ระบบที่พนักงานใช้งานจริงเพื่อการจัดการการขาดงาน

การลาหยุดไม่ควรจะเป็นเหมือนการต่อสู้ แต่ในหลายๆ ทีมมันเป็นเช่นนั้น มีคนขอวันหยุดผ่านข้อความแชท ผู้จัดการตอบกลับหลายชั่วโมงต่อมา แผนก HR ปรับปรุงสเปรดชีต ฝ่ายเงินเดือนรับทราบสายเกินไป ตารางงานพังลง และทีมก็ต้องเผชิญหน้ากับความเครียด

A ระบบการจัดการการลาแก้ปัญหานี้โดยมอบเส้นทางที่ชัดเจน: ขออนุมัติ, ติดตาม, และวางแผน มันแทนที่ข้อความที่ไม่เป็นระเบียบด้วยการอนุมัติการลาที่เรียบง่าย ทำให้ผู้จัดการสามารถป้องกันการขาดคน และพนักงานสามารถวางแผนชีวิตได้โดยไม่ต้องเดา

หากคุณต้องการจุดเริ่มต้นง่ายๆ สำหรับการทำงานในองค์กร นอกเหนือจากการลา คุณสามารถดูแพลตฟอร์มหลักได้ที่นี่:ดูว่า Shifton ทำงานอย่างไร

ระบบการจัดการการลาควรทำอะไร

ระบบที่ดีไม่ใช่แค่แบบฟอร์มเท่านั้น แต่มันเป็นกระบวนการที่ลดข้อผิดพลาดและทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างคาดการณ์ได้

มันควรจัดการคำขอลาในแบบที่พนักงานรู้สึกเป็นธรรมชาติ รวมถึงการใช้งานผ่านมือถือด้วย ควรแสดงสถานะอย่างชัดเจน เพื่อไม่ให้มีใครถามว่า "คุณอนุมัติหรือยัง" ถึงห้าครั้ง ควรสนับสนุนการติดตามการลาโดยแสดงประวัติที่ชัดเจนว่าใครขอ ใครอนุมัติ และเกี่ยวข้องกับวันที่อะไรบ้าง

นอกจากนี้ยังควรช่วยผู้จัดการในการวางแผน ไม่ใช่แค่อนุมัติ ซึ่งหมายถึงปฏิทินการลาที่ชัดเจน มองเห็นคำขอลาที่ทับซ้อนกันและวิธีในการหลีกเลี่ยงการขาดคนก่อนที่มันจะเกิดขึ้น

สำหรับ HR ควรสนับสนุนการจัดการนโยบายการลาที่มีกฎที่สอดคล้องกัน สำหรับฝ่ายเงินเดือน ควรสนับสนุนการติดตามการลาจ่ายพร้อมกับยอดรวมที่ชัดเจน ซึ่งไม่ต้องการการแก้ไขด้วยตนเองในตอนสิ้นเดือน

การจัดการวันหยุดไม่ควรยากกว่าการขอวันหยุด การติดตามลาป่วยควรเร็ว เพราะวันที่ป่วยนั้นแทบจะไม่ได้มีการแจ้งล่วงหน้าสัปดาห์หนึ่ง

ทำไมสเปรดชีตล้มเหลวโดยไม่มีการจัดการการขาดงานที่ชัดเจน

สเปรดชีตพังเพราะมันขึ้นอยู่กับมนุษย์ที่ต้องสมบูรณ์แบบ คนหนึ่งลืมอัปเดตเซลล์ อีกคนแก้ไขแถวที่ไม่ถูก ผู้จัดการอนุมัติด้วยวาจาและไม่มีใครบันทึก สุดท้ายก็มีสองความจริงและไม่มีความไว้วางใจ

การอนุมัติผ่านแชทรู้สึกเร็ว แต่กลับสร้างความสับสน ข้อความหายไปภายใต้การสนทนาใหม่ ผู้จัดการใหม่ไม่สามารถเห็นว่ามีอะไรเกิดขึ้นในไตรมาสที่ผ่านมา HR ไม่สามารถตอบคำถามพื้นฐานได้โดยไม่ต้องค้นหาภาพหน้าจอ

