ক্রু ও নিয়মিত ভিজিটের জন্য লন কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার

ঘাস কাটার রুট আসলে নিয়মিততার একটি প্রতিশ্রুতি। গ্রাহক একই চক্রে ভিজিট আশা করেন, দল পূর্ণ দিনের কাজ আশা করে, আর বিলটি ধরে নেয় দুটোই হয়েছে। লন কেয়ার শিডিউলিং সফটওয়্যার সেই সপ্তাহেই এই প্রতিশ্রুতি রক্ষা করে যখন দুজন আসতে পারবেন না বলে জানান, একটি মোয়ার মেরামতে থাকে আর দলের অর্ধেক আট সপ্তাহ আগে যোগ দিয়েছে।

এর পেছনের হিসাব নির্মম। একটি বাড়ির ভিজিট মাপা হয় মিনিটে, মুনাফা নির্ভর করে আলো নিভে যাওয়ার আগে দল কতগুলো সাইট শেষ করতে পারে তার ওপর, আর মজুরি প্রায় পুরো খরচের ভিত্তি। পুরো মৌসুম জুড়ে প্রতি দলে দিনে দুটি করে সাইট হারান, সেটা রাউন্ডিং ভুল নয়, সত্যিকারের টাকা। এই পেশায় সময়সূচি কাগুজে কাজ নয়। এটাই উৎপাদন পরিকল্পনা।

তিনটি দলে পৌঁছালে হোয়াইটবোর্ড কেন কাজ করা বন্ধ করে

এক দল আর দেয়ালের প্ল্যানারে ভালোই চলে। দুই দল আর গ্রুপ চ্যাটেও বেশিরভাগ সময় টিকে যায়। তিনটিতে গিয়ে ব্যর্থতা অনুমেয়: কারও নিশ্চয়তা থাকে না যে তার কাছে সর্বশেষ সংস্করণ আছে। দল এমন সাইটে পৌঁছায় যেটা সরানো হয়েছিল, অফিসে এমন ফোন আসে যার উত্তর তারা দিতে পারে না, আর কুড়ি মিনিটের বেতনভুক্ত সময় চলে যায় কে কোথায় থাকার কথা তা বের করতে। লন কেয়ার ব্যবসার শিডিউলিং সফটওয়্যার ঠিক এই জায়গাটিই সম্পূর্ণভাবে সমাধান করে। সময়সূচি একটাই, সেটা প্রতিটি ফোনে থাকে, আর সবার জন্য একই মুহূর্তে বদলায়। ঘাস কাটার সেবার শিডিউলিং সফটওয়্যার ঠিক তখনই টাকা খরচের যোগ্য হয় যখন একটি ভুল ঠিকানার খরচ লাইসেন্সের খরচকে ছাড়িয়ে যায়।

দুটি দল কারও মাথায় রাখা যায়। পাঁচটি যায় না। কাজ যখন আলাদা গাড়ি আর আলাদা সার্ভিস এলাকায় ভাগ হয়ে যায়, তখন কাজের প্রশ্নটি আর কী করতে হবে থাকে না, হয়ে যায় কে সেটা সামলাচ্ছে। সাধারণত তখনই মালিক লন কেয়ারের ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার, কিংবা ব্যবসা বড় হলে লন কেয়ার ব্যবসার ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার খুঁজতে শুরু করেন, আর সাধারণত প্রয়োজনটা কথাটার চেয়েও সহজ: একটি গ্রিড যেখানে প্রতিটি দল দেখা যায়, প্রতিটি শিফট একটি এলাকার সঙ্গে বাঁধা, আর পুনর্বণ্টন মানে চারটি ফোন কল নয়, মাউসে টেনে আনা। Shifton সব দলকে একই স্ক্রিনে রাখে, প্রতিটি সার্ভিস এলাকা আলাদা প্রকল্প হিসেবে থাকে, তাই হালকা দিনের কাউকে দিয়ে অনুপস্থিতি ঢাকতে কয়েক সেকেন্ড লাগে। যে লন কেয়ার ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যার আপনার কাছ থেকে বাকি দলগুলো লুকিয়ে রাখে সেটা অর্ধেক টুল মাত্র, আর যে মোয়িং ক্রু শিডিউলিং সফটওয়্যার একটি দলেই থেমে যায় তার ক্ষেত্রেও একই কথা। দল যদি কয়েক দিন ধরে চলা রোপণ ও নির্মাণের কাজও নেয়, সেই দিকটি ল্যান্ডস্কেপিং দলের শিডিউলিং পাতায় আলোচনা করা হয়েছে।

