8 perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi terbaik

Biaya tenaga kerja menyumbang 40-60% dari total biaya proyek dalam konstruksi. Ketika lembar waktu tidak akurat – dan American Payroll Association memperkirakan tingkat kesalahan 1-8% untuk pelacakan manual – hal itu langsung diterjemahkan menjadi kerugian keuntungan. Pada anggaran tenaga kerja $4 juta, bahkan kesalahan 5% berarti $200.000 dalam biaya yang tidak terlacak atau salah dialokasikan.

Itulah mengapa aplikasi pelacakan waktu untuk kontraktor ada. Mereka menggantikan catatan kertas, menghilangkan buddy punching, dan memberi Anda catatan terverifikasi GPS tentang siapa yang bekerja di mana dan berapa lama. Tetapi tidak semua dibuat untuk cara tim konstruksi benar-benar beroperasi – di beberapa lokasi kerja, di area dengan sinyal tidak stabil, dengan pekerja yang tidak duduk di meja.

Kami menguji delapan aplikasi pelacakan waktu khususnya untuk seberapa baik mereka menangani alur kerja kontraktor dan konstruksi. Kriterianya: akurasi GPS, keandalan geofencing, kedalaman perhitungan biaya pekerjaan, integrasi penggajian, kegunaan mobile di lapangan, dan harga nyata untuk tim 10 hingga 100+.

Apa yang Harus Dicari dalam Aplikasi Pelacakan Waktu untuk Kontraktor

Pencatatan waktu hanyalah satu lapisan. Tim yang juga membagi tugas dan menutup work order di lapangan biasanya membandingkan software manajemen layanan lapangan gratis, bukan aplikasi absensi yang berdiri sendiri.

Tidak semua pencatat waktu berfungsi di lokasi konstruksi. Aplikasi yang dirancang untuk ritel dan kantor cenderung mengandaikan Wi-Fi stabil, lokasi tetap, dan satu alamat kerja. Konstruksi berbeda. Kru Anda berpindah antar lokasi, shift berubah setiap hari, dan sering kali ada yang absen dari parkiran dengan sinyal dua bar.

Aplikasi pelacakan waktu kelas kontraktor perlu menangani beberapa hal dengan baik:

• Absensi GPS dengan geofencing – agar pekerja hanya bisa absen ketika benar-benar berada di lokasi proyek, bukan dari rumah atau dari antrean drive-through
• Alokasi waktu di level pekerjaan – kemampuan menetapkan jam ke proyek, tugas, atau kode biaya tertentu. Tanpa ini Anda tahu berapa jam yang terpakai, tetapi tidak tahu ke mana uangnya pergi
• Otomatisasi lembur dan istirahat – perhitungan lembur manual lintas aturan berbagai wilayah adalah tempat kesalahan penggajian menumpuk. Aplikasi harus menangani persyaratan FLSA federal dan aturan khusus tiap negara bagian secara otomatis
• Ekspor siap penggajian – jika lembar waktu Anda tidak tersinkron dengan QuickBooks, ADP, Xero, atau sistem penggajian apa pun yang Anda pakai, tetap ada orang yang mengetik ulang data setiap minggu
• Berjalan luring atau pada sinyal lemah – lokasi konstruksi bukan gedung perkantoran. Jika aplikasi menuntut LTE penuh untuk absen, ia gagal di ujian paling dasar

Dengan daftar periksa itu di kepala, inilah delapan aplikasi yang benar-benar bekerja untuk kru konstruksi dan tim kontraktor.

8 Aplikasi Pelacakan Waktu Terbaik untuk Kontraktor

1Shifton

Shifton adalah platform manajemen tenaga kerja yang menyatukan pelacakan waktu, penjadwalan shift, dan pelaporan biaya tenaga kerja dalam satu sistem. Bagi kontraktor, keunggulan utamanya adalah model harga modular: Anda mulai dari paket gratis (hingga 10 pengguna, tanpa batas waktu) lalu menambahkan hanya modul yang benar-benar dibutuhkan. Pelacakan GPS, penggajian, kepatuhan, manajemen tugas – masing-masing adalah modul terpisah dengan uji coba gratis 30 hari sebelum Anda berkomitmen.

