6 najlepszych programow do harmonogramowania pracownikow dla malych firm

Wiekszos malych firm zaczyna zarzadzac grafikami pracownikow w arkuszach kalkulacyjnych. Dziala to dopoki ktos nie pojawi sie na zmianie, nagla zmiana wywoluje lancuszek wiadomosci i menedzer spedza niedzielne popoludnie na rekonstruowaniu calego tygodnia. W pewnym momencie arkusz kalkulacyjny przestaje byc systemem - staje sie powtarzajacym sie problemem.

Oprogramowanie do ukladania harmonogramow personelu dla malych firm to odrebna kategoria. Korporacyjne platformy do zarzadzania personelem dostarczane sa z konsultantami wdrozeniowymi, wielopoziomowymi systemami uprawnien i kosztami na stanowisko zakladajacymi organizacje 500-osobowa. To nie jest to, czego potrzebuje 12-osobowy serwis sprzatajacy ani kawiarnia z 20 pracownikami. Male zespoly potrzebuja narzedzia do planowania pracy, ktore bedzie gotowe do uzycia w ciagu dnia, przystepne przy malej liczbie pracownikow i wystarczajaco proste, by kazdy menedzer mogl nim zarzadzac z telefonu.

Ten artykul omawia szesc opcji oprogramowania do harmonogramowania pracownikow, ktore naprawde pasuja do malych operacji - ocenianych wedlug rzeczywistych zestawow funkcji, struktur cenowych i slabych stron kazdego z nich. Shifton prowadzi liste dzieki modulowemu modelowi cenowemu i szerokosc oferty dla zespolow do 100 osob. Narzedzia od 2 do 6 zajmuja swoje miejsce w konkretnych przypadkach uzycia, w ktorych przewyzszaja reszte rynku.

Co oprogramowanie do harmonogramowania malych firm musi naprawde robic

Przed porownaniem narzedzi warto jasno okreslic, co wyrozniac aplikacje do harmonogramowania dla malych firm od szerszej kategorii. Wymagania sa wezsze - i pod niektorymi wzgledami bardziej wymagajace:

• Konfiguracja w ciagu dnia. 15-osobowa firma nie moze spedzic tygodnia na konfiguracji oprogramowania. Narzedzie musi byc gotowe do uzycia natychmiast.
• Projekt zorientowany na mobile. Menedzerowie i personel korzystaja z telefonow, nie komputerow stacjonarnych. Aplikacja musi dzialac rownie dobrze na mobile jak w przegladarce.
• Przejrzyste ceny za uzytkownika. Unikaj modeli lokalizacyjnych jesli masz lub planujesz miec wiecej niz jedna lokalizacje. Ceny za uzytkownika skaluja sie bardziej przewidywalnie.
• Zamiana zmian i zarzadzanie dostepnoscia. Te dwie funkcje eliminuja najczestsze tarcia przy planowaniu miedzy menedzerami a pracownikami godzinowymi.
• Integracja z rejestrowaniem czasu i lista plac. Harmonogram zespolu i karta czasu pracy, ktore nie komunikuja sie ze soba, tworza prace uzgodnieniowa w kazdym okresie wyplatowym.

Zarzadzanie personelem malej firmy oznacza rowniez, ze narzedzie nie powinno wymagac dedykowanego dzialu HR do utrzymania. Menedzer operacyjny - lub w wielu przypadkach wlasciciel - musi byc osoba, ktora nim zarzadza. Ponizsze narzedzia sa oceniane z ta wskazowka w umysle - jako oprogramowanie do harmonogramowania dla pracownikow godzinowych i zespolow zmianowych.

6 najlepszych programow do harmonogramowania pracownikow dla malych zespolow

1. Shifton - Najlepsze ogolne oprogramowanie do harmonogramowania dla malych firm

Shifton to platforma do zarzadzania personelem zbudowana dla firm dzialajacych w oparciu o zespoly zmianowe. Modul harmonogramowania jest rdzeniem, ale to, co wyrozniak go od wszystkich innych narzedzi na tej liscie, to architektura cenowa: dodatkowe funkcje - rejestrowanie czasu, lista plac, zarzadzanie zadaniami, meldowanie sie GPS i analizy personelu - sa dostepne jako oddzielne moduly po $1/uzytkownik/miesiac. 10-osobowa firma placi tylko za to, czego faktycznie uzywa.

