NOC और फील्ड टीमों के लिए टेलीकॉम वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर

टेलीकॉम का काम एक साथ दो घड़ियों पर चलता है। नेटवर्क को हर दिन के हर घंटे कोई न कोई देखने वाला चाहिए, और फील्ड की तरफ ऐसी साइटों पर क्रू चाहिए जो शायद ही कभी एक-दूसरे के पास होती हैं, ऐसे काम पर जो जितनी बार जल्दी निपटता है उतनी ही बार खिंच भी जाता है। टेलीकॉम वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर को ये दोनों ढांचे एक ही शेड्यूल में संभालने होते हैं, बिना किसी टीम को दूसरी के सांचे में ढाले।

कोई भी पक्ष स्प्रेडशीट पर बने रोस्टर को ज़्यादा दिन नहीं झेलता। NOC रोस्टर में कवरेज के तय नियम और कानूनी विश्राम की शर्तें होती हैं। फाइबर क्रू के सामने मौसम, अनुमतियां और हर सप्ताह खिसकता निर्माण कार्यक्रम रहता है। योजना उतनी ही अच्छी है जितनी तेज़ी से वह बदली जा सके और जितनी जल्दी बदलाव लोगों तक पहुंचे।

टेलीकॉम वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर में क्या होना ही चाहिए

चार शर्तें तय करती हैं कि कोई प्लेटफॉर्म अपना पहला बड़ा आउटेज झेल पाएगा या नहीं। निरंतर कवरेज, जिसमें आधी रात पार करने वाली शिफ्टें भी सही गिनी जाएं। घंटों की सीमाएं जो पेरोल के बाद नहीं, बल्कि रोस्टर प्रकाशित होने से पहले दिखें। ऐसा मोबाइल ऐप जो कभी डेस्क पर न बैठने वाले तकनीशियनों के काम आए। और ऐसी भूमिकाएं व अनुमतियां जो सुपरवाइज़र के दृश्य को तकनीशियन के दृश्य से अलग रखें।

इन चार से बाहर बाकी सब पसंद की बात है। टेलीकॉम वर्कफोर्स मैनेजमेंट की खासियत यह है कि चूक की कीमत तुरंत चुकानी पड़ती है: NOC में एक बिना कवर की रात या साइट पर कभी न पहुंचा क्रू कुछ ही घंटों में ग्राहक को दिखने वाली समस्या बन जाता है।

NOC कभी बंद नहीं होता

चौबीसों घंटे की कवरेज हाथ से बनाने के लिए सबसे कठिन शेड्यूल है। हर घंटे न्यूनतम कर्मचारी चाहिए, रात की शिफ्टें निष्पक्षता से बांटनी होती हैं, और दो रोस्टरों के बीच का विश्राम सिर्फ इसलिए नहीं तोड़ा जा सकता कि सुपरवाइज़र याददाश्त से काम कर रहा था। एक ही तारीख पर कई शिफ्टें रखने वाला साप्ताहिक ग्रिड, जिसमें 23:00 से 07:00 की विंडो भी शामिल हो, किसी भी NOC शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के लिए न्यूनतम शर्त है। सर्वश्रेष्ठ NOC शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और सर्वश्रेष्ठ NOC रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर की तुलना करने वाली टीमें आमतौर पर एक ही चीज़ जांचती हैं: क्या निरंतर कवरेज विश्राम नियम के साथ बिना मैनुअल निगरानी के टिकती है।

पैटर्न स्थिर होते ही भारी काम टेम्पलेट संभाल लेते हैं। जिस रोस्टर को बनाने में आधा दिन लगा, वह अगले चक्र पर सेकंडों में लागू हो जाता है और सिर्फ अपवाद संपादित करने होते हैं। Shifton का शिफ्ट शेड्यूलिंग मॉड्यूल दिन, सप्ताह और महीने के दृश्य, बड़े ऑपरेटर समूहों के लिए स्वचालित वितरण, और जहां भार पर्याप्त अनुमानित हो वहां मांग का पूर्वानुमान समर्थित करता है।

फील्ड तकनीशियन, फाइबर क्रू और टावर का काम

फील्ड की तरफ वही वर्दी पहने एक अलग समस्या है। क्रू बिखरे होते हैं, कौशल आपस में अदला-बदली नहीं होते, और शिफ्ट किसी साइट से बंधी होती है, आपकी अपनी इमारत से नहीं। हर शिफ्ट पर उसका कार्यस्थल टैग करने से यह साफ रहता है, इसलिए योजनाकार दूसरा सिस्टम खोले बिना देख लेता है कि कौन कहां है। सर्वश्रेष्ठ फाइबर क्रू शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और सर्वश्रेष्ठ केबल तकनीशियन शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर के बीच चुनाव अंततः इस पर टिकता है कि हर एक ऐसी शिफ्ट को कैसे संभालता है जो आपकी इमारत की नहीं, बल्कि किसी साइट की है।

