ระบบบันทึกเวลาทำงานและจัดตารางกะสำหรับสตูดิโอออกแบบ

สตูดิโอออกแบบขายชั่วโมง ไม่ใช่ไฟล์ ไม่ใช่สไลด์ ไม่ใช่จำนวนรอบแก้ แต่เป็นชั่วโมงของสมาธิที่ผ่านการฝึกฝนมา ซึ่งจะลงเอยที่โปรเจกต์ที่มีเงินจ่ายหรือค่อยๆ หายไปกับงานภายใน งานแก้ซ้ำ และประชุมที่ไม่มีใครใส่ไว้ในตาราง การบันทึกเวลาทำงานของเอเจนซีครีเอทีฟจึงสำคัญ เพราะชั่วโมงคือสินค้าคงคลังอย่างเดียวที่สตูดิโอมี และเป็นสิ่งที่สตูดิโอส่วนใหญ่วัดผลได้แย่ที่สุด

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ความขี้เกียจ งานสร้างสรรค์ไม่เข้ากับใบลงเวลาที่เป็นระเบียบเรียบร้อยอยู่แล้ว ดีไซเนอร์คนหนึ่งสลับไปมาระหว่างสามโปรเจกต์ก่อนมื้อกลางวัน การพิตช์งานกลืนวันพฤหัสบดีที่จองไว้ให้ลูกค้าไปทั้งวัน และคนที่ควรจะมานั่งเรียบเรียงสัปดาห์นั้นใหม่ในบ่ายวันศุกร์ก็ตามงานของสัปดาห์ถัดไปไม่ทันอยู่แล้ว

สิ่งที่การบันทึกเวลาทำงานของเอเจนซีครีเอทีฟต้องแก้ให้ได้

มีสี่เรื่อง และทุกเรื่องเป็นเรื่องธุรกิจมากกว่างานธุรการ รู้ว่าโปรเจกต์หนึ่งใช้ทรัพยากรไปเท่าไรจริงๆ เพื่อให้ใบเสนอราคาครั้งหน้าไม่ใช่การเดา รู้ว่าใครยังมีกำลังก่อนจะรับปากกำหนดส่งกับลูกค้า เก็บชั่วโมงตอนที่มันเกิดขึ้นแทนที่จะมานั่งนึกย้อนหลังอีกหนึ่งสัปดาห์ และทำให้ทุกอย่างเบาพอที่สตูดิโอแปดคนจะยังใช้อยู่ในอีกหกเดือนข้างหน้า

ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่ตอบสี่ข้อนี้ได้ มีค่ามากกว่าชุดเครื่องมือขนาดใหญ่ที่ไม่มีใครเปิดรายงานอีกเลยหลังเดือนที่สอง

เวลาของสตูดิโอหายไปที่ไหนจริงๆ

ลองถามเจ้าของสตูดิโอคนไหนก็ได้ว่ากำไรของโปรเจกต์หายไปไหน คำตอบตรงไปตรงมามักเป็นการยักไหล่ ส่วนที่บานปลายนั้นมีอยู่จริงแต่มองไม่เห็น รอบแก้เพิ่มอีกหนึ่งรอบที่ถูกรับไปโดยไม่มีการพูดคุย งานภายในสองวันที่ไม่ได้คิดเงินกับใคร และดีไซเนอร์รุ่นน้องที่ค้างอยู่กับงานเดียวทั้งสัปดาห์เพราะไม่มีใครเห็นว่าเขาว่าง

เมื่อชั่วโมงถูกบันทึกเทียบกับตารางแทนที่จะพิมพ์จากความทรงจำ หมอกนั้นก็จางลง เวลาที่วางแผนไว้จะอยู่ข้างเวลาที่ทำจริงบนกะเดียวกัน และช่องว่างระหว่างสองค่านั้นกลายเป็นตัวเลขแทนที่จะเป็นความรู้สึก สตูดิโอที่เริ่มใช้แอปบันทึกเวลาทำงานสำหรับเอเจนซีโฆษณามักรู้สึกอึดอัดในเดือนแรกและมีกำไรขึ้นในเดือนที่สอง ตัวเลขไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบจึงจะเปลี่ยนการตัดสินใจได้ ขอแค่มีอยู่ก่อนที่ใบเสนอราคาฉบับหน้าจะส่งออกไป

