Бесплатный распечатываемый шаблон недельного расписания работников [Excel]

Если вы все еще создаете рабочие расписания вручную, используя карандаш и бумагу, вы тратите драгоценное время и энергию, которые можно было бы использовать более продуктивно для обучения сотрудников, взаимодействия с клиентами, улучшения ваших продуктов и услуг или решения других задач, которые способствуют росту и успеху вашего бизнеса.

Как использовать этот шаблон

ШАГ 1

Введите информацию о сотрудниках

На зеленой вкладке с надписью 'Сотрудники' введите имена всех ваших сотрудников. Вы также можете включить дополнительную информацию, такую как контактные данные или должность.

ШАГ 2

Создание смен и ролей

На желтой вкладке с надписью 'Смены' введите время начала и конца смен. В разделе 'Типы смен' перечислите названия каждого типа смены (например, менеджер, официант, хост, руководитель группы и т.д.).

ШАГ 3

Начать составление расписания

Когда сотрудники и смены настроены, используйте выпадающие меню, чтобы назначить смены сотрудникам на каждый день. Для изменения недели просто обновите дату начала в верхней части расписания.

Создание расписании для сотрудников может быть сложной задачей. Чтобы уменьшить путаницу и сэкономить время, вы можете использовать наши бесплатные шаблоны расписания работы. В статье ниже мы объясним, как их использовать и создавать более эффективно.

Начните вносить изменения сегодня!

Оптимизируйте процессы, улучшайте управление командой и повышайте эффективность.

Начать бесплатно

Что такое шаблон расписания сотрудников?

Шаблон расписания работы сотрудников — это бизнес-инструмент, который упрощает распределение смен между сотрудниками. Типичный шаблон (как платный, так и бесплатный) включает еженедельное или ежемесячное расписание с логической структурой и цветовой кодировкой, которые помогают не пропустить важную информацию, а также функции (такие как формулы), которые предотвращают ситуации, когда никому не назначена смена или одному человеку назначено слишком много смен подряд. Вы можете использовать наши бесплатные шаблоны расписания работы в Excel, чтобы избежать тягот ручного составления расписания и предотвратить ошибки в расписании, которые могут повлиять на ваши операции.

Что включить в свой шаблон расписания сотрудников

При создании шаблона расписания не забывайте об конечном пользователе — сотрудниках. Это означает, что в расписании должны быть включены все подробности смен, необходимые для сотрудников:

Имена всех сотрудников, а также контактная информация менеджера, который может ответить на вопросы или помочь с запросами, связанными со сменами
Чёткие даты начала и окончания графика
Время начала и окончания смен
Перерывы и обеденные периоды
Конкретные роли или обязанности для каждой смены

Как использовать шаблон расписания сотрудников

Использование бесплатного шаблона расписания сотрудников просто:

Введите данные сотрудников: Введите количество сотрудников, их имена, предпочтения и, возможно, контактную информацию.
Распределите смены: Назначьте смены в соответствии с доступностью сотрудников, требованиями компании и рабочей нагрузкой.
Просмотрите и отредактируйте: Дважды проверьте график на наличие потенциальных конфликтов, таких как двойное бронирование сотрудников или отсутствие смен.
Убедитесь, что все его видели: Убедитесь, что все видели график или получили его в печатном виде.

Как создать расписание смен в Excel?

В Excel есть встроенные инструменты, которые делают его идеальным для создания бесплатных шаблонов расписания работы. Чтобы начать:

Откройте Excel: Запустите Excel и создайте новую книгу.
Выберите шаблон: Поиск бесплатного шаблона графика работы, который подходит для нужд вашего бизнеса. Вы можете начать с пустого листа, если не нашли подходящего шаблона.
Введите необходимую информацию: Введите все соответствующие данные, такие как имена сотрудников, смены и время.
Используйте формулы: Вы можете использовать встроенные формулы Excel для расчета общего количества отработанных часов, доступности сотрудников или длительности смен. Освоение формул займет некоторое время, так как не все из них просты.
Настройте ваш шаблон: Отрегулируйте столбцы и макет в соответствии с вашими специфическими требованиями.
Сохраните и распечатайте: Сохраните документ и при необходимости распечатайте его.

Тестирование вашего шаблона расписания сотрудников

После того как ваше расписание готово, не забудьте протестировать его на ясность и удобство использования:

Убедитесь, что вся информация отображается правильно, а формулы работают корректно.
Попросите одного из ваших сотрудников просмотреть график и проверить, насколько быстро он может понять все необходимые детали — такие как количество смен и дни. Если на поиск нужной информации уходит более 30 секунд, ваш график нуждается в упрощении.

Желаем вам плавного и эффективного управления сменами с нашим бесплатным шаблоном расписания работы сотрудников в Excel.