušetrí hodiny ručného odsúhlasovania každý týždeň.

GPS sledovanie funguje dobre. Máte mapu v reálnom čase s polohou každého člena partie a geofencing je natoľko spoľahlivý, že väčšina používateľov hlási len málo chybných príchodov. Kioskový režim s rozpoznávaním tváre sa hodí na zdieľané tablety na stavenisku, hoci vyžaduje konkrétny hardvér.

Kde ClockShark zaostáva, je reporting. Vstavané zostavy pokryjú základ – hodiny podľa zákazky, nadčasy, prehľady miezd – ale vlastné reporty sú obmedzené. Ak potrebujete analýzu mzdových nákladov rozpísanú podľa viacúrovňových hierarchií nákladových kódov, dáta si zrejme vyexportujete a zostavy si postavíte sami. Rozhranie navyše pôsobí zastarane oproti novším konkurentom.

Čo hovoria používatelia: Recenzenti na Capterra pravidelne chvália mapové zobrazenie GPS a sledovanie na úrovni zákazky. Najčastejšie výhrady smerujú k obmedzeniam reportingu a k občasnému spomaleniu mobilnej aplikácie na zariadeniach s Androidom.

Cena: Plány začínajú na $40/mesiac základ plus $9/používateľ. Obe úrovne majú 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu.

Najlepšie pre: Stavebné firmy, ktoré potrebujú presnú evidenciu času na úrovni zákazky a fakturujú klientom podľa odpracovaných hodín na projekte.

3Workyard

GPS sledovanie vo Workyarde je v tejto skupine najpodrobnejšie. Používa zaznamenávanie polohy v štýle breadcrumb – pozíciu pracovníka ukladá v pravidelných intervaloch počas celej zmeny, nielen pri príchode a odchode. Pre každého zamestnanca a každý deň tak máte celú mapu trasy. Pre kontraktérov, ktorí riadia mobilné partie alebo riešia súlad s garantovanými mzdovými sadzbami, sa taká úroveň dokumentácie polohy hľadá inde ťažko.

Aplikácia tiež sama rozpozná jazdu a vie oddeliť čas na ceste od času stráveného na stavbe. Geofencing sa dá nastaviť pre každé stavenisko zvlášť a príchod je obmedzený na vymedzené zóny. Sledovanie prestávok je solídne – nastavíte automatické odpočty obeda aj pravidlá podľa konkrétneho štátu, hoci pravidlá nadčasov treba priraďovať jednotlivým zamestnancom a nie celej firme, čo pri väčších partiách pridáva administratívu.

Najväčšou medzerou je plánovanie. Workyard je v prvom rade nástroj na evidenciu času a overovanie polohy – ak potrebujete aj zostavovať týždenné rozpisy zmien alebo spravovať žiadosti o voľno, budete potrebovať druhú platformu.

Čo hovoria používatelia: Recenzenti na G2 vyzdvihujú presnosť GPS a trasu v štýle breadcrumb, ako hlavnú prekážku pre menšie tímy uvádzajú základný poplatok $50 mesačne. Pri $6 na používateľa plus tento základ zaplatí desaťčlenná partia $110 mesačne za to, čo je v podstate GPS pichačka. Solídna hodnota, ak je dokumentácia polohy naozaj kritická pre biznis; inak sa obhajuje ťažšie.

Cena: Od $6/používateľ/mesiac plus základný poplatok $50/mesiac. Desaťčlenná partia tak platí $110 mesačne.

Najlepšie pre: Kontraktérov a subdodávateľov, ktorí potrebujú dôkaz o polohe pracovníkov na úrovni GPS pre súlad s predpismi, dokumentáciu garantovaných mzdových sadzieb alebo overenie fakturácie klientovi.

4Connecteam

Connecteam je komplexná prevádzková platforma, ktorej súčasťou je aj evidencia času. Ak vaša kontraktérska firma potrebuje popri pichačkách aj digitálne formuláre (bezpečnostné kontrolné zoznamy, denné hlásenia, záznamy o úrazoch), moduly na zaškoľovanie a tímovú komunikáciu, všetko to zabalí do jednej aplikácie. Generálnym kontraktérom, ktorí vedú dokumentáciu súladu naprieč viacerými stavbami, takéto prepojenie odbúra potrebu troch či štyroch samostatných nástrojov.

