Dans le monde dynamique des relations publiques, une planification efficace, une gestion fluide des tâches et une coordination en temps réel sont essentielles. Shifton offre un logiciel avancé de planification RP conçu pour aider les cabinets de RP, les agences marketing et les équipes de communication à optimiser les flux de travail, la planification d’événements et la gestion des plannings du personnel.

Avec un logiciel de planification intuitif pour les agences de relations publiques, les cabinets peuvent attribuer des tâches RP, gérer les plannings des événements de presse, suivre la disponibilité de l’équipe et superviser les activités sur le terrain en temps réel. Que vous coordonniez des campagnes médiatiques, des réunions clients ou des événements RP, Shifton veille à ce que vos opérations se déroulent sans accroc et efficacement.

Shifton aide les professionnels des RP, les stratèges en communication et les coordinateurs médiatiques à rester organisés en offrant une planification automatisée, un suivi de la main-d’œuvre et des rapports basés sur les données.

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Fonctionnalité

Principales Caractéristiques pour la Gestion de la Main-d'œuvre RP & des Plannings

Planification Intelligente & Coordination des Tâches RP

Un logiciel structuré pour l’industrie des RP est essentiel pour gérer les réunions avec les clients, les briefings de presse et les affectations d’équipe tout en assurant une utilisation optimale des ressources.

1. Planification d’Équipe Automatisée – Assigner des tâches selon la disponibilité, les besoins des clients et les échéances des campagnes.
2. Planification & Coordination des Événements Médiatiques – Programmer conférences de presse, interviews médiatiques et événements promotionnels facilement.
3. Ajustements de Tâches en Temps Réel – Modifier dynamiquement les campagnes RP et les responsabilités de l’équipe.
4. Prévision de Main-d’œuvre & Planification des Shifts – Attribuer les bons membres d’équipe aux bons projets selon la demande et les compétences.

Avec une application de gestion RP, les agences peuvent rationaliser les opérations, améliorer les relations avec les clients, et assurer que chaque campagne se déroule comme prévu.

Weekly color-coded employee shift schedule, April 28 - May 5, 2014, for effective workforce management.

Gestion des Tâches & Clients pour des Opérations RP Fluides

Gérer plusieurs campagnes, contacts médiatiques et demandes clients nécessite une gestion des tâches structurée. Un logiciel de relations publiques aide les équipes RP à rester organisées et proactives.

1. Affectations de Tâches & Listes de Vérification – Créer des flux de travail RP structurés avec des étapes d’action prédéfinies.
2. Gestion des Contacts Clients & Médias – Enregistrer les détails des clients, suivre l’historique de communication, et gérer les relations médiatiques.
3. Suivi de Localisation en Temps Réel – Surveiller les représentants RP participant à des événements et engagements médiatiques.
4. Rapports Automatisés & Insights de Performance – Générer des analyses sur les taux de réussite des campagnes, la couverture médiatique, et l’efficacité du personnel.

En implémentant un logiciel de planification pour les agences de relations publiques, les cabinets peuvent augmenter leur productivité, maintenir la satisfaction client, et améliorer l’exécution des tâches.

Suivi de la Main-d'œuvre & Optimisation Opérationnelle

Le suivi des plannings des employés, la surveillance des activités sur le terrain, et la garantie du bon déroulement des événements RP sont essentiels au succès des agences. Une application de gestion RP fournit des idées en temps réel sur la main-d’œuvre et des mises à jour sur la progression des tâches.

1. Suivi en Temps Réel de la Présence des Employés – Assurez-vous que les représentants RP sont à l’heure pour les réunions avec les clients et les apparitions médiatiques.
2. Rapports d’Utilisation de la Main-d’œuvre – Obtenez des insights sur la performance du personnel et l’efficacité des campagnes.
3. Rapports & Analyses Personnalisables – Améliorez la planification RP et l’allocation de la main-d’œuvre en utilisant des données en temps réel.
4. Planification Optimisée & Distribution des Tâches – Prévenir la sur-réservation, les conflits de planning, et les inefficacités de l’équipe.

En intégrant un logiciel de planification RP, les agences peuvent optimiser l’allocation des ressources, améliorer l’exécution des campagnes, et renforcer la stratégie RP globale.

