6-те најдобри апликации за распоредување на вработени за мали бизниси

Повеќето мали бизниси почнуваат со управување на распоредот на вработените преку табели. Тоа функционира додека некој не се јави, промена на смена во последен момент предизвика синџир на пораки, а менаџерот ја поминува неделата попладне реконструирајќи ја целата недела. Во одреден момент, табелата не е систем - таа станува проблем кој постојано се повторува.

Софтверот за распоредување на вработени за мали бизниси е своја посебна категорија. Корпоративните платформи за управување со работна сила доаѓаат со консултанти за имплементација, системи за дозволи за повеќе оддели и трошоци по корисник кои претпоставуваат организација од 500 луѓе. Тоа не е тоа што треба една услуга за чистење со 12 лица или кафе со 20 вработени. Малите тимови имаат потреба од алатка за распоредување на трудот која е оперативна во рок од еден ден, достапна со мал број корисници и доволно едноставна за секој менаџер да ја управува од телефон.

Оваа статија ги покрива шест опции за софтвер за распоредување на вработени кои навистина одговараат на малите операции - оценети врз основа на вистинските сетови на функции, структурите на цените и каде секоја алатка заостанува. Shifton е прв на листата врз основа на неговиот модуларен модел на цени и широчината на она што го покрива за тимови со помалку од 100 луѓе. Алатки 2 до 6 секоја ја заслужуваат своето место за специфични случаи на употреба каде надминуваат кај останатите на пазарот.

Што навистина треба да прави апликацијата за распоредување за мали бизниси

Пред споредување на алатките, корисно е да се разјасни она што го разликува апликацијата за распоредување на мали бизниси од поширокитата категорија. Барањата се потесни и на некои начини построги:

• Поставување за помалку од еден ден. Бизнис со 15 лица не може да потроши недела за конфигурирање на софтвер. Алатката мора да биде функционална веднаш.
• Дизајн насочен кон мобилни уреди. Менаџерите и вработените се на телефони, не на десктопи. Апликацијата треба да функционира исто толку добро на мобилен колку и во прелистувач.
• Транспарентна цена по корисник. Избегнете модели по локација ако имате или планирате да имате повеќе од една локација. Цените по корисник се скалираат попредвидливо.
• Замена на смени и управување со достапност. Овие две функции ги елиминираат најчестите триења во распоредувањето помеѓу менаџерите и вработените по час.
• Интеграција со следење на работно време и пресметување плати. Распоредот на тимот и временскиот лист кои не комуницираат меѓусебно создаваат работа за усогласување во секој период на плата.

Управувањето со работна сила за мали бизниси исто така значи дека алатката не треба да бара посветен оддел за човечки ресурси за одржување. Операцискиот менаџер или во многу случаи сопственикот треба да биде оној кој ја управува. Тоа влијае на тоа колку комплексност на конфигурацијата е прифатлива. Алатките подолу се оценети со тоа ограничување на ум - како софтвер за распоредување за вработени по час и тимови засновани на смени, а не за платени канцелариски средини каде дневните промени на смени не се фактор.

6-те најдобри апликации за распоредување на вработени за мали тимови

1. Shifton - Најдобар севкупен софтвер за распоредување за мали бизниси

Shifton е платформа за управување со работна сила изградена за бизниси кои работат на тимови засновани на смени. Модулот за распоредување е во центарот, но тоа што го разликува од секоја друга алатка на оваа листа е неговата архитектура на цени: дополнителна функционалност - следење на работно време, известување за плата, управување со задачи, GPS проверки и аналитика на работна сила - е достапна како посебни модули по $1/корисник/месец. Бизнис со 10 лица плаќа само за она што навистина го користи. Не мора да влезе во корпоративен план пред тимот да биде подготвен.

Функцијата за распоредување на смени користи интерфејс со влечење и испуштање. Изградбата на двонеделна ротација за 20 вработени трае помалку од 20 минути откако ќе се конфигурираат шаблоните за смени. Менаџерите можат да поставуваат повторливи обрасци, да дефинираат барања за улога по смена и да го остават системот да ги применува правилата за минимална покриеност автоматски. Вработените ги гледаат своите распореди во мобилната апликација и добиваат итни известувања кога се прават промени.

Барањата за отсуство, замените на смени и ажурирањата на достапноста сите поминуваат низ истата апликација. Кога модулот за следење на работно време е активен, податоците за влез и излез на вработените директно течат во известувањата за плата. Нема рачен извоз помеѓу системите, нема усогласување на табели пред секој период на плата. Таа комбинација - распоредување, следење на работно време и пресметување плати во една платформа - е она што вообичаено бара три посебни алатки кај конкурентните производи.

