6 labakās darbinieku grafiku programmatūras mazajiem uzņēmumiem

Vairakums mazu uzņēmumu darbinieku grafiku planošanu sākas ar izklājlapām. Tas darbojas, līdz kāds neparādās, steidzama maigas izmaina rada ziņojumu ķēdi un vadìtajs pavada svētdienās pec pusdienlaika, no jauna veidojot visu nedelu. Kādu brīdī izklājlapā vairs nav sistema – ta ir atkartojama problēma.

Darbinieku maigu grafiku programmatūra mazajiem uzņēmumiem ir īpaša kategorija. Uzņēmumu darbaspēka parvaldibas platformas nāk kopā ar implementacijas konsultantiem, daudznodalas atļauju sistēmām un izmaksām uz vietu, kas pieņem 500 cilvēku organizāciju. Tas nav tas, kas nepieciešams 12 cilvēku tikšanas servisam vai 20 darbinieku kafejnïcai. Mazam komandām vajadzïgs darba planošanas rïks, kas ir darbïbā vienas dienas laika, pieejams par zemam izmaksām pie maza darbinieku skaita un pietiekami vienkāršs, lai jebkurš vadïtajs to varētu parvaldīt no telefona.

Šis raksts aptver sešas darbinieku maigu grafiku programmatüras opcijas, kas patiešām der mazajam operācijām – novērtētas pec faktiskajiem funkciju komplektiem, cenu struktüram un kur katra trükst. Shifton vada sarakstu, pateicoties savai modulārajai cenu modelei un tā aptveramïbai komandām ar mazāk nekā 100 cilvëkiem. 2. līdz 6. rīki nopelna savu vietu specifiskiem lietošanas gadījumiem, kur tie pärspej pārējo tirgu.

Our Top Picks

Sarakstā iekļuva seši rīki. Ja vēlies īso versiju, šie trīs aptver lielāko daļu mazo komandu.

Ko mazā uzņēmuma grafiku programmatürai patiešam vajag darït

Pirms rīku salidzinašanas ir noderïgi precīzi noteikt, kas atškirr maza uzņēmuma maigu planošanas lietotni no plašākas kategorijas. Prasïbas ir šaurākas – un dažos veidos prasïgākas:

• Iestatišanas laiks mazāk nekā viena diena. 15 cilvēku uzņēmums nevar pavadït nedelu, konfigurëjot programmatüru. Rīkam jābūt funkcionālam nekavējoties.
• Mobilajam pirmais dizains. Vadïtaji un darbinieki ir telefonos, nevis datoros. Lietotnei jādarbojas tikpat labi mobilajās ierïcës kā parlükprogrammā.
• Caurredzama uz lietotāju balstïta cenu noteikšana. Izvairies no atrašanas vietas modeļiem, ja tev ir vai plāno būt vairāk nekā vienā vietā. Uz lietotāju balstïta cenu noteikšana skalas prognozejamāk.
• Maigu mainïšana un pieejamïbas pārvaldïba. Šie divi funkcionalitātes elemeti novērš biežāko plānošanas berzi starp vadïtajiem un stundu darbiniekiem.
• Integrācija ar laika uzskaiti un algu aprēķinos. Komandas grafiks un laika uzskaites lapa, kas nesazinas savā starpā, rada saskanošanas darbu pirms katras algu perioda.

Mazo uzņēmumu darbaspëka pārvaldïba nozïmē arī to, ka rīkam nevajadzētu prasīt atsevišku personāla nodaļu, lai to uzturētu. Operāciju vadïtajam – vai daudzos gadïjumos ïpašniekam – jābūt tam, kas to vada. Tas ietekmē, cik daudz konfigurācijas sarežgïtïbas ir pieņemama. Zemāk esošie rīki tiek vērtēti, ievērojot šo ierobežojumu – kā grafiku programmatūra stundu darbiniekiem un maigu komandām, nevis algotiem biroja vidëm, kur ikdienas maigu izmaiņas nav faktors.

6 labākās darbinieku maigu grafiku programmatūras mazajām komandām

1Shifton

Shifton ir darbaspëka pārvaldïbas platforma, kas veidota uzņēmumiem, kuri darbojas ar maigu komandām. Grafiku planošanas modulis ir pamata, bet tas, kas to atškirr no visiem citiem šajā sarakstā esošajiem rīkiem, ir tā cenu arhitektüra: papildu funkcionalitāte – laika uzskaite, algu atskaites, uzdevumu pārvaldïba, GPS regitrēšanās un darbaspēka analïtika – ir pieejama kā atsevišāki $1/lietotājs/mēnesi moduji. 10 cilvēku uzņēmums maksā tikai par to, ko tas patiešam izmanto. Nav sagrupēta uzņēmumu plāna, kurā jāiepērkas, pirms komanda ir gatava.