Streamlined dashboard for managing tasks, client details, and project statuses effectively with SHIFTON.

Ressources

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FAQ

Questions fréquemment posées

Y a-t-il des frais pour utiliser le service?

Notre service propose à la fois un plan gratuit pour les petites entreprises et un plan payant, selon vos besoins.

Puis-je m'inscrire sans numéro de téléphone mobile?

Un numéro de téléphone mobile unique est requis pour l'inscription. Il sera lié au compte et ne peut pas être utilisé pour enregistrer un autre compte.

Le même e-mail ou numéro de téléphone portable peut-il être utilisé pour enregistrer plusieurs comptes?

Chaque compte doit utiliser un numéro de téléphone et un e-mail uniques.

Que dois-je faire si je ne reçois pas de SMS avec un code de confirmation?

Cela pourrait se produire pour plusieurs raisons : Dans certains pays, la livraison des SMS peut prendre plus de temps. Veuillez attendre quelques minutes. L'un des services SMS de votre pays pourrait être temporairement indisponible. Le mauvais numéro de téléphone ou code pays pourrait avoir été saisi. Vérifiez à nouveau les informations fournies. Si aucune des solutions ci-dessus ne résout le problème, cliquez sur le bouton « Renvoyer », et un nouveau code sera envoyé à votre téléphone. Veuillez noter qu'il y a une restriction de 30 secondes entre les demandes de code. Si le problème persiste, contactez notre équipe de support pour obtenir de l'aide.

Que dois-je faire si je ne reçois pas d'e-mail de confirmation?

Vérifiez l'exactitude de l'adresse e-mail saisie. Vérifiez votre dossier « Spam ». Si cela n'aide pas, suivez ces étapes : Cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit du « Tableau de bord ». Sélectionnez « Mon Profil » dans la liste. Cliquez sur « Éditer » à côté de votre e-mail dans la section « Informations Générales ». Cliquez sur la coche verte à droite et un nouvel e-mail de confirmation vous sera envoyé. Si le problème persiste, contactez notre équipe de support pour obtenir de l'aide.

Que dois-je faire si le numéro de téléphone ou l'e-mail que j'ai saisi est déjà enregistré dans le service?

Utilisez un numéro de téléphone ou un e-mail différent.

Puis-je utiliser ma langue maternelle pour mon prénom et mon nom de famille, ou dois-je utiliser l'alphabet latin?

Shifton permet d'entrer des noms dans n'importe quelle langue.

Puis-je entrer un nom ou un prénom double dans le profil?

Shifton permet d'entrer des noms dans n'importe quelle langue. Cependant, les caractères spéciaux (tels que !, “, №, etc.) ne sont pas autorisés. Cette règle s'applique aux noms, noms d'entreprise, noms de projet et modèles de service.

Est-il obligatoire de remplir l'intégralité du profil?

Actuellement, seuls les champs « Prénom » et « Nom de famille », marqués d’un « * », sont requis.

Puis-je sélectionner manuellement le pays et le fuseau horaire?

Oui, cette fonctionnalité est disponible sur la page « Modifier le Profil » dans la section « Informations Générales ». Pour définir un fuseau horaire différent de votre pays de résidence, cochez l'option « Afficher tous les fuseaux horaires ».

Puis-je désactiver les notifications externes?

Vous pouvez désactiver tous ou certains types de notifications externes sur la page « Modifier le Profil », dans la section « Notifications ». Même si les notifications externes sont désactivées, les alertes concernant les mises à jour des horaires et les actions liées aux services apparaîtront toujours dans la section des notifications de Shifton. Vous pouvez accéder à cette section en cliquant sur l'icône de la cloche dans le coin supérieur gauche.

Je ne reçois pas de notifications par e-mail. Que dois-je faire?

Essayez les étapes suivantes : Vérifiez que votre adresse e-mail est correctement saisie. Vérifiez votre dossier « Spam ». Assurez-vous que les notifications par e-mail sont activées dans vos paramètres de profil. Si tout est correct, le problème pourrait venir de votre client de messagerie.

Comment changer le format de la date et de l'heure?