Samotná evidencia času je kompetentná. Príchod cez GPS, geofencing, automatické výpočty nadčasov aj schvaľovanie výkazov fungujú, ako sa čaká. Kioskový režim podporuje rozpoznávanie tváre na zdieľaných zariadeniach. Výkazy sa exportujú do QuickBooks, Xero a ADP.

Daňou je zložitosť a cena. Connecteam má tri samostatné produktové huby – Operations, Communications, HR – a každý má vlastnú cenovú úroveň. Basic naprieč všetkými tromi vyjde na $87/mesiac ešte pred poplatkami za používateľov. A keďže platforma slúži všetkým odvetviam bez kancelárií, hĺbka špecificky pre stavebníctvo je tenšia než pri nástrojoch stavaných na tento účel, ako je ClockShark: žiadna natívna kalkulácia nákladov zákazky, žiadne napojenie na rozpočtovanie, žiadne sledovanie garantovaných mzdových sadzieb.

Čo hovoria používatelia: Recenzie na Capterra chvália šírku funkcií a kvalitu mobilnej aplikácie. Najkonzistentnejšie výhrady sa týkajú cenníka, ktorý sa ťažko premieta na reálne používanie, a času potrebného na nastavenie všetkých troch hubov.

Cena: Bezplatný plán pokrýva až 10 používateľov; hub Operations začína na $29/mesiac až pre 30 ľudí. Ďalšie huby sa platia zvlášť.

Najlepšie pre: Generálnych kontraktérov, ktorí potrebujú evidenciu času, digitálne bezpečnostné formuláre a tímovú komunikáciu pod jedným prihlásením – a majú trpezlivosť poriadne to nastaviť.

5QuickBooks Time

Ak vaše účtovníctvo beží na QuickBooks Online, toto je cesta najmenšieho odporu. Nástroj, kedysi známy ako TSheets, dnes sedí v ekosystéme Intuit. Synchronizácia miezd je natívna – hodiny tečú priamo do QuickBooks Payroll bez exportov, importov a CSV súborov. Pre kontraktérov, ktorých účtovník už v tomto ekosystéme žije, to odstraňuje najväčšie trenie na ceste od výkazu k výplate.

GPS sledovanie aj geofencing fungujú, hoci geofencing je skôr systém upozornení než tvrdé obmedzenie – pracovník sa môže prihlásiť aj mimo zóny a manažér dostane notifikáciu, namiesto toho aby sa príchod zablokoval. Sledovanie najazdených kilometrov s trasou breadcrumb je užitočný bonus pre kontraktérov, ktorí preplácajú cestovné alebo musia dokladovať využitie vozidiel.

Problémy sú zdokumentované a oplatí sa ich poznať skôr, než sa zaviažete. Viaceré recenzie na G2 a Capterra hlásia zamŕzanie mobilnej aplikácie a pomalé načítanie na Androide. Výpočet nadčasov má známe problémy s presnosťou – viacerí používatelia zdokumentovali prípady, keď vypočítané nadčasy nesedeli s ručným overením a pred spracovaním miezd bolo treba opravovať. Pri $20/mesiac základ plus $8/používateľ zaplatí tridsaťčlenná partia $260/mesiac za Time Premium a úroveň Elite to zdvihne na $340, a to ešte nerátate povinné predplatné QuickBooks Online. Natívna integrácia je naozaj bezšvová; všetko ostatné je kompromis, ktorý pre ňu robíte.

Čo hovoria používatelia: Integrácia s QuickBooks zbiera pochvalu naprieč recenziami. Výhrady mieria na stabilitu mobilnej aplikácie, na cenu v pomere k funkciám a na chyby vo výpočte nadčasov, ktoré si vyžiadajú ručné opravy.

Cena: Time Premium $20/mesiac základ + $8/používateľ/mesiac. Úroveň Elite vychádza tridsaťčlennú partiu na $340/mesiac. Vyžaduje predplatné QuickBooks Online.

Najlepšie pre: Kontraktérov, ktorým mzdy už tak či tak bežia cez Intuit a ktorých prioritou je bezproblémová synchronizácia výkazov, aj za cenu toho, že prijmú hrubšie hrany aplikácie.