Maigu planošanas funkcija izmanto vilkšanas un nomešanas kalendāra saskarni. Divu nedēļu rotācijas veidošana 20 darbiniekiem aizņem mazāk nekā 20 minütes, kad ir konfigurētas maigu veidnes. Vadïtaji var iestatït atkārtojošos modeļus, definēt lomu prasïbas katrai maigas un ļaut sistēmai automātiski izpildït minimālā seguma noteikumus. Darbinieki redz savus grafikus mobilajā lietotnē un saņem tüklïgas paziņojumus, kad tiek veiktas izmaiņas – bez grupu ziņojumiem, bez sajukuma par to, kurš sedz kuru maigu.

Brïvdienu pieteikumi, maigu maiŗa un pieejamïbas atjauninājumi – visi iet caur vienu un to pašu lietotni. Kad ir aktïvs laika uzskaites modulis, darbinieku regitrēšanās un izgāšanās dati tieši teci uz algu atskaitēm. Nav manuālā eksporta starp sistēmām, nav izklājlapu saskaŋošanas pirms katras algu perioda. Šï kombinācija – maigu grafiki, laika uzskaite un algas vienā platformā – parasti prasa trïs atsevišus rïkus konkurējošos produktos.

Vairāku atrašanās vietu atbalsts ir iekļauts bez papildu maksas par vietu, kas ir svarïgi mazajiem uzņēmumiem, kas darbojas divās vai trïs vietās. Homebase (apskatïts zemāk) iekasē maksu par vietu – trijās vietās šïs izmaksas bütïski palielinās. Shifton lietotāju modelis paliek nemainïgs neatkarïgi no tā, cik atrašanās vietu aptver grafiks.

Galvenās iezïmes:

• Vilkšanas un nomešanas planošana ar atkārtojošamies maigu veidnēm
• Laika uzskaite ar GPS balstïtu regitrēšanos/izgāšanos
• Brïvdienu pieteikumi un darbinieku pieejamïbas pārvaldïba
• Algu pārvaldïba ar virsstundu aprēkinu
• Uzdevumu pieskïrumi pec maigas vai darbinieka
• Vairāku atrašanās vietu planošana no viena konta
• iOS un Android mobilo lietotņu

Cenas: Bezmaksas plāns līdz 10 lietotājiem ar pamata grafiku planošanu. Maksas moduji no $0,50/lietotājs/mēnesi (laika uzskaite, algas, GPS atrašanās vieta, uzdevumu pārvaldïba, atskaites). Visi maksas moduji ietver 60 dienu bezmaksas izmēginājuma periodu. Gada norēkins ietaupa 20%.

Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem ar 5-100 darbiniekiem, kam vajag grafiku planošanu plus laika uzskaites un algu integrāciju – nemaksājot par uzņēmumu pakotni, kuru izmantos tikai pusē.

2When I Work

When I Work ir bijis mazo uzņēmumu maigu planošanas tirgū kopš 2010. gada, ar klientu bāzi, kas lielākoties veidota ap maztirdzniecïbu, ēdinašanas pakalpojumiem un veseļïbas aprüpi. Produkts labi dara vienu lietu: maigas tiek ātri plānots un paziņotas. Saskarne ir tïra, mācïšanās lïkne ir minimāla, un maigas maiŗas darba plüsma – kur darbinieki var pieprasït segumu un vadïtāji iestata apstiprināšanas noteikumus – ir viena no labākajām šïs kategorijas implementācijām.

Uzņēmumam ar konsekventiem maigu modeļiem, stabilu darbinieku skaitu un bez tiešas nepieciešamïbas pec algu integrācijas When I Work ir spëjïgs darbinieku maigu plānotājs, kas nepārslogos netehnisko vadïtāju. Iebüvētā komandas ziņojumapmaiņa uztur planošanas sakaru ārpus personïgajiem ziņojumiem. Mobilā lietotne darbojas uzticami. Tās ierobežojumi rāda sevi mērogošanas cenās: laika uzskaitei nepieciešams atsevišs papildinājums, un algu integrācijas ir bloķētas augstāka lïmeŗa plānos. Komandām, kurām vajag vairāk nekā publicētu grafiku, cena uz vietu pieaug ātrāk nekā šeit esošajām alternatïvām.