Pour changer le format de la date et de l'heure, mettez à jour vos paramètres pays dans votre profil. Dans la section « Informations Générales », vous trouverez les champs « Format de l'Heure » et « Format de la Date ».

Comment changer la langue sur Shifton?

Vous pouvez changer la langue du système lors de l'inscription ou dans les paramètres de votre profil. La liste des langues disponibles se trouve dans la section « Informations Générales ». Sélectionnez votre langue préférée et cliquez sur « Enregistrer ». Shifton sera disponible dans la langue choisie après enregistrement.

A quoi sert le champ « Mes Fichiers »?

Il vous permet de télécharger des fichiers demandés par votre employeur. Ceux-ci peuvent inclure des copies de passeports, diplômes, etc. Les employés peuvent accorder l'accès à ces fichiers au propriétaire de l'entreprise en cliquant sur l'icône au-dessus des images. Pour supprimer un fichier de l'accès partagé, vous devez envoyer une demande à l'équipe Shifton.

Quels formats de fichiers peuvent être téléchargés?

Les formats de fichiers pris en charge incluent GIF, PNG, JPG, et PDF.

Y a-t-il une limite concernant le nombre de fichiers pouvant être téléchargés?

Non, mais vous ne pouvez télécharger qu'un fichier à la fois.

Comment définir mes heures de travail?

Vous pouvez le faire dans la section « Disponibilité » de votre profil.

Que signifie le paramètre de disponibilité?

Les administrateurs et les propriétaires d'entreprise peuvent créer des horaires de travail basés sur ces données de disponibilité.

Quelle est la différence entre propriétaires, administrateurs, managers et employés dans l'entreprise?

Les propriétaires d'entreprise peuvent modifier les droits des employés (sauf les leurs), envoyer des invitations, créer et éditer des projets, des horaires et des modèles de service. Seuls les propriétaires peuvent acheter des modules payants. Les administrateurs peuvent modifier les droits des employés (sauf ceux des propriétaires), envoyer des invitations, traiter les demandes et créer et éditer des projets, des horaires de travail et des modèles de service. Les managers peuvent éditer les horaires de travail existants (raccourcir, prolonger, supprimer et ajouter des employés) et traiter les demandes des employés. Les employés peuvent voir leurs horaires et envoyer des demandes pour des pauses et des changements de service.

Comment demander un congé ou un arrêt maladie?

Dans le menu supérieur de Shifton, il y a une icône avec une tablette. Cliquez dessus pour sélectionner une période pour un jour férié, un arrêt maladie ou des vacances. Vous pouvez demander une pause pour un certain nombre d'heures ou de jours. Dans les demandes, il est nécessaire d'indiquer la raison de l'absence, et vous pouvez joindre un fichier pour appuyer la demande.

Un employé peut-il travailler dans plusieurs entreprises en même temps?

Oui. Par exemple, il peut créer sa propre entreprise et être simultanément un administrateur/manager/employé dans une autre.

Qu'est-ce qui est inclus dans le plan gratuit?

Le plan gratuit inclut : Ajouter et inviter jusqu'à 100 employés Divers rôles (administrateur, manager, employé) Planification automatique (illimitée) Services ouverts Échanges/dépos du service Contrôle des heures supplémentaires Réglages des heures de nuit Un projet Application mobile Accès API Si vous avez plus de 100 employés actifs et/ou activez des modules payants, vous passerez automatiquement sur un plan payant.

Shifton peut-il calculer les salaires des employés?

Oui, notre système peut calculer les salaires des employés à l'heure ou par service, ainsi qu'ajouter des bonus et soustraire des pénalités ou des avances. Sur cette base, vous recevrez un rapport de salaire.

Comment puis-je connaître les heures de travail réelles?

En connectant le module « Présence », vous pouvez suivre quand un employé commence et termine un service. Il y a aussi une option pour définir un emplacement, ce qui signifie que le service ne peut commencer que lorsque l'employé arrive à l'emplacement. Le système enregistrera les arrivées tardives, et si vous ajoutez des auto-pénalités, une partie du paiement pour le service peut être déduite. Vous aurez également accès à un « Rapport de Retard ».

Comment savoir si un employé a quitté son service plus tôt?

