獣医師・動物看護師・受付のための動物病院シフト管理システム

動物病院は、勤務表を組むのが特に難しい職場のひとつです。診察、手術、入院管理、受付のすべてに同時に人が必要で、それぞれの業務を担える人は互いに入れ替えがきかず、欠勤の連絡が一本入るだけで、その日を支える有資格者が不在になることもあります。動物病院のシフト管理システムは、業務の周辺にある事務作業ではなく、その日が滞りなく回るか、崩れてしまうかを左右するものです。

多くの病院は、表計算ソフトとグループチャットで一年を過ごしたあとに、同じ結論にたどり着きます。勤務表は共有ファイルで持つには複雑すぎ、記憶に頼るには重要すぎるということです。

動物病院のシフト管理システムが解決すべき課題

ほぼすべての病院で、四つの課題が出てきます。まず、人員配置は職種ごとに計画する必要があります。動物看護師は獣医師の代わりを務められないからです。次に、勤務可能時間がばらばらです。パートタイム契約や代診は例外ではなく、ごく普通のことだからです。さらに、オンコールや救急の時間は見える形にし、正しく支払わなければなりません。そして、デスクに座ることのないスタッフが大半を占めるチーム全員が、最新の勤務表をスマートフォンで確認できる必要があります。

この四点にきちんと応える動物病院向けのスタッフシフト管理システムは、病院が抱えていない課題を想定した大規模なプラットフォームよりも価値があります。診療システムとは役割が異なる製品でもあります。病院情報管理システムが動物の診療記録と会計を保持するのに対し、シフト管理システムは、誰が院内にいるのかを決めます。動物病院向けのシフト管理ソフトと、色分けしただけの共有カレンダーとを分けるのも、この点です。

人数ではなく職種で組む

病院では、シフトに何人いるかを数えても、ほとんど何も分かりません。大切なのは、必要な時間帯に必要な資格を持つ人がそろっているかどうかです。従業員名簿では全員に役職が登録されているため、勤務表を職種ごとに組み、職種ごとに読むことができます。火曜の午前に診察を担当する獣医師が何名いるか、手術に動物看護師の補助が付いているか、昼の手薄な時間帯も受付が埋まっているかが分かります。

動物看護師のシフトは、たいてい一週間のうちで最も難しい部分です。看護師は手術の補助、入院管理、飼い主への対応を行き来し、パートタイム契約の人が最も多いグループでもあるからです。名前ではなく職種で勤務時間を組むことで、人員配置が実態に合ったものになります。職種はアクセス権限にも関わります。権限レベルによって、勤務表を編集できる人と自分のシフトだけを見られる人を分けられるため、事務長はアカウント全体を渡すことなく、分院の責任者に一院分の管理を任せられます。

勤務可能時間、パートタイム契約、代診の手配

全員がフルタイムという病院は、ほとんどありません。週三日勤務の獣医師、働きながら学ぶ動物看護師、学校の時間に合わせて働く受付スタッフ、期間を区切って入る代診が、それぞれ別の方向から勤務表に影響を与えます。こうした情報を公開後に集めるから、交代の依頼が絶え間なく発生するのです。

勤務可能時間カレンダーは、この順序を逆にします。各自が働ける時間と働けない時間を、一日単位ではなく時間帯単位で登録し、勤務表は最初からその条件に沿って組まれます。休暇や有給の申請も同じ流れで処理され、残日数が見えるので、すでに使い切った休暇を承認してしまうことはありません。申請、承認、残日数がどのように連動するかは、休暇管理の機能ページで説明しています。

オンコール、救急対応、時間外の勤務

病院の勤務表が崩れやすいのは、時間外の勤務です。オンコールの当番は別の一覧で管理されていることが多く、そのため、本来の勤務表を見ても翌朝に誰が実際に動けるのかが分かりません。呼び出しの時間も、月末になって記憶やメッセージのやり取りから再現することになります。

オンコールのシフトをほかの勤務と同じ勤務表に載せれば、この二つの問題は解決します。当番はチーム全員から見え、時間の合計には呼び出し対応の時間が含まれ、割増単価のシフトは後から調整するのではなく、シフトそのものに単価が設定されます。埋まらない夜間は空きシフトとして掲示でき、引き受けられる人が自分で取れるため、管理者が連絡先の一覧に順に電話をかける必要はありません。本格的な24時間体制の拠点では、この一点だけで夜間の勤務表にかかる手間の大半がなくなります。動物病院向けのシフト管理システムは、夜間も日中も同じ一枚の表で扱えなければならないからです。

