ফার্মেসির শিফট শিডিউলিং সফটওয়্যার: কভার ও কর্মঘণ্টা

ফার্মেসি কর্মী কম নিয়ে খুলতে পারে না। কাউন্টার একটি শান্ত সকাল আর একটি কঠিন বিকেল সামলাতে পারে, কিন্তু অনুপস্থিত ফার্মাসিস্ট সামলাতে পারে না, আর রোস্টারের সবকিছু এই একটিমাত্র সীমাবদ্ধতা থেকেই আসে। ফার্মেসি শিডিউলিং সফটওয়্যার আছে যাতে কভার আগেভাগেই প্রমাণযোগ্য হয়, যে সকালে তা জরুরি সেদিন ফোনে নিশ্চিত করতে না হয়।

কাজটি দেখতে সহজ হলেও খুঁটিনাটিতে ভরা। খণ্ডকালীন চুক্তি, নির্দিষ্ট সাপ্তাহিক ধরন, শনিবারের পালা, সরকারি ছুটি, অধ্যয়ন ছুটি, বিকল্প ফার্মাসিস্টের বুকিং এবং এমন চেইন যা শাখাগুলির মধ্যে মানুষ ভাগ করে নেয়। হাতে তৈরি করলে পুরোটা একজন ম্যানেজারের ঘাড়ে পড়ে এবং সপ্তাহে একটি বিকেল খেয়ে ফেলে। একবার টেমপ্লেট হিসেবে তৈরি করে বারবার ব্যবহার করলে কয়েক মিনিট লাগে।

ফার্মেসি শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা ঠিকমতো করতে হবে

চারটি বিষয়ই বেশিরভাগ কাজ করে। প্রতিটি খোলা থাকার ঘণ্টায় আইনসম্মত কভার নিশ্চিত করা। সপ্তাহ বা মাস দ্রুত তৈরি করা এবং গ্রিড নতুন করে না এঁকেই সংশোধন করা। বর্তমান সংস্করণটি প্রতিটি ফোনে পৌঁছে দেওয়া, কারণ ফার্মেসির কর্মীরা ডেস্কে নয়, বিক্রয়কক্ষে থাকেন। আর প্রকৃতপক্ষে কতটা কাজ হয়েছে তা নথিভুক্ত করা, কারণ বেতনযোগ্য ঘণ্টা, বিরতি ও দেরিই সেই সংখ্যাগুলি যা নিয়ে বিরোধ বাধে।

বাকি সবকিছু গৌণ। যে ফার্মেসি শিডিউলিং টুল এই চারটি সামলায় তা দীর্ঘ ফিচার তালিকাকে হারিয়ে দেয়, আর এখানেই দলের বিশ্বাস করা রোস্টার আর বুধবারেই অচল হয়ে যাওয়া ছাপা কাগজের পার্থক্য।

ফার্মেসির সপ্তাহ কয়েকটি পুনরাবৃত্ত অংশ দিয়ে গড়া:

• মূল খোলা থাকার ঘণ্টা, যেখানে পুরো সময়জুড়ে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ফার্মাসিস্ট উপস্থিত থাকেন
• সহকারী ফার্মাসিস্ট ও কাউন্টার কর্মীদের শিফট, যা দিনের ব্যস্ততম সময়ের সঙ্গে মেলে
• শনিবার ও সরকারি ছুটির পালা, যা পুরো দলের মধ্যে ন্যায্যভাবে ভাগ করা
• ছুটি, প্রশিক্ষণ ও অনুপস্থিতির চারপাশে বুক করা সহায়তা ও বিকল্প কভার

এই অংশগুলি চার জায়গার বদলে একটি গ্রিডে বসলে রোস্টার আর স্মৃতির পরীক্ষা থাকে না। ফার্মেসির শিফট পরিকল্পনার অ্যাপ যা করে তার বেশিরভাগই ওই গ্রিডকে সৎ রাখা।

ফার্মাসিস্ট কভার আর যে নিয়ম আলগা করা যায় না

কভার মাথা গোনার বিষয় নয়। যে শিফটে তিনজন আছেন কিন্তু কেউই দায়িত্বপ্রাপ্ত ফার্মাসিস্ট হওয়ার যোগ্য নন, কলাম যতই ভরা দেখাক, সেটি কভার হওয়া শিফট নয়। পদ ও অ্যাক্সেস স্তর টিম তালিকায় থাকে এবং শিডিউলে নামের পাশে ভূমিকা দেখা যায়, ফলে কভার যাচাই হয় যোগ্যতা দিয়ে, কতগুলি সারি ভরেছে তা দিয়ে নয়।