Iezïmes: Vilkšanas un nomešanas planošana, komandas ziņojumapmaiņa, maigas maiŗas pieteikumi, laika pulksteņa papildinājums, apmeklējuma izsekošana, algu integrācijas augstākajos lïmeŗos. Cenas: Bezmaksas līdz 5 darbiniekiem. Essentials no aptuveni $2,50/lietotājs/mēnesi. Laiks un apmeklëjums tiek vērtēti atsevišēi. Vislabāk piemērots: Maztirdzniecïbas vai ēdinašanas komandām, kas mazāk nekā 30 cilvëki, kuriem vajag tïru planošanu un zinojumapmaiŗu bez sarežgïtas algu integrācijas.

3Homebase

Homebase bezmaksas plāns ir devïgākais šajā salidzinājumā ar ievērojamu pārsvaru: neierobežots darbinieku skaits vienā atrašanās vietā, grafiku planošana, laika pulkstenis ar darbinieku pašapkalpošanos, komandas ziņojumapmaiņa un pamata HR rïki bez maksas. Kafejnïcai, salonam vai maztirdzniecïbas veikalam, kurš nekad nav izmantojis planošanas programmatüru, šis ir vieglākais sākumpunkts šajā sarakstā. Nav ko konfigurēt, izņemot komandas un maigu stundu ievadïšanu, un mācïšanās lïkne vadïtajiem, kas nav pazïstami ar šiem rïkiem, ir minimāla.

POS integrācijas ar Square, Toast, Clover un Lightspeed ir ïsts diferenciators ēdinašanas uzņēmumiem. Kad pārdošanas dati no jüsu POS baro grafiku skatu, vadïtāji var veidot maigas pret prognozētajiem ieņēmumiem, nevis tikai minēt no pagājušās nedēļas. Homebase arī iekļauj darbā pieŗemšanas procesus, ievadïšanas kontrolsarakstus un HR atbilstïbas rïkus savos maksas lïmeŗos – padarot to par plašāku platformu nekā citas šeit vienas atrašanās vietas ëdinašanai. Stundu darbinieku plānošana, pārtraukumu izsekošana un laika pulksteņa atbilstïba – viss tiek apstrādāts vienā vietā.

Atrašanās vietas cenu modelis ir ierobežojums. Vienā atrašanās vietā Homebase bezmaksas lïmeni ir grüti pārspēt. Divās vai trïs vietās plāna izmaksas krājas veidā, kas nenotiek ar lietotāju alternatïvām. Ja vairāku vietu izaugsme ir tavā ceļa kartē, ŗem vērā šïs cenu izmaiņas, pirms apŗemies Homebase darba plüsmai.

Iezïmes: Grafiku planošana, laika pulkstenis ar neobligātu sejas atpazïšanu, komandas ziņojumapmaiņa, pieŗemšanas darbā un ievadïšanas rïki, POS integrācijas, HR atbilstïba. Cenas: Bezmaksas 1 atrašanās vietai, neierobežots darbinieku skaits. Maksas plāni no $24,95/vieta/mēnesi (Essentials) līdz $99/vieta/mēnesi (All-in-One). Vislabāk piemērots: Vienas atrašanās vietas ēdinašanas, maztirdzniecïbas vai viesnïcniecïbas uzņēmumiem, kas vēlas spēcïgu bezmaksas lïmeni un jau izmanto saderïgu POS sistēmu.

4Deputy

Deputy tika veidots ap specifisku darbïbas problëmu: planošana nozarēs, kur nepareizas personas pieškïrums maigas rada juridisku vai drošïbas problëmu. Veseļïbas aprüpe, gados vecāku ļaužu aprüpe, drošïbas pakalpojumi un loģistika – visi iekļauj sertifikācijas prasïbas, obligātos pārtraukumu noteikumus un virsstundu aprëkinus, ko vispārïgs tïmekļa darbinieku plānotājs apstrādā vāji vai nemaz. Deputy tos apstrādā vietēji – maigu pieškïrumus var bloķēt, ja darbiniekam trūkst nepieciešamās sertifikācijas, un sistēma atzïmē iespëjamās atbilstïbas problēmas, pirms grafiks tiek publicēts.