病院での勤怠管理と労働時間の記録

獣医療では、予定した時間と実際に働いた時間が一致することはめったにありません。診察は延び、閉院間際に救急が入り、8時間の予定だったシフトが10時間で終わります。予定だけを記録していると、給与計算が正しくなりませんし、チームが計画外の時間をどれだけ引き受けているのかも病院には見えません。

動物病院向けの勤怠管理ソフトは、各シフトの実際の開始時刻と終了時刻を休憩も含めて記録し、すべての記録をタイムシートの履歴に保存します。スタッフはモバイルアプリから打刻するため、記録が受付の共用パソコンに左右されることはありません。労働時間、遅刻、確定済みシフトのレポートによって、これらの記録が給与計算で使える数字になります。仕組みの詳細は、勤務時間管理の機能ページで説明しています。

交代、急な欠勤、予定が崩れる日

どの病院でも、直前にシフトに穴があくことはあります。違いは、埋まるまでにどれだけ時間がかかるか、その間に何人の手を止めさせるかだけです。電話で対応すると、欠勤の連絡一件で午前中がつぶれてしまううえ、連絡を受けなかった全員にとっては勤務表が間違ったままになります。

アプリで対応すれば、同じ出来事が交代依頼か空きシフトに変わります。スタッフが自分で交代を提案し、管理者はワンタップで承認または却下し、公開済みの勤務表が全員に同時に反映されます。プッシュ通知とSMSは、手術中の人や往診に出ている人にも届きます。動物病院のシフト管理システムの価値は、混乱を防ぐことにあるのではありません。混乱は何をしても防げないからです。価値は、全員のスマートフォンにある勤務表が、常に正しい最新版であり続けることにあります。

複数拠点の病院とグループ経営

グループ経営は、多くの病院の運営の仕方を変えました。病院が二院、三院と増えると、スタッフは拠点をまたいで応援に入るようになり、拠点ごとに持つ勤務表では、誰がすでにどこで働いているのかが見えなくなります。複数拠点への対応により、すべての病院をひとつのアカウントにまとめ、プロジェクトを使って拠点、部門、特定の診療サービスを分けられます。分院の責任者は自院だけに絞り込み、運営責任者はグループ全体を見ます。デスクトップ上のファイルではなくオンラインのシフト管理ソフトであることは、ここで重要になります。どの拠点からでも、どのスマートフォンからでも、同じ勤務表を開けるからです。

この規模になると、レポートの機能も同じくらい重要で、動物病院の人員管理システムは、勤務表と同じくらいレポートで評価されます。職種別の労働時間、休暇の残日数、最低勤務時間、予算と賃金レートのレポートは、いずれも月別・拠点別に書き出せるため、人件費についての話し合いが、言い争いではなく比較になります。診療チームの規模が大きい病院では、より広い視点として、医療スタッフのシフト管理に対する当社の考え方を参照することがよくあります。

動物病院のシフト管理システムの選び方

動物病院向けのシフト管理ソフトは、病院が実際に使うのと同じやり方で試してください。多くの動物病院向けシフト管理ソフトはデモではほとんど同じに見え、違いが表れるのは三週目になってからだからです。パートタイム契約が混在する一週間分をすべて組み、どれだけ時間がかかるかを計ってください。公開して、通知がスマートフォンに届くまでの早さを確かめてください。シフトをひとつ取り消し、管理者からの連絡がなくても、影響を受ける全員が気づけるかを見てください。そのうえで労働時間のレポートを書き出し、入力し直さなくても給与計算で使えるかを確認してください。

Shiftonは、まさにこの手順を軸に作られています。週間・月間の勤務表表示、空きシフトと交代、勤務可能時間と休暇の申請、役職と権限レベル、タイムシート履歴付きのタイムクロック、休憩、ボーナスとペナルティ、プッシュ通知とSMS通知、そして労働時間・休暇・予算・賃金レートのレポートです。10名までのチームは、期間の制限なく無料プランで運用でき、グループの拡大に合わせて、有料モジュールを従業員一人あたり月額でご利用いただけます。

病院には、予測のつかない日がこれからもあります。変わるのは、勤務表が崩れず、労働時間が記録され、表計算シートの作り直しに夜を費やす人がいなくなることです。最初の一週間分を設定して、すべての職種がひとつの画面に並んだときの病院の姿を確かめてください。