Ini penting bagi bisnis kontraktor karena ukuran kru naik turun. Anda bisa punya 15 pekerja di proyek perumahan dan 60 di lokasi komersial. Kebanyakan aplikasi pelacakan waktu menagih tarif tetap per pengguna terlepas dari fitur yang Anda pakai. Shifton membuat Anda bisa menyesuaikan rangkaian fiturnya, bukan hanya jumlah orangnya.

GPS dan geofencing: Pekerja absen lewat aplikasi seluler dan Shifton mencatat koordinat GPS mereka. Anda dapat menyiapkan lokasi kerja ber-geofence sehingga absensi hanya diterima dalam radius yang ditentukan di sekitar lokasi proyek. Modul pelacakan rute GPS menampilkan seluruh jalur yang ditempuh karyawan selama shift, berguna untuk kru yang berpindah lokasi sepanjang hari.

Lembur dan kepatuhan: Modul kepatuhan melacak kewajiban istirahat, batas jam maksimum, dan ambang lembur berdasarkan aturan ketenagakerjaan setempat. Bagi kontraktor yang bekerja lintas wilayah, ini menghapus perhitungan manual yang menjadi sumber sengketa penggajian.

Transparansi biaya tenaga kerja: Modul penggajian menghitung gaji kotor dari jam normal, lembur, dan kerja di hari libur. Anda bisa melihat persis berapa biaya tenaga kerja tiap proyek sebelum faktur keluar, bukan dua minggu kemudian saat penggajian berjalan.

Antarmuka multibahasa: Shifton mendukung lebih dari 40 bahasa di seluruh aplikasi. Jika kru Anda punya pekerja berbahasa lain atau subkontraktor dari berbagai negara, semua orang memakai sistem dalam bahasanya sendiri. Tanpa akal-akalan, tanpa aplikasi penerjemah.

Penjadwalan dan manajemen cuti: Berbeda dari kebanyakan pencatat waktu di daftar ini, Shifton menyertakan penjadwalan shift lengkap. Anda bisa menyusun jadwal mingguan, menempatkan kru ke proyek, menangani tukar shift, serta mengelola pengajuan cuti dan sakit, semuanya di dalam platform yang sama. Artinya satu langganan lebih sedikit dan satu aplikasi lebih sedikit yang harus dipelajari kru.

Pelaporan: Modul pelaporan memecah jam kerja, lembur, dan biaya tenaga kerja per karyawan, proyek, atau periode. Bagi kontraktor yang harus menunjukkan kepada klien bagaimana jam kerja dialokasikan, atau yang ingin membandingkan tenaga kerja perkiraan dengan realisasi pada satu proyek, laporan ini diekspor rapi tanpa perlu menyusun ulang spreadsheet.

Yang masih bisa lebih baik: Shifton tidak punya hierarki kode biaya berlapis maupun integrasi langsung dengan perangkat lunak estimasi konstruksi seperti Procore atau PlanGrid. Jika alur kerja Anda menuntut pelacakan kode biaya bertingkat yang terkait item penawaran tertentu, pemetaan itu harus ditangani di luar platform. Bagi sebagian besar kontraktor kecil dan menengah yang melacak tenaga kerja per proyek alih-alih per kode biaya rinci, ini bukan hambatan.

Harga: Paket gratis untuk hingga 10 karyawan dengan penjadwalan dasar. Modul berbayar mulai $0,50 per pengguna per bulan. Tiap modul mencakup uji coba gratis 30 hari. Penagihan tahunan hemat 20%.

Paling cocok untuk: Tim kontraktor segala ukuran yang ingin mulai gratis, menambah fitur seiring pertumbuhan, dan menghindari membayar paket bundel penuh alat yang tidak dipakai.

2ClockShark

ClockShark dibangun khusus untuk perusahaan konstruksi dan layanan lapangan. Nilai jual terkuatnya adalah cara menangani perhitungan biaya proyek: setiap kali pekerja absen masuk, ia memilih satu pekerjaan dan satu tugas, lalu jam kerja otomatis dialokasikan ke proyek yang tepat. Bagi kontraktor yang menagih klien per pekerjaan atau melacak tenaga kerja terhadap estimasi, ini menghemat berjam-jam rekonsiliasi manual setiap minggu.

