ठेकेदारों के लिए 8 सर्वश्रेष्ठ निर्माण समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर

निर्माण में कुल परियोजना लागत का 40-60% हिस्सा श्रम का होता है। जब टाइमशीट गड़बड़ होती है – और अमेरिकन पेरोल एसोसिएशन मैनुअल ट्रैकिंग में 1-8% त्रुटि दर बताता है – तो यह सीधे मुनाफे के नुकसान में बदल जाता है। 40 लाख डॉलर के श्रम बजट पर 5% की त्रुटि भी 2,00,000 डॉलर की ऐसी लागत बन जाती है जो या तो दर्ज नहीं हुई या गलत जगह गिनी गई।

इसीलिए ठेकेदारों के लिए समय ट्रैकिंग ऐप्स मौजूद हैं। ये कागज़ी रजिस्टर की जगह लेते हैं, दूसरे की हाज़िरी लगाने की गुंजाइश खत्म करते हैं और GPS से सत्यापित रिकॉर्ड देते हैं कि किसने कहाँ और कितनी देर काम किया। लेकिन इनमें से हर ऐप उस तरीके के लिए नहीं बना जिस तरह निर्माण टीमें असल में काम करती हैं: कई साइटों के बीच आवाजाही, कमज़ोर नेटवर्क वाले इलाके और ऐसे कर्मचारी जो डेस्क पर नहीं बैठते।

हमने आठ समय ट्रैकिंग ऐप्स को खास तौर पर इस आधार पर परखा कि वे ठेकेदारी और निर्माण के वर्कफ़्लो को कितनी अच्छी तरह संभालते हैं। मानदंड थे: GPS की सटीकता, जियोफेंसिंग की विश्वसनीयता, जॉब कॉस्टिंग की गहराई, पेरोल एकीकरण, मैदान में मोबाइल पर उपयोग में आसानी, और 10 से 100 से अधिक लोगों की टीमों के लिए असल कीमत।

ठेकेदार के समय ट्रैकिंग ऐप में क्या देखें

समय ट्रैकिंग सिर्फ़ एक परत है। जो टीमें काम भी असाइन करती हैं और फील्ड में वर्क ऑर्डर बंद करती हैं, वे आम तौर पर अलग टाइमशीट ऐप्स के बजाय मुफ़्त फील्ड सर्विस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर की तुलना करती हैं।

हर समय ट्रैकर निर्माण साइट पर काम नहीं करता। रिटेल और ऑफिस के लिए बने ऐप्स स्थिर Wi-Fi, तय जगह और एक ही कार्यस्थल मान कर चलते हैं। निर्माण अलग है। आपकी टीम साइटों के बीच घूमती है, शिफ्ट रोज़ बदलती है, और अक्सर कोई दो बार सिग्नल वाली पार्किंग से हाज़िरी लगा रहा होता है।

ठेकेदार स्तर के समय ट्रैकिंग ऐप को कुछ चीज़ें अच्छी तरह संभालनी होती हैं:

• जियोफेंसिंग के साथ GPS हाज़िरी – ताकि कर्मचारी तभी हाज़िरी लगा सकें जब वे वाकई साइट पर हों, घर या ड्राइव-थ्रू से नहीं
• जॉब स्तर पर समय आवंटन – घंटों को खास परियोजनाओं, टास्क या कॉस्ट कोड से जोड़ने की क्षमता। इसके बिना आपको पता होता है कि कितने घंटे काम हुआ, पर यह नहीं कि पैसा कहाँ गया
• ओवरटाइम और ब्रेक का स्वचालन – कई राज्यों के नियमों के बीच ओवरटाइम की मैनुअल गणना वही जगह है जहाँ पेरोल त्रुटियाँ जमा होती हैं। ऐप को संघीय FLSA आवश्यकताओं और राज्य-विशिष्ट नियमों को अपने आप संभालना चाहिए
• पेरोल के लिए तैयार एक्सपोर्ट – अगर आपकी टाइमशीट QuickBooks, ADP, Xero या जिस भी पेरोल सिस्टम से आप चलते हैं उससे सिंक नहीं होती, तो कोई न कोई हर हफ़्ते डेटा दोबारा टाइप कर रहा है
• ऑफ़लाइन या कमज़ोर सिग्नल में भी चले – निर्माण साइटें ऑफिस की इमारतें नहीं हैं। अगर हाज़िरी लगाने के लिए ऐप को पूरा LTE चाहिए, तो वह बुनियादी परीक्षा में ही फेल है

इस चेकलिस्ट को ध्यान में रखते हुए, ये आठ ऐप्स निर्माण टीमों और ठेकेदार टीमों के लिए वाकई काम करते हैं।

ठेकेदारों के लिए 8 सर्वश्रेष्ठ समय ट्रैकिंग ऐप्स

1Shifton

Shifton एक वर्कफ़ोर्स मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म है जो समय ट्रैकिंग, शिफ्ट शेड्यूलिंग और श्रम लागत रिपोर्टिंग को एक ही सिस्टम में संभालता है। ठेकेदारों के लिए मुख्य फ़ायदा मॉड्यूलर प्राइसिंग मॉडल है: आप मुफ़्त प्लान (10 उपयोगकर्ता तक, बिना समय सीमा) से शुरू करते हैं और फिर सिर्फ़ वही मॉड्यूल जोड़ते हैं जिनकी असल में ज़रूरत है। GPS ट्रैकिंग, पेरोल, अनुपालन, टास्क मैनेजमेंट – हर एक अलग ऐड-ऑन है और भुगतान से पहले 30 दिन का मुफ़्त ट्रायल मिलता है।