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ และเหตุผลที่ควรบันทึกไปพร้อมกับงาน

ใบลงเวลาที่ย้อนกลับไปกรอกทีหลังก็คือการเดาที่มีทศนิยม คนเรามักปัดขึ้น ลืมงานเล็กๆ และตัดช่วงที่ถูกขัดจังหวะออกไปหมด ยอดรวมจึงตกอยู่ระหว่างใจกว้างกับผิดพลาด การบันทึกเทียบกับตารางที่ใช้งานจริงช่วยลบความคลาดเคลื่อนส่วนใหญ่ออกไป เพราะกะมีอยู่แล้วและการลงเวลาเข้างานใช้เพียงแตะครั้งเดียว

ระบบบันทึกเวลาทำงานของ Shifton เก็บเวลาเริ่มและเวลาเลิกจริงของทุกกะ พร้อมเวลาพัก งานย่อย และอัตราค่าจ้างที่ใช้ ซึ่งเป็นสิ่งที่เปลี่ยนงานหนึ่งสัปดาห์ของสตูดิโอให้เป็นรายการที่อธิบายได้บนใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ใบลงเวลาสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่แยกขาดจากตารางงานจะสร้างความจริงสองชุดเสมอ และตามมาด้วยข้อถกเถียงว่าจะเรียกเก็บเงินตามชุดไหน ซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานที่ดีที่สุดสำหรับสตูดิโอครีเอทีฟคือตัวที่ไม่เคยขอให้ดีไซเนอร์นึกย้อนไปถึงวันอังคาร

กำลังคนของดีไซเนอร์ วางแผนสัปดาห์ก่อนที่สัปดาห์จะเริ่ม

กำลังคนคืออีกครึ่งหนึ่งของงานนี้ สตูดิโอไม่ได้ขาดคนเก่ง แต่ขาดวันพฤหัสบดี มุมมองรายสัปดาห์และรายเดือนแสดงชั่วโมงที่แต่ละคนแบกอยู่แล้ว ส่วนปฏิทินความพร้อมแสดงชั่วโมงที่พวกเขายังรับได้ คำตอบว่างานใหม่ลงตารางได้หรือไม่จึงเป็นสิ่งที่มองเห็น ไม่ใช่การมองโลกในแง่ดี

• เห็นชั่วโมงที่รับไปแล้วของดีไซเนอร์แต่ละคนก่อนที่คุณจะตกลงวันส่งงาน
• สังเกตเห็นคนที่ทำงานล้นมือเงียบๆ ติดต่อกันสามสัปดาห์
• ประกาศชั่วโมงสตูดิโอที่ยังว่างให้ฟรีแลนซ์หรือทีมทั้งหมดเลือกรับ
• คุมดีไซเนอร์พาร์ตไทม์และฟรีแลนซ์ให้อยู่ในกรอบชั่วโมงที่ตกลงกันไว้

ซอฟต์แวร์จัดตารางงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่แสดงเฉพาะวันนี้จะซ่อนรูปแบบเอาไว้ มุมมองรายเดือนต่างหากที่ทำให้การรับงานเกินตัวปรากฏชัดในขณะที่ยังมีเวลาขยับอะไรได้ และนั่นคือฟีเจอร์เดียวที่แยกแอปจัดตารางงานที่ดีที่สุดสำหรับทีมครีเอทีฟออกจากปฏิทินที่แชร์กันแล้วใส่สีเฉยๆ