6busybusy

busybusy postavila stavebná firma pre stavebné partie a je to cítiť v detailoch. Bezplatný plán je naozaj trvalo zadarmo a bez obmedzenia počtu používateľov, a napriek tomu ku každému príchodu aj odchodu pripája GPS polohu – funkciu, ktorú väčšina aplikácií drží až za plateným plánom. Malému kontraktérovi, ktorý opúšťa papierové dochádzkové lístky, môže toto samo osebe pokryť celú prevádzku bez nákladov.

Na väčších zákazkách si busybusy zarobí sledovaním techniky a nákladov. Popri odpracovaných hodinách zaznamenáva využitie strojov a oboje viaže na konkrétne projekty a nákladové kódy, takže stavbyvedúci vidí takmer v reálnom čase, koľko betonáž alebo hrubá stavba naozaj stáli. Platený plán Pro za $9.99 na používateľa mesačne otvára plánovanie zmien, nástroje pre majstrov a podrobnejšie reporty; Premium za $14.99 pridáva fotodokumentáciu a bezpečnostné funkcie. Háčik je v tom, že bezplatný plán je síce široký, ale najostrejšie reportovacie a riadiace nástroje necháva na platenej strane, takže rastúce partie ho počas jednej sezóny prerastú.

Cena: Trvalo zadarmo s neobmedzeným počtom používateľov a GPS dochádzkou. Pro $9.99/používateľ/mesiac; Premium $14.99/používateľ/mesiac. Platené plány majú bezplatnú skúšobnú verziu.

Najlepšie pre: Stavebné partie, ktoré chcú skutočnú kalkuláciu nákladov zákazky a evidenciu techniky a k tomu bezplatný plán na základné veci, kým narastú.

7Timeero

Timeero je voľba pre kontraktérov, ktorých partie strávia deň prejazdmi medzi stavbami. Každý plán sleduje GPS aj najazdené kilometre a kniha jázd je dosť presná na to, aby šla rovno do účtovníctva na preplatenie – reálna úspora pre servisné firmy, ktoré majú vozidlá v pohybe celý týždeň. Príchody, trasy aj kilometre sa zbiehajú do jednej časovej osi, ktorú kancelária môže spätne skontrolovať.

Plán Basic začína na $5 za používateľa mesačne pri ročnej platbe, ale obmedzuje tím na desať ľudí a geofencing v ňom chýba. Aby sa príchody dali zviazať so stavbou, potrebujete plán Pro za $7.50 na používateľa mesačne, ktorý navyše prináša plánovanie zmien, sledovanie zákaziek a napojenie na mzdy; Premium za $10 pridáva kiosky s rozpoznávaním tváre a elektronické overenie návštev pre opatrovateľské a terénne práce. Trvalý bezplatný plán neexistuje, len 14-dňová skúšobná verzia, takže Timeero sadne partii, ktorá sa rozhodla, že presnosť kilometrov stojí za zaplatenie.

Cena: Basic $5/používateľ/mesiac (ročne, až 10 používateľov); Pro $7.50/používateľ/mesiac; Premium $10/používateľ/mesiac. GPS a kilometre vo všetkých plánoch, geofencing od Pro. 14-dňová skúšobná verzia, bez bezplatného plánu.

Najlepšie pre: Mobilné partie a servisných kontraktérov, ktorí popri hodinách potrebujú aj presnú evidenciu najazdených kilometrov.

8Hubstaff

Hubstaff prichádza k sledovaniu pracovného času zo sveta merania produktivity, čo z neho robí silnú voľbu pre firmy, ktoré kombinujú terénne partie a kancelársky personál. Sleduje hodiny, mieru aktivity a vo vyššom pláne aj GPS polohu a všetko potom skladá do reportov o nákladoch práce a do mzdových podkladov. Pre prevádzku, ktorá chce jeden nástroj na stavbu aj do kancelárie, je práve táto šírka hlavným lákadlom.

Cenník si však treba prečítať pozorne. Starter vyjde na $5.83 za používateľa mesačne pri ročnej platbe, lenže GPS sledovanie a geofencing sa objavujú až v pláne Team za $10 na používateľa a často k nim patrí ešte príplatok za miesto. Terénna partia, ktorá potrebuje overenie polohy, sa po spočítaní všetkých položiek dostane bližšie k 15 až 20 dolárom na používateľa, čo je oproti nástroju stavanému pre stavebníctvo veľa. Bezplatný plán neexistuje, len 14-dňová skúšobná verzia.