ठेकेदारी के कारोबार में यह मायने रखता है क्योंकि टीम का आकार बदलता रहता है। किसी आवासीय काम पर 15 कर्मचारी हो सकते हैं और किसी व्यावसायिक साइट पर 60। ज़्यादातर समय ट्रैकिंग ऐप्स इस बात से बेपरवाह होकर प्रति उपयोगकर्ता एक तय शुल्क लेते हैं कि आप कौन-सी सुविधाएँ इस्तेमाल कर रहे हैं। Shifton आपको सिर्फ़ कर्मचारियों की संख्या नहीं, सुविधाओं का सेट भी घटाने-बढ़ाने देता है।

GPS और जियोफेंसिंग: कर्मचारी मोबाइल ऐप से हाज़िरी लगाते हैं और Shifton उनके GPS निर्देशांक दर्ज करता है। आप जियोफेंस वाले कार्यस्थल सेट कर सकते हैं ताकि हाज़िरी सिर्फ़ साइट के तय दायरे में ही स्वीकार हो। GPS रूट ट्रैकिंग मॉड्यूल पूरी शिफ्ट में कर्मचारी के तय किए गए रास्ते को दिखाता है, जो दिन भर साइटों के बीच घूमने वाली टीमों के लिए उपयोगी है।

ओवरटाइम और अनुपालन: अनुपालन मॉड्यूल स्थानीय श्रम कानून के नियमों के आधार पर ब्रेक की अनिवार्यता, अधिकतम घंटे और ओवरटाइम की सीमाएँ ट्रैक करता है। कई राज्यों में काम करने वाले ठेकेदारों के लिए यह उस मैनुअल गणित को हटा देता है जिससे पेरोल विवाद पैदा होते हैं।

श्रम लागत की स्पष्टता: पेरोल मॉड्यूल सामान्य घंटों, ओवरटाइम और छुट्टी के काम के आधार पर सकल वेतन की गणना करता है। आप बिल भेजने से पहले ही देख सकते हैं कि हर परियोजना में श्रम पर कितना खर्च हो रहा है, न कि दो हफ़्ते बाद जब पेरोल चलता है।

बहुभाषी इंटरफ़ेस: Shifton पूरे ऐप में 40 से ज़्यादा भाषाओं का समर्थन करता है। अगर आपकी टीम में दूसरी भाषा बोलने वाले कर्मचारी या अलग-अलग देशों के सब-कॉन्ट्रैक्टर हैं, तो हर कोई सिस्टम को अपनी भाषा में इस्तेमाल करता है। न कोई जुगाड़, न कोई अनुवाद ऐप।

शेड्यूलिंग और छुट्टी प्रबंधन: इस सूची के ज़्यादातर सिर्फ़-समय वाले ट्रैकर्स से अलग, Shifton में पूरी शिफ्ट शेड्यूलिंग शामिल है। आप साप्ताहिक शेड्यूल बना सकते हैं, टीमों को परियोजनाओं पर लगा सकते हैं, शिफ्ट अदला-बदली संभाल सकते हैं और छुट्टी तथा बीमारी की अर्ज़ियाँ उसी प्लेटफ़ॉर्म के भीतर प्रबंधित कर सकते हैं। यानी एक सब्सक्रिप्शन कम और टीम को सीखने के लिए एक ऐप कम।

रिपोर्टिंग: रिपोर्टिंग मॉड्यूल काम के घंटे, ओवरटाइम और श्रम लागत को कर्मचारी, परियोजना या अवधि के हिसाब से तोड़ कर दिखाता है। जिन ठेकेदारों को ग्राहकों को दिखाना होता है कि श्रम घंटे कहाँ लगे, या जो किसी काम पर अनुमानित बनाम वास्तविक श्रम की तुलना करना चाहते हैं, उनके लिए ये रिपोर्ट स्प्रेडशीट दोबारा बनाए बिना साफ़-सुथरी एक्सपोर्ट हो जाती हैं।

क्या बेहतर हो सकता है: Shifton में गहरे कॉस्ट कोड पदानुक्रम या Procore और PlanGrid जैसे निर्माण अनुमान सॉफ़्टवेयर के साथ सीधा एकीकरण नहीं है। अगर आपके वर्कफ़्लो में बोली की विशिष्ट मदों से जुड़ी बहुस्तरीय कॉस्ट कोड ट्रैकिंग चाहिए, तो वह मैपिंग प्लेटफ़ॉर्म के बाहर संभालनी होगी। ज़्यादातर छोटे और मध्यम ठेकेदार जो श्रम को बारीक कॉस्ट कोड की जगह परियोजना के हिसाब से ट्रैक करते हैं, उनके लिए यह कोई बंधन नहीं है।

कीमत: बुनियादी शेड्यूलिंग के साथ 10 कर्मचारियों तक मुफ़्त प्लान। सशुल्क मॉड्यूल $0.50 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह से। हर मॉड्यूल में 30 दिन का मुफ़्त ट्रायल शामिल। सालाना भुगतान पर 20% की बचत।

किसके लिए सबसे अच्छा: किसी भी आकार की ठेकेदार टीमें जो मुफ़्त शुरू करना चाहती हैं, बढ़ने के साथ सुविधाएँ जोड़ना चाहती हैं और ऐसे बंडल प्लान के लिए पैसे नहीं देना चाहतीं जिसमें बिना इस्तेमाल के टूल भरे हों।

2ClockShark

ClockShark खास तौर पर निर्माण और फ़ील्ड सर्विस कंपनियों के लिए बनाया गया है। इसका सबसे मज़बूत पक्ष जॉब कॉस्टिंग का तरीका है: हर बार जब कोई कर्मचारी हाज़िरी लगाता है, वह एक जॉब और एक टास्क चुनता है, और घंटे अपने आप सही परियोजना में चले जाते हैं। जो ठेकेदार काम के हिसाब से ग्राहकों को बिल भेजते हैं या अनुमान के मुकाबले श्रम ट्रैक करते हैं, उनके हर हफ़्ते के कई घंटे मैनुअल मिलान से बच जाते हैं।

