Софтвер за управување со HR документи за растечки тимови

Што всушност прави софтверот за управување со HR документи

Три папки, два ормари за документи и заеднички диск со 400 датотеки што никој не ги организирал со години. Тоа е состојбата на HR евиденцијата во повеќето мали и средни компании. Некој бара оригиналното писмо за понуда на вработен и HR менаџерот поминува 40 минути пребарувајќи низ имејл нишки пред да го најде во папка означена со «Разно – Старо».

Софтверот за управување со HR документи е наменски систем за зачувување, организирање и пребарување на евиденцијата на вработените – договори, потврди за политики, оценки на перформансите, сертификати, документи за вработување и сè друго што се акумулира во текот на работниот однос. Најдобрите платформи за управување со HR евиденција прават многу повеќе од само зачувување датотеки. Тие следат датуми на истекување на документи, контролираат кој може да гледа што и создаваат ревизорска трага што покажува точно кога секој документ бил пристапен или ажуриран.

Ризиците се поголеми отколку што повеќето менаџери сфаќаат. Според американскиот федерален закон, барањата за водење евиденција на EEOC задолжуваат работодавачите да чуваат одредени досиеа на персоналот еден до три години по прекинувањето, при што некои категории се протегаат до триесет години. За тимови со смени и работници со часовна плата – каде флуктуацијата е поголема и обемот на документација е поголем – одржувањето на документацијата за вработените без наменски систем станува навистина тешко.

Кои документи навистина треба да ги управуваат HR тимовите

Пред да изберете какви и да е софтвери, корисно е да направите карта на тоа што управувате. Повеќето потреби за управување со HR датотеки спаѓаат во неколку различни категории.

Документи за вработување и воведување

Пријави за работа, писма за понуда, договори за вработување, верификација I-9, обрасци W-4, авторизации за директен депозит. Овие документи се временски осетливи за време на воведувањето – ако еден недостасува, тоа може да го одложи првото плаќање на некого или да создаде проблем со усогласеноста. Дигиталните HR датотеки овозможуваат следење на статусот на завршување во реално време наместо гонење хартиени обрасци.

Потврди за политики и евиденција за обука

Потпишани потврди на прирачникот, сертификати за безбедносна обука, завршувања на спречување вознемирување и потписи за ракување со опрема. За индустрии со регулаторен надзор – угостителство, здравство, градежништво – овие не се опционални. Инспектор на OSHA не сака да слушне «мислиме дека сите ја завршиле таа обука». Тој сака датирани потписи, и ги сака брзо.

Вистинската вредност на автоматизацијата на документи овде е следењето на истекување. Сертификат за виљушкар кој истекува за три месеци треба известување за обнова пред да истече, а не после.

Евиденција за перформанси и дисциплинска евиденција

Оценки на перформансите, писмени предупредувања, планови за подобрување на перформансите и документација за прекинување. Оваа категорија е најважна кога нешто ќе тргне наопаку. Ако прекинување биде подоцна оспорено, способноста да се произведат датирани, конзистентно форматирани дисциплински евиденции е честопати она што ја раздвојува чистата излезна состојба од скапата. Правилното водење на HR евиденцијата не е само административно – тоа е управување со ризици.

Документи за компензација и бенефиции

Авторизации за промена на плата, договори за бонус, обрасци за запишување бенефиции и какви и да е измени на условите за компензација. Овие документи бараат контрола на верзии – погрешната верзија на договор за плаќање пронајдена за време на спор може да предизвика вистински проблеми. Софтверот за управување со досиеа на персоналот кој ги следи верзиите на документи и го означува со временски печат секоја промена го решава тоа тивко во позадина.

Функции кои ги раздвојуваат корисните алатки од скапите папки

Многу платформи се рекламираат себеси како системи за управување со HR документи, но во основа се складирање во облак со HR брендирање. Еве што навистина е важно:

Контрола на пристап базирана на улоги

Не треба сите во компанијата да гледаат секој документ. Надзорникот за смена треба пристап до сертификати и евиденција за обука за своите директни подредени. Не треба пристап до историјата на плати или дисциплински датотеки од другите оддели. Правилната контрола на пристапот е задолжителна за секој тим кој ракува со чувствителни податоци за вработените.

Ревизорски трагови и следење на активности

Секој пат кога документот е прегледан, преземен или изменет, системот треба да го евидентира. Ова е важно за усогласеност и внатрешна одговорност. Ако на доверливо досие на персоналот му пристапено три недели пред вработениот да поднесе жалба, треба да знаете кој пристапил и кога. Системот за следење на активности го прави тоа видливо без никој активно да следи ништо.

Предупредувања за истекување и управување со рокови

Сертификатите истекуваат. Работните дозволи имаат датуми за обнова. Договорите за неконкуренција понекогаш имаат прозорци. Систем за управување со документи кој ги следи овие рокови и испраќа автоматски потсетници отстранува цела категорија ризик од чинијата на HR менаџерот. Рачните записи во календарот не се скалираат – кога управувате со 80 вработени, некој сертификат е секогаш близу до истекување.

Брзина на пребарување и пронаоѓање

Ова звучи основно. Не е. Пребарување на цел текст низ евиденцијата на вработените, филтрирано по тип на документ, временски опсег, оддел или поединец – тоа е она што го претвора складиштето на документи во корисна алатка. Ако наоѓањето на конкретен потпишан образец трае повеќе од 30 секунди, системот не работи за вас.

