Ilmainen tulostettava viikoittainen työntekijän aikataulupohja [Excel]

Jos teet vielä työaikatauluja manuaalisesti kynällä ja paperilla, käytät arvokasta aikaa ja energiaa, jotka voitaisiin käyttää paremmin työntekijöiden kouluttamiseen, asiakkaiden kanssa vuorovaikutukseen, tuotteiden ja palveluiden parantamiseen tai muihin tehtäviin, jotka edistävät yrityksesi kasvua ja menestystä.

Kuinka käyttää tätä mallia

VAIHE 1

Syötä työntekijän tiedot

Vihreällä välilehdellä nimeltä Työntekijät, syötä kaikkien työntekijöidesi nimet. Voit myös lisätä lisätietoja, kuten yhteystiedot tai asema.

VAIHE 2

Luo työvuorot ja roolit

Keltaisella välilehdellä nimeltä Työvuorot, syötä työvuorojen aloitus- ja päättymisajat. Työvuorotyyppien osiossa luettele kunkin työvuorotyypin nimet (esim. johtaja, tarjoilija, vastaanottovirkailija, tiiminvetäjä jne.).

VAIHE 3

Aloita aikataulutus

Kun työntekijät ja työvuorot on asetettu, käytä alasvetovalikoita työvuorojen jakamiseen työntekijöille jokaiselle päivälle. Viikon säätämiseksi päivitä vain aikataulun yläreunassa oleva aloituspäivämäärä.

Työntekijöiden aikataulujen luominen voi olla pelottava tehtävä. Vähentääksesi sekaannusta ja säästääksesi aikaa, voit käyttää ilmaisia työaikataulupohjiamme. Alla olevassa artikkelissa selitämme, kuinka käyttää ja luoda niitä tehokkaammin.

Ala tehdä muutoksia jo tänään!

Optimoi prosessit, paranna tiimin johtamista ja lisää tehokkuutta.

Aloita ilmaiseksi

Mikä on työntekijän aikataulupohja?

Työntekijöiden työaikataulupohja on liiketoimintatyökalu, joka yksinkertaistaa työvuorojen jakoa työntekijöiden kesken. Tyypillinen pohja (sekä maksullinen että ilmainen) sisältää viikottaisen tai kuukausittaisen aikataulun loogisella rakenteella ja värikoodatuilla kohokohdilla, jotka auttavat varmistamaan, ettei tärkeitä tietoja jätetä huomiotta, sekä ominaisuuksia (kuten kaavat), jotka estävät tilanteita, joissa kukaan ei ole määrätty työvuoroon tai yksi henkilö on suunniteltu liian moneen työvuoroon peräkkäin. Voit käyttää ilmaisia työaikataulupohjiamme Excelissä välttääksesi manuaalista aikataulutusta ja estääksesi aikatauluvirheitä, jotka voivat vaikuttaa toimintaasi.

Mitä sisällyttää työntekijän aikataulupohjaasi

Kun luot aikataulupohjaasi, pidä mielessä loppukäyttäjä — työntekijät. Tämä tarkoittaa, että aikataulun tulisi sisältää kaikki työntekijöille tarvittavat työvuorotiedot:

Kaikkien työntekijöiden nimet sekä yhteystiedot esihenkilölle, joka voi vastata kysymyksiin tai auttaa työvuoroihin liittyvissä kysymyksissä
Aikataulun selkeät aloitus- ja päättymispäivät
Työvuoron aloitus- ja päättymisajat
Tauot ja ruokailuajat
Tietyt roolit tai velvollisuudet jokaiselle vuorolle

Kuinka käyttää työntekijän aikataulupohjaa

Ilmaisen työntekijöiden aikataulupohjan käyttäminen on yksinkertaista:

Syötä työntekijätiedot: Syötä työntekijöiden määrä, nimet, mieltymykset ja mahdollisesti yhteystiedot.
Jaa vuorot: Jaa vuorot työntekijöiden saatavuuden, yrityksen vaatimusten ja työmäärän perusteella.
Tarkista ja säädä: Tarkista aikataulu mahdollisten konfliktien varalta, kuten kahteen kertaan varattujen työntekijöiden tai puuttuvien vuorojen osalta.
Varmista, että kaikki ovat nähneet sen: Varmista, että kaikki ovat nähneet aikataulun tai saaneet sen fyysisen kopion.

Kuinka luon työvuorojen aikataulun Excelissä?

Excelissä on sisäänrakennettuja työkaluja, jotka tekevät siitä ihanteellisen ilmaiseksi työsuunnitelujen luomiseksi. Päästäksesi alkuun:

Avaa Excel: Käynnistä Excel ja luo uusi työkirja.
Valitse malli: Etsi maksuton työvuorokaavio, joka sopii yrityksesi tarpeisiin. Voit aloittaa tyhjästä, jos sopivaa mallia ei löydy.
Syötä tarvittavat tiedot: Syötä kaikki tarvittavat tiedot, kuten työntekijän nimet, vuorot ja ajat.
Käytä kaavoja: Voit käyttää Excelin valmiita kaavoja laskeaksesi kokonaistyötunnit, työntekijöiden saatavuuden tai vuorojen pituudet. Kaavojen hallitseminen vie aikaa, sillä kaikki eivät ole yksinkertaisia.
Räätälöi mallisi: Säädä sarakkeet ja asettelu vastaamaan erityistarpeitasi.
Tallenna ja tulosta: Tallenna asiakirja ja tulosta se tarvittaessa.

Työntekijän aikataulupohjan testaaminen

Kun aikataulusi on valmis, älä unohda testata sen selkeyttä ja käytettävyyttä:

Varmista, että kaikki tiedot näytetään oikein ja kaavat toimivat asianmukaisesti.
Pyydä jotakuta työntekijöistäsi tarkistamaan aikataulu ja selvittämään, kuinka nopeasti he ymmärtävät kaikki tarvittavat tiedot – kuten vuorojensa määrä ja päivät. Jos tarvittavien tietojen löytäminen kestää yli 30 sekuntia, aikataulua on yksinkertaistettava.

Toivotan sinulle sujuvaa ja tehokasta työvuorojen hallintaa ilmaisella työntekijöiden työaikataulupohjallamme Excelissä.