Поддршката за повеќе локации е вклучена без дополнителни трошоци по локација, што е важно за мали бизниси кои работат на две или три локации. Homebase (прегледан подолу) наплатува по локација - на три локации, тој трошок се множи значително. Shifton моделот по корисник останува рамен без оглед на тоа колку локации покрива распоредот.

Клучни функции:

• Распоредување со влечење и испуштање со повторливи шаблони за смени
• Следење на работно време со влез/излез базиран на GPS
• Барања за отсуство и управување со достапноста на вработените
• Управување со плата со пресметување на прекувремена работа
• Доделување задачи по смена или по вработен
• Распоредување на повеќе локации од една сметка
• Мобилни апликации за iOS и Android

Цена: Бесплатен план за до 10 корисници со основно распоредување. Платени модули од $1/корисник/месец (следење на работно време, плата, GPS локација, управување со задачи, известување). Сите платени модули вклучуваат 30-дневен бесплатен пробен период. Годишната наплата заштедува 20%.

Најдобро за: Мали бизниси со 5-100 вработени кои имаат потреба за распоредување плус интеграција на следење на работно време и плата - без плаќање за корпоративен пакет кој ќе го користат само половина.

2. When I Work - Најдобро за едноставни тимови засновани на смени

When I Work е на пазарот за распоредување на мали бизниси од 2010 година, со база на клиенти изградена главно околу малопродажбата, услугите за храна и здравствената заштита. Производот добро прави една работа: брзо го распоредува и комуницира смените. Интерфејсот е чист, кривата на учење е минимална, а работниот тек за замена на смени е меѓу подобрите имплементации во оваа категорија.

За бизнис со конзистентни обрасци на смени, стабилен список и без непосредна потреба за интеграција на плата, When I Work е способен планер за смени на вработени кој нема да го преплави нетехничкиот менаџер. Вграденото испраќање пораки на тимот го задржува комуникацијата за распоредување надвор од личните пораки. Мобилната апликација работи сигурно. Каде покажува ограничувања е во цените при скалирање: следењето на работното време бара посебен додаток, а интеграциите на плата се заклучени зад планови на повисоко ниво.

Функции: Распоредување со влечење и испуштање, порака на тимот, барања за замена на смени, додаток за временски часовник, следење на присуство, интеграции на плата на повисоки нивоа. Цена: Бесплатно за до 5 вработени. Essentials од приближно $2.50/корисник/месец. Времето и присуството се цени посебно. Најдобро за: Тимови во малопродажба или услуги за храна до 30 лица кои имаат потреба за чисто распоредување и пораки без сложена интеграција на плата.

3. Homebase - Најдобра бесплатна опција за бизниси со единечна локација

Бесплатниот план на Homebase е најдарежливиот во оваа споредба со значителна разлика: неограничен број вработени на една локација, распоредување, временски часовник со самопослужување за вработените, пораки на тимот и основни HR алатки без трошок. За кафе, салон или продавница за мало кое никогаш порано не користело софтвер за распоредување, ова е најлесниот почетен пункт на оваа листа.

Интеграциите на POS со Square, Toast, Clover и Lightspeed се вистински диференцијатор за бизниси во областа на услугите за храна. Кога податоците за продажба од вашиот POS влегуваат во погледот за распоредување, менаџерите можат да градат смени наспроти предвидените приходи наместо само да погодуваат од минатата недела. Homebase исто така ги вклопува работните процеси за вработување, списоците за вклучување и алатките за усогласеност со HR во своите платени нивоа.

Моделот на цени по локација е ограничување. На една локација, бесплатното ниво на Homebase е тешко да се надмине. На две или три локации, трошоците се акумулираат на начин кој не е случај со алтернативите по корисник. Ако растот со повеќе локации е на вашата патека, земете го предвид тоа пред да се посветите на работниот тек на Homebase.

Функции: Распоредување, временски часовник со опционално препознавање лице, пораки на тимот, алатки за вработување и вклопување, POS интеграции, усогласеност со HR. Цена: Бесплатно за 1 локација, неограничени вработени. Платените планови се движат од $24.95/локација/месец (Essentials) до $99/локација/месец (All-in-One). Најдобро за: Бизниси со единечна локација во услуги за храна, малопродажба или угостителство кои сакаат силно бесплатно ниво и веќе користат компатибилен POS систем.

