כיצד להעדיף נכון משימות בעבודה

נכתב על ידי

דריה אוליישקו

פורסם בתאריך

26 יול 2022

זמן קריאה

0 - 2 דקות קריאה

שינויים חוזרים ונשנים בתוכנית העבודה מפריעים כל הזמן לרשימת סדרי העדיפויות. זה יכול להוביל לתוצאות שליליות בפרודוקטיביות ובקידום הצוות, לניהול זמן בלתי רציונלי ולפספוס מועדים. האם יש דרך להישאר בשליטה ולהספיק הכל?

הדרך הטובה ביותר לתת עדיפות למשימות היא לכתוב אותן

כדי להתחיל, עליך לתכנן את העתיד הקרוב וליצור רשימת משימות מפורטת וכל המועדים שלהן ליום, שבוע או חודש. במקום לנסות לזכור הכל, כדאי להתחיל יומן עבודה ולרשום את כל המשימות שלך. התכסיס הפסיכולוגי הזה מדגיש את חשיבות עבודתך.

ארגן הכל

לאחר שהרכבת רשימת משימות, ייתכן שתבחין בדמיון ביניהן. זה לא מפתיע, שכן ניתן לסווג את רוב המשימות לשלוש קטגוריות: יחידות, חוזרות ונשנות ופרויקטים.

יחידה אם קיבלת משימה יחידה, עדיף לעשותה דבר ראשון מחר. הכין רשימה של משימות קטנות וחצה חלק מהן כל יום. לפני שתחליט על המשימות החשובות ביותר, שקול כמה דחופות הן וכמה זמן נדרש להשלמתן. מטרתך היא לסיים את המשימות במהלך המשמרת שלך. אם אין לך זמן, בצע את המשימה מחר. יש לציין כי שיטה זו אינה עובדת עבור משימות מיידיות.
חוזרות אין צורך לרשום כל דבר שיש לעשות על בסיס יומי. לדוגמה, אם אתה משתף מאמרים ברשתות החברתיות או אחראי על קמפיינים במייל. עם זאת, יש ליצור לוח זמנים למשימות הקשורות לשעות וימים ספציפיים. זה יפשט באופן משמעותי את מיון סדרי העדיפויות בעבודה.
פרויקטים פרויקטים הם משימות שקשה יותר לסיים מאשר משימות פשוטות. עבד עליהם כמה שאתה יכול, אך אל תנסה לקחת על עצמך כמה פרויקטים בו זמנית. אנו ממליצים ליצור רשימת פרויקטים ולבחור את הדחוף והחשוב ביותר מביניהם. אל תיקח על עצמך פרויקט חדש מבלי לסיים את הקודם.

משימות חשובות באות קודם

יצירת רשימה אלפביתית או מספרית לא תעבוד. מטרתך היא לא לעקוב בעיוורון אחר הפריטים ברשימה, אלא להתרכז במשימות בעלות עדיפות גבוהה. את שאר העבודה ניתן לבצע בכל סדר שתמצא לנכון.במהלך הזמן תלמד לבחור את העבודות עם רמת העדיפות הגבוהה ביותר ולא לתת להן להפוך לבעיה. אם תעקוב אחר הכללים הללו, לא תאמין כמה מהר תהליך העבודה יהפוך.