Pelacakan GPS-nya bekerja baik. Anda mendapat peta waktu nyata yang menunjukkan posisi tiap anggota kru, dan geofencing-nya cukup andal sehingga sebagian besar pengguna jarang melaporkan absensi keliru. Mode kiosk dengan pengenalan wajah berguna untuk tablet bersama di lokasi, meski butuh perangkat keras tertentu agar berjalan semestinya.

Kelemahan ClockShark ada di pelaporan. Laporan bawaan menutup kebutuhan dasar – jam per pekerjaan, lembur, ringkasan penggajian – tetapi pelaporan khusus terbatas. Jika Anda perlu analisis biaya tenaga kerja yang dipecah menurut hierarki kode biaya bertingkat, kemungkinan besar Anda akan mengekspor data dan menyusun laporannya sendiri. Antarmukanya juga terasa usang dibanding pesaing yang lebih baru.

Kata pengguna: Pengulas di Capterra konsisten memuji tampilan peta GPS dan pelacakan di level pekerjaan. Keluhan paling umum menyangkut keterbatasan pelaporan dan aplikasi yang sesekali tersendat di perangkat Android.

Harga: Paket Standard $40 per bulan biaya dasar + $9 per pengguna per bulan. Paket Pro $60 per bulan biaya dasar + $11 per pengguna per bulan. Uji coba gratis 14 hari.

Paling cocok untuk: Perusahaan konstruksi yang butuh pelacakan waktu ketat di level pekerjaan dan menagih klien berdasarkan jam tenaga kerja per proyek.

3Workyard

Pelacakan GPS Workyard paling rinci di kelompok ini. Aplikasi ini memakai pencatatan lokasi bergaya jejak remah, yaitu merekam posisi pekerja pada interval tetap sepanjang shift, bukan hanya saat absen masuk dan keluar. Artinya Anda memperoleh peta rute lengkap untuk setiap karyawan, setiap hari. Bagi kontraktor yang mengelola kru berpindah atau menghadapi kepatuhan upah yang berlaku, dokumentasi lokasi setingkat ini sulit ditemukan di tempat lain.

Aplikasi juga mendeteksi aktivitas berkendara secara otomatis dan bisa memisahkan waktu perjalanan dari waktu kerja di lokasi. Geofencing dapat disesuaikan per lokasi proyek, dan absensi dibatasi pada zona yang ditetapkan. Pelacakan istirahat cukup kokoh: Anda bisa mengatur potongan makan siang otomatis dan aturan kepatuhan per wilayah, meski kebijakan lembur harus ditetapkan per karyawan alih-alih untuk seluruh perusahaan, sehingga menambah pekerjaan administrasi pada kru besar.

Celah terbesarnya adalah penjadwalan. Workyard pada dasarnya alat pelacakan waktu dan verifikasi lokasi. Jika Anda juga perlu menyusun jadwal shift mingguan, menempatkan kru ke proyek, atau mengelola pengajuan cuti, Anda memerlukan platform kedua. Bagi kontraktor yang hanya perlu menjawab di mana orang saya berada dan berapa lama, aplikasi ini bekerja sangat baik.

Kata pengguna: Pengulas di G2 menyoroti akurasi GPS dan fitur rute jejak remah. Keluhan umum berpusat pada biaya dasar $50 per bulan (terasa berat untuk tim yang sangat kecil) dan tidak adanya fungsi penjadwalan.

Harga: Mulai $6 per pengguna per bulan + biaya dasar $50 per bulan. Uji coba gratis 14 hari.

Paling cocok untuk: Kontraktor dan subkontraktor yang butuh bukti lokasi pekerja setingkat GPS untuk kepatuhan, dokumentasi upah yang berlaku, atau verifikasi penagihan klien.

4Connecteam

Connecteam adalah platform operasional serba ada yang kebetulan menyertakan pelacakan waktu. Jika bisnis kontraktor Anda membutuhkan formulir digital (daftar periksa keselamatan, laporan harian, catatan insiden), modul pelatihan karyawan, dan komunikasi tim di samping jam absensi, semuanya dibungkus dalam satu aplikasi. Bagi kontraktor utama yang mengelola dokumentasi kepatuhan di banyak lokasi, integrasi itu menghapus kebutuhan tiga sampai empat alat terpisah.