GPS ट्रैकिंग अच्छी तरह काम करती है। आपको रीयल-टाइम नक्शा मिलता है जिसमें हर टीम सदस्य की जगह दिखती है, और जियोफेंसिंग इतनी भरोसेमंद है कि ज़्यादातर उपयोगकर्ता गलत हाज़िरी की शिकायत कम ही करते हैं। चेहरा पहचान वाला कियोस्क मोड साइट पर साझा टैबलेट के लिए उपयोगी है, हालाँकि ठीक से चलने के लिए इसे खास हार्डवेयर चाहिए।

ClockShark जहाँ कमज़ोर पड़ता है वह है रिपोर्टिंग। बिल्ट-इन रिपोर्ट बुनियादी बातें कवर करती हैं – जॉब के हिसाब से घंटे, ओवरटाइम, पेरोल सारांश – लेकिन कस्टम रिपोर्टिंग सीमित है। अगर आपको बहुस्तरीय कॉस्ट कोड पदानुक्रम के हिसाब से श्रम लागत विश्लेषण चाहिए, तो संभवतः डेटा एक्सपोर्ट करके रिपोर्ट खुद बनानी पड़ेगी। इंटरफ़ेस भी नए प्रतिस्पर्धियों के मुकाबले पुराना लगता है।

उपयोगकर्ता क्या कहते हैं: Capterra के समीक्षक लगातार GPS मैप व्यू और जॉब स्तर की ट्रैकिंग की तारीफ़ करते हैं। सबसे आम शिकायतें रिपोर्टिंग की सीमाओं और Android उपकरणों पर ऐप के कभी-कभी सुस्त होने को लेकर हैं।

कीमत: Standard प्लान $40 प्रति माह बेस + $9 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह। Pro प्लान $60 प्रति माह बेस + $11 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह। 14 दिन का मुफ़्त ट्रायल।

किसके लिए सबसे अच्छा: वे निर्माण कंपनियाँ जिन्हें जॉब स्तर पर कसी हुई समय ट्रैकिंग चाहिए और जो परियोजना के श्रम घंटों के आधार पर ग्राहकों को बिल भेजती हैं।

3Workyard

इस समूह में Workyard की GPS ट्रैकिंग सबसे विस्तृत है। यह ब्रेडक्रम्ब शैली की लोकेशन लॉगिंग इस्तेमाल करती है, यानी पूरी शिफ्ट में नियमित अंतराल पर कर्मचारी की स्थिति दर्ज करती है, सिर्फ़ हाज़िरी और छुट्टी के समय नहीं। इसका मतलब है कि हर कर्मचारी का हर दिन का पूरा रूट नक्शा मिलता है। चलती-फिरती टीमों को संभालने वाले या प्रचलित मजदूरी अनुपालन से जूझने वाले ठेकेदारों के लिए इस स्तर का लोकेशन दस्तावेज़ीकरण कहीं और मुश्किल से मिलता है।

ऐप ड्राइविंग को अपने आप पहचान लेता है और यात्रा के समय को साइट पर काम के समय से अलग कर सकता है। जियोफेंसिंग हर साइट के हिसाब से बदली जा सकती है और हाज़िरी तय क्षेत्रों तक सीमित रहती है। ब्रेक ट्रैकिंग भी मज़बूत है: आप अपने आप लंच कटौती और राज्य के हिसाब से अनुपालन नियम सेट कर सकते हैं, हालाँकि ओवरटाइम नीतियाँ कंपनी-स्तर पर नहीं बल्कि हर कर्मचारी के लिए अलग से लगानी पड़ती हैं, जिससे बड़ी टीमों में प्रशासनिक काम बढ़ता है।

सबसे बड़ी कमी शेड्यूलिंग है। Workyard मुख्य रूप से समय ट्रैकिंग और लोकेशन सत्यापन का टूल है। अगर आपको साप्ताहिक शिफ्ट शेड्यूल बनाने, टीमों को परियोजनाओं पर लगाने या छुट्टी की अर्ज़ियाँ संभालने की भी ज़रूरत है, तो उसके लिए दूसरा प्लेटफ़ॉर्म चाहिए होगा। जिन ठेकेदारों को सिर्फ़ यह जानना है कि उनके लोग कहाँ थे और कितनी देर, उनके लिए यह बेहद अच्छा काम करता है।

उपयोगकर्ता क्या कहते हैं: G2 के समीक्षक GPS की सटीकता और ब्रेडक्रम्ब रूट सुविधा को खास तौर पर सराहते हैं। आम शिकायतें $50 प्रति माह के बेस शुल्क (जो बहुत छोटी टीमों को भारी लगता है) और शेड्यूलिंग सुविधा न होने पर केंद्रित हैं।

कीमत: $6 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह से + $50 प्रति माह बेस शुल्क। 14 दिन का मुफ़्त ट्रायल।

किसके लिए सबसे अच्छा: वे ठेकेदार और सब-कॉन्ट्रैक्टर जिन्हें अनुपालन, प्रचलित मजदूरी के दस्तावेज़ या ग्राहक बिलिंग सत्यापन के लिए कर्मचारी की जगह का GPS स्तर का प्रमाण चाहिए।

