従業員が実際に利用する欠勤管理を支えるシステム

休暇は戦いのように感じるべきではありません。しかし、多くのチームではそのように感じることがあります。誰かがチャットメッセージで休暇を要求します。マネージャーが数時間後に返事をします。人事がスプレッドシートを更新します。給与は遅れてそのことを知ります。スケジュールが崩れ、チームはストレスを抱える結果になります。

A 休暇管理システムこれは、一つの明確な道を提供することで解決します：要求、承認、追跡、そして計画。煩雑なメッセージを簡単な休暇承認ワークフローに置き換え、マネージャーがカバレッジを保護し、社員が推測せずに自分の生活を計画できるようにします。

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効果的な欠勤管理システムがすべきこと

良いシステムとは単なるフォームではありません。ミスを減らし、予測可能な決定を可能にするプロセスです。

これは、モバイル利用を含め、従業員にとって自然に感じられる方法で休暇要求を処理すべきです。誰もが「それを承認しましたか？」と5回も尋ねないように、ステータスを明確に表示すべきです。誰が要求し、誰が承認し、どの日付に関与したかという明確な履歴で従業員の休暇追跡をサポートすべきです。

また、承認するだけでなく、マネージャーが計画するのを助けるべきです。つまり、明確な休暇カレンダー、重複する要求の見通し、およびスタッフの不足を事前に防ぐ方法が必要です。

人事にとっては、一貫性のあるルールを維持する休暇ポリシー管理をサポートすべきです。給与にとっては、有給休暇の追跡と、月末に手動の修正が不要なクリーンな合計をサポートすべきです。

休暇管理は、休暇を申し出るよりも複雑であるべきではありません。病気休暇の追跡は迅速であるべきです。なぜなら、病気の日はほとんどの場合、一週間前からの通知が無いからです。

なぜ欠勤管理がないとスプレッドシートとチャットは失敗するのか

スプレッドシートは完璧な人間に依存するため、破綻します。ある人がセルの更新を忘れます。別の人が間違った行を編集します。マネージャーが口頭で承認し、誰もそれを記録しません。すぐに二つの真実とゼロの信頼が生まれます。

チャットでの承認は速く感じられますが、混乱を生み出します。メッセージは新しい会話の下に消えます。新しいマネージャーは、前四半期に何が起こったのかを見ることができません。人事はスクリーンショットを掘り起こさずに基本的な質問に答えることができません。

適切な欠勤管理プロセスには、使いやすく、ツールの寄せ集めではない単一の信頼の源が必要です。

不適切な休暇追跡の本当のコスト

悪い休暇管理は、ただうんざりするだけではありません。それは高くつきます。

マネージャーが休暇を明確に見ることができない場合、安全のために過剰にスタッフを配置します。あるいはスタッフが少なく、チームを燃え尽きさせます。従業員がプロセスを信頼しない場合、前もって計画するのをやめます。彼らは突然休暇をとり、企業はパニックモードで動きます。

また、不公平を生むこともあります。ある人は誰にメッセージを送ればいいのか知っているためにすぐに承認を得られます。ルールに従った他の人は、長く待たされます。それが長引くと、たとえそうでなくても個人的に感じられます。

良い休暇管理システムは、プロセスを見える化し、一貫性をもたらし、決定を公平で説明しやすいものにします。

日常的に機能する休暇管理を設定する方法

複雑なルールは必要ありません。誰もが従える明確なルールが必要です。

実際の生活に即した休暇タイプを設定する

人々が実際に使用する小さなリストから始めます。ほとんどのチームは、休暇、病気休暇、個人休暇、および無休休暇のみが必要です。名前はシンプルにしましょう。似た選択肢の違いが分からない場合、人々は間違ったものを選びます。

これにより、人事の休暇ソフトウェアがクリーンな状態を保ち、報告が推測ゲームに変わるのを防ぎます。

承認を迅速かつ予測可能にする

遅い承認は信頼を破壊します。最善のアプローチは、ほとんどのリクエストに対して通常は直接のマネージャー承認を行い、特別なケースに対してのみ第二段階を設けることです。

自分のチームで迅速が何を意味するかを定義しましょう。マネージャーが1営業日以内に反応すること。マネージャーが不在の場合、リクエストはバックアップ承認者にルートされます。これがスタックされたリクエストを防ぎ、最後の瞬間のスケジュール変更を減らす方法です。

カバレッジを守るために活用する休暇カレンダー

休暇カレンダーは、計画が実現する場所です。

マネージャーは、重複を一目で見つけられるべきです。従業員は、自分の希望を出す前に、その週がすでに混雑しているかを確認できるべきです。これにより、拒否率が下がり、対立が減少します。