Cena: Starter $5.83/používateľ/mesiac (ročne); Grow $7.50; Team $10 (tu je GPS a geofencing, niekedy s príplatkom); Enterprise $25. 14-dňová skúšobná verzia, bez bezplatného plánu.

Najlepšie pre: Zmiešané tímy terénnych a kancelárskych pracovníkov, ktoré chcú sledovanie aktivity aj mzdy v jednom nástroji a unesú vyššiu cenu za GPS.

Porovnanie nákladov týchto aplikácií

Ceny v tejto kategórii sú veľmi rôznorodé a katalógová cena málokedy povie celý príbeh. Základné poplatky, sadzby za používateľa a úrovne funkcií komplikujú priame porovnanie. Toto reálne platí mesačne dvadsaťpäťčlenná kontraktérska partia na jednotlivých platformách:

Potrebujete širšiu platformu pre partiu než len dochádzku?

Sledovanie pracovného času je len jeden diel skladačky. Ak v tom istom nástroji potrebujete aj plánovanie partií, komunikáciu a prípravu miezd, oplatí sa porovnať širšie platformy na riadenie partií, nie iba samostatné dochádzkové hodiny.

• Shifton: Zadarmo až pre 10 používateľov. Pre 25 používateľov s modulmi evidencie času a GPS zhruba $25-75/mesiac podľa vybraných modulov. Bez základného poplatku
• ClockShark Standard: $40 základ + ($9 x 25) = $265/mesiac
• Workyard: $50 základ + ($6 x 25) = $200/mesiac
• Connecteam Operations Basic: $29/mesiac (pokrýva až 30 používateľov). Ak však pridáte hub Communications alebo HR, náklady vyskočia
• QuickBooks Time Premium: $20 základ + ($8 x 25) = $220/mesiac plus vaše predplatné QuickBooks Online

Modulárny model Shiftonu tu vyniká. Neplatíte $200+/mesiac za funkcie, ktoré nevyužívate. Partia, ktorej stačí príchod cez GPS a výkazy, zaplatí výrazne menej než tá, ktorá potrebuje aj sledovanie súladu a mzdové reporty – a moduly pridávate podľa toho, ako si to projekty vyžiadajú.

Ktorá aplikácia sa hodí pre vašu kontraktérsku firmu

Správna voľba závisí od toho, čo vás práve teraz reálne stojí čas a peniaze.

Malí a strední kontraktéri, ktorí chcú začať zadarmo a postupne dorásť do funkcií, by mali vyskúšať Shifton. Bezplatný plán pokrýva 10 používateľov so základným plánovaním zmien a moduly GPS, miezd a súladu s predpismi pridáte len vtedy, keď si to projekt naozaj vyžiada. Žiadna ročná zmluva, žiadny nadbytok funkcií.

Keď o všetkom rozhoduje kalkulácia nákladov zákazky, voľbou je ClockShark – teda vtedy, keď každá odpracovaná hodina musí sadnúť na konkrétny projekt a úlohu skôr, než prejde do fakturácie alebo vyúčtovania klientovi.

Súlad s garantovanými mzdovými sadzbami, spory o fakturáciu s klientom alebo audítorská dokumentácia, ktorá vyžaduje dôkaz o polohe na úrovni GPS – to je parketa nástroja Workyard . Sledovanie v štýle breadcrumb vám dá záznamy, aké iné aplikácie nevyprodukujú.

Generálni kontraktéri, ktorí popri evidencii času vedú aj bezpečnostné kontrolné zoznamy, hlásenia o úrazoch a zaškoľovanie, zistia, že Connecteam im nahradí tri až štyri samostatné nástroje. Investícia do nastavenia je reálna, ale rovnako reálna je aj úspora z konsolidácie.

Spracúvate mzdy už cez Intuit? QuickBooks Time sa napojí natívne a krok s exportom odpadá úplne. Aplikácia má svoje hrubé hrany, ale tam, kde pracovný postup vlastní účtovník, váži integrácia viac než pohodlie ovládania.