4Connecteam

Connecteam एक ऑल-इन-वन ऑपरेशंस प्लेटफ़ॉर्म है जिसमें समय ट्रैकिंग भी शामिल है। अगर आपके ठेकेदारी कारोबार को हाज़िरी के साथ-साथ डिजिटल फ़ॉर्म (सुरक्षा चेकलिस्ट, दैनिक रिपोर्ट, दुर्घटना लॉग), कर्मचारी प्रशिक्षण मॉड्यूल और टीम संवाद चाहिए, तो यह सब कुछ एक ऐप में बाँध देता है। कई साइटों पर अनुपालन दस्तावेज़ संभालने वाले मुख्य ठेकेदारों के लिए यह एकीकरण तीन-चार अलग टूल की ज़रूरत खत्म कर देता है।

समय ट्रैकिंग खुद में सक्षम है। GPS हाज़िरी, जियोफेंसिंग, अपने आप ओवरटाइम गणना और टाइमशीट स्वीकृति प्रक्रियाएँ अपेक्षा के अनुसार काम करती हैं। कियोस्क मोड साझा उपकरणों पर चेहरा पहचान का समर्थन करता है। टाइमशीट QuickBooks, Xero और ADP में एक्सपोर्ट होती हैं।

इसकी कीमत जटिलता है। Connecteam में तीन अलग उत्पाद हब (ऑपरेशंस, कम्युनिकेशंस, HR) हैं और हर एक का अपना मूल्य स्तर है। अगर तीनों की सुविधाएँ चाहिए तो लागत तेज़ी से बढ़ती है: तीनों हब का Basic प्रति उपयोगकर्ता शुल्क से पहले ही $87 प्रति माह पड़ता है। और चूँकि यह बिना डेस्क वाले सभी उद्योगों (सफ़ाई, सुरक्षा, लॉजिस्टिक्स) के लिए बना है, निर्माण के लिए इसकी गहराई ClockShark जैसे विशेष टूल से कम है। इसमें कॉस्ट कोड पदानुक्रम वाली जॉब कॉस्टिंग नहीं है, अनुमान सॉफ़्टवेयर से एकीकरण नहीं है और प्रचलित मजदूरी ट्रैकिंग भी नहीं है।

उपयोगकर्ता क्या कहते हैं: Capterra की समीक्षाएँ सुविधाओं की व्यापकता और मोबाइल ऐप की गुणवत्ता की तारीफ़ करती हैं। सबसे बार-बार आने वाली शिकायतें उलझी हुई मूल्य संरचना और तीनों हब सेट करने की सीखने की चुनौती को लेकर हैं।

कीमत: 10 उपयोगकर्ताओं तक मुफ़्त। ऑपरेशंस हब 30 उपयोगकर्ताओं तक $29 प्रति माह से शुरू। अतिरिक्त हब की कीमत अलग।

किसके लिए सबसे अच्छा: वे मुख्य ठेकेदार जिन्हें एक ही प्लेटफ़ॉर्म में समय ट्रैकिंग, डिजिटल सुरक्षा फ़ॉर्म, टीम संवाद और कर्मचारी ऑनबोर्डिंग चाहिए और जो इसे ठीक से सेट करने में समय लगाने को तैयार हैं।

5QuickBooks Time

अगर आपका लेखा QuickBooks Online पर चलता है तो यह सबसे कम अड़चन वाला रास्ता है। पहले TSheets के नाम से जाना जाने वाला यह टूल अब Intuit के दायरे में है। पेरोल सिंक मूल रूप से बना हुआ है: घंटे बिना एक्सपोर्ट, इम्पोर्ट या CSV फ़ाइल के सीधे QuickBooks Payroll में पहुँचते हैं। जिन ठेकेदारों का मुनीम या अकाउंटेंट पहले से इसी दायरे में काम करता है, उनके लिए टाइमशीट से तनख़्वाह तक की प्रक्रिया की सबसे बड़ी अड़चन खत्म हो जाती है।

GPS ट्रैकिंग और जियोफेंसिंग काम करती हैं, हालाँकि जियोफेंसिंग सख़्त रोक से ज़्यादा एक अलर्ट व्यवस्था है: कर्मचारी जियोफेंस के बाहर भी हाज़िरी लगा सकते हैं और हाज़िरी रुकने के बजाय प्रबंधकों को सूचना मिल जाती है। ब्रेडक्रम्ब ट्रेल वाली माइलेज ट्रैकिंग उन ठेकेदारों के लिए अच्छा अतिरिक्त लाभ है जो यात्रा खर्च लौटाते हैं या वाहन के उपयोग का दस्तावेज़ रखते हैं।

लेकिन दिक्कतें असली हैं। G2 और Capterra पर कई उपयोगकर्ता समीक्षाएँ मोबाइल ऐप के अटकने और धीमे लोड होने की बात कहती हैं, खासकर Android पर। ओवरटाइम गणना इंजन में ज्ञात सटीकता की समस्याएँ हैं: कई समीक्षकों ने ऐसे मामले दर्ज किए हैं जहाँ गणना किया गया ओवरटाइम मैनुअल जाँच से मेल नहीं खाया। $20 प्रति माह बेस और $8 प्रति उपयोगकर्ता के हिसाब से यह जो देता है उसके लिए सस्ता भी नहीं है। 30 लोगों की टीम को Premium प्लान पर $260 प्रति माह पड़ता है और Elite प्लान ($40 बेस + $10 प्रति उपयोगकर्ता) इसे $340 तक पहुँचा देता है।

उपयोगकर्ता क्या कहते हैं: QuickBooks एकीकरण की सराहना हर तरफ़ होती है। शिकायतें मोबाइल ऐप की स्थिरता, सुविधाओं के मुकाबले कीमत और ओवरटाइम गणना की उन गड़बड़ियों पर केंद्रित हैं जिनके लिए मैनुअल सुधार करना पड़ता है।

कीमत: Time Premium $20 प्रति माह + $8 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह। Time Elite $40 प्रति माह + $10 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह। 30 दिन का मुफ़्त ट्रायल। QuickBooks Online सब्सक्रिप्शन ज़रूरी।

