Kostenlose druckbare wöchentliche Mitarbeitereinsatzplan-Vorlage [Excel]

Wenn Sie Arbeitspläne noch manuell mit Bleistift und Papier erstellen, verbringen Sie wertvolle Zeit und Energie, die besser für die Schulung von Mitarbeitern, die Betreuung von Kunden, die Verbesserung Ihrer Produkte und Dienstleistungen oder die Bewältigung anderer Aufgaben genutzt werden könnten, die zum Wachstum und Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Wie Sie diese Vorlage verwenden

SCHRITT 1

Mitarbeiterinformationen eingeben

Geben Sie auf der grünen Registerkarte mit der Bezeichnung Mitarbeiter die Namen aller Ihrer Mitarbeiter ein. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Kontaktdaten oder Position hinzufügen.

SCHRITT 2

Schichten und Rollen erstellen

Geben Sie auf der gelben Registerkarte mit der Bezeichnung Schichten die Start- und Endzeiten für Schichten ein. Im Abschnitt Schichttypen listen Sie die Namen der einzelnen Schichtarten auf (z.B. Manager, Kellner, Gastgeber, Teamleiter, usw.).

SCHRITT 3

Planung beginnen

Sobald Mitarbeiter und Schichten eingerichtet sind, verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Schichten für jeden Tag den Mitarbeitern zuzuweisen. Um die Woche anzupassen, aktualisieren Sie einfach das Startdatum oben im Plan.

Dienstpläne für Mitarbeiter zu erstellen, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Um Verwirrung zu vermeiden und Zeit zu sparen, können Sie unsere kostenlosen Dienstplanvorlagen nutzen. Im folgenden Artikel erklären wir, wie Sie diese effektiver nutzen und erstellen können.

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Was ist eine Mitarbeiterdienstplanvorlage?

Eine Mitarbeiterdienstplanvorlage ist ein Geschäftsinstrument, das die Zuweisung von Schichten unter Mitarbeitern vereinfacht. Eine typische Vorlage (sowohl kostenpflichtig als auch kostenlos) enthält einen wöchentlichen oder monatlichen Plan mit einer logischen Struktur und farblich hervorgehobenen Details, die sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden, sowie Funktionen (wie Formeln), die Situationen verhindern, in denen niemand einer Schicht zugewiesen wird oder eine Person zu viele Schichten hintereinander geplant bekommt. Sie können unsere kostenlosen Dienstplanvorlagen in Excel nutzen, um den Aufwand manueller Planung zu vermeiden und Planungsfehler zu verhindern, die Ihre Abläufe beeinträchtigen könnten.

Was Sie in Ihre Mitarbeiterdienstplanvorlage aufnehmen sollten

Beim Erstellen Ihrer Dienstplanvorlage sollten Sie den Endnutzer berücksichtigen – also die Mitarbeiter. Das bedeutet, dass der Plan alle Schichtdetails enthalten sollte, die die Mitarbeiter benötigen:

Namen aller Mitarbeiter sowie Kontaktdaten des Managers, der Fragen beantworten oder bei schichtbezogenen Anfragen helfen kann
Klare Anfangs- und Enddaten für den Dienstplan
Schichtbeginn- und endzeiten
Pausen und Essenszeiten
Spezifische Rollen oder Verantwortlichkeiten für jede Schicht

Wie verwendet man eine Mitarbeiterdienstplanvorlage

Die Verwendung einer kostenlosen Mitarbeiterdienstplanvorlage ist einfach:

Mitarbeiterdaten eingeben: Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter, deren Namen, Präferenzen und möglicherweise Kontaktdaten ein.
Schichten zuweisen: Schichten basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter, den Anforderungen des Unternehmens und der Arbeitsbelastung zuweisen.
Überprüfen und anpassen: Überprüfen Sie den Dienstplan auf mögliche Konflikte, wie doppelt gebuchte Mitarbeiter oder fehlende Schichten.
Stellen Sie sicher, dass es jeder gesehen hat: Stellen Sie sicher, dass jeder den Dienstplan gesehen oder eine gedruckte Kopie erhalten hat.

Wie erstelle ich einen Schichtplan in Excel?

Excel verfügt über integrierte Tools, die es ideal für die Erstellung kostenloser Dienstplanvorlagen machen. Um zu beginnen:

Excel öffnen: Starten Sie Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
Wählen Sie eine Vorlage: Suchen Sie nach einer kostenlosen Vorlage für einen Dienstplan, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Sie können mit einem leeren Blatt beginnen, wenn Sie keine passende Vorlage finden.
Notwendige Informationen eingeben: Geben Sie alle relevanten Details wie Mitarbeiternamen, Schichten und Zeiten ein.
Verwenden Sie Formeln: Sie können die integrierten Formeln von Excel verwenden, um die Gesamtarbeitsstunden, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter oder die Schichtlängen zu berechnen. Das Beherrschen der Formeln wird einige Zeit in Anspruch nehmen, da nicht alle einfach sind.
Passen Sie Ihre Vorlage an: Passen Sie die Spalten und das Layout an Ihre spezifischen Anforderungen an.
Speichern und drucken: Speichern Sie das Dokument und drucken Sie es bei Bedarf.

Testen Ihrer Mitarbeiterdienstplanvorlage

Sobald Ihr Plan fertig ist, vergessen Sie nicht, ihn auf Klarheit und Benutzerfreundlichkeit zu testen:

Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt angezeigt werden und die Formeln ordnungsgemäß funktionieren.
Bitten Sie einen Ihrer Mitarbeiter, den Dienstplan zu überprüfen und zu sehen, wie schnell er alle notwendigen Details verstehen kann – wie die Anzahl seiner Schichten und die Tage. Wenn das Auffinden der benötigten Informationen mehr als 30 Sekunden dauert, muss der Dienstplan vereinfacht werden.

Wir wünschen Ihnen eine reibungslose und effiziente Schichtverwaltung mit unserer kostenlosen Mitarbeiterdienstplanvorlage in Excel.