สตูดิโอ ทำงานทางไกล และฟรีแลนซ์ในตารางเดียว

ทีมครีเอทีฟส่วนใหญ่ตอนนี้เป็นแบบผสม ทั้งทีมหลักในสตูดิโอ ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานทางไกล และฟรีแลนซ์ที่เข้ามาเป็นโปรเจกต์แล้วจากไป ทุกคนมีตำแหน่ง ระดับสิทธิ์ และโซนเวลาของตัวเอง ดีไซเนอร์ที่ทำงานทางไกลจึงอ่านกะเป็นเวลาท้องถิ่น ขณะที่ผู้จัดการยังมีมุมมองเดียวที่สอดคล้องกัน ฟรีแลนซ์เข้าถึงได้เฉพาะกะของตัวเองเท่านั้น

สตูดิโอที่มีทีมพัฒนาหรือทีมโปรดักชันภายในด้วย มักวางแผนทั้งสองฝั่งในบัญชีเดียว ซึ่งเราอธิบายไว้ในหน้าการจัดตารางงานสำหรับทีมไอที ซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนสำหรับเอเจนซีโฆษณาจะช่วยได้ก็ต่อเมื่อทุกคนที่แตะงานอยู่บนตารางเดียวกัน ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่ครอบคลุมเฉพาะพนักงานประจำแต่ไม่รวมฟรีแลนซ์ จะทำให้ครึ่งที่แพงที่สุดของสตูดิโอมองไม่เห็น นี่คือเหตุผลที่ซอฟต์แวร์จัดตารางงานที่ดีที่สุดสำหรับเอเจนซีดิจิทัลเก็บทั้งสองกลุ่มไว้ในตารางเดียว

ใบลงเวลาที่คนยอมกรอกจริง

ตรงนี้อัตราการยอมใช้งานคือตัวตัดสินทุกอย่าง ดีไซเนอร์จะไม่เปิดโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกเวลาสิบห้านาที และครีเอทีฟไดเรกเตอร์ก็จะไม่มานั่งไล่จับ การลงเวลาเข้างานจากโทรศัพท์บนกะที่มีอยู่ในปฏิทินอยู่แล้วใช้เวลาไม่กี่วินาที และนั่นคือรูปแบบเดียวของซอฟต์แวร์ลงเวลาและบันทึกการทำงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่รอดจากสตูดิโอที่งานยุ่ง

การแจ้งเตือนแบบพุชส่งการเปลี่ยนแปลงตารางไปถึงทุกคน คำขอลาเข้ามาทางแอปเดียวกัน และการอนุมัติจบในแตะเดียว แรงเสียดทานที่ฆ่าซอฟต์แวร์วางแผนกะสำหรับเอเจนซีโฆษณาแทบทุกครั้งอยู่ในสามสิบวินาทีแรกที่ดีไซเนอร์ได้สัมผัสมัน แอปตารางงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาต้องอ่านได้บนโทรศัพท์ระหว่างเดินอยู่ในทางเดิน และแอปตารางเวลาทำงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่ต้องอบรมก่อนใช้ก็แพ้ไปตั้งแต่ต้น ซอฟต์แวร์บริหารกะสำหรับเอเจนซีโฆษณาอยู่หรือไปขึ้นอยู่กับการสัมผัสครั้งแรกนั้น ไม่ใช่หน้าจอตั้งค่า

รายงานที่ตอบได้ว่าโปรเจกต์นี้ต้นทุนเท่าไร

สิ้นเดือนคำถามนั้นเรียบง่ายแต่คำตอบมักมาช้า รายงานชั่วโมงทำงานให้ชั่วโมงตามคนและตามช่วงเวลา รายงานงบประมาณและอัตราค่าจ้างแปลงชั่วโมงเหล่านั้นเป็นต้นทุน ส่วนวันลาและวันลาคงเหลืออธิบายช่องว่างที่เกิดขึ้น ทุกอย่างกรองได้ตามเดือนหรือตำแหน่งและส่งออกเป็นสเปรดชีต ซึ่งเป็นสิ่งที่ระบบจัดตารางงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาควรส่งให้ฝ่ายการเงินได้เลยโดยไม่ต้องประกอบใหม่ด้วยมือ