किसके लिए सबसे अच्छा: वे ठेकेदार जिनका पेरोल पहले से QuickBooks से चलता है और जो ऐप की खुरदुरी बातें स्वीकार करके भी बिना अड़चन वाला टाइमशीट सिंक चाहते हैं।

6busybusy

busybusy को एक निर्माण कंपनी ने निर्माण टीमों के लिए बनाया है, और यह बात इसकी बारीकियों में दिखती है। मुफ़्त प्लान वाकई हमेशा के लिए मुफ़्त है और उपयोगकर्ताओं की कोई सीमा नहीं है, फिर भी हर हाज़िरी और छुट्टी पर GPS लोकेशन दर्ज होती है – वह सुविधा जिसे ज़्यादातर ऐप सशुल्क स्तर के पीछे रखते हैं। कागज़ी टाइम कार्ड छोड़ रहे छोटे ठेकेदार के लिए अकेले यही पूरा कामकाज बिना खर्च चला सकता है।

बड़े कामों में busybusy अपनी कीमत उपकरण और लागत ट्रैकिंग से वसूलता है। श्रम घंटों के साथ यह उपकरणों का उपयोग भी दर्ज करता है और दोनों को खास परियोजनाओं तथा कॉस्ट कोड से जोड़ता है, जिससे मुंशी लगभग तुरंत देख लेता है कि एक ढलाई या ढाँचे के चरण पर असल में कितना खर्च आया। $9.99 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह वाला सशुल्क Pro स्तर शेड्यूलिंग, पर्यवेक्षक टूल और गहरी रिपोर्ट खोलता है, और $14.99 वाला Premium फ़ोटो दस्तावेज़ीकरण तथा सुरक्षा सुविधाएँ जोड़ता है। पेच यह है कि मुफ़्त प्लान चौड़ा होने के बावजूद सबसे धारदार रिपोर्टिंग और प्रबंधन टूल सशुल्क तरफ़ ही रखता है, इसलिए बढ़ती टीमें अक्सर एक ही सीज़न में इससे आगे निकल जाती हैं।

कीमत: उपयोगकर्ताओं की सीमा के बिना हमेशा मुफ़्त, GPS हाज़िरी के साथ। Pro $9.99 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह; Premium $14.99 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह। सशुल्क स्तरों पर मुफ़्त ट्रायल।

किसके लिए सबसे अच्छा: वे निर्माण टीमें जिन्हें असली जॉब कॉस्टिंग और उपकरण ट्रैकिंग चाहिए, और जो बढ़ने से पहले बुनियादी ज़रूरतें मुफ़्त प्लान से पूरी करना चाहती हैं।

7Timeero

Timeero उन ठेकेदारों के लिए सही चुनाव है जिनकी टीमें दिन भर साइटों के बीच गाड़ी चलाती रहती हैं। हर प्लान GPS और माइलेज ट्रैक करता है, और माइलेज लॉग इतना सटीक होता है कि उसे सीधे लेखा विभाग को भरपाई के लिए सौंपा जा सके, जो पूरे हफ़्ते ट्रक चलाने वाले सर्विस ठेकेदारों के लिए असली बचत है। हाज़िरी, रास्ते और मील सब एक ही टाइमलाइन में आते हैं जिसे दफ़्तर बाद में जाँच सकता है।

Basic प्लान सालाना भुगतान पर $5 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह से शुरू होता है, लेकिन टीम को 10 लोगों तक सीमित रखता है और उसमें जियोफेंसिंग नहीं है। हाज़िरी को साइट से बाँधने के लिए $7.50 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह वाला Pro स्तर चाहिए, जिसमें शेड्यूलिंग, जॉब ट्रैकिंग और पेरोल एकीकरण भी आते हैं; $10 वाला Premium चेहरा पहचान वाले कियोस्क और देखभाल तथा फ़ील्ड कार्य के लिए इलेक्ट्रॉनिक विज़िट सत्यापन जोड़ता है। कोई स्थायी मुफ़्त प्लान नहीं है, सिर्फ़ 14 दिन का ट्रायल, इसलिए Timeero उस टीम के लिए है जिसने तय कर लिया है कि माइलेज की सटीकता पैसे के लायक है।

कीमत: Basic $5 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह (सालाना, 10 उपयोगकर्ताओं तक); Pro $7.50 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह; Premium $10 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह। GPS और माइलेज सभी स्तरों पर, जियोफेंसिंग Pro से। 14 दिन का ट्रायल, कोई मुफ़्त प्लान नहीं।

किसके लिए सबसे अच्छा: वे चलती-फिरती टीमें और सर्विस ठेकेदार जिन्हें घंटों के साथ सटीक माइलेज ट्रैकिंग चाहिए।

8Hubstaff

Hubstaff ठेकेदार समय ट्रैकिंग में उत्पादकता निगरानी की दुनिया से आता है, जिससे यह उन ठेकेदारों के लिए अच्छा बैठता है जो फ़ील्ड टीमें और दफ़्तर का स्टाफ़ दोनों चलाते हैं। यह घंटे, गतिविधि स्तर और सही स्तर पर GPS लोकेशन ट्रैक करता है, फिर सब कुछ श्रम रिपोर्ट और पेरोल में समेट देता है। जो कारोबार साइट और दफ़्तर दोनों के लिए एक ही टूल चाहता है, उसके लिए यही व्यापकता आकर्षण है।