यहीं श्रेणियां आपस में घुल जाती हैं, इसलिए सटीक होना ज़रूरी है। टेलीकॉम डिस्पैच सॉफ्टवेयर पहले से शिफ्ट पर मौजूद तकनीशियन को काम और वर्क ऑर्डर सौंपता है, और टेलीकॉम वर्कफोर्स डिस्पैच सिस्टम भी इसी खाने में आता है। टेलीकॉम स्टाफ शेड्यूलिंग उससे पहले वाले सवाल का जवाब देती है: शिफ्ट पर है कौन, कितनी देर के लिए, और किस सीमा के भीतर। दोनों साथ-साथ चलते हैं, और सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर वही है जो रोस्टर सही बना दे, ताकि डिस्पैच परत के पास भेजने को कोई हो। उसी ऑपरेटर का ग्राहक सेवा पक्ष हर अंतराल की कॉल मात्रा के हिसाब से नियोजित होता है, जिसे कॉल सेंटर शिफ्ट शेड्यूलिंग पृष्ठ कवर करता है।

घंटे, ओवरटाइम और थकान

टेलीकॉम में ओवरटाइम शायद ही कभी फैसला होता है, यह जमा होता जाता है। आउटेज खिंच जाता है, निर्माण पिछड़ता है, कोई तकनीशियन साथी की जगह भरता है, और गुरुवार तक कोई उस सीमा से काफी आगे निकल चुका होता है जिस पर किसी की नज़र नहीं थी। साप्ताहिक दृश्य की हर पंक्ति में चल रहे योग के बगल में अधिकतम सीमा रहती है, जो अनुपालन की समस्या को स्क्रीन पर एक संख्या में बदल देती है। सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर वह संख्या तब दिखाता है जब रोस्टर अभी संपादित हो सकता है, दो सप्ताह बाद की रिपोर्ट में नहीं।

• हर तकनीशियन के लिए सीमा तय करें और उसे पहले से दिए गए घंटों के बगल में देखें
• किसी शिफ्ट में ओवरटाइम जोड़ने से पहले पुष्टि अनिवार्य करें
• सप्ताह प्रकाशित करने से पहले दैनिक कर्मचारी संख्या और घंटों के योग जांचें
• नियोजित शिफ्ट के सामने वास्तविक क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट दर्ज करें

ब्रॉडबैंड वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर जो केवल नियोजित घंटे दिखाता है, आधी कहानी छोड़ देता है। नियोजित शिफ्ट के सामने वास्तविक क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट दर्ज करना ही वह चीज़ है जो सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम कंपनी टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर रोस्टर में जोड़ता है। नियोजित और वास्तविक काम के बीच का अंतर ही वह जगह है जहां लागत और थकान दोनों छिपते हैं, और जहां साइट पर पहुंचने की पुष्टि मायने रखती है वहां जियोलोकेशन मॉड्यूल के ज़रिए स्थान आधारित क्लॉक-इन एक पेड ऐड-ऑन के रूप में उपलब्ध है।

कई क्षेत्रों के रोस्टर और टाइम ज़ोन

ऑपरेटर शायद ही कभी एक ही जगह काम करते हैं। एक क्षेत्र का NOC दूसरे क्षेत्र के क्रू को सहारा देता है, और गलत ज़ोन में शुरुआती समय पढ़ने वाला तकनीशियन यानी छूटा हुआ अपॉइंटमेंट। हर व्यक्ति का अपना टाइम ज़ोन होता है, इसलिए शिफ्टें स्थानीय समय में दिखती हैं जबकि योजनाकार एक ही सुसंगत दृश्य रखता है। प्रोजेक्ट या क्षेत्र के फ़िल्टर क्षेत्रीय मैनेजर को बड़ी तस्वीर खोए बिना अपने इलाके पर काम करने देते हैं।

यूटिलिटी कंपनियां उसी भूगोल का सामना अलग बुनियादी ढांचे के साथ करती हैं, और हमारा यूटिलिटी वर्कफोर्स शेड्यूलिंग पेज उन टीमों के लिए यह साझा हिस्सा कवर करता है जो दोनों नेटवर्क संभालती हैं। जो ब्रॉडबैंड वर्कफोर्स मैनेजमेंट सिस्टम क्षेत्रों को साफ-साफ अलग नहीं कर पाता, वह हर रोस्टर को मोलभाव में बदल देता है, यही वजह है कि सर्वश्रेष्ठ ब्रॉडबैंड शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और सर्वश्रेष्ठ आईएसपी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को कैलेंडर जितना ही फ़िल्टरों पर भी परखा जाता है।