Vous avez besoin du module « Contrôle de l'Emplacement de Travail » pour suivre l'emplacement de l'employé pendant le service et recevoir des notifications si l'employé quitte l'emplacement.

Le système peut-il suivre le solde des jours de congé?

Oui, en connectant le module « Gestion des Absences », vous aurez un calcul automatique des jours de congé basés sur le nombre de mois travaillés, ainsi que des ajouts et des déductions manuels au solde de congé.

Puis-je rapidement notifier les employés des services ou trouver des personnes pour les services?

En activant le module « Services d'Urgence et Notifications », vous pouvez créer de tels services, et les employés qui sont libres à ce moment recevront des notifications via tous les canaux (e-mail, push, Telegram) dans le style : « Des services avec un bonus sont disponibles pour vous, soyez les premiers à les prendre. » Vous pouvez personnaliser le texte du message pour accélérer le processus de recherche d'employés.

Comment puis-je attribuer des tâches aux employés pendant les services?

Pour le travail de bureau, nous recommandons d'utiliser le module « Activité ». Vous pouvez créer des types d'activités uniques, permettant à votre équipe d'être aussi efficace que possible. Utilisez différents étiquettes, horaires, rôles et compétences pour les activités. Vous pouvez également les distribuer automatiquement en fonction de critères sélectionnés.

Le système peut-il prévoir les horaires?

Oui, en utilisant le module « Prévision ». Si les données historiques sont disponibles, de préférence pour un an ou plus, mais même quelques mois peuvent suffire, le système déterminera automatiquement combien de personnes sont nécessaires et leur attribuera des services. Le système prendra en compte les durées minimales et maximales de service, ainsi que le pourcentage de couverture du trafic.

Aurons-nous du support si nous avons besoin d'aide?

Oui, notre service de support est disponible 24/7 pour aider en toute situation.

Un employé régulier peut-il créer une entreprise?

Oui, en cliquant sur le bouton « Créer une Entreprise » et en remplissant les champs requis.

Dans quelle langue puis-je nommer une entreprise?

Vous pouvez nommer l'entreprise dans n'importe quelle langue.

Puis-je supprimer une entreprise et en créer une nouvelle?

Oui, vous pouvez. Pour ce faire, vous devez contacter notre équipe de support.

Dois-je vérifier l'identité du créateur de l'entreprise?

Non.

Que dois-je faire si une entreprise avec le même nom est déjà enregistrée?

Le service permet la création d'entreprises avec le même nom.

Combien d'entreprises puis-je créer avec un compte?

Actuellement, une seule entreprise peut être créée par compte. Cependant, vous pouvez créer une deuxième, troisième, etc. entreprise avec des détails différents et ensuite transférer la propriété à vous-même.

Y a-t-il des restrictions sur la fixation des salaires de base et de la rémunération des heures supplémentaires?

Les employeurs peuvent choisir n'importe quelle devise et taux de rémunération pour leurs employés.

Y a-t-il des limites sur le nombre de projets?

Actuellement, vous pouvez créer autant de projets que nécessaire. Un projet est gratuit, et chaque projet supplémentaire sera payant.

Combien d'employés peuvent être ajoutés à un projet?

D'un à tous les employés de l'entreprise.

Combien d'administrateurs et de managers peuvent être assignés à un projet?

Autant que nécessaire.

Un employé de l'entreprise peut-il créer un projet?

Oui, s'ils ont des droits administratifs.

Puis-je sélectionner plusieurs pays dont les jours fériés seront des jours de congé projetés?

Vous pouvez créer manuellement n'importe quels jours fériés dans le calendrier, qu'ils soient officiels ou non officiels.

Puis-je retirer des employés d'un projet?

Oui, lors de l'édition du projet. Ils resteront sur la liste des employés de l'entreprise, et l'employeur pourra les réaffecter au projet plus tard.

Puis-je voir quels employés sont disponibles un jour donné?

Vous pouvez voir le planning global de l'entreprise si vous êtes administrateur ou propriétaire. Pour ce faire, allez sur la page « Horaire de Travail » et sélectionnez le jour souhaité sur le calendrier.

Un employé peut-il travailler sur plusieurs projets en même temps?

Oui.

Puis-je modifier les paramètres d'un projet après avoir créé l'horaire?