हालाँकि कीमत ध्यान से पढ़नी चाहिए। Starter सालाना भुगतान पर $5.83 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह पड़ता है, लेकिन GPS ट्रैकिंग और जियोफेंसिंग सिर्फ़ $10 प्रति उपयोगकर्ता वाले Team प्लान में मिलती हैं और अक्सर उस पर प्रति सीट अतिरिक्त शुल्क भी लगता है। जिस फ़ील्ड टीम को लोकेशन सत्यापन चाहिए, उसके लिए सब जोड़ने पर यह $15 से $20 प्रति उपयोगकर्ता के करीब पहुँच सकता है, जो निर्माण-पहले बने टूल के मुकाबले भारी है। कोई मुफ़्त प्लान नहीं है, सिर्फ़ 14 दिन का ट्रायल।

कीमत: Starter $5.83 प्रति उपयोगकर्ता प्रति माह (सालाना); Grow $7.50; Team $10 (GPS और जियोफेंसिंग यहीं, कभी-कभी अतिरिक्त शुल्क के साथ); Enterprise $25। 14 दिन का ट्रायल, कोई मुफ़्त प्लान नहीं।

किसके लिए सबसे अच्छा: फ़ील्ड और डेस्क कर्मचारियों की मिली-जुली टीमें जो गतिविधि ट्रैकिंग और पेरोल एक ही टूल में चाहती हैं और GPS की ऊँची लागत सह सकती हैं।

इन ऐप्स की लागत की तुलना

इस श्रेणी में कीमतें बहुत बिखरी हुई हैं और दिखने वाली कीमत शायद ही पूरी कहानी बताती है। बेस शुल्क, प्रति उपयोगकर्ता चार्ज और सुविधाओं के स्तर सीधी तुलना को मुश्किल बना देते हैं। 25 लोगों की ठेकेदार टीम हर प्लेटफ़ॉर्म पर असल में हर महीने कितना चुकाती है, वह यह रहा:

समय ट्रैकिंग से आगे पूरा टीम प्लेटफ़ॉर्म चाहिए

समय ट्रैकिंग पहेली का एक हिस्सा है। अगर आपको उसी टूल में टीम शेड्यूलिंग, संवाद और पेरोल की तैयारी भी चाहिए, तो सही तुलना अलग-अलग टाइमशीट ऐप्स के बीच नहीं, बल्कि टीम प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म के बीच है।

• Shifton: 10 उपयोगकर्ताओं तक मुफ़्त। समय ट्रैकिंग और GPS मॉड्यूल के साथ 25 उपयोगकर्ताओं के लिए, चुने गए मॉड्यूल के हिसाब से लगभग $25-75 प्रति माह। कोई बेस शुल्क नहीं
• ClockShark Standard: $40 बेस + ($9 x 25) = $265 प्रति माह
• Workyard: $50 बेस + ($6 x 25) = $200 प्रति माह
• Connecteam Operations Basic: $29 प्रति माह (30 उपयोगकर्ताओं तक)। लेकिन कम्युनिकेशंस या HR हब जोड़ते ही लागत उछल जाती है
• QuickBooks Time Premium: $20 बेस + ($8 x 25) = $220 प्रति माह, साथ में आपका QuickBooks Online सब्सक्रिप्शन

यहाँ Shifton का मॉड्यूलर मॉडल अलग दिखता है। आप उन सुविधाओं के लिए $200 से ज़्यादा प्रति माह नहीं देते जिन्हें इस्तेमाल ही नहीं करते। जिस टीम को सिर्फ़ GPS हाज़िरी और टाइमशीट चाहिए, वह उस टीम से काफ़ी कम चुकाती है जिसे अनुपालन ट्रैकिंग और पेरोल रिपोर्ट भी चाहिए, और परियोजनाओं की माँग के हिसाब से मॉड्यूल जोड़े जा सकते हैं।

आपके ठेकेदारी कारोबार के लिए कौन-सा ऐप सही है

सही चुनाव इस पर निर्भर करता है कि अभी असल में आपका समय और पैसा कहाँ खर्च हो रहा है।

अगर आप छोटे या मध्यम ठेकेदार हैं और आपको किफ़ायती, लचीली समय ट्रैकिंग चाहिए जो टीम के साथ बढ़े, तो Shifton से शुरू करें। मुफ़्त प्लान बुनियादी शेड्यूलिंग के साथ 10 उपयोगकर्ताओं को कवर करता है, और GPS, पेरोल तथा अनुपालन मॉड्यूल तभी जुड़ते हैं जब कोई परियोजना उनकी माँग करे। न सालाना अनुबंध, न बेकार सुविधाओं का बोझ।

अगर आपका कारोबार जॉब कॉस्टिंग पर टिका है और हर घंटे को किसी खास परियोजना और टास्क से जुड़ा होना चाहिए, तो ClockShark ठीक उसी वर्कफ़्लो के लिए बना है। जॉब के हिसाब से समय आवंटन इस समूह में सबसे बेहतर है।

अगर प्रचलित मजदूरी अनुपालन या ग्राहक बिलिंग सत्यापन के लिए कर्मचारी की जगह का GPS स्तर का प्रमाण चाहिए, तो Workyard की ब्रेडक्रम्ब ट्रैकिंग वह दस्तावेज़ देती है जो दूसरे ऐप नहीं बनाते।

अगर आपको हाज़िरी के साथ डिजिटल सुरक्षा चेकलिस्ट, दुर्घटना फ़ॉर्म और टीम संवाद चाहिए, तो Connecteam उन ऑपरेशंस टूल को एक साथ बाँध देता है जिनके लिए वरना अलग-अलग सब्सक्रिप्शन लेने पड़ते।

अगर आपका अकाउंटेंट पहले से सब कुछ Intuit के दायरे में चलाता है और प्राथमिकता बिना अड़चन वाला पेरोल सिंक है, तो QuickBooks Time मूल रूप से जुड़ जाता है और एक्सपोर्ट का कदम खत्म कर देता है।

साइट पर निर्माण समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर कैसे काम करता है