กระบวนการจัดการการขาดงานที่เหมาะสมต้องการแหล่งข้อมูลเดียวที่ง่ายต่อการใช้งาน ไม่ใช่การรวมเครื่องมือที่แตกต่างกัน

ต้นทุนจริงของการจัดการการขาดงานที่ไม่เป็นระเบียบ

การจัดการการลาที่แย่ไม่เพียงแค่น่ารำคาญ แต่ยังทำให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง

เมื่อผู้จัดการไม่สามารถมองเห็นการลาชัดเจน พวกเขาใช้คนเกินความจำเป็นเพื่อให้รู้สึกปลอดภัย หรือขาดคนทำให้ทีมเหนื่อยล้า เมื่อพนักงานไม่ไว้ใจในกระบวนการ พวกเขาหยุดการวางแผนล่วงหน้า ขอลาทีหลังเป็นที่ล่วง และธุรกิจทำงานในโหมดตื่นตระหนก

มันยังสร้างความไม่ยุติธรรม บางคนได้รับการอนุมัติเร็วเพราะรู้ว่าจะต้องส่งข้อความถึงใคร บางคนรอนานกว่าคนอื่นเพราะปฏิบัติตามกฎ เมื่อเวลาผ่านไป มันรู้สึกว่าเป็นเรื่องส่วนตัว แม้ว่ามันจะไม่ใช่ก็ตาม

ระบบการจัดการการลาที่ดีทำให้กระบวนการชัดเจนและมั่นคง ทำให้การตัดสินใจดูยุติธรรมและง่ายต่อการอธิบาย

วิธีการตั้งค่าการจัดการการลาทำงานได้ทุกวัน

คุณไม่จำเป็นต้องมีกฎซับซ้อน คุณต้องการกฎที่ชัดเจนที่ทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้

กำหนดประเภทการลาที่สอดคล้องกับชีวิตจริง

เริ่มต้นด้วยรายการขนาดเล็กที่คนจะใช้จริงๆ ส่วนใหญ่ทีมต้องการแค่การลาพักร้อน ลาป่วย ลาส่วนตัว และการลาที่ไม่จ่ายเงิน เก็บชื่อให้เรียบง่าย ถ้าคนไม่สามารถบอกความแตกต่างระหว่างสองตัวเลือกที่คล้ายกันได้ พวกเขาจะเลือกผิด

สิ่งนี้ช่วยให้ซอฟต์แวร์การลา HR สะอาดและป้องกันการรายงานไม่ให้กลายเป็นการเดา

ทำให้การอนุมัติเร็วและคาดการณ์ได้

การอนุมัติที่ช้าเป็นการทำลายความไว้วางใจ วิธีที่ดีที่สุดคือการอนุมัติโดยตรงของผู้จัดการสำหรับคำขอส่วนใหญ่ และขั้นตอนที่สองเฉพาะกรณีพิเศษ

กำหนดว่าอะไรคือความเร็วในทีมของคุณ ผู้จัดการตอบกลับภายในหนึ่งวันทำการ ถ้าผู้จัดการไม่อยู่ คำขอจะถูกส่งต่อไปยังผู้อนุมัติสำรอง นั่นคือวิธีการป้องกันคำขอที่ติดค้างและลดการเปลี่ยนแปลงตารางที่นาทีสุดท้าย

ใช้ปฏิทินการลาเพื่อปกป้องความครอบคลุม

ปฏิทินการลาเป็นที่ที่การวางแผนกลายเป็นจริง

ผู้จัดการควรสามารถมองเห็นการทับซ้อนได้อย่างรวดเร็ว พนักงานควรจะสามารถเห็นได้ว่ามีสัปดาห์ที่มีความแออัดอยู่แล้วหรือไม่ เพื่อหลีกเลี่ยงความขัดแย้งก่อนที่จะทำการร้องขอ ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยลดอัตราการปฏิเสธและลดความขัดแย้งลง

เมื่อปฏิทินของคุณน่าเชื่อถือ ผู้คนจะหยุดการจองซ้อนกันในชีวิต และคุณจะหยุดการจองซ้อนกันของพนักงาน