Pelacakan waktunya sendiri sudah memadai. Absensi GPS, geofencing, perhitungan lembur otomatis, dan alur persetujuan lembar waktu berjalan sesuai harapan. Mode kiosk mendukung pengenalan wajah pada perangkat bersama. Lembar waktu bisa diekspor ke QuickBooks, Xero, dan ADP.

Konsekuensinya adalah kerumitan. Connecteam punya tiga pusat produk terpisah (Operasional, Komunikasi, SDM), masing-masing dengan tingkat harganya sendiri. Jika Anda butuh fitur dari ketiganya, biaya cepat menumpuk: paket Basic di seluruh pusat mencapai $87 per bulan sebelum biaya per pengguna. Dan karena platform ini melayani semua industri tanpa meja kerja tetap (kebersihan, keamanan, logistik), kedalaman khusus konstruksinya lebih tipis dibanding alat khusus seperti ClockShark. Tidak ada perhitungan biaya proyek bawaan dengan hierarki kode biaya, tidak ada integrasi perangkat estimasi, dan tidak ada pelacakan upah yang berlaku.

Kata pengguna: Ulasan di Capterra memuji luasnya fitur dan kualitas aplikasi selulernya. Keluhan paling sering menyangkut struktur harga yang membingungkan dan kurva belajar saat menyiapkan ketiga pusat.

Harga: Gratis untuk hingga 10 pengguna. Pusat Operasional mulai $29 per bulan untuk hingga 30 pengguna. Pusat tambahan dihargai terpisah.

Paling cocok untuk: Kontraktor utama yang membutuhkan pelacakan waktu, formulir keselamatan digital, komunikasi tim, dan orientasi karyawan dalam satu platform, serta bersedia meluangkan waktu untuk mengonfigurasinya.

5QuickBooks Time

Jika pembukuan Anda berjalan di QuickBooks Online, inilah jalur dengan hambatan paling kecil. Alat yang dulu dikenal sebagai TSheets ini kini berada di dalam ekosistem Intuit. Sinkronisasi penggajiannya bawaan: jam kerja mengalir langsung ke QuickBooks Payroll tanpa ekspor, impor, atau berkas CSV. Bagi kontraktor yang pembukunya sudah hidup di ekosistem itu, ini menghapus titik gesekan terbesar pada jalur dari lembar waktu ke slip gaji.

Pelacakan GPS dan geofencing berjalan, meski geofencing lebih menyerupai sistem peringatan ketimbang pembatas keras: pekerja tetap bisa absen di luar pagar dan manajer menerima notifikasi alih-alih absensinya diblokir. Pelacakan jarak tempuh dengan jejak rute menjadi nilai tambah bagi kontraktor yang mengganti biaya perjalanan atau perlu mendokumentasikan pemakaian kendaraan.

Namun masalahnya nyata. Banyak ulasan di G2 dan Capterra melaporkan aplikasi seluler membeku dan lambat dimuat, terutama di Android. Mesin perhitungan lembur punya persoalan akurasi yang sudah dikenal: sejumlah pengulas mendokumentasikan kasus ketika lembur hasil hitungan tidak cocok dengan verifikasi manual. Dengan biaya dasar $20 per bulan ditambah $8 per pengguna, harganya juga tidak murah untuk apa yang didapat. Kru 30 orang membayar $260 per bulan untuk paket Premium, dan paket Elite ($40 dasar + $10 per pengguna) mendorong angkanya ke $340.

Kata pengguna: Integrasi QuickBooks dipuji hampir secara universal. Keluhan berfokus pada stabilitas aplikasi seluler, harga dibanding fitur, dan bug perhitungan lembur yang menuntut koreksi manual.

Harga: Time Premium $20 per bulan + $8 per pengguna per bulan. Time Elite $40 per bulan + $10 per pengguna per bulan. Uji coba gratis 30 hari. Memerlukan langganan QuickBooks Online.

Paling cocok untuk: Kontraktor yang penggajiannya sudah berjalan lewat QuickBooks dan menginginkan sinkronisasi lembar waktu tanpa gesekan, sekalipun harus menerima sisi kasar aplikasinya.