Shifton รายงานชั่วโมงและต้นทุน ส่วนการวางบิลยังคงอยู่ที่เดิม การเชื่อมต่อกับ QuickBooks และ Zapier ย้ายตัวเลขไปโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ซึ่งเป็นบททดสอบเชิงปฏิบัติของซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานที่ดีที่สุดสำหรับเอเจนซีออกแบบว่ามันช่วยฝ่ายการเงินประหยัดไปหนึ่งวัน หรือเพิ่มไฟล์ส่งออกอีกหนึ่งไฟล์ให้ต้องมากระทบยอด

การเลือกระบบบันทึกเวลาทำงานให้สตูดิโอออกแบบ

สตูดิโอเรียกตัวเองต่างกันไป ตั้งแต่เอเจนซีแบรนดิ้ง สตูดิโอออกแบบ ไปจนถึงทีมโปรดักชันดิจิทัล แต่ความต้องการแทบไม่ต่างกันเลย สิ่งที่ขายในชื่อซอฟต์แวร์จัดตารางงานที่ดีที่สุดสำหรับเอเจนซีแบรนดิ้ง กับสิ่งที่ขายในชื่อซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานที่ดีที่สุดสำหรับสตูดิโอออกแบบ ล้วนลงเอยที่สองเรื่องเดียวกัน คือตารางที่คนอ่านเองได้โดยไม่ต้องถาม และชั่วโมงที่เข้ามาโดยไม่ต้องตามทวง

ทดสอบทุกแพลตฟอร์มด้วยสัปดาห์การทำงานจริง รวมทั้งการพิตช์ที่กินเวลาไปสองวันและฟรีแลนซ์ที่เข้ามาร่วมงานวันพุธ จับเวลาว่าดีไซเนอร์ใช้เวลานานแค่ไหนในการลงเวลาเข้างาน ตรวจสอบว่าการเปลี่ยนตารางไปถึงคนที่ทำงานทางไกลภายในนาทีเดียวกันหรือไม่ ถามว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนลืมลงเวลาออกงาน เพราะนั่นคือจุดพลาดที่ค่อยๆ ทำลายข้อมูลทั้งเดือน แพลตฟอร์มจัดตารางงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่รองรับฟรีแลนซ์เข้าใหม่กลางสัปดาห์ไม่ได้ จะถูกคนหาทางเลี่ยงตั้งแต่วันศุกร์

ไม่มีซอฟต์แวร์บันทึกเวลาทำงานสำหรับเอเจนซีครีเอทีฟที่ดีที่สุดสำหรับทุกคน และไม่มีเครื่องมือจัดตารางงานสำหรับเอเจนซีโฆษณาที่สมบูรณ์แบบ มีเพียงตัวที่สตูดิโอของคุณยังใช้อยู่ในเดือนที่หก และซอฟต์แวร์จัดตารางงานที่ดีที่สุดสำหรับสตูดิโอหกคนก็แทบไม่เคยเหมาะกับทีมหกสิบคน หากทีมต่ำกว่าสิบคน Shifton ใช้งานฟรีโดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งเพียงพอสำหรับสตูดิโอเล็กที่กำลังย้ายออกจากเทมเพลตตารางกะของเอเจนซีโฆษณาในสเปรดชีต เมื่อทีมโตขึ้น แพ็กเกจแบบเสียค่าบริการ จะเพิ่มการวางแผนหลายโปรเจกต์ รายงานที่ละเอียดขึ้น และโมดูลที่ซอฟต์แวร์จัดกะสำหรับเอเจนซีโฆษณาควรมีเมื่อขยายขนาด เป้าหมายยังคงเดิม คือชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ กำลังคนที่มองเห็น และสัปดาห์ของสตูดิโอที่ไม่พังกลางทาง