একবারে এক মাসের পরিকল্পনা ঝুঁকিটা আগেই দৃশ্যমান করে। যেসব দিনে কাউকে দেওয়া হয়নি সেগুলি প্রয়োজনীয় ঘণ্টাসহ খোলা শিফট হিসেবে দেখা যায়, গ্রিডে ছুটি চিহ্নিত থাকে, আর পরের মাসের তৃতীয় সপ্তাহের ফাঁক তখনই পূরণ করা যায় যখন তা এখনও সস্তা। পেছনের ঘরে ঝোলানো কাগজের চেয়ে অনলাইন ফার্মেসি শিডিউলিং সফটওয়্যার বেছে নেওয়ার বাস্তব যুক্তি এটাই।

সহকারী, কাউন্টার কর্মী ও শিফটের ভূমিকা

ফার্মেসি একটিমাত্র দল নয়। ফার্মাসিস্ট, সহকারী ফার্মাসিস্ট, কাউন্টার সহকারী ও ডেলিভারি কর্মী আলাদা ধরন, আলাদা চুক্তির ঘণ্টা ও আলাদা ঘণ্টাপ্রতি খরচে চলেন। ফার্মেসির জন্য কর্মী শিডিউলিং সফটওয়্যারকে তাঁদের আলাদা রাখতে হবে এবং তবুও পুরো শাখা এক পর্দায় দেখাতে হবে।

পদ প্রতিটি মানুষের সঙ্গে যোগাযোগের তথ্য, টাইম জোন ও অ্যাক্সেস স্তরসহ সংরক্ষিত থাকে, তাই শিফট তৈরির আগেই ম্যানেজার দেখেন কাকে কোথায় বসানো যায়। নতুন কর্মীদের তালিকায় যোগ করা বা আমদানি করা হয় এবং ইমেইলে আমন্ত্রণ পাঠানো হয়, আর আমন্ত্রণ গৃহীত না হওয়া পর্যন্ত তার অবস্থা দেখা যায়। পরের সপ্তাহের রোস্টারে এমন কোনো নাম আসে না যা দলের অর্ধেক চেনে না।

সাপ্তাহিক ছুটি, সরকারি ছুটি ও বিকল্প কভার

সাপ্তাহিক ছুটি ও উৎসবের দায়িত্ব কর্মীরা সবচেয়ে বেশি খেয়াল করেন, তাই ন্যায্যতা কভারের মতোই গুরুত্বপূর্ণ। মাসিক ভিউতে পালা করে বণ্টন পুরো দলের ধরন একসঙ্গে দেখায়, ফলে অসম বণ্টন কারও তোলার আগেই স্পষ্ট হয়ে যায়।

হঠাৎ অনুপস্থিতি উল্টো দিকে কাজ করে। খোলা শিফট হিসেবে ছাড়া কভার ফোন তালিকা ধরে এগোনোর বদলে একই মুহূর্তে সবার কাছে দৃশ্যমান হয়, আর তালিকায় যোগ করা নিয়মিত বিকল্প ফার্মাসিস্টকে দলের অন্য যেকোনো সদস্যের মতোই শিডিউল করা যায়। ফার্মেসি রোস্টার সিস্টেম ফোন কল একেবারে সরায় না, কিন্তু বেশিরভাগ কল সরিয়ে দেয়।

ফার্মেসি চেইনজুড়ে রোস্টার

একাধিক স্থানেই স্প্রেডশিট শেষ পর্যন্ত ভেঙে পড়ে। একই শনিবারে দুই শাখায় কর্মী কম আর এক শাখায় বেশি, প্রতিটি রোস্টার আলাদা ফাইলে থাকলে এ সমস্যা কেউ দেখতে পায় না। প্রকল্প ও ফিল্টার গোষ্ঠীকে প্রতিটি শাখা আলাদাভাবে গড়তে দেয় এবং তবুও পুরো নেটওয়ার্কের কভার পর্যালোচনা করতে দেয়, আর এক স্থানে কার্যকর টেমপ্লেট খালি গ্রিড থেকে নতুন করে না গড়ে পরের স্থানে ব্যবহার করা যায়।

প্রধান কার্যালয়ও এমন কিছু পায় যা স্প্রেডশিটের ফোল্ডার কখনও দেয় না: একটি জায়গা যেখানে প্রতিটি শাখার রোস্টার হালনাগাদ থাকে। এক স্থানে ছাড়া কভার পাশের শাখার প্রশিক্ষিত কর্মীদের প্রস্তাব করা যায়, আর এতে আলাদা আলাদা রোস্টারের সমষ্টি একটিমাত্র মানবসম্পদে পরিণত হয়।

যেসব চেইন হাসপাতাল বা ক্লিনিক্যাল স্থানেও কর্মী দেয়, তারা আমাদের স্বাস্থ্যসেবা কর্মী শিডিউলিং গ্রাহকদের মতোই পরিকল্পনার আকৃতির মুখোমুখি হয়, যেখানে বাধ্যতামূলক কভার আর স্থানভেদে ভাগ করা কর্মীই পুরো কাঠামো ঠিক করে দেয়।