6busybusy

busybusy dibangun oleh sebuah perusahaan konstruksi untuk kru konstruksi, dan itu terlihat pada detailnya. Paket gratisnya benar-benar gratis selamanya tanpa batas pengguna, dan tetap menandai setiap absen masuk serta keluar dengan lokasi GPS – fitur yang dikunci sebagian besar aplikasi di tingkat berbayar. Bagi kontraktor kecil yang meninggalkan kartu waktu kertas, itu saja sudah cukup menjalankan seluruh operasi tanpa biaya.

Pada proyek yang lebih besar, nilai busybusy muncul dari pelacakan peralatan dan biaya. Selain jam tenaga kerja, aplikasi mencatat pemakaian alat berat dan mengikat keduanya ke proyek serta kode biaya tertentu, sehingga mandor bisa melihat berapa biaya sebenarnya satu pengecoran atau satu tahap rangka nyaris seketika. Tingkat Pro berbayar seharga $9.99 per pengguna per bulan membuka penjadwalan, perangkat penyelia, dan laporan yang lebih dalam; Premium seharga $14.99 menambah dokumentasi foto dan fitur keselamatan. Catatannya, meski paket gratis tergolong luas, perangkat pelaporan dan manajemen paling tajam tetap berada di sisi berbayar, sehingga kru yang tumbuh biasanya melampauinya dalam satu musim.

Harga: Gratis selamanya tanpa batas pengguna dengan absensi GPS. Pro $9.99 per pengguna per bulan; Premium $14.99 per pengguna per bulan. Uji coba gratis di tingkat berbayar.

Paling cocok untuk: Kru konstruksi yang menginginkan perhitungan biaya proyek dan pelacakan peralatan sungguhan, dengan paket gratis yang menutup kebutuhan dasar sebelum mereka membesar.

7Timeero

Timeero adalah pilihan bagi kontraktor yang krunya menghabiskan hari dengan berkendara antar lokasi. Semua paket melacak GPS dan jarak tempuh, dan catatan jarak tempuhnya cukup akurat untuk diserahkan langsung ke bagian keuangan sebagai dasar penggantian biaya – penghematan nyata bagi kontraktor layanan yang menjalankan truk sepanjang minggu. Absensi, rute, dan kilometer bermuara pada satu linimasa yang bisa ditelusuri kantor belakangan.

Paket Basic mulai $5 per pengguna per bulan pada penagihan tahunan tetapi membatasi tim pada 10 orang dan tidak menyertakan geofencing. Untuk mengunci absensi ke lokasi proyek Anda butuh tingkat Pro seharga $7.50 per pengguna per bulan, yang juga membawa penjadwalan, pelacakan pekerjaan, dan integrasi penggajian; Premium seharga $10 menambah kiosk pengenalan wajah dan verifikasi kunjungan elektronik untuk pekerjaan perawatan dan lapangan. Tidak ada paket gratis permanen, hanya uji coba 14 hari, sehingga Timeero cocok untuk kru yang sudah memutuskan bahwa akurasi jarak tempuh layak dibayar.

Harga: Basic $5 per pengguna per bulan (tahunan, hingga 10 pengguna); Pro $7.50 per pengguna per bulan; Premium $10 per pengguna per bulan. GPS dan jarak tempuh di semua tingkat, geofencing mulai Pro. Uji coba 14 hari, tanpa paket gratis.

Paling cocok untuk: Kru berpindah dan kontraktor layanan yang membutuhkan pelacakan jarak tempuh presisi berdampingan dengan jam kerja.

8Hubstaff

Hubstaff mendekati pelacakan waktu kontraktor dari dunia pemantauan produktivitas, sehingga cocok bagi kontraktor yang menjalankan campuran kru lapangan dan staf kantor. Aplikasi melacak jam kerja, tingkat aktivitas, dan pada tingkat yang sesuai juga lokasi GPS, lalu menggulung semuanya menjadi laporan tenaga kerja dan proses penggajian. Bagi usaha yang menginginkan satu alat membentang dari lokasi proyek sampai kantor, keluasan itulah daya tariknya.

Namun bagian harganya perlu dibaca cermat. Starter berjalan $5.83 per pengguna per bulan pada penagihan tahunan, tetapi pelacakan GPS dan geofencing baru muncul di paket Team seharga $10 per pengguna dan kerap disertai biaya tambahan per kursi. Kru lapangan yang butuh verifikasi lokasi bisa mendarat mendekati $15 sampai $20 per pengguna setelah semua komponen dijumlahkan, angka yang curam dibanding alat yang mengutamakan konstruksi. Tidak ada paket gratis, hanya uji coba 14 hari.