সাপ্তাহিক চক্র ধরে রাখা

ধারাবাহিকতাই গ্রাহক আসলে খেয়াল করেন। একই দিন, একই দল, ফোন করার দরকার নেই। Shifton প্রতিটি সার্ভিস এলাকা বা সাইট গ্রুপকে একটি প্রকল্প হিসেবে রাখে, আর সময়সূচির টেমপ্লেট পুনরাবৃত্ত ছকটি ধরে রাখে, ফলে নিয়মিত সপ্তাহটি প্রতি রোববার নতুন করে বানানোর বদলে সামনে কপি হয়ে যায়। কেউ ছুটিতে থাকলে আপনি দিনটা নতুন করে সাজান না, শুধু মানুষটাকে বদলান। যেহেতু প্রতিটি শিফট নিজের জায়গাটি বহন করে, পরিকল্পনাটি সময়ের ব্লক নয়, কাজ হিসেবেই পড়া যায়, আর আমাদের ওয়ার্ক লোকেশন ফিচার ব্যাখ্যা করে সাইটের তালিকা বাড়লে এই ট্যাগিং কেমন আচরণ করে। লন মেইনটেন্যান্স শিডিউলিং সফটওয়্যার একটিমাত্র প্রশ্নে বাঁচে বা মরে: পুনরাবৃত্ত সপ্তাহটি নতুন করে না বানিয়ে ফিরিয়ে আনা যায় কি না। আপনি যে লন মেইনটেন্যান্স শিডিউল টেমপ্লেট এরই মধ্যে ব্যবহার করেন সেটি হাতে টাইপ করার বদলে ইমপোর্ট করা যায়, আর স্প্রেডশিট থেকে এক্সপোর্ট করা ঘাস কাটার শিডিউল টেমপ্লেট বা লন সার্ভিস শিডিউল টেমপ্লেটও একইভাবে লোড হয়। দল ফোনে লন মেইনটেন্যান্স শিডিউল অ্যাপ হিসেবে পরিকল্পনাটি খুলুক বা আপনি ল্যাপটপে মাসের ভিউ পড়ুন, সময়সূচি একই।

পুরো দিনের সাইট এক শিফটে বসানো

দিনের আলোই লন সার্ভিস শিডিউলিংয়ের আসল সীমা, আর দ্বিতীয় সীমা হলো দল শারীরিকভাবে কতটা টানতে পারে। দুটোই ঘণ্টার প্রশ্ন। Shifton প্রতিটি মানুষের ঘণ্টার চলমান যোগফল দেখায় এবং আলাদা করে সর্বোচ্চ সীমা বসাতে দেয়, তাই যে শিফট কাউকে ওভারটাইমে ঠেলে দেবে সেটি বেতন হিসাব হওয়ার পরে নয়, সময়সূচি বানানোর সময়েই চোখে পড়ে। ভোরে শুরু আর লম্বা গ্রীষ্মের দিন এখানে স্বাভাবিক, আর সময়সূচিকে অফিসের ছক ধরে না নিয়ে সেটাই দেখাতে হবে। একটি বিষয় পরিষ্কার থাকা দরকার: Shifton দল পরিকল্পনা করে আর ঘণ্টা রেকর্ড করে। এটি সাইটের ক্রম ঠিক করে না, তাদের মাঝের চলাচলও পরিকল্পনা করে না, তাই একে জনবলের স্তর হিসেবে ধরুন, আপনার ক্রু লিডাররা দিনটা কীভাবে সাজান তার বিকল্প হিসেবে নয়।