Funkcja harmonogramowania zmian uzywa interfejsu kalendarza z przeciaganiem i upuszczaniem. Tworzenie dwutygodniowej rotacji dla 20 pracownikow zajmuje mniej niz 20 minut po skonfigurowaniu szablonow zmian. Menedzerowie moga ustawiac powtarzajace sie wzorce, definiowac wymagania dotyczace rol na zmiane i pozwolic systemowi automatycznie egzekwowac reguly minimalnego pokrycia.

Prosby o czas wolny, zamiany zmian i aktualizacje dostepnosci - wszystko przechodzi przez ta sama aplikacje. Gdy aktywny jest modul rejestrowania czasu, dane dotyczace przyjsc i wyjsc pracownikow przeplywaja bezposrednio do raportow zarzadzania placa. Zadnego recznego eksportu miedzy systemami, zadnego uzgodnienia w arkuszach kalkulacyjnych przed kazdym okresem wyplatowym.

Wsparcie dla wielu lokalizacji jest wlaczone bez dodatkowych kosztow za lokalizacje, co ma znaczenie dla malych firm dzialajacych w dwoch lub trzech miejscach. Model za uzytkownika Shiftona pozostaje staly bez wzgledu na liczbe lokalizacji objetych harmonogramem.

Glowne funkcje:

• Harmonogramowanie metodą przeciagania i upuszczania z szablonami powtarzajacych sie zmian
• Rejestrowanie czasu z meldowaniem sie/wychodzeniem opartym na GPS
• Prosby o czas wolny i zarzadzanie dostepnoscia pracownikow
• Zarzadzanie lista plac z obliczaniem nadgodzin
• Przydzielanie zadan do zmiany lub pracownika
• Harmonogramowanie wielu lokalizacji z jednego konta
• Aplikacje mobilne na iOS i Android

Cennik: Darmowy plan dla maksymalnie 10 uzytkownikow z podstawowym harmonogramowaniem. Platne moduly od $1/uzytkownik/miesiac (rejestrowanie czasu, lista plac, GPS, zarzadzanie zadaniami, raporty). Wszystkie platne moduly maja 30-dniowy darmowy okres probny. Rozliczenie roczne oszczedza 20%.

Najlepszy dla: Malych firm z 5-100 pracownikami, ktore potrzebuja harmonogramowania plus rejestrowania czasu i integracji listy plac - bez placenia za pakiet korporacyjny, z ktorego uzyja tylko polowy.

2. When I Work - Najlepszy dla prostych zespolow zmianowych

When I Work dziala na rynku harmonogramowania dla malych firm od 2010 roku, z baza klientow zbudowana glownie wokol handlu detalicznego, gastronomii i opieki zdrowotnej. Produkt robi jedna rzecz dobrze: szybko harmonogramuje i komunikuje zmiany. Interfejs jest przejrzysty, krzywa uczenia sie jest minimalna. Ograniczenia ujawniaja sie w cenach przy skalowaniu: rejestrowanie czasu wymaga oddzielnego dodatku, a integracje z listami plac sa zablokowane za planami wyzszego poziomu.

Funkcje: Harmonogramowanie z przeciaganiem i upuszczaniem, wiadomosci zespolowe, prosby o zamiane zmian, dodatek do rejestrowania czasu, sledzenie obecnosci, integracje z listami plac na wyzszych poziomach. Cennik: Darmowy dla maksymalnie 5 pracownikow. Essentials od ok. $2.50/uzytkownik/miesiac. Najlepszy dla: Zespolow handlowych lub gastronomicznych ponizej 30 osob potrzebujacych prostego harmonogramowania bez skomplikowanych integracji.

3. Homebase - Najlepsza darmowa opcja dla firm z jedną lokalizacja

Darmowy plan Homebase jest najbardziej hojny w tym porownaniu: nieograniczona liczba pracownikow w jednej lokalizacji, harmonogramowanie, zegar czasu z samoobsluga pracownikow, wiadomosci zespolowe i podstawowe narzedzia HR bez kosztow. Dla kawiarni, salonu lub sklepu detalicznego, ktory nigdy nie uzywak oprogramowania do harmonogramowania, to najprostszy punkt wyjscia.