Harga: Starter $5.83 per pengguna per bulan (tahunan); Grow $7.50; Team $10 (GPS dan geofencing ada di sini, kadang dengan biaya tambahan); Enterprise $25. Uji coba 14 hari, tanpa paket gratis.

Paling cocok untuk: Tim campuran pekerja lapangan dan meja yang ingin pelacakan aktivitas dan penggajian dalam alat yang sama, dan sanggup menyerap biaya GPS yang lebih tinggi.

Perbandingan Biaya Aplikasi-Aplikasi Ini

Harga di kategori ini tersebar sangat lebar, dan harga yang tertera jarang menceritakan keseluruhan. Biaya dasar, tarif per pengguna, dan tingkatan fitur membuat perbandingan langsung menjadi sulit. Berikut yang benar-benar dibayar kru kontraktor berisi 25 orang setiap bulan di tiap platform:

Butuh platform kru yang lebih utuh daripada pelacakan waktu?

Pelacakan waktu hanyalah satu kepingan. Jika Anda juga memerlukan penjadwalan kru, komunikasi, dan persiapan penggajian dalam alat yang sama, ulasan kami tentang perangkat lunak manajemen kru terbaik membandingkan pilihan-pilihannya secara berdampingan.

• Shifton: Gratis untuk hingga 10 pengguna. Untuk 25 pengguna dengan modul pelacakan waktu dan GPS, sekitar $25-75 per bulan tergantung modul yang dipilih. Tanpa biaya dasar
• ClockShark Standard: $40 dasar + ($9 x 25) = $265 per bulan
• Workyard: $50 dasar + ($6 x 25) = $200 per bulan
• Connecteam Operations Basic: $29 per bulan (mencakup hingga 30 pengguna). Tetapi tambahkan pusat Komunikasi atau SDM dan biayanya melonjak
• QuickBooks Time Premium: $20 dasar + ($8 x 25) = $220 per bulan, ditambah langganan QuickBooks Online Anda

Model modular Shifton menonjol di sini. Anda tidak membayar lebih dari $200 per bulan untuk fitur yang tidak dipakai. Kru yang hanya butuh absensi GPS dan lembar waktu membayar jauh lebih sedikit daripada kru yang juga butuh pelacakan kepatuhan dan laporan penggajian, dan Anda bisa menambah modul sesuai tuntutan proyek.

Aplikasi Mana yang Cocok untuk Bisnis Kontraktor Anda

Pilihan yang tepat bergantung pada apa yang benar-benar menguras waktu dan uang Anda saat ini.

Jika Anda kontraktor kecil sampai menengah yang butuh pelacakan waktu terjangkau dan lentur mengikuti pertumbuhan kru, mulailah dengan Shifton. Paket gratisnya mencakup 10 pengguna dengan penjadwalan dasar, dan modul GPS, penggajian, serta kepatuhan baru ditambahkan ketika sebuah proyek menuntutnya. Tanpa kontrak tahunan, tanpa fitur berlebih.

Jika bisnis Anda hidup dan mati dari perhitungan biaya proyek dan setiap jam harus terikat pada proyek serta tugas tertentu, ClockShark dibangun persis untuk alur kerja itu. Alokasi jam per pekerjaannya paling baik di kelompok ini.

Jika kepatuhan upah yang berlaku atau verifikasi penagihan klien menuntut bukti lokasi pekerja setingkat GPS, pelacakan jejak remah Workyard memberi dokumentasi yang tidak dihasilkan aplikasi lain.

Jika Anda memerlukan daftar periksa keselamatan digital, formulir insiden, dan komunikasi tim di samping jam absensi, Connecteam membungkus alat operasional yang biasanya menuntut langganan terpisah.

Jika akuntan Anda sudah menjalankan semuanya di ekosistem Intuit dan prioritasnya adalah sinkronisasi penggajian tanpa gesekan, QuickBooks Time terhubung secara bawaan dan menghapus langkah ekspor.

Bagaimana perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi bekerja di lokasi

Perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi menjawab satu pertanyaan: berapa jam yang habis untuk pekerjaan itu. Mengantar kru ke lokasi yang benar dengan perintah kerja siap adalah lapisan lain, dan itu ditangani perangkat lunak manajemen layanan lapangan.