বৃষ্টির দিন আর যে পুষিয়ে নেওয়া কারও ভালো লাগে না

আবহাওয়া ঘাস কাটার সময়সূচি বাতিল করে না, পিছিয়ে দেয়, আর জমে থাকা কাজ কোথাও না কোথাও নামাতে হয়। সাধারণত তার মানে বাড়তি আধা দিন, লম্বা শিফট, কিংবা এমন দিনে দলের কাজ যেদিন তাদের বুক করা ছিল না। ঘাস কাটার শিডিউলিং সফটওয়্যার ঠিক এই হুড়োহুড়িতেই নিজের জায়গা প্রমাণ করে: প্রভাবিত কাজ সরান, বাড়তি ঘণ্টাগুলো ওপেন শিফট হিসেবে প্রকাশ করুন যাতে ইচ্ছুক কর্মীরা নিতে পারেন, আর ফোন করার কাজটা নোটিফিকেশনকে করতে দিন। গতিই আসল। আগের সন্ধ্যায় করা পরিবর্তনে কিছুই খরচ হয় না, একই পরিবর্তন সকাল সাতটায় করলে একটি দলের প্রথম ঘণ্টা খরচ হয়ে যায়।

কর্মী বদল, মৌসুমি নিয়োগ আর যে আসে না

এই ব্যবসায় লোকবল মৌসুমি আর কর্মী বদল বেশি, তাই লন কেয়ার এমপ্লয়ি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে অনবোর্ডিং সস্তা করতে হবে। Shifton দলটিকে পদ, অনুমতির স্তর আর আমন্ত্রণের অবস্থা সহ কর্মীর তালিকা হিসেবে রাখে, অর্থাৎ নতুন কর্মীকে এক বসাতেই যোগ করা, আমন্ত্রণ পাঠানো আর সময়সূচিতে বসানো যায়। সময়সূচি বানানোর আগেই কে কখন পারবেন তা সংগ্রহ করা যায়, তাই যিনি আটটার আগে শুরু করতে পারেন না তাকে হিসাবে রেখেই পরিকল্পনা করেন, সেদিন গিয়ে জানার বদলে। কেউ না এলে ফাঁকটি এমন ওপেন শিফটে পরিণত হয় যা যোগ্য সবাই দেখতে পান, আর শিফট অদলবদল অ্যাপেই দলের সদস্যদের মধ্যে হয়, ম্যানেজার ব্যবস্থা করার বদলে শুধু অনুমোদন দেন। দল যে লন কেয়ার শিডিউলিং অ্যাপ খোলেই না তার কোনো মূল্য নেই, তাই মোবাইল দিকটাই সবচেয়ে সহজ অংশ হতে হবে। দলগুলো প্রথম দশ সেকেন্ডেই ঘাস কাটার শিডিউলিং অ্যাপ বিচার করে ফেলে, তাই ফোনের ভিউতে আজ আর আগামীকাল থাকে, খুঁজে বের করার মতো কিছু থাকে না।

রেকর্ড করা মিনিট থেকে নির্ভুল বেতন

ঘণ্টাভিত্তিক দল থাকলে বেতনের নির্ভুলতা মাসিক নয়, সাপ্তাহিক সমস্যা হয়ে দাঁড়ায়। প্রতিটি শিফটে ক্লক ইন আর ক্লক আউট রেকর্ড হয়, বিরতি লেখা থাকে, আর কর্মঘণ্টার রিপোর্ট কাজ করা ঘণ্টাকে ওভারটাইম থেকে আলাদা করে এবং দেরি ও আগে চলে যাওয়াকে আলাদা সংখ্যা হিসেবে দেখায়। বোনাস আর জরিমানা নির্দিষ্ট শিফটের সঙ্গে যুক্ত করা যায়, আর রেটের রিপোর্ট এই সবটুকুকে এমন খরচে বদলে দেয় যা আপনি সার্ভিস এলাকা ধরে পড়তে পারেন, আর ঠিক সেখানেই লন কেয়ার ওয়ার্কফোর্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার প্রশাসনিক খরচ থাকা ছেড়ে মুনাফার হাতিয়ার হয়ে ওঠে। লন কেয়ার টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার আর কাগজের টাইমশিটের পার্থক্য এটাই: আপনি তাকানোর সময়েই সংখ্যাটি ঠিক থাকে। QuickBooks আর Zapier ইন্টিগ্রেশন ফলাফল দ্বিতীয়বার টাইপ না করেই পরের ধাপে পাঠায়।