ওষুধ বিতরণ সিস্টেম কোথায় শেষ আর রোস্টার কোথায় শুরু

সার্চ ফলাফল দুটি একেবারে আলাদা পণ্য মিশিয়ে ফেলে, তাই স্পষ্ট করে বলা দরকার। ফার্মেসি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবসার ওষুধ বিতরণের দিক এবং তার চারপাশের ক্লিনিক্যাল সিস্টেম চালায়, আর Shifton এর কিছুই করে না। Shifton তার পাশের কর্মী স্তর: রোস্টারে কে আছেন, ওই শিফটের জন্য কে যোগ্য, কে উপস্থিতি নথিভুক্ত করেছেন, কত ঘণ্টা কাজ হয়েছে আর তার কতটা অতিরিক্ত সময়।

প্রায় প্রতিটি ফার্মেসি দুটিই চালায়, আর ভাগটি পরিষ্কার। ওষুধ বিতরণের প্ল্যাটফর্ম পেশাদার কর্মপ্রবাহের মালিক। ফার্মেসি কর্মী শিডিউলিং অ্যাপ রোস্টার ও টাইমশিটের মালিক। যেসব গোষ্ঠীর কেবল দ্বিতীয় অর্ধেকটি দরকার তারা সাধারণত দেখে যে এটি প্রত্যাশার চেয়ে অনেক বেশি হাতে করা কাজ সরিয়ে দেয়।

কাজের ঘণ্টা, বিরতি ও দেরি এক রিপোর্টে

কর্মীরা মোবাইল অ্যাপ থেকে উপস্থিতি ও প্রস্থান নথিভুক্ত করেন, ফলে প্রতিটি শিফট পরিকল্পনার পাশে প্রকৃত শুরু, শেষ ও বিরতি সংরক্ষণ করে। এরপর কর্মঘণ্টার রিপোর্ট সময়কালটি প্রতিটি মানুষ ও প্রতিটি শাখা অনুযায়ী বিছিয়ে দেয়: শিফটের শুরু ও শেষ, শিফটের সময়কাল, বিরতির সময়কাল, দেরির ঘণ্টা, আগে চলে যাওয়া, অনুপস্থিতি, কাজের ঘণ্টা, অতিরিক্ত সময় এবং শিফটের সংখ্যা।

এতে দুটি ফল হয়। বেতন বিভাগ আলোচনার বদলে একটি এক্সপোর্ট ফাইল পায়, আর বিতর্কিত ঘণ্টা এক মিনিটে মিটে যায়, কারণ সময়ের নথি ঠিক সেই শিফটের সঙ্গেই যুক্ত যেটির অংশ। ফার্মেসির টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার তখনই চালানোর যোগ্য যখন তার ফলাফল এই পরীক্ষায় টেকে, আর টাইম ক্লক ঠিক সেটিকে ঘিরেই তৈরি। সংখ্যাগুলি অন্য কোথাও পাঠাতে হলে QuickBooks, Zapier, Intercom, Usedesk ইন্টিগ্রেশন পর্দা থেকে যুক্ত হয়।

এমন ফার্মেসি শিডিউলিং সিস্টেম বাছুন যা দল সত্যিই ব্যবহার করবে

গ্রহণ করার সিদ্ধান্ত ক্রেতা নয়, কর্মীরাই নেন। অ্যাপের রোস্টার যদি প্রতিবারই আসল রোস্টার হয়, তবে শনিবার বদলেছে কি না জানতে মানুষ আর শাখায় ফোন করে না। এর মানে পরিবর্তন সবার কাছে একসঙ্গে প্রকাশ, প্রাপ্যতা ও ছুটির অনুরোধ শিডিউলের একই জায়গায় সামলানো, আর নথিভুক্ত ঘণ্টা প্রকৃত কাজের সঙ্গে মেলা।

যেভাবে ব্যবহার হবে সেভাবেই পরীক্ষা করুন। শনিবারের পালাসহ পুরো এক মাস তৈরি করে সময় মাপুন। একটি খোলা শিফট ছাড়ুন আর দেখুন বিজ্ঞপ্তি কত দ্রুত পৌঁছায়। দেরি হয়েছিল এমন এক সপ্তাহের ঘণ্টার রিপোর্ট বের করে দেখুন তা সাধারণ সময় থেকে আলাদা করে আসে কি না।

১০ জন সদস্যের নিচে Shifton সময়সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা বেশিরভাগ স্বাধীন ফার্মেসির পুরো প্রয়োজন মেটায়। গোষ্ঠী ও বড় শাখাগুলি প্রতি কর্মী প্রতি মাসে হিসাব করা পেইড প্ল্যানে যায়, আর জিওলোকেশন ও কর্মস্থল অর্থের বিনিময়ে মডিউল হিসেবে পাওয়া যায়। লক্ষ্য দুই ক্ষেত্রেই এক থাকে: প্রতিটি খোলা থাকার ঘণ্টা সঠিক মানুষ দিয়ে কভার করা, আর এমন ঘণ্টার হিসাব যা নিয়ে কাউকে তর্ক করতে হয় না।