เชื่อมต่อการลาหยุดกับการจัดตารางและการเข้าร่วมงาน

การลาหยุดควรเปลี่ยนความพร้อมใช้งาน หากมีผู้ได้รับอนุมัติการลา เขาไม่ควรปรากฏว่าเป็นพนักงานที่พร้อมสำหรับการทำงานในช่วงวันดังกล่าว นั่นคือความแตกต่างระหว่างระบบที่เก็บคำขอกับระบบที่คุ้มครองการดำเนินงาน

หากคุณจัดการทีมที่ทำงานตามกะ การจับคู่เวลาหยุดกับการจัดตารางสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมาก Shifton รองรับการทำงานนี้ที่นี่: เครื่องมือการร้องขอและการอนุมัติการลาหยุด

เมื่อคุณต้องการยอดการเข้าร่วมและการจ่ายเงินที่ชัดเจน ให้เชื่อมโยงการตัดสินใจการลากับการติดตามชั่วโมงที่นี่: ติดตามชั่วโมงการทำงานโดยไม่ต้องใช้ใบเวลาแบบแมนนวล

การจัดการการลาหยุดสำหรับทีมที่มีการทำงานเป็นกะและความเสี่ยงในการคุ้มครอง

บางทีมสามารถอยู่รอดจากการติดตามการลาหยุดที่ยุ่งเหยิงได้นานกว่าทีมอื่น ทีมสำนักงานอาจรู้สึกเจ็บปวด แต่ทีมที่ทำงานตามกะรู้สึกเหมือนหายนะ

ในด้านสาธารณสุข การขาดคนเพียงหนึ่งคนสามารถทำให้หน่วยทั้งหมดต้องแบกภาระหนัก ในการขายปลีก ช่องว่างในช่วงเวลาที่มีการใช้งานหนาแน่นอาจทำให้รายได้และประสบการณ์ลูกค้าได้รับผลกระทบ ในงานในสถานที่ คนงานเทคนิคที่หายไปหนึ่งคนอาจทำให้การทำงานที่สำคัญล่าช้า

หากการทำงานของคุณพึ่งพาการคุ้มครอง ระบบการจัดการการลาหยุดไม่ใช่เพียงการดูแล HR เท่านั้น แต่มันคือความปลอดภัยในการดำเนินงาน

ทีมงานในสถานที่เป็นตัวอย่างที่ดีเพราะพวกเขาต้องการการคุ้มครองที่เชื่อถือได้ทุกวัน หน้านี้แสดงแนวคิดเรื่องการคุ้มครองที่สำคัญที่สุด: วิธีที่ทีมงานในสถานที่ดำรงการคุ้มครอง

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ทำให้พนักงานไว้วางใจในกระบวนการ

ระบบจะทำงานได้ก็ต่อเมื่อพนักงานเชื่อมั่นว่ามันยุติธรรม ความไว้วางใจมาจากความชัดเจน ไม่ใช่จากความเข้มงวด

แสดงยอดคงเหลืออย่างชัดเจน หากผู้คนไม่ทราบว่ามียอดการติดตามวันลาหยุดอยู่เท่าใด พวกเขาจะถาม HR ตลอดเวลา หรือไม่ก็หยุดการร้องขอไปเลย

แสดงกฎเกณฑ์ให้เห็นก่อนที่ใครจะส่งคำร้อง หากมีกำหนดวันที่ห้ามลาหยุด กฎการแจ้งล่วงหน้าขั้นต่ำหรือลิมิตในการลาหยุดซ้อนที่ทับซ้อนกัน ให้แสดงออกแต่แรก อย่ารอจนกว่าคำร้องจะถูกส่งไป

ให้การตัดสินใจสามารถอธิบายได้ เมื่อผู้จัดการปฏิเสธคำขอ เหตุผลควรเรียบง่ายและสอดคล้องกัน เช่น ข้อจำกัดทางการคุ้มครองหรือการทับซ้อนกัน

เก็บรักษาประวัติไว้ เมื่อมีคำถามในภายหลัง คุณต้องการข้อเท็จจริง ไม่ใช่ความคิดเห็น

สำหรับทีมในสหรัฐอเมริกา ควรอ้างอิงคำแนะนำที่น่าเชื่อถือเกี่ยวกับพื้นฐานค่าจ้างและชั่วโมงทำงาน: พื้นฐานค่าจ้างและชั่วโมงทำงานอย่างเป็นทางการ

