Volně tisknutelná šablona týdenního rozvrhu zaměstnanců [Excel]

Pokud stále vytváříte pracovní harmonogramy ručně tužkou a papírem, ztrácíte cenný čas a energii, kterou by bylo lepší využít k školení zaměstnanců, zapojení se s klieny, zlepšení svých produktů a služeb nebo k řešení dalších úkolů, které přispívají k růstu a úspěchu vašeho podnikání.

Jak používat tuto šablonu

KROK 1

Zadat informace o zaměstnanci

Na zelenou záložku s názvem Zaměstnanci zadejte jména všech vašich zaměstnanců. Můžete také zahrnout dodatečné informace, jako jsou kontaktní údaje nebo pozice.

KROK 2

Vytvořte směny a role

Na žluté záložce s názvem Směny zadejte časy začátku a konce směn. V sekci Typy směn uveďte názvy jednotlivých typů směn (např. manažer, číšník, hosteska, vedoucí týmu atd.).

KROK 3

Začněte plánovat

Jakmile máte zaměstnance a směny nastaveny, použijte rozbalovací nabídky k přiřazení směn zaměstnancům na každý den. Chcete-li upravit týden, jednoduše aktualizujte datum začátku v horní části rozvrhu.

Vytváření rozvrhů pro zaměstnance může být náročný úkol. Aby se předešlo zmatkům a ušetřil čas, můžete použít naše bezplatné šablony pracovního rozvrhu. V článku níže vysvětlíme, jak je efektivně používat a vytvářet.

Začněte dělat změny ještě dnes!

Optimalizujte procesy, zlepšete řízení týmu a zvyšte efektivitu.

Začněte zdarma

Co je to šablona rozvrhu zaměstnanců?

Šablona pracovního rozvrhu zaměstnanců je obchodní nástroj, který zjednodušuje přiřazování směn mezi zaměstnance. Typická šablona (placená i zdarma) zahrnuje týdenní nebo měsíční rozvrh s logickou strukturou a barevně odlišenými prvky, které pomáhají zajistit, že vám neunikne žádná důležitá informace, a obsahuje funkce (například vzorce), které zabraňují situacím, kdy není nikdo přiřazen k dané směně nebo kdy je jedna osoba plánována na příliš mnoho směn za sebou. Naše bezplatné šablony pracovního rozvrhu v Excelu můžete využít k tomu, abyste se vyhnuli nepříjemnostem s manuálním plánováním a předešli chybám v rozvrhu, které by mohly ovlivnit vaše operace.

Co zahrnout do šablony rozvrhu zaměstnanců

Při vytváření šablony rozvrhu mějte na paměti koncového uživatele – zaměstnance. To znamená, že rozvrh by měl obsahovat všechny detaily směn nezbytné pro zaměstnance:

Jména všech zaměstnanců, stejně jako kontaktní informace na manažera, který může zodpovědět otázky nebo pomoci s dotazy týkajícími se směn.
Jasně stanovené počáteční a koncové termíny rozvrhu.
Časy začátku a konce směn.
Přestávky a doby na jídlo.
Specifické role nebo odpovědnosti pro každou směnu.

Jak používat šablonu rozvrhu zaměstnanců

Použití bezplatné šablony rozvrhu zaměstnanců je snadné:

Vložte údaje o zaměstnanci: Zadejte počet zaměstnanců, jejich jména, preference a případně kontaktní informace.
Přiřaďte směny: Přiřaďte směny na základě dostupnosti zaměstnanců, požadavků společnosti a pracovního zatížení.
Zkontrolujte a upravte: Zkontrolujte rozvrh pro případné konflikty, jako je dvojí rezervace zaměstnanců nebo chybějící směny.
Ujistěte se, že to všichni viděli: Ujistěte se, že každý viděl rozvrh nebo obdržel fyzickou kopii.

Jak vytvořím rozvrh směn v Excelu?

Excel má vestavěné nástroje, které jej činí ideálním pro vytváření bezplatných šablon pracovního rozvrhu. Chcete-li začít:

Otevřete Excel: Spusťte Excel a vytvořte nový sešit.
Vyberte šablonu: Najděte šablonu rozvrhu směn zdarma, která vyhovuje potřebám vašeho podnikání. Pokud nenajdete vhodnou šablonu, můžete začít s prázdným listem.
Vložte potřebné informace: Zadejte všechny relevantní detaily, jako jména zaměstnanců, směny a časy.
Použijte vzorce: Můžete používat vestavěné vzorce Excelu pro výpočet celkových odpracovaných hodin, dostupnosti zaměstnanců nebo délek směn. Ovládnutí vzorců zabere nějaký čas, protože ne všechny jsou jednoduché.
Přizpůsobte svou šablonu: Upravte sloupce a rozvržení tak, aby vyhovovaly vašim specifickým požadavkům.
Uložit a vytisknout: Uložte dokument a v případě potřeby jej vytiskněte.

Testování šablony rozvrhu zaměstnanců

Poté, co je váš rozvrh připraven, nezapomeňte jej otestovat z hlediska srozumitelnosti a použitelnosti:

Ujistěte se, že jsou všechny informace zobrazeny správně a že vzorce fungují správně.
Požádejte jednoho ze svých zaměstnanců, aby zkontroloval rozvrh a zjistil, jak rychle dokáže porozumět všem potřebným detailům – jako je počet svých směn a dny. Pokud zjištění potřebných informací trvá déle než 30 sekund, je třeba rozvrh zjednodušit.

Přejeme vám hladké a efektivní řízení směn s naší bezplatnou šablonou pracovního rozvrhu zaměstnanců v Excelu.