4. Deputy - Најдобро за индустрии каде усогласеноста е важна

Deputy беше изграден околу специфичен оперативен проблем: распоредување во индустрии каде доделувањето на погрешна личност на смена создава правен или безбедносен проблем. Здравствената заштита, нега на возрасни, безбедносни услуги и логистика сите вклучуваат барања за сертификација, задолжителни правила за паузи и пресметки за прекувремена работа. Deputy ги обработува изворно. Доделувањата на смени може да се блокираат ако вработен нема потребна сертификација, а системот ги означува потенцијалните проблеми со усогласеноста пред распоредот да биде објавен.

Функцијата за распоредување со вештачка интелигенција гради нацрт распореди врз основа на целите за трошоци за труд, достапноста на вработените и историската побарувачка. Почетното поставување трае подолго отколку повеќето алатки овде. Улогите, сертификатите, правилата за плата и параметрите за усогласеност сите мора да бидат дефинирани однапред. За пекара или продавница за мало, тој режиски трошок не е оправдан. За агенција за домашна нега или фирма за безбедност, Deputy може да биде единствената алатка на оваа листа која ги обработува оперативните барања правилно на мал тимски обем.

Функции: Автоматско распоредување со AI, следење на сертификација и усогласеност, управување со отсуство, присуство на вработени, интеграции на плата. Цена: Модул за распоредување од приближно $4.50/корисник/месец. Времето и присуството како посебен модул по истата стапка. Нема постојан бесплатен план. Најдобро за: Мали бизниси во здравствената заштита, безбедност, логистика или која било индустрија со строги барања за сертификација или усогласеност со работното право.

5. Connecteam - Најдобра апликација сè-во-едно за фронтлајн тимови

Connecteam е изграден за вработени кои не се на биро - тимови кои работат на терен, на кат или на локација, а не пред компјутер. Модулот за распоредување управува со доделувања на смени, понудување за отворени смени, откривање конфликти и работни процеси за одобрување на менаџерот. Но производот оди многу подалеку само од распоредувањето: пакува центар за комуникација (соопштенија, групни разговори, корпоративен инфид), дигитални формулари и листи за проверка, модули за вклопување и обука и управување со HR документи во истата апликација насочена кон мобилни уреди.

Бесплатниот план за мали бизниси ги покрива до 10 корисници со пристап до речиси сите функции. Над тоа, Connecteam преминува на модел на цени базиран на центри: Operations, Communications и HR се продаваат како посебни претплати, секоја почнувајќи од $29/месец за до 30 корисници. За бизниси кои имаат потреба и за трите центри, комбинираниот трошок е повисок од цените по модул на Shifton.

Функции: Паметно распоредување со откривање конфликти, GPS временски часовник и геофенсинг, замена на смени, центар за комуникација на тимот, дигитални формулари и листи за проверка, управување со задачи, модули за вклопување и обука. Цена: Бесплатно за до 10 корисници (план за мали бизниси). Платени центри од $29/месец за до 30 корисници. Најдобро за: Мали бизниси со фронтлајн или теренски тимови кои сакаат распоредување, комуникација на тимот и HR работни процеси консолидирани во една мобилна апликација.

6. Sling - Најдобра буџетска опција со вградена комуникација на тимот

Бесплатниот план на Sling комбинира две работи без ограничување на бројот на вработените: правач на распоред за вработени и комуникација на тимот. Групни канали, директни пораки, споделување датотеки и соопштенија за задачи се вклучени покрај календарот за распоредување. Повеќето алатки за распоредување ги третираат пораките како додаток за премиум или ги изоставуваат целосно. Sling го третира тоа како основна бесплатна функција која решава вообичаен проблем за мали тимови: комуникацијата поврзана со распоредот е расфрлана низ WhatsApp групи и лични текстуални нишки.

Сè освен распоредувањето и пораките бара надградба со плаќање. Следењето на работното време и присуствотона вработените, буџетирањето на трошоците за труд и повеќето интеграции на плата се зад платените нивоа. На $2/корисник/месец, Sling останува достапен, но бизнисите кои имаат потреба за следење на работно време заедно со распоредување треба да го споредат со цените по модул $1/корисник/месец на Shifton пред да се посветат.

Функции: Распоредување на смени (бесплатно), пораки на тимот и групни канали (бесплатно), доделување задачи, временски часовник и присуство (платено), буџетирање на трошоци за труд (платено), интеграции на плата (платено). Цена: Бесплатно, неограничени корисници. Premium од $2/корисник/месец. Business од $4/корисник/месец. Најдобро за: Многу мали тимови кои имаат потреба за распоредување плус комуникација без трошок.

