Kostenlose druckbare wöchentliche Mitarbeiterplanungsvorlage [Excel]

Wenn Sie Arbeitspläne noch manuell mit Stift und Papier erstellen, verschwenden Sie wertvolle Zeit und Energie, die besser für die Schulung von Mitarbeitern, die Interaktion mit Kunden, die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistungen oder die Bewältigung anderer Aufgaben genutzt werden könnte, die zum Wachstum und Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

So verwenden Sie diese Vorlage

SCHRITT 1

Geben Sie Mitarbeitersdaten ein

Schritt 1: Geben Sie die Mitarbeitersdaten auf dem rosa Tab mit der Bezeichnung Mitarbeiter ein, geben Sie die Namen aller Ihrer Mitarbeiter ein. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Kontaktdaten oder Positionen einfügen.

SCHRITT 2

Schichten und Rollen erstellen

Schritt 2: Erstellen Sie Schichten und Rollen Auf dem blauen Tab mit der Bezeichnung Schichten geben Sie die Anfangs- und Endzeiten für die Schichten ein. Listen Sie im Abschnitt Schichttypen die Namen jeder Schichtart auf (z. B. Manager, Kellner, Gastgeber, Teamleiter usw.).

SCHRITT 3

Planung starten

Schritt 3: Sobald Mitarbeiter und Schichten eingerichtet sind, verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um den Mitarbeitern Schichten für jeden Tag zuzuweisen. Um die Woche anzupassen, aktualisieren Sie einfach das Startdatum oben im Plan.

Die Erstellung von Zeitplänen für Mitarbeiter kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Um Verwirrung zu vermeiden und Zeit zu sparen, können Sie unsere kostenlosen Arbeitszeitpläne verwenden. Im folgenden Artikel erläutern wir, wie Sie diese effektiver nutzen und erstellen können.

Beginnen Sie noch heute mit den Änderungen!

Prozesse optimieren, das Teammanagement verbessern und die Effizienz steigern.

Kostenlos starten

Was ist eine Mitarbeiterplanvorlage?

Eine Mitarbeiterarbeitsplanvorlage ist ein Geschäftsinstrument, das die Zuweisung von Schichten unter Mitarbeitern vereinfacht. Eine typische Vorlage (sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose) enthält einen wöchentlichen oder monatlichen Plan mit einer logischen Struktur und farbcodierten Hervorhebungen, die sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden, sowie Funktionen (wie Formeln), die Situationen verhindern, in denen niemand einer Schicht zugewiesen ist oder eine Person zu viele Schichten hintereinander geplant hat. Sie können unsere kostenlosen Arbeitsplanvorlagen in Excel verwenden, um die Umstände der manuellen Planung zu vermeiden und Planungsfehler zu vermeiden, die Ihre Abläufe beeinflussen können.

Was in Ihre Mitarbeiterplanvorlage aufgenommen werden sollte

Beim Erstellen Ihrer Planungsvorlage sollten Sie den Endnutzer im Auge behalten – die Mitarbeiter. Das bedeutet, der Plan sollte alle Schichtdetails enthalten, die für die Mitarbeiter notwendig sind:

Namen aller Mitarbeiter sowie Kontaktdaten des Managers, der Fragen beantworten oder bei schichtbezogenen Anfragen helfen kann.
Klare Start- und Enddaten für den Plan
Schichtbeginn- und endzeiten
Pausen und Essenszeiten
Spezifische Rollen oder Verantwortlichkeiten für jede Schicht

So verwenden Sie eine Mitarbeiterplanvorlage

Die Nutzung einer kostenlosen Mitarbeiterdienstplan-Vorlage ist unkompliziert:

Mitarbeiterdaten eingeben: Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Namen, Präferenzen und möglicherweise Kontaktdaten ein.
Schichten zuweisen: Weisen Sie Schichten basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter, den Anforderungen des Unternehmens und der Arbeitslast zu.
Überprüfen und Anpassen: Überprüfen Sie den Zeitplan auf mögliche Konflikte, wie z. B. doppelt gebuchte Mitarbeiter oder fehlende Schichten.
Stellen Sie sicher, dass jeder es gesehen hat: Stellen Sie sicher, dass jeder den Zeitplan gesehen hat oder eine physische Kopie erhalten hat.

Wie erstelle ich einen Schichtplan in Excel?

Excel verfügt über integrierte Tools, die es ideal für die Erstellung kostenloser Arbeitsplanungsvorlagen machen. Um zu beginnen:

Öffnen Sie Excel: Starten Sie Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
Wählen Sie eine Vorlage: Suchen Sie nach einer kostenlosen Arbeitszeitplanvorlage, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Sie können mit einem leeren Blatt beginnen, wenn Sie keine geeignete Vorlage finden.
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein: Geben Sie alle relevanten Details wie die Namen der Mitarbeiter, Schichten und Zeiten ein.
Verwenden Sie Formeln: Sie können die integrierten Formeln von Excel verwenden, um die insgesamt geleisteten Stunden, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder die Schichtlängen zu berechnen. Das Beherrschen der Formeln wird einige Zeit in Anspruch nehmen, da nicht alle einfach sind.
Passen Sie Ihre Vorlage an: Passen Sie die Spalten und das Layout an Ihre spezifischen Anforderungen an.
Speichern und drucken: Speichern Sie das Dokument und drucken Sie es bei Bedarf aus.

Testen Ihrer Mitarbeiterplanvorlage

Nachdem Ihr Plan fertig ist, vergessen Sie nicht, ihn auf Klarheit und Benutzerfreundlichkeit zu testen:

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt angezeigt werden und die Formeln ordnungsgemäß funktionieren.
Bitten Sie einen Ihrer Mitarbeiter, den Zeitplan zu überprüfen und zu überprüfen, wie schnell sie alle notwendigen Details verstehen können – wie die Anzahl ihrer Schichten und die Tage. Wenn es länger als 30 Sekunden dauert, die benötigten Informationen zu finden, muss Ihr Zeitplan vereinfacht werden.

Wir wünschen Ihnen eine reibungslose und effiziente Schichtverwaltung mit unserer kostenlosen Mitarbeiterarbeitsplanvorlage in Excel.