Как да приоритизираме ефективно работни задачи

Повтарящите се промени в работния план постоянно нарушават списъка с приоритети. Това може да доведе до отрицателни последствия за производителността и напредъка на екипа, нерационално управление на времето и пропуснати крайни срокове. Има ли начин да останем на върха на нещата и да намерим време за всичко?

Най-добрият начин за приоритизиране на задачите е да ги записвате

За начало трябва да създадете планове за близкото бъдеще, като изготвите детайлен списък на всички задачи и крайни срокове за деня, седмицата или месеца. Вместо да се опитвате да запомните всичко, трябва да започнете работен дневник и да записвате всички свои задачи. Този психологически трик подчертава важността на вашата работа.

Организирайте всичко

След като сте съставили списък със задачи, може да забележите прилики между тях. Това не е изненадващо, тъй като повечето задачи могат да бъдат разделени на три категории: единични, повтарящи се и проекти.

1. Единични
   Ако ви се даде единична задача, по-добре е да я свършите първо нещо утре. Направете списък с малки задачи и зачерквайте някои от тях всеки ден. Преди да решите коя задача е най-важната, помислете колко спешна е и колко време ви е нужно, за да я изпълните. Целта ви е да завършите задачите по време на смяната си. Ако нямате време, направете задачата утре. Имайте предвид, че този метод не работи за непосредствени задачи.
2. Повтарящи се
   Не е необходимо да записвате всичко, което трябва да се прави ежедневно. Например, ако споделяте статии в социалните мрежи или отговаряте за имейл кампании. Въпреки това, трябва да се създаде график за задачи, свързани със специфични часове и дни. Това значително ще опрости подреждането на работните приоритети.
3. Проекти
   Проектите са задачи, които са по-трудни за изпълнение от обикновените задания. Работете върху тях колкото можете дълго, но не се опитвайте да поемете няколко проекта едновременно. Препоръчваме ви да създадете списък с проекти и да изберете най-спешния и важен от тях. Не започвайте нов проект, без да сте завършили предишния.

Първо важните задачи

Създаването на азбучен или числов списък няма да работи. Целта ви е не да следвате сляпо елементите от списъка, а да се концентрирате върху задачите с висок приоритет. Остатъка от работата може да се извърши в реда, в който смятате за нужно.

С времето ще се научите как да избирате работа с най-висок приоритет и да не позволявате тя да стане проблем. Ако следвате тези правила, няма да повярвате колко бързо ще стане работният процес.