Integracje POS ze Square, Toast, Clover i Lightspeed to prawdziwy wyroznik dla firm gastronomicznych. Model cenowy za lokalizacje jest ograniczeniem. W jednej lokalizacji darmowy poziom Homebase jest trudny do pobicia. W dwoch lub trzech lokalizacjach koszty planu kumuluja sie w sposob, ktory nie wystepuje przy alternatywach za uzytkownika.

Funkcje: Harmonogramowanie, zegar czasu z opcjonalnym rozpoznawaniem twarzy, wiadomosci zespolowe, narzedzia rekrutacji i wdrazania, integracje POS, zgodnosc z przepisami HR. Cennik: Darmowy dla 1 lokalizacji, nieograniczona liczba pracownikow. Platne plany od $24.95/lokalizacja/miesiac do $99/lokalizacja/miesiac. Najlepszy dla: Firm gastronomicznych, handlowych lub hotelarskich z jedną lokalizacja z kompatybilnym systemem POS.

4. Deputy - Najlepszy dla branzy, gdzie liczy sie zgodnosc z przepisami

Deputy zostal zbudowany wokol specyficznego problemu operacyjnego: harmonogramowania w branzy, gdzie przypisanie niewlasciwej osoby do zmiany tworzy problem prawny lub bezpieczenstwa. Sluzba zdrowia, opieka nad osobami starszymi, sluzby bezpieczenstwa i logistyka - wszdzie wystepuja wymagania certyfikacyjne, obowiazkowe zasady przerw i obliczenia nadgodzin, z ktorymi ogolny harmonogramator internetowy radzi sobie zle lub wcale. Deputy obsluguje je natywnie.

Funkcje: Automatyczne harmonogramowanie AI, sledzenie certyfikacji i zgodnosci, zarzadzanie urlopami, rejestrowanie czasu pracy i obecnosci pracownikow, integracje z lista plac. Cennik: Modul harmonogramowania od ok. $4.50/uzytkownik/miesiac. Brak stalego darmowego planu. Najlepszy dla: Malych firm w ochronie zdrowia, bezpieczenstwie, logistyce lub branzy z surowymi wymaganiami certyfikacyjnymi lub zgodnosciawiemi prawa pracy.

5. Connecteam - Najlepsza aplikacja all-in-one dla zespolow frontline

Connecteam jest zbudowany dla pracownikow nie siedzacych przy biurku - zespolow, gdzie wiekszosc ludzi pracuje w terenie, na hali lub na placu budowy, a nie przy komputerze. Modul harmonogramowania obsluguje przydzielanie zmian, otwarte oferty zmian, wykrywanie konfliktow i przeplywy zatwierdzania przez menedzerow. Ale produkt wykracza znacznie poza samo harmonogramowanie: laczy centrum komunikacji, cyfrowe formularze i listy kontrolne, moduly wdrazania i szkolenia oraz zarzadzanie dokumentami HR w jednej aplikacji mobilnej.

Funkcje: Inteligentne harmonogramowanie z wykrywaniem konfliktow, zegar GPS i geofencing, zamiana zmian, centrum komunikacji zespolu, cyfrowe formularze i listy kontrolne, zarzadzanie zadaniami. Cennik: Darmowy dla maksymalnie 10 uzytkownikow (Small Business Plan). Platne huby od $29/miesiac dla maksymalnie 30 uzytkownikow. Najlepszy dla: Malych firm z zespolami frontline lub terenowymi chcacymi polaczyc harmonogramowanie, komunikacje i HR w jednej aplikacji mobilnej.

6. Sling - Najlepsza budzetowa opcja z wbudowana komunikacja zespolowa

Darmowy plan Sling laczy dwie rzeczy bez limitu pracownikow: kreator harmonogramow i komunikacje zespolowa. Kanaly grupowe, wiadomosci bezposrednie, udostepnianie plikow i ogloszenia zadan sa wlaczone obok kalendarza harmonogramowania. Wiekszosc narzedzi do harmonogramowania traktuje wiadomosci jako platny dodatek lub pomija je calkowicie. Sling traktuje to jako podstawowa darmowa funkcje.

Funkcje: Harmonogramowanie zmian (darmowe), wiadomosci zespolowe i kanaly grupowe (darmowe), przydzielanie zadan, rejestrowanie czasu i obecnosci (platne), budzet kosztow pracy (platny), integracje z lista plac (platne). Cennik: Darmowy, nieograniczona liczba uzytkownikow. Premium od $2/uzytkownik/miesiac. Business od $4/uzytkownik/miesiac. Najlepszy dla: Bardzo malych zespolow potrzebujacych harmonogramowania i komunikacji za darmo.

