সাইট টিমের জন্য ভবন রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউলিং সফটওয়্যার

পরিচালিত একটি ভবন ঠিক ততটাই ভালো যতটা ভালো তার ভেতরে দাঁড়ানো মানুষগুলো। কেউ দরজা খোলে, কেউ অভ্যর্থনা সামলায়, কেউ যন্ত্রকক্ষ ঘুরে দেখে, মাঝরাতে রাইজার ফেটে গেলে কেউ ফোনের নাগালে থাকে। এটাকে পুরো পোর্টফোলিওতে ছড়িয়ে দিন, তখন কঠিন অংশটা আর কাজ নিজে থাকে না, হয়ে যায় কে কোথায় দায়িত্বে আছে তা জানা। ভবন রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউলিং সফটওয়্যার সেই আলাদা আলাদা বন্দোবস্তের গুচ্ছকে একটি শিডিউলে পরিণত করে।

বেশির ভাগ টিম প্রতিটি ভবনের জন্য একটি করে স্প্রেডশিট দিয়ে শুরু করে। সেটা টেকে প্রথম অসুস্থতার দিন, ছুটির প্রথম সংঘাত এবং প্রথম সেই সপ্তাহান্ত পর্যন্ত, যেখানে একজনের বদলে দুজন প্রকৌশলী লাগে। এরপর পোর্টফোলিও সামলানো মানুষটি সাইট পরিদর্শনের চেয়ে শিডিউল নতুন করে সাজাতেই বেশি সময় দেন।

ভবন রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা করতে হয়

চারটি কাজ বাকি সবের চেয়ে বেশি ওজন রাখে। একাধিক ভবনের জন্য দ্রুত একটি সপ্তাহ তৈরি করা এবং নতুন করে কিছু না এঁকে তা বদলানো। অন-কল ও অফিস সময়ের বাইরের দায়িত্ব টিমের ভেতরে ন্যায্যভাবে ঘোরানো। চলতি শিডিউল প্রতিটি ফোনে পৌঁছে দেওয়া, কারণ সাইটের কর্মীরা ডেস্কে নয়, করিডোরে আর যন্ত্রকক্ষে থাকেন। আর সত্যিই কতটা কাজ হয়েছে তা নথিভুক্ত করা, কারণ বেতনযোগ্য ঘণ্টা, বিরতি ও দেরি নিয়েই প্রশ্ন ওঠে।

যে সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা শিডিউলিং অ্যাপ এই চারটি কাজ করে, সেটি লম্বা ফিচার তালিকার চেয়ে বেশি মূল্যবান। এটাই সেই পার্থক্য, যেখানে একজন তত্ত্বাবধায়ক নিজের ফোন দেখে নেন আর আরেকজন প্রতি রোববার সন্ধ্যায় অফিসে ফোন করেন।

পোর্টফোলিওর সপ্তাহ কয়েকটি পুনরাবৃত্ত অংশ দিয়ে গাঁথা হয়:

• অভ্যর্থনা, পরিচ্ছন্নতা ও সাইট প্রকৌশলের জন্য স্থির দিনের কভারেজ
• মধ্যরাত পেরিয়ে যাওয়া রাতের ও সপ্তাহান্তের নিরাপত্তা শিফট
• পরিকল্পিত রাউন্ড ও পুনরাবৃত্ত পরীক্ষা যা সপ্তাহের পর সপ্তাহ ফিরে আসে
• অল্প সময়ের নোটিশে আসতে পারেন এমন প্রকৌশলীদের মধ্যে ঘোরানো অন-কল দায়িত্ব

এই চারটি যখন চারটি আলাদা ফাইলের বদলে একই গ্রিডে বসে যায়, তখন শিডিউল আর কারও স্মৃতির উপর নির্ভর করে না।

তত্ত্বাবধায়ক, পরিচ্ছন্নতাকর্মী ও নিরাপত্তা একই শিডিউলে

একটি পোর্টফোলিও চালায় এমন কয়েকটি পেশা আছে যেগুলো খুব কমই একে অপরের সঙ্গে মেলে। ভবন খোলার আগেই পরিচ্ছন্নতার টিম শুরু করে, নিরাপত্তা সারা রাত চলে, প্রকৌশলীরা দিনের রাউন্ড করেন, আর অভ্যর্থনা মাঝের ঘণ্টাগুলো সামলায়। প্রত্যেকের নিজস্ব ছক, নিজস্ব খরচ আর স্বাভাবিক দিন নিয়ে নিজস্ব ধারণা আছে।

সবাইকে একই গ্রিডে রেখে ভবনগুলোকে প্রকল্প হিসেবে আলাদা রাখলে ম্যানেজার একটি সাইট আলাদা করে পরিকল্পনা করতে পারেন এবং তবুও দেখতে পান পুরো পোর্টফোলিও কভার হয়েছে কি না। সীমিত করার কাজটা ফিল্টার করে দেয়। যে সম্পত্তি কর্মী শিডিউলিং সিস্টেম সাইট আলাদা করতে পারে না, সেটি এক মাসের মধ্যেই সব কিছু আবার একটি অপাঠ্য শিটে ফিরিয়ে নেয়।

রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউল টেমপ্লেট থেকে প্রকাশিত শিডিউল পর্যন্ত

পুনরাবৃত্ত রক্ষণাবেক্ষণ কাজের অনুমেয় অর্ধেক, আর সেজন্যই এত টিম ভবন রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউল টেমপ্লেট দিয়ে শুরু করে। টেমপ্লেট ভালো সূচনাবিন্দু কিন্তু দুর্বল পরিচালন ব্যবস্থা: এটি বলে স্বাভাবিক সপ্তাহে কী হওয়া উচিত, কিন্তু কে ছুটিতে, কে বদলি দিচ্ছেন বা মঙ্গলবার কী বদলাল সে বিষয়ে কিছুই বলে না।

সংরক্ষিত শিডিউল টেমপ্লেট সেই ফাঁকটা বন্ধ করে। কোনো ভবনের প্রমাণিত সপ্তাহ নতুন করে গড়ার বদলে আবার ব্যবহার করা হয়, তারপর প্রকাশের আগে ছুটি ও অনুপস্থিতি অনুযায়ী সাজানো হয়। পরিকল্পনা পুনরাবৃত্তিযোগ্য থাকে, আর ব্যতিক্রমগুলো একজন ম্যানেজারের মাথায় না থেকে সবার চোখের সামনে থাকে।

পুরো পোর্টফোলিও জুড়ে অন-কল ও অফিস সময়ের বাইরের কভারেজ

অফিস সময়ের বাইরের কাজেই ন্যায্যতা আর কভারেজ মুখোমুখি হয়। এটি সমানভাবে ঘুরতে হবে, কোন রাতগুলো কার তা মানুষকে সপ্তাহ আগে জানতে হবে, আর অদলবদল গ্রুপ চ্যাটের বাইরে কোথাও নথিভুক্ত থাকতে হবে।

দিনের কাজের একই ক্যালেন্ডারে শিফট হিসেবে পরিকল্পনা করলে স্ট্যান্ডবাই দায়িত্ব এমন কিছু হয়ে ওঠে যা যাচাই করা যায়। কেউ না নেওয়া রাতগুলো খোলা শিফটের সারিতে থাকে এবং কল লিস্ট ধরে নিচে নামার বদলে একসঙ্গে পুরো টিমের কাছে পৌঁছায়। দেরিতে শেষ বা আগে শুরুর কভারেজ একই গ্রিডে যোগ হয়, আর প্রকাশের মুহূর্তেই সবাই পরিবর্তনটা দেখে। খারাপ একটি রাতে সম্পত্তি ব্যবস্থাপনার কর্মীবাহিনী সফটওয়্যারের কাছে এটাই সবচেয়ে বেশি চাওয়া হয়।

ছুটি একই দিকে টানে। অ্যাপ দিয়ে চাওয়া ছুটি শিডিউলের পাশেই বসে, ফলে যিনি অগাস্ট পরিকল্পনা করছেন তিনি কোনো ভবনকে টানা কভারেজের প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগেই দেখতে পান কে আগে থেকেই ছুটিতে আছেন।

পদ, অ্যাক্সেস স্তর আর প্রধান কার্যালয় যে তালিকা দেখতে পায়

শিডিউল ঠিক ততটাই নির্ভরযোগ্য যতটা তার পেছনের তালিকা। প্রত্যেকের সঙ্গে থাকে একটি পদ, একটি অনুমতির স্তর, একটি ফোন নম্বর, একটি ইমেইল ঠিকানা ও একটি টাইম জোন, ফলে শিফট তৈরির আগেই ম্যানেজার জানেন কাকে সেখানে দেওয়া যাবে। ঠিকাদার ও মৌসুমি কর্মী আলাদাভাবে যোগ করা হয় বা একসঙ্গে আমদানি করা হয়, ইমেইলে আমন্ত্রণ যায়, আর আমন্ত্রণ গৃহীত না হওয়া পর্যন্ত তাদের অ্যাকাউন্টের অবস্থা দৃশ্যমান থাকে।

পোর্টফোলিও বড় হলেই অ্যাক্সেস স্তর গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে। সাইট ম্যানেজারকে নিজের ভবনের শিডিউল তৈরি ও প্রকাশ করতে হয়। প্রধান কার্যালয়কে সবগুলোর উপর নজর রাখতে হয়। একটি ফাইল হাতে হাতে ঘোরানোর বদলে সেটি প্রতিটি ব্যক্তির জন্য আলাদা করে ঠিক করাই ভবন রক্ষণাবেক্ষণ শিডিউলিং টুলকে দুটি নয়, বিশটি ভবনেও ব্যবহারযোগ্য রাখে।