निर्माण समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर एक ही सवाल का जवाब देता है: काम में कितने घंटे गए। टीम को सही साइट पर वर्क ऑर्डर के साथ पहुंचाना अलग परत है, और उसे संभालता है फील्ड सर्विस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर।

विचार सीधा है, लेकिन जब आप इसे कई साइटों पर हर हफ़्ते बदलने वाली टीमों के साथ चलाते हैं तो बारीकियाँ मायने रखने लगती हैं।

कर्मचारी साइट पर पहुँचता है और अपने फ़ोन पर ऐप खोलता है। वह हाज़िरी पर टैप करता है, ऐप उसकी GPS लोकेशन दर्ज करता है और सिस्टम जाँचता है कि वह उस परियोजना के लिए तय जियोफेंस सीमा के भीतर है या नहीं। अगर है तो हाज़िरी दर्ज हो जाती है। नहीं है तो आपकी सेटिंग के अनुसार वह या तो रुक जाती है या प्रबंधक की समीक्षा के लिए चिह्नित हो जाती है।

शिफ्ट के दौरान कर्मचारी ब्रेक दर्ज कर सकता है (ऐप अवधि और स्थानीय नियमों का पालन ट्रैक करता है), साइट के दूसरे हिस्से में जाने पर टास्क या परियोजना बदल सकता है और दिन खत्म होने पर छुट्टी दर्ज कर सकता है। Workyard और Shifton जैसे कुछ ऐप पूरी शिफ्ट में लगातार GPS ट्रैक करके रूट नक्शा बनाते हैं। दूसरे सिर्फ़ हाज़िरी और छुट्टी के समय लोकेशन दर्ज करते हैं।

वेतन अवधि के अंत में पर्यवेक्षक एडमिन डैशबोर्ड में टाइमशीट की समीक्षा करता है। घंटे पहले ही गणना हो चुके होते हैं, ओवरटाइम चिह्नित होता है और डेटा पेरोल में एक्सपोर्ट करने के लिए तैयार रहता है। हाज़िरी से तनख़्वाह तक का पूरा चक्र डिजिटल रहता है, और सटीकता का फ़ायदा वहीं से आता है। कोई शुक्रवार दोपहर याददाश्त के भरोसे कागज़ी फ़ॉर्म नहीं भरता।

एसोसिएटेड जनरल कॉन्ट्रैक्टर्स ऑफ़ अमेरिका के अनुसार, श्रम लागत प्रबंधन उद्योग की सबसे बड़ी परिचालन चुनौतियों में से एक है। डिजिटल समय ट्रैकिंग उस मैनुअल डेटा एंट्री परत को हटाकर इसका सीधा समाधान करती है जहाँ ज़्यादातर त्रुटियाँ जन्म लेती हैं।

समय ट्रैकिंग ऐप चुनते समय ठेकेदार जो गलतियाँ करते हैं

इन आठ प्लेटफ़ॉर्म का असल प्रदर्शन देखने के बाद कुछ ऐसे पैटर्न साफ़ दिखते हैं जिनकी वजह से ठेकेदार गलत टूल तक पहुँच जाते हैं।

सिर्फ़ दिखने वाली कीमत देखकर चुनना। सबसे सस्ती प्रति उपयोगकर्ता दर का मतलब सबसे कम कुल लागत नहीं है। बेस शुल्क, ज़रूरी ऐड-ऑन और छह महीने बाद चाहिए वाली सुविधाओं की लागत सब जुड़ती है। Shifton का मॉड्यूलर तरीका इस जाल से बचाता है: आप उस क्षमता के पैसे नहीं देते जो अभी चालू ही नहीं की। दूसरी ओर $50 बेस शुल्क और ज़रूरी ऐड-ऑन वाला $6 प्रति उपयोगकर्ता का ऐप चुपचाप उस $9 प्रति उपयोगकर्ता वाले ऐप से महँगा पड़ सकता है जिसमें सब कुछ शामिल है।

टीम की स्वीकार्यता को नज़रअंदाज़ करना। दुनिया का सबसे अच्छा फ़ीचर सेट भी बेकार है अगर टीम उसे इस्तेमाल न करे। उलझी सेटअप प्रक्रिया या डेस्कटॉप-पहले इंटरफ़ेस वाले ऐप मैदान में जल्दी नाकाम होते हैं। कर्मचारियों को दो टैप में हाज़िरी लगानी चाहिए, न कि कई चरणों वाले मेनू में भटकना। Shifton और ClockShark दोनों इसे अच्छी तरह संभालते हैं, इनका मोबाइल इंटरफ़ेस इतना सरल है कि समझने के लिए प्रशिक्षण सत्र नहीं चाहिए।

मैदान की समस्या के लिए ऑफिस का टूल खरीदना। दूर से काम करने वाले डेस्क कर्मचारियों के लिए बने सामान्य समय ट्रैकिंग ऐप तकनीकी रूप से निर्माण के घंटे दर्ज कर सकते हैं। लेकिन वे जियोफेंस वाली साइटें, कई परियोजनाओं में आवंटन या राज्य के हिसाब से ओवरटाइम नियम नहीं संभालेंगे। अंत में आप स्प्रेडशीट में जुगाड़ बनाते रह जाते हैं, जिससे डिजिटल होने का पूरा मकसद ही खत्म हो जाता है।

विस्तार को भूल जाना। जो टूल 10 लोगों की टीम के लिए ठीक है, ज़रूरी नहीं कि 60 के लिए भी चले। देखिए कि मूल्य मॉडल बढ़ोतरी को सज़ा देता है (ऊँची प्रति उपयोगकर्ता दर) या उसे आसान बनाता है (मात्रा के हिसाब से कीमत, छोटी टीमों के लिए मुफ़्त स्तर)। Shifton का 10 उपयोगकर्ताओं तक का मुफ़्त प्लान आपको पूरी कंपनी में लागू करने से पहले एक टीम पर परखने देता है, और मॉड्यूलर कीमत बढ़ने के साथ लागत को अनुपात में रखती है।