ठेकेदार, उप-अनुबंधित क्रू और सिस्टम में जोड़ना

निर्माण कार्यक्रम ऐसे लोग लाते हैं जो स्थायी कर्मचारी नहीं होते, अक्सर बहुत कम समय की सूचना पर और एक तय अवधि के लिए। कर्मचारी स्क्रीन इसे नियंत्रण में रखती है: हर व्यक्ति को पद, संपर्क विवरण, टाइम ज़ोन और अनुमति स्तर मिलता है, फिर ईमेल से आमंत्रण जाता है जो लंबित से स्वीकृत तक बढ़ता है। जब कोई उप-ठेकेदार पूरे क्रू के साथ आता है तो सूची आयात करना तेज़ पड़ता है, और यही सर्वश्रेष्ठ ब्रॉडबैंड स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर और स्थिर कर्मचारी संख्या मानकर चलने वाले टूल के बीच व्यावहारिक अंतर है।

यहां पहुंच स्तर ज़्यादातर क्षेत्रों से अधिक मायने रखते हैं। अनुबंध पर काम करने वाले तकनीशियन को केवल अपनी शिफ्टें दिखनी चाहिए और कुछ नहीं, जबकि सुपरवाइज़र पूरा रोस्टर संभालता है। सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम क्रू शेड्यूलिंग ऐप इस अंतर को पांच जगह सेट करने के बजाय साफ़ रखता है, और सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम फील्ड तकनीशियन शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर आमंत्रण स्वीकार होते ही उसे लागू कर देता है।

उन तकनीशियनों तक पहुंचना जो कभी डेस्क पर नहीं होते

जो शेड्यूल कोई नहीं पढ़ता, वह नाकाम शेड्यूल है। फील्ड स्टाफ शिफ्ट के दौरान ईमेल नहीं देखता, और रात की ड्यूटी से लौटा NOC ऑपरेटर मंगलवार के बारे में जानने के लिए पोर्टल पर लॉगिन नहीं करेगा। पुश और एसएमएस नोटिफिकेशन रोस्टर और हर बाद का बदलाव फोन तक पहुंचाते हैं, और बिखरी हुई वर्कफोर्स के लिए यही एकमात्र भरोसेमंद चैनल है। सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम शेड्यूल ऐप वही है जिसे तकनीशियन एक बार खोलकर समझ जाए, और सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर वही है जिस पर सुपरवाइज़र छठे महीने में भी भरोसा करे।

शिफ्ट की अदला-बदली और छुट्टी के अनुरोध भी इसी रास्ते चलते हैं। तकनीशियन अनुरोध करता है, सुपरवाइज़र एक टैप में मंज़ूरी देता है, और प्रकाशित रोस्टर सबके लिए एक साथ अपडेट हो जाता है। यही चक्र सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को उस साझा फ़ाइल से अलग करता है जो खोलते समय ही पुरानी पड़ चुकी होती है।

टेलीकॉम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

किसी भी प्लेटफॉर्म को अपने सबसे कठिन सप्ताह पर परखें, शांत सप्ताह पर नहीं। दो रात्रि क्रू और साथ-साथ चलते फाइबर निर्माण के साथ पूरा 24/7 रोस्टर बनाएं, ठीक वैसा सप्ताह जिसे सर्वश्रेष्ठ फाइबर क्रू रोस्टरिंग सॉफ्टवेयर बिना दोबारा बनाए संभाल ले। एक शिफ्ट बदलें और नापें कि बदलाव संबंधित तकनीशियन तक पहुंचने में कितना समय लगता है। पूछें कि क्या होता है जब शिफ्ट आधी रात पार करती है, जब ठेकेदार सप्ताह के बीच जुड़ता है, और जब दो क्षेत्रों को एक ही रोस्टर के अलग दृश्य चाहिए, क्योंकि सस्ते टूल इन्हीं तीन जगहों पर टूटते हैं। सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम कर्मचारी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को फीचर सूची से नहीं, इसी परीक्षा से आंकें।

दस लोगों से कम पर Shifton बिना समय सीमा के मुफ्त है, जो किसी छोटे इंटरनेट सेवा प्रदाता या ऐसे इकलौते क्रू के लिए काफी है जो जांच रहा है कि टेलीकॉम वर्कफोर्स मैनेजमेंट सिस्टम अपनाने लायक है या नहीं। कर्मचारी बढ़ने पर पेड प्लान कई लोकेशनों की योजना, गहरी रिपोर्टिंग और वे मॉड्यूल जोड़ते हैं जिनकी बड़े पैमाने पर सर्वश्रेष्ठ टेलीकॉम कंपनी वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर से उम्मीद की जाती है। लक्ष्य वही रहता है: नेटवर्क का हर घंटा कवर, हर क्रू अपनी सीमा के भीतर, और ऐसा रोस्टर जिसे पूरी टीम पढ़ सके।