কোনো টুলে যাওয়ার আগে যা যাচাই করবেন

লন কেয়ারের প্রতিটি শিডিউলিং টুল ডেমোতে দারুণ দেখায়, আর এই কাজের জন্য বানানো অনেক শিডিউলিং সফটওয়্যার তিন সপ্তাহের মধ্যেই চুপচাপ মারা যায়। বরং বিরক্তিকর জিনিসগুলো দিয়ে যাচাই করুন।

• দলের সবচেয়ে কম প্রযুক্তিজ্ঞান আছে এমন কারও হাতে ফোন দিয়ে সাহায্য ছাড়াই আগামীকালের শিফট খুঁজে বের করতে বলুন।
• একটি পরিবর্তন প্রকাশ করুন আর দেখুন নোটিফিকেশন পৌঁছাতে কত সময় লাগে।
• একজন মৌসুমি কর্মীকে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত যোগ করুন আর ক্লিক গুনুন।
• একটি বেতন চক্রের ঘণ্টার রিপোর্ট বের করুন আর দেখুন তা দিয়ে সরাসরি বেতন দেওয়া যায় কি না।

এর কোনোটির জন্য সাপোর্ট টিকিট লাগলে মৌসুমের মাঝামাঝিতেই টুলটি আবার কাগজে ফিরে যাবে। যেটি কাজ করে সেটি সহজভাবেই সেই টুল, যেটি আগস্ট মাসেও আপনার দল খোলে।

লন কেয়ার ব্যবসার জন্য Shifton

Shifton একটি ওয়ার্কফোর্স সফটওয়্যার: এটি মানুষ পরিকল্পনা করে, ঘণ্টা রেকর্ড করে আর দুটো নিয়েই রিপোর্ট দেয়। এটি বিলিং সিস্টেম নয়, ম্যাপিং টুলও নয়, আর সেটা হওয়ার ভানও করে না, আর আপনার এক দলের জন্য লন কেয়ার স্টাফ শিডিউলিং সফটওয়্যার লাগুক বা আটটি দলের জন্য, এটি একইভাবে কাজ করে। এটি যা সত্যিই সামলায় তা হলো সেই অংশ যা প্রতি সপ্তাহে আপনার টাকা খরচ করায়, অর্থাৎ ঠিক সংখ্যক প্রশিক্ষিত মানুষ ঠিক কাজে ছিলেন কি না, আর তাদের ঘণ্টায় ভরসা করা যায় কি না। একই ধরনের ছক অন্য নিয়মিত আবাসিক সেবাতেও দেখা যায়, আর আমাদের পুল সার্ভিস শিডিউলিং পাতাটি একই সমস্যা অন্য দিক থেকে দেখে।

দলে ১০ জনের কম হলে ফ্রি প্ল্যান সময়ের সীমা ছাড়াই পুরোটা চালায়, তাতে শিফট শিডিউলিং, বেসিক টাইম ক্লক ও উপস্থিতি, মোবাইল অ্যাপ আর রিপোর্ট থাকে, যা এক দলের ব্যবসার জন্য স্থায়ীভাবেই যথেষ্ট। এর পরে পেইড মডিউল চাহিদার পূর্বাভাস, স্বয়ংক্রিয় বণ্টন, জিওলোকেশন আর গভীর খরচ রিপোর্ট যোগ করে, আর দাম প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসেবে, তাই তা নির্দিষ্ট লাইসেন্স নয়, আপনার মৌসুমের সঙ্গে চলে। যেভাবেই হোক ফল একই: প্রতিটি ভিজিটে লোক আছে, প্রতিটি বৃষ্টির দিন সামলানো, আর বেতনের অঙ্ক নিয়ে কারও তর্ক করার দরকার নেই।