Ako softvér na sledovanie pracovného času v stavebníctve funguje na stavbe

Softvér na sledovanie pracovného času v stavebníctve odpovedá na jednu otázku: koľko hodín padlo na zákazku. Dostať partiu na správnu stavbu s pracovným príkazom v ruke je iná vrstva a rieši ju softvér na riadenie terénnych služieb.

Koncept je priamočiary, ale detaily rozhodujú, keď to prevádzkujete naprieč viacerými stavbami s partiami, ktoré sa každý týždeň striedajú.

Pracovník príde na stavenisko a otvorí aplikáciu v telefóne. Ťukne na príchod, aplikácia zaznamená jeho GPS polohu a systém overí, či je vnútri hranice geofencu, ktorú ste pre daný projekt nastavili. Ak áno, príchod prejde. Ak nie, buď sa zablokuje, alebo sa označí na kontrolu manažérom, podľa toho, ako to máte nakonfigurované.

Počas zmeny si pracovník zaznamená prestávky (aplikácia sleduje ich dĺžku aj súlad s pravidlami štátu), prepne medzi úlohami alebo projektmi, keď sa presunie na inú časť stavby, a na konci dňa sa odhlási. Niektoré aplikácie – napríklad Workyard a Shifton – sledujú GPS priebežne celú zmenu a skladajú mapu trasy. Iné zaznamenajú polohu len pri príchode a odchode.

Na konci výplatného obdobia si nadriadený prejde výkazy v administrátorskom paneli. Hodiny sú už spočítané, nadčasy označené a dáta pripravené na export do miezd. Celý okruh – od príchodu po výplatu – zostáva digitálny, a práve odtiaľ pochádza zisk na presnosti. Nikto v piatok poobede nevypĺňa papierový formulár po pamäti.

Podľa Associated General Contractors of America je riadenie mzdových nákladov jednou z najväčších prevádzkových výziev v odvetví. Digitálna evidencia času ho rieši priamo tým, že odstraňuje vrstvu ručného prepisovania údajov, kde väčšina chýb vzniká.

Chyby, ktoré kontraktéri robia pri výbere aplikácie na evidenciu času

Keď si prejdete, ako týchto osem platforiem funguje v praxi, vystúpi niekoľko opakujúcich sa vzorcov, pri ktorých kontraktéri skončia so zle zvoleným nástrojom.

Výber podľa samotnej katalógovej ceny. Najnižšia sadzba za používateľa neznamená najnižšie celkové náklady. Do sumy vstupujú základné poplatky, povinné doplnky aj cena funkcií, ktoré budete potrebovať o pol roka. Aplikácia za $6/používateľ so základným poplatkom $50 a povinnými doplnkami môže potichu prerásť aplikáciu za $9/používateľ, ktorá obsahuje všetko. Skôr než sa zaviažete, prepočítajte si to na svojej reálnej veľkosti partie.

Podceňovanie toho, či to partia prijme. Najlepšia sada funkcií na svete je zbytočná, ak ju pracovníci nebudú používať. Aplikácie so zložitým nastavovaním alebo s rozhraním navrhnutým najprv pre počítač v teréne rýchlo zlyhajú. Vaši ľudia sa musia prihlásiť dvoma ťuknutiami, nie prechádzať viacúrovňové menu. Otestujte mobilné prostredie s dvomi či tromi členmi partie skôr, než ho nasadíte všetkým.

Kúpa kancelárskeho nástroja na terénny problém. Všeobecné aplikácie na evidenciu času navrhnuté pre kancelárskych pracovníkov na diaľku dokážu technicky zaznamenať aj stavebné hodiny. Ale geofencované staveniská, priraďovanie k viacerým projektom a pravidlá nadčasov podľa jednotlivých štátov v ich zozname funkcií nenájdete. Skončíte pri obchádzkach v tabuľkách, ktoré zmysel prechodu na digitál úplne zmažú.

Zabudnutie na rast. Nástroj, ktorý funguje pre desaťčlennú partiu, nemusí fungovať pri šesťdesiatich ľuďoch. Vysoké sadzby za používateľa, ktoré sa pri malom počte zdajú zvládnuteľné, sa s rastom partie menia na citeľné náklady. Overte si, či cenový model rast trestá, alebo mu vychádza v ústrety – modulárny prístup Shiftonu drží náklady úmerné, lebo platíte len za to, čo daná fáza podnikania naozaj používa.