Jak wybrac odpowiednie narzedzie dla swojego zespolu

Odpowiednia aplikacja do harmonogramowania pracy zalezy od trzech zmiennych: branzy, wielkosci zespolu i problemu operacyjnego, ktory chcesz rozwiazac jako pierwszy. Zacznij od problemu, a nie od listy funkcji.

Jesli dokladnosc listy plac jest glownym problemem, rejestrowanie czasu musi byc zawarte w wybranym narzedziu - nie jako dodatek do kupienia pozniej. Darmowy poziom Slinga tego nie rozwiaze. Shifton lub Deputy, ktore lacza harmonogramowanie bezposrednio z kartami czasu pracy, to odpowiednie opcje. W restauracjach lub gastronomii Homebase jest najsilniejsza opcja - integracje POS ze Square, Toast, Clover i Lightspeed sa wbudowane. Dla zespolow frontline potrzebujacych harmonogramowania, komunikacji i HR w jednej aplikacji mobilnej, szerokosc Connecteam jest trudna do pobicia.

Firmy z wieloma lokalizacjami powinny unikac cen za lokalizacje. Homebase pobiera oplaty za kazde miejsce. Shifton i Sling sa wyceniane za uzytkownika, co skaluje sie liniowo. Dla wiekszosci malych firm spoza gastronomii i regulowanych branzy, Shifton pokrywa pelny zakres oprogramowania do zarzadzania personelem bez odpowiedniego cennika. Zacznij od darmowego planu, dodawaj moduly w miare wzrostu firmy i placac tylko za to, co jest aktywnie uzywane.

Czesto zadawane pytania

Jakie jest najlepsze darmowe oprogramowanie do harmonogramowania pracownikow dla malych firm?

Homebase ma najbardziej hojny darmowy poziom dla firm z jedną lokalizacja: nieograniczona liczba pracownikow, harmonogramowanie, rejestrowanie czasu i podstawowe narzedzia HR bez kosztow. Darmowy plan Slinga nie ma limitu pracownikow i obejmuje wiadomosci zespolowe. Darmowy plan Shiftona obsluguje do 10 uzytkownikow z podstawowym harmonogramowaniem. Small Business Plan Connecteam jest darmowy dla do 10 uzytkownikow.

Ile kosztuje oprogramowanie do harmonogramowania pracownikow dla malej firmy?

Platne oprogramowanie do harmonogramowania kosztuje zazwyczaj od $1 do $6 za uzytkownika miesiecznie. Platne moduly Shiftona zaczynaja sie od $1/uzytkownik/miesiac. Sling Premium to $2/uzytkownik/miesiac. When I Work Essentials kosztuje okolo $2.50/uzytkownik/miesiac. Deputy pobiera okolo $4.50/uzytkownik/miesiac. Homebase wycenia za lokalizacje - od $25 do $100 za lokalizacje miesiecznie.

Czy oprogramowanie do harmonogramowania moze obslugiwac zespoly ponizej 10 osob?

Tak. Podstawowe korzysci - powiadomienia o zmianach, prosby o zamiane, sledzenie dostepnosci - dzialaja przy kazdym rozmiarze zespolu. Darmowy plan Shiftona jest zaprojektowany specjalnie dla zespolow do 10 osob. Zmienna dostepnosc, pracownicy niepelnoetatowi i regularne zmiany w ostatniej chwili to punkty przelomowe, gdzie oprogramowanie staje sie warte uzycia.

Czy te narzedzia pozwalaja pracownikom zamieniac zmiany bez dzwonienia do menedzera?

Wiekszosc tak. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy i Sling wszystkie obsluguja prosby o zamiane inicjowane przez pracownikow z konfigurowalnymi regulami zatwierdzania.

Czy oprogramowanie do harmonogramowania laczy sie z systemami listy plac?

Wiekszosc narzedzi oferuje integracje z lista plac. Shifton zawiera raporty natywnie. Deputy i Homebase maja dobrze rozwiniate integracje z Gusto, QuickBooks Payroll i ADP. Rejestrowanie czasu musi byc aktywne w tym samym narzedziu, aby wyeliminowac reczna prace.