Konsepnya sederhana, tetapi detailnya baru terasa penting ketika Anda menjalankannya di banyak lokasi dengan kru yang berganti tiap minggu.

Pekerja tiba di lokasi dan membuka aplikasi di ponselnya. Ia menekan absen masuk, aplikasi merekam lokasi GPS-nya, dan sistem memeriksa apakah ia berada di dalam batas geofence yang Anda tetapkan untuk proyek itu. Jika ya, absensi diterima. Jika tidak, absensi diblokir atau ditandai untuk ditinjau manajer, tergantung konfigurasi Anda.

Selama shift, pekerja dapat mencatat istirahat (aplikasi melacak durasi dan kesesuaian dengan aturan setempat), berpindah tugas atau proyek bila ia bergerak ke bagian lain lokasi, dan absen keluar saat hari berakhir. Sebagian aplikasi seperti Workyard dan Shifton melacak GPS terus-menerus sepanjang shift untuk membangun peta rute. Yang lain hanya mencatat lokasi saat absen masuk dan keluar.

Di akhir periode gaji, penyelia meninjau lembar waktu di dasbor admin. Jam kerja sudah terhitung, lembur sudah ditandai, dan datanya siap diekspor ke penggajian. Seluruh siklus dari absensi hingga slip gaji tetap digital, dan dari situlah peningkatan akurasi datang. Tidak ada lagi yang mengisi formulir kertas dari ingatan pada Jumat sore.

Menurut Associated General Contractors of America, pengelolaan biaya tenaga kerja adalah salah satu tantangan operasional terbesar di industri ini. Pelacakan waktu digital menjawabnya secara langsung dengan menghapus lapisan entri data manual, tempat sebagian besar kesalahan bermula.

Kesalahan yang Dilakukan Kontraktor Saat Memilih Aplikasi Pelacakan Waktu

Setelah melihat bagaimana delapan platform ini bekerja dalam praktik, beberapa pola menonjol dalam hal bagaimana kontraktor berakhir dengan alat yang keliru.

Memilih hanya berdasarkan harga tertera. Tarif per pengguna termurah tidak berarti biaya total terendah. Biaya dasar, modul tambahan wajib, dan biaya fitur yang akan Anda butuhkan enam bulan lagi semuanya ikut berhitung. Pendekatan modular Shifton menghindari jebakan ini: Anda tidak membayar kapasitas yang belum diaktifkan. Sebaliknya, aplikasi $6 per pengguna dengan biaya dasar $50 dan modul wajib bisa diam-diam melampaui aplikasi $9 per pengguna yang sudah mencakup semuanya.

Mengabaikan penerimaan kru. Rangkaian fitur terbaik di dunia tidak berarti apa-apa jika kru tidak memakainya. Aplikasi dengan alur penyiapan rumit atau antarmuka yang mengutamakan desktop akan cepat gagal di lapangan. Pekerja perlu absen dengan dua ketukan, bukan menyusuri menu berlapis. Shifton dan ClockShark sama-sama menangani hal ini dengan baik, dengan antarmuka seluler sederhana yang tidak menuntut sesi pelatihan untuk dipahami.

Membeli alat kantor untuk masalah lapangan. Aplikasi pelacakan waktu umum yang dirancang untuk pekerja meja jarak jauh secara teknis memang bisa mencatat jam konstruksi. Tetapi aplikasi itu tidak akan menangani lokasi ber-geofence, alokasi lintas proyek, atau aturan lembur yang berbeda tiap wilayah. Akhirnya Anda membangun akal-akalan di spreadsheet, yang justru menggugurkan seluruh tujuan beralih ke digital.

Melupakan pertumbuhan. Alat yang cocok untuk kru 10 orang belum tentu cocok untuk 60. Periksa apakah model harganya menghukum pertumbuhan (tarif per pengguna tinggi) atau mengakomodasinya (harga bertingkat menurut volume, tingkat gratis untuk tim kecil). Paket gratis Shifton hingga 10 pengguna memungkinkan Anda menguji dengan satu kru sebelum melibatkan seluruh perusahaan, dan harga modular menjaga biaya tetap sebanding saat Anda tumbuh.