MI planošanas funkcija veido grafiku melnrakstus, pamatojoties uz darba izmaksu mērk̄iem, darbinieku pieejamïbu un vēsturisko pieprasïjumu – ïsts laika ietaupïjums vadïtajiem, kas pašlaik tos veido manuāli. Darbinieku un apmeklëjuma izsekošana integrējas glüti kā atsevišs modulis. Sākotnējā iestatïšana ilgst ilgāk nekā vairākiem šeit esošajiem rïkiem: lomas, sertifikāti, algu noteikumi un atbilstïbas parametri visi jādefinē iepriekš, pirms sistēma darbojas pareizi. Maiznïcai vai maztirdzniecïbai šïs papildu piepüles nav pamatotas. Mājas aprüpes aģentürai vai drošïbas uzņēmumam Deputy varëtu büt vienïgais šajā sarakstā esošais rïks, kas pareizi apstrādā darbïbas prasïbas.

Iezïmes: MI automātiskā planošana, sertifikātu un atbilstïbas izsekošana, atvaļinājumu pārvaldïba, darbinieku laika un apmeklëjuma izsekošana, algu integrācijas. Cenas: Planošanas modulis no aptuveni $4,50/lietotājs/mēnesi. Laiks un apmeklëjums kā atsevišs modulis par to pašu cenu. Nav pastāvïga bezmaksas plāna. Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem veseļïbas aprüpë, drošïbā, loģistikā vai jebkurā nozarē ar stingrām sertifikācijas vai darba tiesïbu atbilstïbas prasïbām.

5Connecteam

Connecteam ir veidots darbiniekiem bez galda – komandām, kurās vairākums cilvēku strādā laukā, stāvā vai darba vietā, nevis datora priekšā. Grafiku planošanas modulis apstrādā maigu pieškïrumus, brïvo maigu konkurenci, konfliktu noteikšanu un vadïtāja apstiprināšanas darba plüsmas. Bet produkts iet ievërojami tālāk par vien grafiku planošanu: tajā pašā mobilajā lietotnē tas ietver sakaru centru (paziņojumi, grupu tërzēšana, uzņēmuma jaunumu plüsma), digitālos veidlapus un kontrolsarakstus, ievadïšanas un mācïbu moduļus, kā arī HR dokumentu pārvaldïbu. Mazajam uzņēmumam, kas pašlaik šo funkciju segšanai izmanto četrus vai piecus atsevišus rïkus, konsolidācijas arguments ir ïsts.

Bezmaksas Small Business Plan aptver līdz 10 lietotājiem ar piekļuvi gandrïz visām iezïmēm – viena no pilnïgākajiem bezmaksas lïmeŗiem šajā kategorijā. Virs tā Connecteam pāriet uz mezglu balstïtu cenu modeli: Operācijas (grafiku planošana, laika pulkstenis, uzdevumu pārvaldïba), Sakari un HR tiek pārdoti kā atsevišas abonēšanas, katrs sākas no $29/mēnesi līdz 30 lietotājiem. Uzņēmumiem, kuriem vajag visus trïs mezglus, kopïgās izmaksas ir augstākas nekā Shifton moduļu cenas. Uzņēmumiem, kuriem specifiki vajag grafiku planošanu un komandas sakarus kopā, Connecteam apstrādā abus, nesavienojot divus rïkus.

Iezïmes: Viedā planošana ar konfliktu noteikšanu, GPS laika pulkstenis un ģeofencing, maigu maiŗa, komandas sakaru centrs, digitālās veidlapas un kontrolsaraksti, uzdevumu pārvaldïba, ievadïšanas un mācïbu moduji. Cenas: Bezmaksas līdz 10 lietotājiem (Small Business Plan). Maksas mezgli no $29/mēnesi līdz 30 lietotājiem (Operācijas, Sakari, HR tiek pārdoti atsevišēi). Vislabāk piemērots: Mazajiem uzņēmumiem ar pirmās lïnijas vai lauka komandām, kas vēlas grafiku planošanu, komandas sakarus un HR darba plüsmas konsolidētas vienā mobilajā lietotnē.

6Sling

Sling bezmaksas plāns bez darbinieku skaita ierobežojuma apvieno divas lietas: grafiku plānotāju darbiniekiem un komandas sakarus. Grupu kanāli, tieŝie ziņojumi, failu koplietošana un uzdevumu paziņojumi ir iekļauti lïdzās planošanas kalendāram. Vairums planošanas rïku sakarus uzskata par premium papildinājumu vai arī tos neiekļauj vispār. Sling tos uzskata par galveno bezmaksas funkciju – kas atrisina biežu problëmu mazajām komandām: ar planošanu saistïtie sakari izkaisïti pa WhatsApp grupām un personïgajiem ziņojumu ketēm.