แผนการเปิดตัวที่ไม่ทำให้ทีมรำคาญ

การเปิดตัวส่วนใหญ่ล้มเหลวเพราะรู้สึกว่าเป็นงานที่มากขึ้น การเปิดตัวที่ดีรู้สึกเหมือนเป็นงานที่น้อยลงตั้งแต่วันแรก

ก่อนอื่น ตั้งค่าประเภทการลาหยุดและกฎในลักษณะที่สอดคล้องกับวิธีการพูดของผู้คน จากนั้นฝึกผู้จัดการในนิสัยเดียว: อนุมัติอย่างรวดเร็วและตรวจสอบการคุ้มครอง หลังจากนั้น เปลี่ยนการร้องขอไปที่ระบบและหยุดรับการอนุมัติผ่านแชท หากคุณเปิดช่องทางสองทางอยู่ คนจะเลือกช่องทางที่ยุ่งเหยิงตลอดเวลา

สุดท้าย ตรวจสอบสิ่งที่เกิดขึ้นในสองสัปดาห์แรก หากพนักงานยังคงเลือกประเภทการลาผิด เปลี่ยนชื่อมัน หากการอนุมัติช้า ให้ตั้งผู้อนุมัติสำรอง ปรับปรุงกระบวนการจนกว่าจะรู้สึกง่ายๆ

หากคุณต้องการวิธีที่เร็วที่สุดในการทดสอบการทำงานร่วมกับทีมของคุณเอง เริ่มที่นี่: สร้างที่ทำงาน Shifton ของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ระบบการจัดการการลาหยุดคืออะไร?

ระบบการจัดการการลางานคือซอฟต์แวร์ที่ช่วยพนักงานในการยื่นคำขอลาหยุดและช่วยผู้จัดการในการอนุมัติ โดยการรักษาบันทึกที่แม่นยำ ยอดคงเหลือ และปฏิทินการลาแบบร่วมกัน

ขั้นตอนการอนุมัติการลาที่ดีควรเป็นอย่างไร?

ควรส่งคำขอไปยังผู้จัดการที่เหมาะสม แสดงสถานะอย่างชัดเจน รักษาประวัติของการตัดสินใจ และป้องกันไม่ให้คำขอติดขัดเมื่อมีคนไม่อยู่

สิ่งนี้ช่วยในการจัดการการขาดงานได้อย่างไร?

มันให้แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับผู้ที่ไม่อยู่และเวลา คุณสามารถวางแผนการจัดพื้นที่ล่วงหน้าและหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดพนักงานในนาทีสุดท้าย

สามารถจัดการการติดตาม PTO และการลาจ่ายค่าจ้างได้หรือไม่?

ได้ ระบบที่เหมาะสมติดตามยอดคงเหลือและรวมการลาทั้งหมดเพื่อให้พนักงานรู้ว่ามีความพร้อมใช้งานอะไรบ้าง และฝ่ายบันทึกเงินเวลาอาจสามารถดำเนินการเวลาหยุดได้โดยไม่ต้องแก้ไขด้วยมือ

เราควรจัดการการติดตามการลาป่วยอย่างไร?

ทำให้รวดเร็วและง่าย การลาป่วยมักเกิดขึ้นโดยไม่มีการแจ้งล่วงหน้า ดังนั้นระบบควรอนุญาตให้มีการยื่นคำขอที่รวดเร็วและมีการบันทึกชัดเจนโดยไม่มีขั้นตอนเพิ่มเติม

เหตุผลหลักที่ทีมไม่สามารถเริ่มใช้ซอฟต์แวร์การลาของ HR ได้คืออะไร?

พวกเขายังคงอนุมัติการลาผ่านการแชทพร้อมกับขอให้ผู้คนใช้ระบบ เลือกช่องทางเดียว ฝึกผู้จัดการให้ตอบกลับอย่างรวดเร็ว แล้วนิสัยจะติดตัวไป

เราจะลดความขัดแย้งในการจัดการการลาพักร้อนได้อย่างไร?

ใช้ปฏิทินการลาที่แสดงความทับซ้อนและขีดจำกัดการจัดพนักงานล่วงหน้า เมื่อพนักงานมองเห็นความขัดแย้งก่อนที่จะส่งคำขอ คำขอจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและการอนุมัติก็เร็วขึ้น