Template Jadwal Karyawan Mingguan yang Dapat Dicetak Gratis [Excel]

Jika Anda masih membuat jadwal kerja secara manual dengan pensil dan kertas, Anda membuang waktu dan energi berharga yang dapat lebih baik digunakan untuk melatih karyawan, melibatkan pelanggan, meningkatkan produk dan layanan Anda, atau menangani tugas lain yang berkontribusi pada pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda.

Cara Menggunakan Template Ini

LANGKAH 1

Masukkan Informasi Karyawan

Di tab hijau berlabel Karyawan, masukkan nama semua anggota staf Anda. Anda juga dapat menyertakan informasi tambahan seperti detail kontak atau posisi.

LANGKAH 2

Buat Shift dan Peran

Di tab kuning berlabel Shift, masukkan waktu mulai dan waktu selesai untuk shift. Di bagian Tipe Shift, daftarkan nama-nama dari setiap tipe shift (misalnya, manajer, pelayan, tuan rumah, pimpinan tim, dll.).

LANGKAH 3

Mulai Menjadwalkan

Setelah karyawan dan shift diatur, gunakan menu dropdown untuk menetapkan shift kepada karyawan untuk setiap hari. Untuk menyesuaikan minggu, cukup perbarui tanggal mulai di bagian atas jadwal.

Membuat jadwal untuk karyawan dapat menjadi tugas yang menantang. Untuk mengurangi kebingungan dan menghemat waktu, Anda dapat menggunakan template jadwal kerja gratis kami. Dalam artikel di bawah ini, kami akan menjelaskan cara menggunakannya dan membuatnya lebih efektif.

Mulai membuat perubahan hari ini!

Optimalkan proses, tingkatkan manajemen tim, dan tingkatkan efisiensi.

Mulai gratis

Apa Itu Template Jadwal Karyawan?

Template jadwal kerja karyawan adalah alat bisnis yang menyederhanakan pembagian shift di antara karyawan. Template yang umum (baik berbayar maupun gratis) mencakup jadwal mingguan atau bulanan dengan struktur logis dan sorotan berwarna yang membantu memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan, serta fitur (seperti rumus) yang mencegah situasi di mana tidak ada yang dijadwalkan untuk shift atau satu orang dijadwalkan untuk terlalu banyak shift berturut-turut. Anda dapat menggunakan template jadwal kerja gratis kami di Excel untuk menghindari repotnya penjadwalan manual dan mencegah kesalahan penjadwalan yang dapat mempengaruhi operasi Anda.

Apa yang Harus Disertakan dalam Template Jadwal Karyawan Anda

Saat membuat template jadwal Anda, ingat pengguna akhir—para karyawan. Ini berarti jadwal harus mencakup semua detail shift yang diperlukan bagi karyawan:

Nama semua karyawan, serta informasi kontak untuk manajer yang dapat menjawab pertanyaan atau membantu dengan pertanyaan terkait shift
Tanggal mulai dan berakhir yang jelas untuk jadwal
Waktu mulai dan berakhir shift
Istirahat dan periode makan
Peran atau tanggung jawab spesifik untuk setiap shift

Cara Menggunakan Template Jadwal Karyawan

Menggunakan template jadwal karyawan gratis sangatlah mudah:

Masukkan Data Karyawan: Masukkan jumlah karyawan, nama mereka, preferensi, dan mungkin informasi kontak.
Alokasikan Shift: Tugaskan shift berdasarkan ketersediaan karyawan, persyaratan perusahaan, dan beban kerja.
Tinjau dan Sesuaikan: Periksa ulang jadwal untuk potensi konflik, seperti karyawan yang ditugaskan ganda atau shift yang hilang.
Pastikan Semua Orang Telah Melihatnya: Pastikan semua orang telah melihat jadwal atau menerima salinan fisiknya.

Bagaimana Cara Membuat Jadwal Shift di Excel?

Excel memiliki alat bawaan yang membuatnya ideal untuk membuat template jadwal kerja gratis. Untuk memulai:

Buka Excel: Buka Excel dan buat workbook baru.
Pilih Template: Cari template jadwal shift kerja gratis yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat memulai dengan lembar kosong jika tidak menemukan template yang cocok.
Masukkan Informasi yang Diperlukan: Masukkan semua detail relevan seperti nama karyawan, shift, dan waktu.
Gunakan Rumus: Anda dapat menggunakan rumus bawaan Excel untuk menghitung total jam kerja, ketersediaan karyawan, atau panjang shift. Menguasai rumus akan memakan waktu karena tidak semuanya sederhana.
Sesuaikan Template Anda: Sesuaikan kolom dan tata letak untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.
Simpan dan Cetak: Simpan dokumen dan cetak jika diperlukan.

Menguji Template Jadwal Karyawan Anda

Setelah jadwal Anda siap, jangan lupa untuk mengujinya untuk kejelasan dan kegunaan:

Pastikan semua informasi ditampilkan dengan benar, dan rumus bekerja dengan baik.
Minta salah satu karyawan Anda untuk meninjau jadwal dan memeriksa seberapa cepat mereka dapat memahami semua detail yang diperlukan—seperti jumlah shift mereka dan hari-hari. Jika menemukan informasi yang dibutuhkan memakan waktu lebih dari 30 detik, jadwal Anda perlu disederhanakan.

Semoga Anda mendapatkan manajemen shift yang lancar dan efisien dengan template jadwal kerja karyawan gratis kami di Excel.