निर्माण समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर को अलग क्या बनाता है

सामान्य टाइम क्लॉक मान कर चलते हैं कि सब एक ही जगह काम करते हैं। निर्माण समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर इसका उलटा मानता है: टीमें साइटों के बीच घूमती हैं, पार्किंग में खड़े होकर फ़ोन से हाज़िरी लगाती हैं और तहखाने या स्टील ढाँचे वाली मंज़िल पर सिग्नल खो देती हैं। इस पेशे के लिए बना टूल इन हकीकतों से लड़ने के बजाय उन्हें मानकर चलता है।

इनमें से एक भी छूटे तो घंटे रिसने लगते हैं।

निर्माण के लिए तैयार ऐप को दफ़्तर की टाइमशीट से तीन चीज़ें अलग करती हैं। वह ऑफ़लाइन काम करता है, हाज़िरी को फ़ोन में जमा रखता है और सिग्नल लौटने पर सिंक कर देता है, ताकि तहखाने में लगी हाज़िरी खोए नहीं। वह घंटों को सिर्फ़ व्यक्ति से नहीं बल्कि परियोजना या कॉस्ट कोड से जोड़ता है, ताकि काम की कीमत लगाते समय आँकड़ों का मतलब बने। और वह हाज़िरी के वक़्त की जगह दर्ज करता है, चाहे GPS निर्देशांक से या साइट के चारों ओर जियोफेंस से, ताकि रिकॉर्ड कब के साथ कहाँ का जवाब भी दे। इनमें से कोई एक भी न हो तो ऐप साइट और पेरोल के बीच कहीं न कहीं घंटे बहा देगा।

साइट पर जॉब कॉस्टिंग और कॉस्ट कोड

निर्माण की बोली में श्रम आमतौर पर सबसे कम अनुमान लगने वाली मद होती है, और जॉब कॉस्टिंग वही तरीका है जिससे ठेकेदार उसे ईमानदार रखता है। यह दर्ज करने के बजाय कि कर्मचारी ने आठ घंटे लगाए, जॉब कॉस्टिंग दर्ज करती है कि वे आठ घंटे किस परियोजना के किस चरण में लगे। पूरी टीम पर एक हफ़्ते तक ऐसा कीजिए और आप अनुमानित श्रम की तुलना असल श्रम से चरण दर चरण कर सकेंगे।

कसी हुई बोली पर यही पूरा खेल है।

यहाँ बताए गए ऐप इसे अलग-अलग गहराई से संभालते हैं। busybusy और Workyard घंटों को परियोजनाओं तथा कॉस्ट कोड से जोड़ना अपनी मुख्य सुविधा मानते हैं, इसीलिए दोनों उन ठेकेदारों के लिए ठीक हैं जो चरण के हिसाब से बोली लगाते हैं। Shifton श्रम को परियोजना के हिसाब से ट्रैक करता है और साफ़ लागत रिपोर्ट एक्सपोर्ट करता है, हालाँकि बोली की मदों से जुड़े बहुस्तरीय कॉस्ट कोड पदानुक्रम तक नहीं जाता। अगर आपका अनुमान Procore या ऐसे ही प्लेटफ़ॉर्म पर बनता है, तो तय करने से पहले देख लें कि हर टूल कैसे एक्सपोर्ट करता है, क्योंकि घंटों को हाथ से दोबारा भरना पूरे मकसद को खत्म कर देता है।

सरकारी और प्रचलित मजदूरी वाले कामों के लिए प्रमाणित पेरोल

सार्वजनिक काम की बोली लगाने वाले हर ठेकेदार का सामना प्रमाणित पेरोल से होता है। डेविस-बेकन अधिनियम के दायरे वाली संघीय परियोजनाओं और राज्य की प्रचलित मजदूरी परियोजनाओं में आपको हर हफ़्ते ऐसी रिपोर्ट देनी होती है जिसमें हर कर्मचारी, उसका वर्गीकरण, घंटे और दी गई मजदूरी दर्ज हो, और उस पर झूठी गवाही के दंड के तहत हस्ताक्षर हों। घंटे गलत हुए तो रिपोर्ट गलत होगी, इसीलिए उसके नीचे का समय डेटा एकदम सही होना चाहिए।

इस सूची के ज़्यादातर टूल आपके लिए प्रमाणित पेरोल दाखिल नहीं करते, लेकिन वे जो सटीक और वर्गीकरण के लिए तैयार घंटे जुटाते हैं, वही इस प्रक्रिया का ज़रूरी इनपुट है। QuickBooks Time घंटों को QuickBooks में भेजता है, जहाँ प्रमाणित पेरोल के ऐड-ऑन रहते हैं। Shifton कर्मचारी और परियोजना के हिसाब से घंटे एक्सपोर्ट करता है जो पेरोल प्रक्रिया में चले जाते हैं। अगर सार्वजनिक काम आपके कारोबार का असली हिस्सा है, तो साफ़ और जाँचे जा सकने वाले घंटों को अनुपालन कागज़ात की नींव मानिए, और पक्का कीजिए कि एक्सपोर्ट उस सिस्टम से मेल खाता है जो आपकी रिपोर्ट बनाता है।

निर्माण समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर की तुलना एक नज़र में

FAQ

Daria Oleshko

Shifton में कस्टमर सक्सेस मैनेजर, कार्यबल प्रबंधन और फील्ड सर्विस मैनेजमेंट में व्यापक अनुभव के साथ।