Viss ārpus planošanas un zinoŗu prasa maksas jauninājumu. Darbinieku laika un apmeklëjuma izsekošana, darba izmaksu budžetēšana un vairums algu integrāciju atrodas aiz maksas lïmeŗiem. Par $2/lietotājs/mēnesi (Premium) vai $4/lietotājs/mēnesi (Business), Sling paliek pieejams – bet uzņēmumiem, kuriem vajag laika uzskaiti lïdzās planošanai, vajadzētu salïdzināt to ar Shifton $1/lietotājs/mēnesi moduļu cenām, pirms apŗemties. Komandām, kuru galvenā vajadzïba ir publicēt maigas un saglabāt sakarus vienā vietā, bezmaksas plāns to aptver bez kompromisiem.

Iezïmes: Maigu planošana (bezmaksas), komandas sakari un grupu kanāli (bezmaksas), uzdevumu pieškïrumi, laika pulkstenis un apmeklëjums (maksas), darba izmaksu budžetēšana (maksas), algu integrācijas (maksas). Cenas: Bezmaksas, neierobežots lietotāju skaits. Premium no $2/lietotājs/mēnesi. Business no $4/lietotājs/mēnesi. Vislabāk piemērots: Ļoti mazajām komandām, kurām vajag planošanu un sakarus bez izmaksām, vai budžeta apzinïgiem uzņēmumiem, kas vēlas prognozëjamu jauninājumu ceļu.

Kā izvēlēties pareizo rïku savai komandai

Pareizā darba grafiku lietotne ir atkarïga no trïs mainïgajiem: nozares, komandas lieluma un kuru darbïbas problëmu mëkini vispirms atrisināt. Sāc ar problëmu, nevis ar iezïmju sarakstu. Ja izvēle vēl ir plaša, mūsu apskats par darba grafiku veidošanas lietotnēm salīdzina rīkus pēc tā, kā tie veido pašu grafiku.

Ja algu precizitāte ir galvenā problëma, laika uzskaitei jābūt iekļautai izvēlētajā rïkā – nevis kā papildinājumam, kuru iegadāsies vēlāk. Sling bezmaksas lïmenis to neatrisinās. Shifton vai Deputy, kas abi tiešām savieno grafiku planošanu ar laika uzskaitēm, ir attiecïgās opcijas. Ja darbojas ëdinašanas nozarē, Homebase ir spëcïgākā opcija šeit – POS integrācijas ar Square, Toast, Clover un Lightspeed ir iebüvētas, un darba izmaksu mërk̄i ir tiešā saistïbā ar planošanas saskarni. Pirmās lïnijas komandām, kurām vajag grafiku planošanu kopā ar sakaru rïkiem un HR darba plüsmām vienā mobilajā lietotnē – maztirdzniecïba, viesnïcniecïba, tïrïšana, lauka komandas – Connecteam plašumu ir grüti pārspēt par tā cenu.

Vairāku vietu uzņēmumiem vajadzētu izvairïties no cenu noteikšanas pēc atrašanās vietas. Homebase iekasē maksu pec vietas – operācija divās vietās maksā dubultās mēneša izmaksas. Shifton un Sling cenu noteikšana ir pec lietotāja, kas skalas lineāri neatkarïgi no tā, cik atrašanās vietu ir kontā. Nozarēm ar stingrāku regulējumu, kā veseļïbas aprüpe vai drošïba, Deputy apstrādā sertifikātu izsekošanu un darba tiesïbu izpildi veidos, kurus neviens cits rïks šeit nedara mazas komandas mērogā.

Vairākumam mazo uzņēmumu ārpus ëdinašanas un regulētajām nozarēm Shifton aptver visu mazo uzņēmumu darbaspëka pārvaldïbas programmatüras jomu bez atbilstošas cenu zïmes. Sāc ar bezmaksas plānu, pievieno moduļus, kad uzņēmums aug, un maksā tikai par to, kas ir aktïvi lietošanā. ASV Darba statistikas biroja profesionālo izredžu rokasgrāmata aptver visu HR un darbaspëka koordinācijas funkciju jomu – noderïgs konteksts, ja izlemat, cik daudz no tā deleģēt programmatürai pret atsevišu darbinieku.

Grafiku rīku salīdzinājums

Bieži uzdotie jautājumi

Daria Oleshko

Klientu panākumu vadītāja Shifton ar plašu pieredzi darbaspēka pārvaldībā un lauka pakalpojumu pārvaldībā.