বিরতি, অদলবদল আর সেই শিফট যা দিনেই বদলে যায়

পরিকল্পনা নড়ে। লিফট প্রকৌশলী দেরিতে আসায় বিরতি পরিকল্পনার চেয়ে দেরিতে নেওয়া হয়, ১৯:০০ থেকে ০২:০০ পর্যন্ত রাতের নিরাপত্তা শিফট অন্য কাউকে দেওয়া হয়, সকালের পরিচ্ছন্নতাকর্মী আগে শুরু করেন। এর প্রতিটি দিন ভিউতে সম্পাদনা করা যায়, পরিকল্পিত শুরু ও শেষ বাস্তব সময়ের বিপরীতে নথিভুক্ত থাকে, ফলে রেকর্ডে যা লেখা হয়েছিল তা নয়, যা আসলে ঘটেছে সেই শিফট ফুটে ওঠে।

অদলবদলও একই জায়গায় সামলানো হয়। শিফটের সঙ্গে কাজও জুড়ে দেওয়া যায়, তাতে কোনো রাউন্ড বা পুনরাবৃত্ত পরীক্ষা যিনি করছেন তার সঙ্গেই চলে, আর আমাদের টাস্ক ম্যানেজমেন্ট টুল সেই দিকটি আরও বিশদে কভার করে।

পোর্টফোলিও প্ল্যাটফর্ম কোথায় শেষ আর কর্মী শিডিউল কোথায় শুরু

সার্চ ফলাফল এমন দুটি পণ্য মিশিয়ে ফেলে যাদের মধ্যে প্রায় কোনো মিল নেই, তাই সরাসরি বলাই ভালো। বাণিজ্যিক সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার লিজ, ভাড়া ও পোর্টফোলিওর আর্থিক দিক চালায়, ব্যবসার আলাদা একটি অংশ সেটি কেনে, আর Shifton এর কিছুই করে না। Shifton হলো কর্মীবাহিনী স্তর: কোন ভবনে কে শিডিউলে আছে, কে অন-কল, কে হাজিরা দিয়েছে, কত ঘণ্টা কাজ হয়েছে আর তার কতটা অতিরিক্ত।

প্রায় প্রতিটি ব্যবস্থাপনা সংস্থাই দুটোই চালায়, আর ভাগটা পরিষ্কার। পোর্টফোলিও প্ল্যাটফর্মের হাতে ভবন ও টাকা। সম্পত্তি ব্যবস্থাপকের শিডিউলিং অ্যাপের হাতে মানুষ ও ঘণ্টা। যেসব টিম মিশ্র স্থাপনাও চালায় তারা একই কাঠামো পাবেন আমাদের ফ্যাসিলিটি ম্যানেজমেন্ট পাতায়।

আপনার সাইট টিম সত্যিই ব্যবহার করবে এমন শিডিউলিং সিস্টেম কীভাবে বাছবেন

গ্রহণযোগ্যতা ঠিক করেন কর্মীরা, ক্রেতা নন। অ্যাপের শিডিউলই যদি প্রতিবার আসল শিডিউল হয়, তাহলে সপ্তাহান্ত জানতে মানুষ আর অফিসে ফোন করে না। এর মানে পরিবর্তন একসঙ্গে সবার কাছে প্রকাশ করা, লভ্যতা ও ছুটির অনুরোধ শিডিউলের একই জায়গায় সামলানো, আর নথিভুক্ত ঘণ্টা যেন বাস্তবে করা কাজের সঙ্গে মেলে।

সফটওয়্যার যদি ইতিমধ্যে ব্যবহৃত জিনিসের পাশে দাঁড়ায় তবে সুবিধা হয়। Usedesk, Zapier, Intercom ও QuickBooks ইন্টিগ্রেশন পর্দা থেকে যুক্ত হয়, ফলে ঘণ্টা ও স্ট্যাটাস পরিবর্তন এক সিস্টেমে বসে না থেকে সামনে এগোয়।

১০ জন টিম সদস্যের নিচে Shifton সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা ছোট ব্যবস্থাপনা সংস্থা বা একটি বড় ভবনের জন্য যথেষ্ট। বড় পোর্টফোলিও প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব করা পেইড প্ল্যানে যায়, আর জিওলোকেশন ও কাজের অবস্থান পাওয়া যায় অর্থের বিনিময়ে একটি মডিউল হিসেবে। লক্ষ্য আকারের সঙ্গে বদলায় না: প্রতিটি ভবন কভার করা, অফিস সময়ের বাইরের প্রতিটি রাত নির্দিষ্ট কারও দায়িত্বে, আর এমন ঘণ্টার হিসাব যা নিয়ে কাউকে তর্ক করতে হয় না।