Vous pouvez changer le nom et certains paramètres, mais le fuseau horaire du projet ne peut être modifié une fois l'horaire créé.

Puis-je créer plusieurs horaires pour un projet?

Oui, vous pouvez créer des horaires supplémentaires pour le projet.

Que dois-je faire si des données incorrectes sont saisies lors de la génération d'un horaire?

Après avoir créé l'horaire, vous pouvez voir la liste en cliquant sur le bouton « Voir la Liste des Horaires ». Ensuite, sélectionnez l'horaire souhaité, cliquez sur « Éditer » et raccourcissez-le pour apporter des corrections.

Comment notifier les employés des changements d'horaire?

Avec tout changement d'horaire, les employés recevront des notifications du système de notification de Shifton. Les notifications par e-mail des changements d'horaire peuvent être activées dans les paramètres du profil. Les notifications du système Shifton peuvent être consultées en cliquant sur l'icône de la cloche dans le coin supérieur gauche.

Comment puis-je voir le planning complet de l'entreprise?

Sur la page « Horaire de Travail », si vous avez des droits d'administrateur, de manager ou de propriétaire, vous verrez tous les horaires de travail dans un projet.

Puis-je créer un service pour un employé un jour spécifique?

Oui. Sur la page « Horaire de Travail », les administrateurs et les managers doivent cliquer sur le « + » à côté du nom de l'employé. Dans le menu qui apparaît, précisez la durée et la date du service. Vous pouvez créer le service basé sur un modèle existant ou définir manuellement ses paramètres.

Un service peut-il avoir une durée irrégulière, comme 9 heures et 30 minutes?

Oui.

Que signifie « Service scindé »?

Vous pouvez diviser un shift en deux parties, conserver la première partie et envoyer une demande pour que la deuxième partie soit placée dans « Shifts Ouverts ». Les employés peuvent ensuite choisir quelle partie conserver et laquelle envoyer à « Shifts Ouverts ».

Comment ajouter ou supprimer manuellement des shifts ?

Vous pouvez cliquer sur un shift spécifique et le supprimer dans le menu des actions des shifts. Vous pouvez également utiliser l'icône de crayon sur la page « Planification du travail », étiquetée « Actions de masse ».

Que faire de l'horaire d'un employé licencié ?

Les shifts d'un employé licencié peuvent être transférés vers « Shifts Ouverts » ou supprimés. Dans le premier cas, les shifts peuvent être assignés aux employés restants ou pris par d'autres à partir du pool « Shifts Ouverts ». Dans le second cas, tous les shifts seront retirés de l'horaire.

Les employés peuvent-ils être regroupés et un chef d'équipe être assigné ?

Actuellement, cette option n'est pas disponible. Cependant, vous pouvez diviser les employés en projets et assigner un gestionnaire à chaque projet.

Que sont les Shifts Ouverts ?

Les « Shifts Ouverts » sont des shifts qui ne sont assignés à aucun employé, ou des shifts où certains employés ne peuvent pas travailler. Ces shifts peuvent être retirés ou pris par d'autres employés, par exemple, s'ils veulent faire des heures supplémentaires le week-end.

Quels sont les moyens de paiement disponibles ?

Les fonctionnalités supplémentaires du service peuvent être payées via PayPal et cartes de crédit (Mastercard, VISA, American Express ; les cartes bancaires russes ne sont pas acceptées).

Quand le paiement pour les modules est-il requis ?

Les factures pour l'utilisation des modules sont émises le 1er de chaque mois et doivent être payées dans les six jours. Si le paiement n'est pas effectué à temps, l'accès aux modules sera gelé jusqu'à ce que le montant dû soit entièrement payé.

Puis-je recharger mon compte à l'avance ?

Oui, vous pouvez contacter notre équipe de support pour obtenir un lien afin de recharger le solde de votre entreprise.

Puis-je désactiver un module avant la fin du mois ?

Oui, mais cela n'affectera pas le montant total facturé pour l'utilisation du module.

Combien de modules puis-je utiliser en même temps ?

Vous pouvez activer tous les modules disponibles.

Où puis-je voir une liste des modules disponibles ?

En cliquant sur le nom de l'entreprise dans la section « Modules ».

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