Apa yang membedakan perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi

Jam absensi umum mengandaikan semua orang bekerja di satu tempat. Perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi mengandaikan kebalikannya: kru berpindah antar lokasi, masuk lewat ponsel dari parkiran, dan kehilangan sinyal di ruang bawah tanah atau di lantai berangka baja. Alat yang dibangun untuk bidang ini menerima kenyataan itu alih-alih melawannya.

Lewatkan satu saja dan jam kerja mulai bocor.

Tiga hal memisahkan aplikasi yang siap konstruksi dari lembar waktu kantor. Aplikasi itu berjalan luring, mengantre absensi di ponsel dan menyinkronkannya saat sinyal kembali, sehingga absen di ruang bawah tanah tidak hilang. Aplikasi itu mengikat jam ke proyek atau kode biaya, bukan hanya ke orang, sehingga angkanya bermakna ketika pekerjaan dihargai. Dan aplikasi itu menangkap lokasi pada saat absensi, entah lewat koordinat GPS atau geofence di sekeliling lokasi, sehingga catatannya menjawab di mana sekaligus kapan. Aplikasi yang kehilangan salah satu dari ketiganya akan membocorkan jam di suatu tempat antara lokasi proyek dan penggajian.

Perhitungan biaya proyek dan kode biaya di lokasi kerja

Tenaga kerja biasanya baris paling sulit ditebak dalam penawaran konstruksi, dan perhitungan biaya proyek adalah cara kontraktor menjaganya tetap jujur. Alih-alih mencatat bahwa seorang pekerja menghabiskan delapan jam, metode ini mencatat bahwa delapan jam itu masuk ke pekerjaan rangka pada proyek di Jalan Oak. Lakukan itu untuk satu kru selama seminggu dan Anda bisa membandingkan tenaga kerja yang Anda perkirakan dengan tenaga kerja yang benar-benar Anda keluarkan, tahap demi tahap.

Pada penawaran bermargin tipis, itulah seluruh permainannya.

Aplikasi di sini menangani hal tersebut pada kedalaman berbeda. busybusy dan Workyard mengikat jam ke proyek dan kode biaya sebagai fitur inti, itulah sebabnya keduanya cocok untuk kontraktor yang menawar per tahap. Shifton melacak tenaga kerja per proyek dan mengekspor laporan biaya yang rapi, meski berhenti sebelum hierarki kode biaya bertingkat yang terikat item penawaran. Jika estimasi Anda hidup di Procore atau platform serupa, periksa dulu cara tiap alat mengekspor sebelum berkomitmen, karena mengetik ulang jam secara manual meniadakan sebagian besar manfaatnya.

Penggajian tersertifikasi untuk proyek pemerintah dan upah yang berlaku

Setiap kontraktor yang menawar pekerjaan publik berhadapan dengan penggajian tersertifikasi. Pada proyek federal yang tercakup Davis-Bacon Act, dan pada proyek upah yang berlaku di tingkat negara bagian, Anda menyerahkan laporan mingguan yang memuat tiap pekerja, klasifikasinya, jam kerjanya, dan upah yang dibayarkan, seluruhnya ditandatangani di bawah ancaman sanksi sumpah palsu. Jika jamnya salah, laporannya salah, itulah sebabnya data waktu di bawahnya harus tepat.

Sebagian besar alat dalam daftar ini tidak mengajukan penggajian tersertifikasi untuk Anda, tetapi jam yang akurat dan siap diklasifikasikan yang mereka kumpulkan adalah masukan yang dibutuhkan proses tersebut. QuickBooks Time mengalirkan jam ke QuickBooks, tempat modul tambahan penggajian tersertifikasi berada. Shifton mengekspor jam per karyawan dan proyek yang mengalir ke alur kerja penggajian. Jika pekerjaan publik benar-benar bagian dari portofolio Anda, perlakukan jam yang bersih dan dapat diaudit sebagai fondasi seluruh dokumen kepatuhan, dan pastikan hasil ekspornya sejalan dengan sistem yang menyusun laporan Anda.

Perbandingan perangkat lunak pelacakan waktu konstruksi

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Daria Oleshko

Customer Success Manager di Shifton dengan pengalaman luas dalam manajemen tenaga kerja dan manajemen layanan lapangan.