Čím sa softvér na sledovanie pracovného času v stavebníctve líši

Bežné pichačky predpokladajú, že všetci pracujú na jednom mieste. Softvér na sledovanie pracovného času v stavebníctve predpokladá presný opak: partie sa presúvajú medzi stavbami, hlásia sa z telefónu na parkovisku a strácajú signál v pivnici alebo na poschodí s oceľovou konštrukciou. Nástroj postavený pre odbor s týmito podmienkami počíta, namiesto toho, aby s nimi bojoval.

Keď jedna z nich chýba, hodiny unikajú.

Aplikáciu pripravenú na stavbu odlišujú od kancelárskeho výkazu tri veci. Funguje offline: príchody sa ukladajú do frontu v telefóne a synchronizujú sa, len čo sa vráti signál, takže prihlásenie v pivnici sa nestratí. Viaže hodiny na projekt alebo nákladový kód, nielen na človeka, takže čísla niečo znamenajú vo chvíli, keď sa zákazka cenovo uzatvára. A zachytáva polohu priamo pri pípnutí, či už GPS súradnicami, alebo geofencom okolo staveniska, takže záznam odpovedá aj na otázku kde, nielen kedy. Aplikácia, ktorej chýba ktorákoľvek z tých troch, stratí hodiny niekde medzi stavbou a mzdovou učtárňou.

Kalkulácia nákladov zákazky a nákladové kódy priamo na stavbe

Práca býva na stavebnej ponuke najmenej predvídateľnou položkou a kalkulácia nákladov zákazky ju drží na uzde. Namiesto záznamu, že pracovník odviedol osem hodín, kalkulácia zapíše, že tých osem hodín padlo na hrubú stavbu na zákazke na Oak Street. Urobte to pri celej partii počas celého týždňa a môžete porovnať odhadovanú prácu so skutočne odvedenou, fázu po fáze.

Pri napätej ponuke je presne toto celá hra.

Aplikácie z tohto prehľadu to zvládajú rôzne hlboko. busybusy a Workyard viažu hodiny na projekty a nákladové kódy ako základnú funkciu, a preto obe sadnú kontraktérom, ktorí naceňujú po fázach. Shifton sleduje prácu po projektoch a exportuje čisté nákladové reporty, ale na viacúrovňové hierarchie nákladových kódov naviazané na položky ponuky nedosiahne. Ak vaše rozpočtovanie žije v Procore alebo podobnej platforme, overte si pri každom nástroji export skôr, než sa rozhodnete, pretože ručné prepisovanie hodín zmysel celej veci zmaže.

Certifikované mzdy pri verejných zákazkách s garantovanou sadzbou

Každý kontraktér, ktorý sa uchádza o verejné zákazky, narazí na certifikované mzdové výkazy. Pri federálnych zákazkách spadajúcich pod Davis-Baconov zákon aj pri štátnych projektoch s garantovanou mzdou sa odovzdáva týždenné hlásenie s každým pracovníkom, jeho zaradením, hodinami a vyplatenou sadzbou, podpísané pod hrozbou postihu za krivé vyhlásenie. Keď sú zlé hodiny, je zlé celé hlásenie, a preto musia byť časové dáta pod ním presné.

Väčšina nástrojov z tohto prehľadu certifikované mzdy sama nepodáva, ale presné hodiny pripravené podľa zaradenia sú presne tým vstupom, ktorý certifikovaný mzdový proces potrebuje. QuickBooks Time posiela hodiny do QuickBooks, kde žijú doplnky pre certifikované mzdy. Shifton exportuje hodiny po zamestnancoch a projektoch, ktoré potom vstúpia do mzdového procesu. Ak sú verejné zákazky reálnou súčasťou vášho portfólia, berte čisté a auditovateľné hodiny ako základ, na ktorom celá papierovačka okolo súladu stojí, a overte si, že export sedí na to, čím výkazy nakoniec podávate.

Porovnanie aplikácií na evidenciu času pre kontraktérov v skratke

FAQ

Daria Oleshko

Manažérka zákaznického úspechu v spoločnosti Shifton s rozsiahlymi skúsenosťami v riadení pracovnej sily a riadení terénnych služieb.