Усогласеноста е основната причина зошто ова е важно

Документацијата за усогласеност со HR не е нешто за кое повеќето компании размислуваат додека итно не им затреба. Ревизија, тужба за неправедно прекинување, спор за компензација на работниците, проверка на усогласеноста со имиграцијата – овие настани доаѓаат без многу предупредување и бараат брзо да произведете конкретни документи.

Компаниите кои ги решаваат овие ситуации непречено не се нужно оние со подобро однесување на вработените. Тие се оние чии системи без хартија можат да извлечат целосно досие на персоналот за две минути наместо два часа. Инфраструктурата за управување со документи не само ја заштитува компанијата – ги заштитува HR менаџерите од обвинување за недостасувачки евиденции кои никогаш не биле правилно складирани.

За тимови со смени конкретно, управувањето со HR податоци се усложнува со поголем обем на персонал и побрза флуктуација xe2x80x94 област каде вработени кои остануваат ангажирани и мотивирани директно влијаат на тоа колку документација генерирате. Компанија која работи со 150 вработени со скратено работно време на повеќе локации генерира многу повеќе документи по глава во споредба со канцеларија со 40 платени работници. Математиката на рачните процеси брзо се расипува. Виделе сме оперативни тимови да поминуваат цели петоци само осигурувајќи дека сертификатите на сите биле актуелни – времето кое исчезнува со автоматизирано следење на истекување.

Како да оцените софтвер за управување со HR документи

Почнете со документите што ги имате, а не со функциите за кои мислите дека би можеле да ви требаат. Повеќето HR тимови имаат заостанати неорганизирани дигитални датотеки пред да разгледаат нов софтвер. Платформа која увезува и категоризира постоечки документи е подеднакво важна како и онаа која добро ракува со новите.

Интеграција со постоечкиот HR систем

Управувањето со документи кое живее одделно од планирањето и следењето на времето создава двојна работа. Ако некој биде унапреден и неговата плата се промени, сакате тоа автоматски да активира ажурирање на документацијата – не некој да треба да запамти да ажурира два одделни системи. HR управувањето со документи кое се поврзува со операциите на работната сила вреди повеќе отколку самостоен трезор на документи.

Алатките за известување за работна сила на Shifton поврзуваат оперативни податоци – отработени часови, промени на распоредот, доделување улоги – со слојот на евиденцијата на вработените, така што вашата документација ги одразува она што навистина се случува во операциите наместо она што некој се сетил рачно да го ажурира.

Самопослужување на вработените за рутински документи

Дозволувањето на вработените да пристапат и да потпишат свои документи – писма за понуда, ажурирања на политики, обрасци за бенефиции – без поминување низ HR за секоја трансакција значително го намалува административниот товар. Најдобрите системи за работни текови на документи им дозволуваат на вработените да се справат со рутинските работи, додека HR ја задржува контролата врз она што се финализира и складира.

Скалабилност без поскапувања

Некои платформи наплаќаат по складиран документ или по електронски потпис. При мал обем тоа изгледа добро. При 500 вработени со годишни оценки на перформансите, повторна регистрација за бенефиции и тековно следење на сертификати, тие трошоци по трансакција брзо се акумулираат. Рамни цени по корисник или модели за неограничено складирање на документи се побезбедни за растечките тимови.

Најчесто поставувани прашања

Што е софтвер за управување со HR документи?

Тоа е систем за зачувување, организирање и пребарување на евиденцијата на вработените – договори, сертификати, потврди за политики, документи за перформанси и друга HR документација. Освен зачувувањето, добриот софтвер за управување со HR документи ги следи датумите на истекување, ја контролира пристапноста до документи по улога и одржува ревизорска трага за тоа кој прегледал или изменил секоја датотека.

Колку долго работодавачите треба да чуваат HR документи?

Зависи од типот на документот и јурисдикцијата. Според американскиот федерален закон, основните записи за вработување мора да се чуваат најмалку една година по прекинувањето. Записите за плати обично бараат три години. Записите за изложеноста на OSHA може да бараат до триесет години. Државните закони честопати додаваат дополнителни барања. Систем за управување со документи со вградени политики за задржување ја отстранува неизвесноста.

Дали софтверот за управување со HR документи е различен од општ DMS?

Да. Општ систем за управување со документи (DMS) ракува со каков и да е тип на деловни документи. Платформите специфични за HR се изградени околу животниот циклус на вработените – тие ги разбираат концептите како досиеа на персоналот, текови за вработување, следење сертификати и распореди за задржување усогласеност. Употребата на генеричен DMS за HR документација е можна, но обично значи повторно изградување на тие структури од нула.

Дали малите бизниси можат да имаат корист од HR документ менаџмент софтвер?

Апсолутно – и честопати повеќе отколку големите. Малите бизниси ретко имаат посветен персонал за усогласеност. Едно пропуштено барање за задржување документи или непрепознаено истекување сертификат може да предизвика несразмерни проблеми. Прагот не е големината на тимот – тоа е комплексноста на документацијата. Секој бизнис со ротирачки персонал, сертификати или операции на повеќе локации има корист од правилен HR систем за документи.

Дарjа Олешко

Менаџерка за успех на клиентите во Shifton со обемно искуство во управување со работна сила и управување со теренски услуги.