Како да ја изберете вистинската алатка за вашиот тим

Вистинската апликација за работен распоред зависи од три варијабли: индустрија, големина на тимот и кој оперативен проблем се обидувате прво да го решите. Почнете со проблемот, не со листата на функции.

Ако точноста на платата е главниот проблем, следењето на работното време мора да биде вклучено во која и да е алатка која ја изберете. Бесплатното ниво на Sling нема да го реши тоа. Shifton или Deputy, двете кои го поврзуваат распоредувањето директно со временските листови, се релевантните опции. Ако сте во ресторани или услуги за храна, Homebase е најсилната опција овде. За тимови на фронтлајн кои имаат потреба за распоредување заедно со алатки за комуникација и HR работни процеси во една мобилна апликација, широчината на Connecteam е тешко да се совпадне на неговата ценовна точка.

Бизнисите со повеќе локации треба да избегнуваат цени по локација. Homebase наплатува по локација. Shifton и Sling цените по корисник, кои се скалираат линеарно без оглед на тоа колку локации се во сметката. За индустрии тешки со усогласеност како здравствена заштита или безбедност, Deputy управува со следење на сертификација и спроведување на работното право на начини кои ниту една друга алатка овде не ги прави на мал тимски обем.

За повеќето мали бизниси надвор од услугите за храна и регулираните индустрии, Shifton го покрива целиот опфат на софтверот за управување со работна сила за мали бизниси без соодветна ценовна ознака. Почнете со бесплатниот план, додавајте модули додека бизнисот расте и плаќајте само за она што е активно во употреба. Прирачникот за перспективи на занимањата на Бирото за статистика на трудот го покрива целиот опфат на функциите за HR и координација на работна сила.

Често поставувани прашања

Кој е најдобриот бесплатен софтвер за распоредување на вработени за мали бизниси?

Homebase го има најсилното бесплатно ниво за бизниси со единечна локација: неограничени вработени, распоредување, временски часовник и основни HR алатки без трошок. Бесплатниот план на Sling нема ограничување на бројот на вработени и вклучува пораки на тимот покрај распоредувањето. Бесплатниот план на Shifton поддржува до 10 корисници со основно распоредување. Планот за мали бизниси на Connecteam е бесплатен за до 10 корисници со пристап до речиси сите функции, вклучувајќи распоредување, временски часовник и пораки на тимот. Кој е најдобар зависи од вашата индустрија, дали ви треба следење на работно време и колку локации работите.

Колку чини софтверот за распоредување на вработени за мал бизнис?

Платениот софтвер за распоредување обично се движи помеѓу $1 и $6 по корисник месечно, во зависност од вклучените функции. Платените модули на Shifton почнуваат од $1/корисник/месец. Sling Premium е $2/корисник/месец. When I Work Essentials работи приближно $2.50/корисник/месец. Deputy наплатува околу $4.50/корисник/месец по модул. Homebase ги цени по локација наместо по корисник, со платени планови кои се движат од $25 до $100 по локација месечно. Повеќето платформи нудат 15-20% попуст на годишна наплата.

Може ли софтверот за распоредување да се справи со тимови со помалку од 10 луѓе?

Да. Основните придобивки од автоматизираното распоредување - известувања за смени, барања за замена, следење на достапност - се скалираат до која и да е големина на тимот. Бесплатниот план на Shifton е дизајниран специјално за тимови до 10. Sling и Homebase двете имаат бесплатни планови без минимален број вработени. Одлучувачкиот фактор не е големината на тимот туку сложеноста на распоредувањето.

Дали овие алатки дозволуваат вработените да ги заменат смените без да го повикаат менаџерот?

Повеќето да. Shifton, When I Work, Homebase, Deputy и Sling сите поддржуваат барања за замена иницирани од вработените со конфигурирачки правила за одобрување. Менаџерите можат да постават автоматско одобрување за замени кои ги исполнуваат дефинираните услови или да бараат рачно одобрување за секоја промена.

Дали софтверот за распоредување се поврзува со системи за плата?

Повеќето алатки овде нудат интеграции на плата, иако длабочината и достапноста на нивото варираат. Shifton вклучува известување за плата изворно и се поврзува со надворешни системи за плата преку својот модул за плата. Deputy и Homebase имаат добро развиени интеграции со Gusto, QuickBooks Payroll и ADP. When I Work и Sling нудат интеграции на платени нивоа. Во сите случаи, следењето на работното време мора да биде активно во истата алатка за врската со платата да ја елиминира рачната работа.