カレンダーが信頼できると、人々は自分の生活をダブルブッキングせず、スタッフのダブルブッキングも避けられます。

休暇とスケジューリングや出勤を連携

休暇は、利用可能状況を変更すべきです。休暇が承認された場合、その人はその期間中のシフトで利用可能として表示されるべきではありません。これは、リクエストを保存するシステムと、運用を保護するシステムの違いです。

シフトベースのチームを管理している場合、休暇とスケジューリングの連携が大きな違いを生みます。Shiftonは次のようなフローをサポートしています。休暇リクエストおよび承認ツール

出勤と給与計算のクリーントータルも必要な場合、休暇の決定を時間追跡と連携させてください。手動タイムシートなしで勤務時間を追跡

シフトとカバレッジリスクを伴うチーム向けの休暇管理

一部のチームは、雑な休暇管理を他のチームよりも長く耐えられます。オフィスチームは問題を感じるかもしれませんが、シフトチームは災害を感じます。

ヘルスケアでは、一人の欠員が全体のユニットをオーバーロードさせる可能性があります。小売業では、ピーク時間にギャプが生じると売上や顧客体験に悪影響を及ぼします。施設作業では、一人の技術者の欠員が重要な業務を遅らせることになります。

あなたの仕事がカバレッジに依存している場合、休暇管理システムは単なるHRの衛生管理ではなく、運用の安全性です。

施設チームは、毎日信頼できるカバレッジを必要とするため、その良い例です。このページでは最も重要なカバレッジ思考を示しています。施設チームがどのようにカバレッジを維持するか

従業員がプロセスを信頼するためのベストプラクティス

システムは、従業員が公平だと思わない限り機能しません。信頼は、厳しさではなく明確さから生まれます。

バランスを明確に表示します。PTO追跡がどれだけ利用可能か人々が知らない場合、HRに何度も尋ねたり、正しくリクエストしなくなったりします。

誰かがリクエストを提出する前にルールを表示します。ブラックアウトの日、最低通知法則、重複する休暇の制限がある場合、それを早い段階で示してください。リクエスト送信後まで待たないでください。

決定を説明可能に保ちます。マネージャーがリクエストを拒否する場合、理由はシンプルで一貫しているべきです。たとえば、カバレッジの限界や重複です。

履歴を保持します。後で質問が出た場合には、意見ではなく事実が欲しいものです。

米国のチームの場合は、信頼できる賃金と時間の基本についてのガイダンスを参照することが役立ちます。公式の賃金と時間の基本

チームをイライラさせない導入計画

ほとんどの導入は、手間が増えたと感じられるため失敗します。良い導入は、初日から手間が減ったと感じられます。

まず、休暇の種類とルールを設定し、人々が既に使っている言葉に合わせます。次にマネージャーに1つの習慣をトレーニングします：迅速に承認し、カバレッジを確認します。その後、リクエストをシステムに切り替え、チャットでの承認受け入れを停止します。2つのチャネルを開いておくと、常に混乱した方を選んでしまうでしょう。

最後に、最初の2週間で何が起こるかを確認します。従業員が間違った休暇タイプを選び続ける場合は、それを改名します。承認が遅い場合、バックアップ承認者を設定します。プロセスが苦なく感じられるまで改善を続けます。

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よくある質問

休暇管理システムとは何ですか？

休暇管理システムは、従業員が休暇申請を提出し、マネージャーがそれを承認するのを支援し、正確な記録、残高、共有された休暇カレンダーを維持するためのソフトウェアです。

優れた休暇承認ワークフローはどのように見えるべきでしょうか？

それは、申請を適切なマネージャーにルーティングし、状態を明確に示し、決定の履歴を保持し、誰かが不在の際に申請が滞ることを防ぐべきです。

これが欠勤管理にどのように役立つのでしょうか？

誰がいつ不在であるかの信頼できる情報源を提供し、早期にカバレッジを計画して、直前の人員不足を回避できるようにします。

PTOトラッキングや有給休暇のトラッキングにも対応できますか？

はい。適切なシステムは、残高と休暇の合計を追跡し、従業員が利用可能なものを知り、給与が手動での修正なしに休暇を処理できるようにします。

病気休暇の追跡はどのように扱うべきでしょうか？

迅速かつシンプルにしてください。病気休暇は予告なしに発生することが多いため、システムは迅速な申請と明確な書類作成を追加の手順なしで可能にするべきです。

チームがHR休暇ソフトウェアを採用できない最大の理由は何ですか？

チャットで休暇を承認し続けつつも、システムの利用を要求しているためです。1つのチャネルを選び、マネージャーに迅速に対応するよう訓練することで、習慣が定着します。

休暇管理における衝突をどのように減らすことができますか？

重複や人員制限を早期に示す休暇カレンダーを使用してください。従業員が申請前に衝突を把握できるようになると、申請はよりスマートになり、承認が早くなります。